Zamisli da si u sred velikog projekta. Sve ide po planu, i taman kada je gotovo sigurno da ćeš izgurati projekat uspešno do kraja, nastaju: kašnjenja, zastoji, nepredviđeni problemi. Rokovi počinju da se pomeraju, postaje izvesno da će projekat kasniti, tim postaje zbunjen, klijent postaje nestrpljiv.
Poznato? Svako ko se bavi upravljanjem projektima zna, koliko je teško držati sve pod kontrolom. E zato postoje softverski alati koji ti pomažu i drastično olakšavaju vođenje projekata.
Najkorišćeniji alat na ovim prostorima je Microsoft Project i zato je obuka za Microsoft Project naša najtraženija obuka.
MS Project nezaobilazan alat u upravljanju projektima?
Možda pokušavaš da vodiš projekte pomoću Excel tabela, papira, e-mailova i beskonačnih sastanaka. Ali postavi sebi pitanje:
- Koliko često gubiš pregled nad svim obavezama i rokovima?
- Koliko projekata nije realizovano uspešno jer su ti promakle bitne promene na projektu?
MS Project rešava sve te problem u samo jednom pogledu. Evo nekoliko ključnih razloga zašto ga trebaš koristiti i olakšati sebi vođenje projekata:
1. Vizuelna organizacija zadataka
Možda jedan od glavnih izazova u vođenju projekta jeste održavanje jasne slike o tome šta, kada i ko treba da uradi. MS Project omogućava jednostavnu vizualizaciju i praćenje svih aktivnosti na projektu kroz Gantt chart, Kanban table, ili mrežni dijagram .
Zamisli da vodiš veliki projekat izgradnje nekog poslovnog prostora. MS Project ti omogućava da postaviš sve faze, od projektovanja, nabavke materijala, izvođenja radova, do završnih radova i inspekcije. I jasno vidiš kako se zadaci preklapaju i utiču jedni na druge. Možeš jasno videti kritični put, odnosno koje su to aktivnosti koje ne smeju da kasne, jer će izazvati kašnjenje drugih aktivnosti a na kraju i kašnjenje čitavog projekta.
2. Efikasno upravljanje resursima
Koliko puta ti se desilo da planiraš projekat, a onda shvatiš da nemaš dovoljno resursa koje ćeš dodeliti aktivnostima, bilo da su to ljudi, materijali ili budžet?
MS Project omogućava praćenje dostupnosti resursa u realnom vremenu i što je još bitnije praćenje preopterećenja resura, tako da možeš brzo identifikovati potencijalne probleme i preopterećenje resursa i preduzeti korake pre nego što nastane ozbiljan zastoj. Možeš da odrediš kapacitete tima, dodeliš im spram toga zadatke i izbegneš preopterećenje pojedinaca. Na taj način svi rade u optimalnim uslovima, a produktivnost raste i projekat se realizuje po planu.
3. Automatizacija planiranja i predikcija rokova
Jedan od najstresnijih aspekata u upravljanju projektima su postavljeni rokovi. Svi žele da se projekat završi na vreme, ali stvarnost je često drugačija od onoga što smo isplanirali.
MS Project ti omogućava automatsko planiranje zadataka na osnovu zavisnosti odnosno veza između aktivnosti. Ako se jedan zadatak pomeri, ako se promeni njegovo trajanje, početni ili krajnji datum, ceo plan se automatski ažurira i jasno pokazuje kako taj pomak utiče na uspešnu realizaciju projekta.
To znači da više ne moraš ručno da ažuriraš rokove – MS Project to radi za tebe i omogućava ti da u svakom trenutku vidiš kritični put projekta i potencijalne probleme koji mogu da nastanu na projektu, pre nego što eskaliraju.
4. Precizno praćenje napretka
Koliko puta si se možda zapitao gde se tvoj projekat trenutno nalazi u odnosu na prvobitni plan? MS Project ti omogućava detaljno praćenje napretka kroz upoređivanje planiranih i stvarnih vrednosti, odnosno realnih dešavanja na projektu.
Pomoću Earned Value Management (EVM) tehnike možeš da vidiš da li si u okviru budžeta, da li kasniš ili si ispred plana. Odnosno da li ćeš projekat završiti na vreme, pre roka ili će tvoj projekat kasniti u odnosu na tvoj prvobitni plan. Ovo ti pomaže da brzo reaguješ i koriguješ tok projekta ako uočiš bilo kakva odstupanja.
5. Integracija sa drugim alatima
MS Project nije izolovan alat, vrlo je kompatibilan sa ostalim Microsoft aplikacijama kao što su Excel, SharePoint, Teams, Power BI… Zamisli koliko možeš da uštediš svog dragocenog vremena, ako automatski povlačiš podatke iz drugih sistema umesto da ih samostalno, ručno unosiš.
6. Bolja komunikacija i kolaboracija
Komunikacija je srž svakog uspešnog projekta. Ako tim nema jasnoću oko zadataka koje treba preduzeti na projektu i odgovornosti, dolazi do nesporazuma, dupliranog rada i propuštenih rokova. Istraživanja pokazuju da veliki procenat projekata se završi neuspešno upravo zbog lose komunikacije na projektu.
MS Project omogućava deljenje planova i praćenje ažuriranja u realnom vremenu, tako da svi u timu u svakom momentu imaju pristup najnovijim informacijama na projektu. Možeš dodeljivati zadatke, ostavljati komentare, pa čak i postavljati automatske notifikacije kada se dogode promene na projektu.
7. Poboljšanje analize i donošenja odluka
Donošenje odluka u upravljanju projektima nije lako za projektne menadžere. Moraš imati prave podatke u pravom trenutku I u realnom vremenu. MS Project ti omogućava detaljne izveštaje i analize koji pomažu u donošenju informisanih i pravovremenih odluka. O ovome smo pisali u tekstu Izveštavanje u MS Projectu.
Možeš analizirati performanse tima, porediti različite scenarije i optimizovati plan kako bi postigao najbolje rezultate
8. Obezbeđivanje rokova
Jedna od najvažnijih stvari u vođenju projekata je pridržavati se rokova. Kašnjenja mogu dovesti do nezadovoljnih klijenata, finansijskih gubitaka i velikih prekoračenja budžeta i narušavanja reputacije kompanije. Evo kako ti MS Project može pomoći da izbegneš ove probleme:
- Identifikacija kritičnog puta – MS Project automatski izračunava kritični put, tj. niz zadataka koji direktno utiču na završetak projekta i mogućnost njegovog kašnjenja. Ako bilo koji odpostavljenih zadataka kasni, kasniće i ceo projekat. Zahvaljujući ovom uvidu, možeš se fokusirati na ono što je zaista važno da bi se projekat realizovao na vreme.
- Postavljanje „buffer-a“ – MS Project omogućava da u plan uključiš rezervne dane (buffer) kako bi imao prostora za nepredviđene okolnosti koje su česte na projektu.
- Praćenje odstupanja – Softver ti omogućava da uporediš planirane i stvarne vrednosti, odnosno svoj prvobitni plan sa stvarnim dešavanjima na projektu, pa ako vidiš da zadaci traju duže nego što je planirano, možeš odmah izvršiti promene i prilagoditi plan.
- Raspodela resursa na efikasan način – Ako vidiš da su neki članovi tima preopterećeni, da im je dodeljeno više posla u odnosu na njihove stvarne mogućnosti, možeš preraspodeliti zadatke kako bi obezbedio ravnomernu podelu posla.
Kritični put i kritične aktivnosti u MS Project-u
Kritični put je ključni koncept u upravljanju projektima i odnosi se na niz kritičnih aktivnosti koje direktno utiču na ukupno trajanje projekta i odredjuju da li će se projekat uspešno realizovati.
Drugim rečima, ako bilo koji zadatak na kritičnom putu kasni, ceo projekat će kasniti.
Kako koristiti kritični put za efikasnije upravljanje projektima?
- Fokusiraj se na zadatke kritičnog puta – Pošto svaki zadatak na kritičnom putu direktno utiče na završetak projekta, njihovo praćenje i usmeravanje da se kreću u postavljenim vremenskim okvirima su ključni.
- Identifikuj mogućnosti za optimizaciju – Možeš pokušati da skratiš trajanje nekih zadataka dodavanjem dodatnih resursa koji će raditi na zadatku ili promenom sekvence aktivnosti.
- Prati promene u kritičnom putu – Ako se neki zadatak završi ranije ili kasnije, kritični put se može promeniti. Stalno praćenje omogućava pravovremenu reakciju.
Razumevanje i praćenje kritičnog puta u MS Project-u omogućava ti da predvidiš potencijalna kašnjenja i preduzmeš mere na vreme, čime osiguravaš da tvoj projekat bude realizovan u planiranom roku.
Prednosti MS Projecta u odnosu na druge alate za vođenje projekata
MS Project se ističe u odnosu na druge alate za vođenje projekata, zahvaljujući svojoj integraciji sa Microsoft ekosistemom, naprednim alatima za analitiku i fleksibilno planiranje. Za razliku od mnogih drugih dostupnih alata koje su usmerene samo na osnovno upravljanje zadacima, MS Project pruža dubinsku analizu resursa, troškova i vremenski postavljenih rokova.
Takođe, njegova skalabilnost omogućava korišćenje u malim timovima, ali i u velikim korporacijama sa složenim projektima koji imaju veliku vrednost.
Da li je MS Project komplikovan za korišćenje?
Možda se sada pitaš: „Okej, ovo zvuči sjajno, ali da li je MS Project komplikovan i da li se teško savladava?“
Odgovoran je:
- Ne, Microsoft Project nije komplikovan, vrlo lako i jednostavno se uči.
Da budemo precizni, dva dana intenzivnog rada su sasvim dovoljna za ovladavanje softverom. Toliko traje naša obuka za firme ili, ako hoćete, manje intenzivan tempo, onda imate obuku koja traje mesec dana.