Jeste li znali za ovih 8 najbitnijih izveštaja na projektu? | Project Management Srbija

Upravljanje komunikacijom – 8 najbitnijih izveštaja

Upravljanje komunikacijom – 8 najbitnijih izveštaja

Upravljanje komunikacijom – 8 najbitnijih izveštaja

Izveštavanje na projektu

 

Sastavni deo upravljanja komunikacijom je izveštavanje o napretku, odnosno performansama projekta. U toku samog projekta, potrebno je ažurirati projektne planove, informacije o resursima, aktivnostima, troškovima, statusu projekta… Tako da je jako bitno imati unapred definisanu metodologiju, odnosno način izveštavanja.

upravljanje-komunikacijom-na-projektu

Izveštavanje o performansama projekta je proces prikupljanja i distribucije informacija o performansama projekta, uključujući status projekta, merenje progresa projekta i prognoziranje ukupnih troškova, trajanja projekta i obima posla.

Uključuje periodično pribavljanje podataka i analizu istih podataka u smislu poređenja osnovnih (baseline) vrednosti sa aktuelnim vrednostima da bi uvideli kuda ide projekat i da li treba preduzeti preventivne i korektivne akcije i vratili projekat na pravi put. Dakle, stalno merimo gde smo, a gde je trebalo da budemo. I reagujemo, ako smo skrenuli sa puta.

 

Inicijalne vrednosti projekta

Inicijalne (baseline) vrednosti su vrednosti koje su izračunate u okviru faze planiranja projekta, a pre samog početka izvršenja projekta. To je naš plan kako će se projekat odvijati. Kada krene izvršenje projekta, onda vršimo merenja i poređenje stvarnih, aktuelnih vrednosti sa našim planiranim, inicijalnim vrednostima. Tada pravimo izveštaja koji će prikazati napredak projekta i poređenje sa planom. Postoje tri inicijalne vrednosti koje pratimo i koje određuju napredak projekta:

 

  • Inicijalna vrednost trajanja projekta [eng. schedule baseline]

  • Inicijalna vrednost troškova [eng. cost baseline]

  • Inicijalna vrednost obima projekta, odnosno broj radnih sati na projektu [eng. scope baseline]

S obzirom da sveto trojstvo projektnog menadžmenta čine: obim, vreme i troškovi, onda je potpuno jasno zašto su inicijalne vrednosti ovih parametara od esencijanog znalaja za praćenje projekta. Zato je praćenje ovih inicijalnih vrednosti najčešći sadržaj izveštaja. Međutim, pre nego što kažemo koji su to najčešći projektni izveštaji, prvo da se pozabavimo preporukama za pisanje dobrih izveštaja.

 

Preporuke za pisanje izveštaja

Glavni cilj izveštaja je da treba da:

  • poboljšaju komunikaciju na projektu i
  • da obezbede informacije na odgovarajućem nivou koje su prikladne svakom pojedinačnom stakeholderu.

 

izvestavanje-na-projektu

Preporuke za pisanje izveštaja

Postoje različliti formati i prikazi izveštaja, a neki od najčešćih su: stupci (bar chart), S-linije, histogram i tabele. Izveštaj može da varira od jednostavnog izveštaja o statusu projekta do složenijih izveštaja koji mogu da uključe složenije paramtre za praćenje, kao što su:

  • Analizu prošlih performansi
  • Trenutni status prijavljenih problema i rizika,
  • Kompletirane aktivnosti u određenom periodu
  • Aktivnosti koje sledeće treba kompletirati
  • Sumarni izveštaj o odobrenim promenama u određenom periodu i slično

izvestaj-o-trendu

U svakom slučaju, upravljanje komunikacijom i pravljenje izveštaja mogu biti olakšani ukoliko se koriste sledeće preporuke:

  • Izveštaji treba da pruže onu vrstu informacija i onaj nivo detalja koji je potreban svakom pojedinačnom stakeholderu
  • Izveštaji treba da budu dizajnirani za potrebe projekta
  • Najbolji način da Vaš izveštaj bude pročitan i da izazove određenu reakciju je da se koristi najprikladnije sredstvo komunikacije prilikom slanja izveštaja. Ako stakeholder prima puno e-mailova u toku dana, možda je najbolje rešenje poslati mu e-mail na kraju dana tako da će ujutro prvo njega pročitati.
  • Nije poenta provesti sve vreme u pisanju izveštaja. Većina izveštaja je o prošlim događajima, što znači da je suviše kasno da se reaguje. Zato treba više pažnje posvetiti upravljanju projektima, nego pisanju izveštaja.
  • Izveštaji treba da sadrže merenja u odnosu na inicijalni (baseline) plan, odnosno u odnosnu na inicijalne vrednosti trajanja projekta, troškova i obima projekta. Ovaj merenja su indikator uspešnosti Vas kao projekt menadžera.
  • Izveštaji treba da budu istiniti i da prikažu pravo stanje projekta
  • Treba izveštavati o troškovima, trajanju projekta, obimu projekta i kvalitetu projekta, a ne samo o trajanju projekta.
  • Izveštaji pomažu projektnom timu da shvati da li je potrebno preduzeti preventivne i korektivne akcije
  • Treba tražiti povratnu reakciju od ljudi kojima šaljete izveštaje kako bi videli da li stakeholderi imaju sve informacije koje su im potrebne i da bi osigurali da projekat zadovoljava njihove potrebe i strateške ciljeve preduzeća.

 

8 najbitnijih izveštaja na projektu

aktivnosti

Sada kada znamo preporuke za pisanje izveštaja, ostaje da se pozabavimo pisanjem izveštaja na projektu. Naravno, možemo izveštavati o bilo kom aspektu pojedinačnog projekta, kao i o grupi projekata koji se koriste za realizaciju strateških ciljeva kompanije – portfolio menadžment. Najbolja praksa kaže da izveštaji koji najviše doprinose kvalitetnom praćenju projekta/portfolija i poboljšanju komunikacije, potiču iz donjih osam izveštaja:

  1. Izveštaj o status projekta koji prikazuje stanje projekta u odnosu na inicijalni, početni plan [eng. Status report]
  2. Izveštaj o progresu koji prikazuje šta je do sada uradjeno [eng. Progress report]
  3. Izveštaj o trendu koji pokazuje performanse projekta tokom vremena da bi se videlo da li postoji rastući ili opadajući trend [eng. Trend report]
  4. Izveštaj o prognozi projekta koji predvidja buduće stanje projekta i performanse [eng. Forecast report]
  5. Izveštaj o varijansi ili odstupanjima na projektau koji poredi planirane i stvarne parametre projekta [eng. Variance report]
  6. Izveštaj o stečenoj vrednosti [Earned Value Report] koji daje procenjene troškove, procenjeni broj radnih sati na kraju projekta, kao i procenjeni dan završetka projekta
  7. Naučene lekcije
  8. Performanse članova tima koji prikazuje doprinos, odnosno učinak svakog pojedinačnog člana tima koji treba da postane sastavni deo kadrovske evidencije dotičnog radnika

 

U nastavku su prikazani neki od ovih osam izveštaja da bi dobili realnu predstavu kako izgledaju i šta stoji u njima.

Status projekta

Status report – Izvešta o statusu projekta

 

Variance report - izveštaj o odstupanjima na projektu

Variance report – izveštaj o odstupanjima na projektu

 

Earn value report

Earn value report

Naučene lekcije su temelj upravljanja projektima

Naučene lekcije su temelj upravljanja projektima

Ovo je samo delić jedne vrlo bitne, a često zanemarivane oblasti projeknog menadžmenta koja se bavi komunikacijom. Upravljanje komunikacijom je temelj dobrog projekta i neophodan uslov za njegovu uspešnu realizaciju jer na kraju krajeva projekt menadžer provede 80-90% svog vremena u komunikaciji sa članovima projektnog tima i ostalim stejkholderima.

Ako toliko vremena provede u komunikaciji, onda treba da upravlja komunikacijom na pravi način. Zato se upravljanje komunikacijom sastoji iz tri dela:

  • Planiranje komunikacije (faza planiranja projekta)
  • Upravljanje komunikacijom gde pripada i izveštavanje na projektu (faza realizacije projekta)
  • Kontrola komunikacije (faza monitoringa i kontrole projekta)

Na osnovu svega ovoga, jasno je da izveštavanje treba dobro planirati, pitati stakeholdere šta im treba, u kakvom formatu, koliko često, na koji način da im bude dostavljeno. Sve to treba pretočiti u plan, a onda ga pažljivo i pomno pratiti i kontrolisati tokom projekta. Sve sa ciljem kako bi videli da li komunikacija ide onim tokom koji smo planirali i da li su stakeholderi zadovoljni izveštajima. U slučaju da ne ide, pokrećemo change request i menjamo to što ne štima: plan komunikacije, modele izveštaja, način i dinamiku komunikacije i slično.

S obzirom da  je ovo vrlo kompleksna i specifična oblast projektnog menadžmenta i da vrlo često traži dublju analizu, spremili smo dodatne informacija o ovoj temi u vidu kursa koji možete videti i pročitati klikom na sledeći link:

Kurs za upravljanje komunikacijom