Upravljanje komunikacijom - izveštavanje na projektu | Project Management Srbija

Upravljanje komunikacijom – 8 najbitnijih izveštaja

Upravljanje komunikacijom – 8 najbitnijih izveštaja

Upravljanje komunikacijom – 8 najbitnijih izveštaja

Upravljanje komunikacijom – izveštavanje

 

Sastavni deo upravljanja komunikacijom je izveštavanje o napretku, odnosno performansama projekta. U toku samog projekta, potrebno je ažurirati projektne planove, informacije o resursima, aktivnostima, troškovima, statusu projekta… Tako da je jako bitno imati unapred definisanu metodologiju, odnosno način izveštavanja.

upravljanje-komunikacijom-na-projektu

Izveštavanje o performansama projekta je proces prikupljanja i distribucije informacija o performansama projekta, uključujući status projekta, merenje progresa projekta i prognoziranje ukupnih troškova, trajanja projekta i obima posla.

Uključuje periodično pribavljanje podataka i analizu istih podataka u smislu poređenja osnovnih (baseline) vrednosti sa aktuelnim vrednostima da bi uvideli kuda ide projekat i da li treba preduzeti preventivne i korektivne akcije i vratili projekat na pravi put. Dakle, stalno merimo gde smo, a gde je trebalo da budemo.

 

Inicijalne vrednosti projekta

Inicijalne (baseline) vrednosti su vrednosti koje su izračunate u okviru faze planiranja projekta, a pre samog početka izvršenja projekta. To je naš plan kako će se projekat odvijati. Kada krene izvršenje projekta, onda vršimo merenja i poređenje stvarnih, aktuelnih vrednosti sa našim planiranim, inicijalnim vrednostima i pravljenje izveštaja koji će prikazati napredak projekta i poređenje sa planom. Postoje tri inicijalne vrednosti koje pratimo:

 

  • Inicijalna vrednost trajanja projekta [eng. schedule baseline]

  • Inicijalna vrednost troškova [eng. cost baseline]

  • Inicijalna vrednost obima projekta, odnosno broj radnih sati na projektu [eng. scope baseline]

 

Preporuke za pisanje izveštaja

Izveštaji treba da poboljšaju komunikaciju na projektu i da obezbede informacije na odgovarajućem nivou koje su prikladne svakom pojedinačnom stakeholderu. Postoje različliti formati i prikazi izveštaja, a neki od najčešćih su: stupci (bar chart), S-linije, histogram i tabele.

izvestavanje-na-projektu

Preporuke za pisanje izveštaja

Izveštaj može da varira od jednostavnog izveštaja o statusu projekta do složenijih izveštaja koji mogu da uključe složenije paramtre za praćenje, kao što su:

  • Analizu prošlih performansi
  • Trenutni status prijavljenih problema i rizika,
  • Kompletirane aktivnosti u određenom periodu
  • Aktivnosti koje sledeće treba kompletirati
  • Sumarni izveštaj o odobrenim promenama u određenom periodu i slično

izvestaj-o-trendu

U svakom slučaju, upravljanje komunikacijom i pravljenje izveštaja mogu biti olakšani ukoliko se koriste sledeće preporuke:

  • Izveštaji treba da pruže onu vrstu informacija i onaj nivo detalja koji je potreban svakom pojedinačnom stakeholderu
  • Izveštaji treba da budu dizajnirani za potrebe projekta
  • Najbolji način da Vaš izveštaj bude pročitan i da izazove određenu reakciju je da se koristi najprikladnije sredstvo komunikacije prilikom slanja izveštaja. Ako stakeholder prima puno e-mailova u toku dana, možda je najbolje rešenje poslati mu e-mail na kraju dana tako da će ujutro prvo njega pročitati.
  • Nije poenta provesti sve vreme u pisanju izveštaja. Većina izveštaja je o prošlim događajima, što znači da je suviše kasno da se reaguje. Zato treba više pažnje posvetiti upravljanju projektima, nego pisanju izveštaja.
  • Izveštaji treba da sadrže merenja u odnosu na inicijalni (baseline) plan, odnosno u odnosnu na inicijalne vrednosti trajanja projekta, troškova i obima projekta. Ovaj merenja su indikator uspešnosti Vas kao projekt menadžera.
  • Izveštaji treba da budu istiniti i da prikažu pravo stanje projekta
  • Treba izveštavati o troškovima, trajanju projekta, obimu projekta i kvalitetu projekta, a ne samo o trajanju projekta.
  • Izveštaji pomažu projektnom timu da shvati da li je potrebno preduzeti preventivne i korektivne akcije
  • Treba tražiti povratnu reakciju od ljudi kojima šaljete izveštaje kako bi videli da li stakeholderi imaju sve informacije koje su im potrebne i da bi osigurali da projekat zadovoljava njihove potrebe i strateške ciljeve preduzeća.

 

8 najbitnijih izveštaja

aktivnosti

Sada kada znamo preporuke za pisanje izveštaja, ostaje da se pozabavimo pisanjem izveštaja na projektu. Naravno, možemo izveštavati o bilo kom aspektu pojedinačnog projekta, kao i o grupi projekata koji se koriste za realizaciju strateških ciljeva kompanije – portfolio menadžment. Najbolja praksa kaže da izveštaji koji najviše doprinose kvalitetnom praćenju projekta/portfolija i poboljšanju komunikacije, potiču iz donjih osam izveštaja:

  1. Izveštaj o status projekta koji prikazuje stanje projekta u odnosu na inicijalni, početni plan [eng. Status report]
  2. Izveštaj o progresu koji prikazuje šta je do sada uradjeno [eng. Progress report]
  3. Izveštaj o trendu koji pokazuje performanse projekta tokom vremena da bi se videlo da li postoji rastući ili opadajući trend [eng. Trend report]
  4. Izveštaj o prognozi projekta koji predvidja buduće stanje projekta i performanse [eng. Forecast report]
  5. Izveštaj o varijansi ili odstupanjima na projektau koji poredi planirane i stvarne parametre projekta [eng. Variance report]
  6. Izveštaj o stečenoj vrednosti [Earned Value Report] koji daje procenjene troškove, procenjeni broj radnih sati na kraju projekta, kao i procenjeni dan završetka projekta
  7. Naučene lekcije
  8. Performanse članova tima koji prikazuje doprinos, odnosno učinak svakog pojedinačnog člana tima koji treba da postane sastavni deo kadrovske evidencije dotičnog radnika

 

U nastavku su prikazani neki od ovih osam izveštaja da bi dobili realnu predstavu kako izgledaju i šta stoji u njima.

Status projekta

Status report – Izvešta o statusu projekta

 

Variance report - izveštaj o odstupanjima na projektu

Variance report – izveštaj o odstupanjima na projektu

 

Earn value report

Earn value report 

Naučene lekcije su temelj upravljanja projektima

Naučene lekcije su temelj upravljanja projektima

Ovo je samo delić jedne vrlo bitne, a često zanemarivane oblasti projeknog menadžmenta koja se bavi komunikacijom. Upravljanje komunikacijom je temelj dobrog projekta i neophodan uslov za njegovu uspešnu realizaciju jer na kraju krajeva projekt menadžer provede 80-90% svog vremena u komunikaciji sa članovima projektnog tima i ostalim stejkholderima.

Ako toliko vremena provede u komunikaciji, onda treba da upravlja komunikacijom na pravi način. Zato se upravljanje komunikacijom sastoji iz tri dela:

  • Planiranje komunikacije (faza planiranja projekta)
  • Upravljanje komunikacijom gde pripada i izveštavanje na projektu (faza realizacije projekta)
  • Kontrola komunikacije (faza monitoringa i kontrole projekta)

Na osnovu svega ovoga, jasno je da izveštavanje treba dobro planirati, pitati stakeholdere šta im treba, u kakvom formatu, koliko često, na koji način da im bude dostavljeno. Sve to treba pretočiti u plan, a onda pažljivo i pomno pratiti i kontrolisati tokom projekta kako bi videli da li komunikacija ide onim tokom koji smo planirali i da li su stakeholderi zadovoljni izveštajima.

S obzirom da  je ovo vrlo kompleksna i specifična oblast projektnog menadžmenta i da vrlo često traži dublju analizu, spremili smo dodatne informacija o ovoj temi u vidu kursa koji možete videti i pročitati klikom na sledeći link:

Kurs za upravljanje komunikacijom