Kako da poboljšaš upravljanje projektima u gradjevinarstvu? | Project Management Srbija

Kako da poboljšaš upravljanje projektima u gradjevinarstvu?

Kako da poboljšaš upravljanje projektima u gradjevinarstvu?

Kako da poboljšaš upravljanje projektima u gradjevinarstvu?

Upravljanje projektima u građevinarstvu 

Jedna od grana industrije gde se najviše primenjuje upravljanje projektima je građevinarstvo. Jasno je da su građevinski projekti jedni od najdužih i najsloženijih projekata gde se angažuje najveći broj resursa. I gde su najveći budžeti.

Bez upotrebe konkretne metodologije projektnog menadžmenta, vođenje ovih projekata je vrlo komplikovano. Tačnije gotovo nemoguće, a posledice vidljive i velike. Probijanje rokova i budžeta je neizbežno.

Zato smo ovu univerzalnu metodologiju detaljno objasnili u tekstu vodič za upravljanje projektima od početka do kraja. U nastavku ćemo se pozabaviti načinima da poboljšamo građevinske projekte, kao i alatima koji će nam u tome pomoći.

Gradjevinski projekti

Šta je upravljanje projektima u građevinarstvu?

Upravljanje projektima u građevinarstvu može se definisati kao pravac, regulacija i nadzor nad projektom od ranog razvoja do završetka. Krajnji cilj upravljanja građevinskim projektima je potpuno zadovoljenje zahteva klijenta za održivim projektom, kako u pogledu funkcionalnosti, tako i u pogledu budžeta.

Obično uključuje širi spektar ograničenja koja treba uzeti u obzir a koja su specifična za dizajn i izgradnju građevinskih projekata. Glavni koncept upravljanja građevinskim projektima usko je povezan sa parametrima poput budžeta i izvršenja, ali takođe zahteva čvrstu komunikaciju između svih učesnika na projektu (zainteresovanih strana, izvođača, projektnog tima, zajednice). 

 

Vrste građevinskih projekata 

Postoji mnogo različitih građevinskih projekata, zavisno od sektora. Najčešća podela je sledeća:

  • Izgradnja i renoviranje objekta       
  • Teška industrijska gradnja      
  • Komercijalna i institucionalna izgradnja      
  • Inženjerska konstrukcija 

To znači da postoji širok spektar građevinskih projekata za koje su potrebni kvalifikovani menadžeri projekta kako bi obezbedili uspešan završetak. 

 

Uloga projektnog menadžera u upravljanju građevinskim projektom 

Menadžeri građevinskih projekata snose odgovornost da se projekat završi prema ugovorenom roku. Cilj je upravljati projektom tako da se on završava prema planu i u okviru budžeta, a da se pri tome ispunjavaju građevinski kodeksi, planovi i specifikacije.

Menadžer građevinskog projekta zadužen je za:·

  • planiranje,  
  • koordinaciju, 
  • budžetiranje,
  • kontrolu i angažovanje podizvođača
  • kontrolu radnika na gradilištu,
  • nadzor građevinskih radova
  • razvijanje strategije za potencijalno rešavanje sukoba

 

Pored toga, menadžer građevinskog projekta je odgovoran i za sledeće zadatke:

  • procenu i pregovaranje o troškovima projekta
  • formiranje budžeta
  • kreiranje plana i rasporeda rada
  • određivanje odgovornih osoba za realizaciju aktivnosti
  • odabir metode i strategije koja najbolje odgovara projektu
  • komuniciranje sa klijentom
  • komuniciranje sa odgovornim službama oko tehničkih detalja i ugovora
  • komuniciranje sa ostalim zainteresovanim stranama
  • upravljanje projektnim timom

 

Uloga izvođača radova u upravljanju građevinskim projektom 

upravljanje projektima u gradjevinarstvu

Prva faza građevinskog projekta je faza projektovanja, a kada ona bude završena, kreće se sa izvođenjem radova. Izvođač radova se najčešće dobija u procesu tenderske nabavke. Da bi se kvalifikovali za učestvovanje na tenderu, izvođači radova treba da pokažu da mogu obezbediti likvidnost, poštovanje rokova i kvaliteta radova, dovoljno ljudskih resursa, odgovarajući broj inženjera sa pratećim sertifikatima, kao i dovoljno majstora i pomočnih radnika.

Izvođači koji ispunjavaju ove smernice biraju se na jedan od tri načina:

  • najniža ponuda (izvođač radova se bira samo na osnovu cene)
  • najbolja vrednosti (ovaj postupak uzima u razmatranje više parametara: cena, kvalifikacije, reference, valuta plaćanja, garancije i slično). To znači da najbolja ponuda ne mora nužno da bude najjeftinija, već predstavlja najbolji odnos cena i kvaliteta.
  • izbor na osnovu kvalifikacija, odnosno referenci

Principi i procesi upravljanja projektima 

Nakon završetka postupka nadmetanja, počinje faza izgradnje. Svi menadžeri projekata koji žele da upravljaju projektima u građevinskom sektoru trebalo bi da se upoznaju sa fazama upravljanja projektima, koje je razvio Institut za upravljanje projektima. 

 

Iniciranje projekta 

Pre početka projekta, menadžer projekta mora da razvije i proceni poslovni slučaj da bi utvrdio da li je projekat izvodljiv i vredan preduzimanja. Od zainteresovanih strana se može tražiti da obave analizu, odnosno studiju izvodljivosti. Kada se sve strane dogovore da nastave s projektom, menadžer projekta piše projektnu povelju ili dokument o pokretanju projekta, koji uključuje poslovne potrebe, ugovorene ciljeve projekta, rokove i budžet.

 

Planiranje projekta

Zatim projektni tim razvija “mapu puta kojim će se ići” i koja se odnosi na sve koji su uključeni u projekat. Ovo uključuje detaljno planiranje projekta, tj. izradu projektnog plana. To je formalni, odobreni dokument kreiran od strane menadžera projekta. Ovaj dokument opisuje kako će se planirati, voditi i kontrolisati projekat.

 

Glavni prioritet, u fazi planiranja, je planiranje aktivnosti koje čine projekat, potrebnog vremena, troškova i resursa za projekat.

 

Na osnovu tih zahteva tim razvija strategiju koju treba slediti. Takođe možete očekivati da vidite sledeće dokumente u fazi planiranja:

  • Izjava o obimu projekta  definiše poslovne potrebe, prednosti, ciljeve, rezultate i ključne prekretnice projekta
  • Work Breakdown Strukture (WBS) – ovaj dokument predstavlja dekompoziciju posla, odnosno pomoću njega delimo projekat na manje delovekojima možemo lako upravljati
  • Komunikacijski plan – opisuje sve aspekte komunikacije, od ciljeva i zadataka preko uloga do  alata i metoda. Komunikacijski plan stvara zajednički okvir iz kojeg mogu raditi svi kako bi se izbegli nesporazumi ili sukobi.
  • Plan upravljanja rizikom – pomaže menadžerima projekata da unapred identifikuju rizike, uključujući procene vremena i troškova koji možda nisu ispunjeni, potencijalno smanjenje budžeta, promene potreba i nedostatak resursa 

 

Realizacija 

U fazi realizacije, plan upravljanja građevinskim projektima će biti izveden. Uglavnom, sve strane održavaju početni sastanak, a zatim projektni tim započinje ključni posao dodeljivanja resursa, primene planova upravljanja projektima, postavljanja sistema za praćenje, dovršavanja zadataka, ažuriranja plana projekta i ako je potrebno izmene projektnog plana. Ovde se popunjava građevinski dnevnik.

 

Monitoring i kontrola 

Faza praćenja i kontrole često se dešava istovremeno sa fazom realizacije. Ova faza je neophodna za merenje napretka i za osiguravanje da je sve urađeno u skladu sa ukupnim planom upravljanja projektima. Ovde se prave mesečne situacije koje potpisuju sve strane: izvođač radova, investitor, nadzorni organ koji svojim potpisom potvrđuju šta je tačno urađeno u tom mesecu.

 

Zatvaranje projekta

Ova poslednja faza obeležava završetak projekta. Da bi zaključili projekat, menadžeri projekata mogu održati sastanak na kome se razgovara o tome koji su delovi projekta realizovani, a koji nisu ispunili ciljeve. Projektni tim zatim kreira listu svih zaostalih aktivnosti, izvršava završni budžet i pravi finalni izveštaj o projektu.

Ovde se radi konačna situacija, vrši primopredaja objekta, predaje konačna dokumentacija investitoru (sertifikati, atesti, projekat izvedenog stanja, garantni listovi…)

 

Završna faza projekta predstavlja zvanično okončanje projekta.

 

Rukovodilac projekta procenjuje šta je dobro prošlo, analizira potencijalne propuste i daje predloge za njihovo poboljšanje. Na kraju, tim izveštava o projektu, izračunava konačni budžet i arhivira celokupnu dokumentaciju.

Izveštaj o projektu u kombinaciji sa analizom potencijalnih defekata biće dragocena povratna informacija za buduće građevinske projekte.

Upravljanje građevinskim projektom iziskuje veliki napor i predstavlja ozbiljan izazov. Postoji mnoštvo parametara i elemenata koje bi trebalo iscrpno analizirati.

Zato je za uspešno upravljanje projektima u građevinarstvu upotreba softverskih alata od ključnog značaja. Od mnogih programa koji se koriste za upravljanje projektima, ipak je sfera gradjevinarstva specifična i u njoj dominiraju samo dva programa:

  • Microsoft Project i
  • Oracle Primavera

MS Project je jedan od najboljih softverskog alata za upravljanje projektima koji će vam drastično olakšati život.  Istovremeno će vam pružiti priliku da svoj plan gradnje podignete na potpuno novi nivo.

Drugi podjednako korišćen program je Oracle Primavera za koji postoji trend porasta interesovanja. Sve je više firmi koje su zainteresovane za ovaj program pa smo zato pripremili obuku za Primaveru kako bi im omogućili da na najlakči način savladaju ovaj softver.

U nastavku ćemo prvenstveno pričati o MS Projectu, a sve dole navedeno se odnosi i na Primaveru. Iako je MS Project univerzalan alat i primenljiv svuda i u svim granama industrije, ipak su se vremenom izdvojile neke grane industrije koje više koriste ovaj softverski alat za upravljanje projektima.

Naše dugogodišnje iskustvo u držanju obuka za MS Project nam je pomoglo da napravimo ovu analizu iz koje se jasno vidi da projektantske i gradjevinske kompanije, odnosno kompanije koje učestvuju u izvođenju i praćenju realizacije građevinskih radova, čine 50% naših polaznika i predstavljaju naše najznačajnije i najčešće klijente.

Dakle, jasno je da je upravljanje projektima u građevinarstvu propraćeno ovim softverom.

 

Zašto je primena MS Project-a velika u ovoj oblasti?

 

Zato što MS Project omogućava jednostavno i efikasno:

  • Praćenje projekta
  • Nadzor građevinskih radova
  • Kontrolu mesečnih situacija (radova i troškova)
  • Pravljenje prilagođenih izveštaja sa onim informacijama koje nam trebaju
  • Kontrolu troškova
  • Praćenje potrebnog broja radnika (inženjera, majstora…) po nedeljama, mesecima, kvartalima
  • Praćenje dobiti po aktivnostima, fazama ili projektu u celosti

 

Da je sve baš tako, prepoznale su mnoge projektantske kuće sa kojima smo saradjivali, kao i firme za izvođenje radova:

  • Bureau Cube Partners,
  • Arhi Pro,
  • D.A.-DIZAJN ARHITEKTURA, 
  • Enterijer Janković,
  • Axis građevinski biro
  • Zabriskie studio
  • Euro bravo 
  • Bimbo
  • AG institut
  • i ostali sa kojom smo imali zadovoljstvo da saradjujemo u prethodnim godinama.

bureau-cube-1

Saradnja sa njima  je bila vrlo specifična i sastojala se iz dve obuke što se pokazalo kao primer dobre prakse kako treba raditi na edukaciji zaposlenih i kako kompanija pravilno ulaže u zaposlene. Kursevi su bili sledeći:

  • Obuka zaposlenih za rad u MS Project-u na kojoj su naučili osnove upravljanja projektima pomoću ovog programa
  • Druga, specijalizovana obuka po principu konsultacija i pitanja i odgovora u vezi rada na konkretnim projektima koje su započeli u skorije vreme
  • Ili, napredna obuka za MS Project gde su naučili kako voditi više projekata u isto vreme

Ovo se pokazalo kao vrlo koristan vid obuke jer su se u prvom koraku zaposleni upoznali sa samim softverskim alatom koji će im pomoći da lakše upravljaju projektima u građevinarstvu. Kada su savladali MS Project na osnovnom i srednjem nivou krenuli su samostalno da ga koriste. Onda su desetak dana intenzivno koristili ovaj alat za upravljanja konkretnim projektima. Ono što je vrlo bitno, koristeći  program beležili su pitanja i probleme sa kojima su se suočili u radu.

Konsultacije za MS Project

Konsultacije za MS Project

U drugom koraku koji je usledio nakon desetak dana, isti zaposleni su imali dovoljno znanja da bi prešli na neke napredne tehnike MS Project-a:

  • Vođenje više projekata u isto vreme,
  • Pravljenje prilagođenih izveštaja koji sadrže tačno one informacije koje su im potrebne, tj. pravljenje izveštaja od nule,
  • Deljenje zajedničkih resursa kroz više projekata,
  • Kontrola preopterećenja tih zajedničkih resursa,
  • Dobit projekta

bureau-cube-2

 

Pored toga zaposleni su dobili odgovore na sva pitanja i nedoumice koje su imali prilikom korišćenja softvera i dobili na efikasnosti jer nisu morali da gube vreme rešavajući probleme. Faktički, drugi deo obuke može da se smatra konsultacijama ili da dobije naziv pitanja & odgovori.

 

Šta smo radili u drugom koraku?

 

U ovom koraku smo krenuli sa konkretnim projektima koji su u fazi realizacije. Napravili smo plan aktivnosti, dodeli troškove tim aktivnostima, odnosno ljudske i materijalne resurse, kao i fiksne troškove. Definisali početak i kraj svih aktivnosti, i projekta u celosti. Pre početka bilo koje aktivnosti snimili smo inicijalni, baseline plan na osnovu koga smo kasnije vršili praćenje projekta, odnosno poredili trenutno i planirano stanje projekta.

Baseline plan nam pomaže da pratimo odstupanja projekta od plana i da na osnovu toga predložimo preventivne i korektivne akcije kako bi vratili projekat na pravi put.

Kako su neke od firmi sa kojima smo radili nadzorni organ prilikom izvođenja građevinskih radova i treba da vrše kontrolu radova i mesečnih situacija, napravili smo mesečni presek situacije koju su dobili od izvođača radova. Na osnovu toga smo odredili trenutno stanje projekta, kao i projekciju budućih dešavanja na projektu. Tačnije, odredili smo finalni datuma završetka projekta, finalne troškova i slično.

Dakle, izvršili smo poređenje u odnosu na baseline plan i shvatili kako napredujemo u odnosu na početni plan.

bureau-cube-3

Polaznici obuke su dobili odgovore na sva pitanja zašto i kako voditi projekat, kako se to prikazuje u MS Project-u, zašto pratiti varijansu, kako efikasno upravljati vremenom i vratiti projekat na pravi put.

Konsultacije + sesija pitanja i odgovora

Nakon druge obuke i analiza konkretnih projekata koji su u fazi realizacije, zaposleni su naučili kako da prate projekat pomoću MS Project-a i kako da vrše nadzor radova na gradilištu.

Tako da je na osnovu svega, zaključak jasan da su ciljevi seminara u potpunosti ostvareni:

  1. Zaposleni su se u potpunosti pripremili za sve buduće izazove koje MS Project može da im donese.
  2. Podigli su znanje MS Project-a na jedan viši nivo.
  3. Podigli su nivo vođenja građevinskih projekata

 

Utisci sa treninga

 

sasa-utisci-novo

Utisci sa treninga MS Project

 

Srodne teme:

Obuka za MS Project