Izveštaji u Microsoft Projectu
Pomoću MS Project-a možete kreirati i prilagođavati grafičke izveštaje o podacima projekta koji su potrebni i korisni svakoj od zainteresovanih strana Vašeg projekta. Dok radite na projektu, izveštaji se menjaju da bi odrazili najnovije informacije, a da Vam pri tome nisu potrebna ručna ažuriranja. Ovo je ogromna pomoć za pravilno i efikasno upravljanje projektima.
Postoji mnogo unapred postavljenih izveštaja koji se pojavljuju u okviru MS Project-a. Ovi projektni izveštaji su grupisani po kategorijama. Da biste prikazali izveštaj, potrebno je da na kartici Report izaberete jednu od kategorija izveštaja, a zatim i određeni tip izveštaja iz željene kategorije.
VRSTE IZVEŠTAJA U MS PROJECTU
Svi izveštaji koje možete koristiti u MS Project-u su podeljeni prema sledećim kategorijama:
- New Report
- Dashboards
- Resources
- Costs
- In Progress
- Getting Started
- Custom
- Recent
- Visual Reports
Krenimo redom sa objašnjenjem svake od ovih kategorija izveštaja.
I – NEW REPORTS – novi izveštaji
Ukoliko postojeći izveštaji u MS Projectu ne zadovoljavaju Vaše potrebe za prikazivanjem i izveštavanjem o statusu projekta, uvek se možete opredeliti za formiranje novih izveštaja na osnovu već postojećih obrazaca. U 99% slučajeva vam ovo neće trebati jer je MS Project opremljen širokom paletom gotovih izveštaja.
U svakom slučaju, ako hoćete da napravite novi izveštaj odite na karticu Report, odaberite opciju New Report, a zatim jedan od ponuđenih šablona:
- Blank – gde krećete od nule i dodajte grafikone, tabele, tekst i slike
- Chart – grafikon podataka projekta, koji prikazuje stvarni posao, preostali posao i planirani rad
- Table – tabela sa podacima projekta, koja prikazuje polja naziv, početak, završetak i % realizacije
- Comparison – poređenje dve tabele jedne pored druge, koje prikazuju iste podatke o projektu
II – Dashboard – izveštaji u formi komandne table
Ovi kategorija MS Project izveštaja sadrži sledeće izveštaje:
- Burndown (II.1)
- Cost Overview (I.2)
- Project Overview (I.3)
- Upcoming Task (I.4)
- Work Overview (I.5)
II.1 BURNDOWN– predstavlja vizuelni prikaz posla koji treba da se uradi u odnosu na vreme. Prikazuje nam status projekta upoređujući planirani, završeni i preostali rad na grafikonu, na osnovu trenutnih podataka o projektu.
- Grafikon Work Burndown prikazuje poređenje koliko je posla završeno, koliko je posla planirano da bude završeno i osnovna procena koliko bi posla trebalo biti završeno u ovom trenutku projekta.
- Grafikon Task Burndown prikazuje poređenje broja završenih aktivnosti, broja preostalih aktivnosti i početne procene koliko aktivnosti će biti završeno u ovom trenutku projekta.
II.2 COST OVERVIEW – izveštaj koji prikazuje ukupni planirani trošak kao i status troškova projekta
Pri čemu polja predstavljaju sledeće vrednosti:
- Cost – ukupi trošak
- Remaining cost – preostali trošak
- % Complete – procenat realizacije
- Cost Status – tabela troškova prikazuje actual cost (stvarni trošak), remaining cost (preostali trošak), baseline cost (planirani trošak), cost (stvarni trošak + preostali trošak) i cost variance (variranje troškova, odnosno odstupanje u odnosu na plan) za svaku aktivnost najvišeg nivoa.
Grafikon stanja troškova predstavlja kombinovani grafikon koji prikazuje stvarni trošak i preostali trošak u stupcima za svaku aktivost najvišeg nivoa, kao i liniju za osnovni (planirani) trošak.
II.3 PROJECT OVERVIEW – izveštaj koji prikazuje ukupo napredovanje zbirnih aktivnosti, odnosno projekta. Ovaj izveštaj daje procentualnu vrednost proteklog trajanja celog projeta, kao i procenat realizacije svake od faza na projektu
II.4 WORK OVERVIEW – izveštaj koji prikazuje koliko je posla završeno i koliko je ostalo da se završi, statistiku radnih sati za sve aktivnosti, statistiku radnih sati za sve resurse, kao i preostalu raspoloživost za sve radne resurse.
II.5 UPCOMING TASKS – predstavlja status preostalih aktivosti koje treba da stignu na realizaciju u tekućoj nedelji i status aktivnosti koje počinju u toku sledeće nedelje
III Resources – izveštaji koji se odnose na resurse
Ova kategorija sadrži samo dva izveštaja:
- Overallocated resources (III.1)
- Resources overview (III.2)
III.1 OVERALLOCATED RESOURCES – prikazuje preopterećene resurse na projektu
Ovaj izveštaj nam daje prikaz statusa radnih sati za sve preopterećene resurse na projektu, pokazujući njihov stvarne radne sate, kao i preostale.
III.2 RESOURCES OVERVIEW – pregled resursa
Izveštaj koji prikazuje status svih radnih resursa koji su angažovani na Vašem projektu, tako da ćete znati koliko je posla završeno i šta preostaje da se uradi.
IV Costs – izveštaji koji se bave troškovima projekta
Ima ih ukupno pet, i to su:
- Cash Flow
- Cost overruns
- Earned value report
- Resource cost overview
- Task cost overview
IV.1 CASH FLOW – izveštaj koji prikazuje novčane tokove na projektu
Ovaj izveštaj nam pruža mogućnost uvida u kretanje troškova projekta u odnosu na planirani budžet. Grafikon se može prilagođavati, pa umesto kvartalnih vrednosti troškova, moguće je prikazati i analizirati nedeljne, mesečne ili višemesečne troškove projekta.
IV.2 COST OVERRUNS – prekoračenje troškova
Prikazuje odstupanje troškova po aktivnostima, odnosno resursima. Izveštaj koji prikazuje gde stvarni troškovi prelaze planirane troškove.
IV.3 EARNED VALUE REPORT – izveštaj o zarađenoj vrednosti
Daje prikaz indeksa zarađene vrednosti, varijanse i performansi tokom vremena, upoređujući troškove i rasporede sa osnovnim planom kako bi se utvrdilo da li je projekat na dobrom putu
IV.4 RESOURCE COST OVERVIEW – pregled troškova po resursima
izveštaj čije je težište na troškovima resursa, predstavlja kombinaciju grafikona i tabela. Grafikon prikazuje stvarni i preostali trošak po resursu kao i ukupni trošak. Tabela daje prikaz detalja troškova po resursu, stvarnog rada, stvarnog troška i cene rada resursa.
Grafikon u obliku pite pod nazivom Cost distribution (distribucija troškova) je od većeg značaja kada u projektu pored troška radnih resursa (ljudi), treba prikazati troškove materijalne i cost resursa.
IV.5 TASK COST OVERVIEW – izveštaj koji prikazuje sažete i detaljne podatke o troškovima projektnih aktivnosti ili faza
Cost status chart – grafikon koji prikazuje status troškova, odnosno stvarni trošak, preostali trošak za svaku aktivnost ili fazu u stupcima i liniju za osnovni (planirani) trošak.
Cost distribution chart –
grafikon u vidu pite koji sabira troškove aktivnosti prema statusu njihove realizacije:
Complete – sumarni troškovi svih aktivnosti koje su 100% završene
Future task – planirani zbirni troškovi aktivnosti koje još uvek nisu započete po planu
On schedule – planirani troškovi zadataka koji su u toku po planu
Late – planirani troškovi aktivnosti koje kasne u odnosu na plan
Cost details – tabelarni prikaz detalja troškova za aktivnosti na najvišem nivou
Kolone predstavljaju sledeće vrednosti:
- Fixed cost – fiksni trošak
- Actual cost – stvarni trošak
- Remaining cost – preostali trošak
- Cost – trošak jednak zbiru stvarnog i preostalog troška
- Baseline cost – planirani trošak
- Cost variance – odstupanje od planirangog troška (trošak-planirani trošak)
V – IN PROGRESS – izveštaji o napretku projekta
Svrha ove vrste izveštaja je da jednostavnije pratimo i prikažemo odstupanja aktivnosti od plana. Ovde pripadaju sledeći izveštaji:
- Critical Tasks
- Late Tasks
- Milestone Report
- Slipping Tasks
V.1 CRITICAL TASKS – aktivnosti na kritičnom putu
To je izveštaj koji prikazuje aktivnosti koje se u projektu nalaze na kritičnom putu i čije odlaganje ili kašnjenje će uticati na konačni ishod projekta ·
V.2 LATE TASKS – aktivnosti kojima je prošao rok za realizaciju
To je izveštaj koji prikazuje aktivnosti koje su završene ili će se završiti kasnije nego što je planirano, odnosno aktivnosti koje se ne odvijaju po planu.
V.3 MILESTONE REPORT– izveštaj koji prikazuje ključne tačke projekta (milestonove)
V.4 SLIPPING TASKS – izveštaj kojima je datum završetka prekoračio planirani završetak
Ovi izveštaji prikazuje aktivnosti koje u projektu traju duže nego što se očekivano i čiji datum završetka je kasniji od planiranog datuma završetka, odnosno aktivosti koje su skliznule sa planiranog puta.
VI – GETTING STARTED – kraći tutorijal za početak rada sa izveštajima
VII – CUSTOM – izveštaji koje smo sami napravili
VIII – RECENT – prikazuje pet poslednjih izveštaja koje smo pregledali
IX – VISUAL REPORTS – izvoz podataka u Excel
Ovi izveštaji Vam pružaju mogućnost da podatke iz MS Project-a izvezete u Excel ili Visio i vizuelno predstavite detalje plana. Naravno, potrebno je da Excel ili Visio budu instalirani na istom računaru kao i Project. Izveštaji kreirani na ovaj način mogu da sadrže detalje na nivou aktivnosti, resursa ili angažovanja.
Kao što ste mogli da vidite:
Mogućnosti izveštavanja u MS Projectu su neograničene.
Samo od Vas zavisi do koje mere ćete koristiti ovaj fenomenalni modul za izveštavanje i do koje mere ćete iskoristiti mogućnosti MS Projecta. Naravno, sve ovo, samo mnogo detaljnije radimo na našoj najtraženijoj obuci.
Sve detalje ove obuke možete pogledati klikom na ovaj link KURS ZA MS PROJECT