14 najbitnijih izveštaja na projektu

Izveštavanje na projektu

 

Sastavni deo upravljanja komunikacijom je izveštavanje o napretku, odnosno performansama projekta. U toku samog projekta, potrebno je ažurirati projektne planove, informacije o resursima, aktivnostima, troškovima, statusu projekta… Tako da je jako bitno imati unapred definisanu metodologiju, odnosno način izveštavanja.

Izveštavanje o performansama projekta je proces prikupljanja i distribucije informacija o performansama projekta, uključujući status projekta, merenje progresa projekta i prognoziranje ukupnih troškova, trajanja projekta i obima posla.

Uključuje periodično pribavljanje podataka i analizu istih podataka u smislu poređenja osnovnih (baseline) vrednosti sa aktuelnim vrednostima da bi uvideli kuda ide projekat i da li treba preduzeti preventivne i korektivne akcije i vratili projekat na pravi put. Dakle, stalno merimo gde smo, a gde je trebalo da budemo. I reagujemo, ako smo skrenuli sa puta.

 

Inicijalne vrednosti projekta

Inicijalne (baseline) vrednosti su vrednosti koje su izračunate u okviru faze planiranja projekta, a pre samog početka izvršenja projekta. To je naš plan kako će se projekat odvijati. Kada krene izvršenje projekta, onda vršimo merenja i poređenje stvarnih, aktuelnih vrednosti sa našim planiranim, inicijalnim vrednostima. Tada pravimo izveštaja koji će prikazati napredak projekta i poređenje sa planom. Postoje tri inicijalne vrednosti koje pratimo i koje određuju napredak projekta:

 

• Inicijalna vrednost trajanja projekta [eng. schedule baseline]

• Inicijalna vrednost troškova [eng. cost baseline]

• Inicijalna vrednost obima projekta, odnosno broj radnih sati na projektu [eng. scope baseline]

S obzirom da sveto trojstvo projektnog menadžmenta čine: obim, vreme i troškovi, onda je potpuno jasno zašto su inicijalne vrednosti ovih parametara od esencijanog znalaja za praćenje projekta. Zato je praćenje ovih inicijalnih vrednosti najčešći sadržaj izveštaja. Međutim, pre nego što kažemo koji su to najčešći projektni izveštaji, prvo da se pozabavimo preporukama za pisanje dobrih izveštaja.

 

Preporuke za pisanje izveštaja

Glavni cilj izveštaja je da treba da:

• poboljšaju komunikaciju na projektu i
• da obezbede informacije na odgovarajućem nivou koje su prikladne svakom pojedinačnom stakeholderu.

 

Postoje različliti formati i prikazi izveštaja, a neki od najčešćih su: stupci (bar chart), S-linije, histogram i tabele. Izveštaj može da varira od jednostavnog izveštaja o statusu projekta do složenijih izveštaja koji mogu da uključe složenije paramtre za praćenje, kao što su:

• Analizu prošlih performansi
• Trenutni status prijavljenih problema i rizika,
• Kompletirane aktivnosti u određenom periodu
• Aktivnosti koje sledeće treba kompletirati
• Sumarni izveštaj o odobrenim promenama u određenom periodu i slično

U svakom slučaju, upravljanje komunikacijom i pravljenje izveštaja mogu biti olakšani ukoliko se koriste sledeće preporuke:

• Izveštaji treba da pruže onu vrstu informacija i onaj nivo detalja koji je potreban svakom pojedinačnom stakeholderu
• Izveštaji treba da budu dizajnirani za potrebe projekta
• Najbolji način da Vaš izveštaj bude pročitan i da izazove određenu reakciju je da se koristi najprikladnije sredstvo komunikacije prilikom slanja izveštaja. Ako stakeholder prima puno e-mailova u toku dana, možda je najbolje rešenje poslati mu e-mail na kraju dana tako da će ujutro prvo njega pročitati.
• Nije poenta provesti sve vreme u pisanju izveštaja. Većina izveštaja je o prošlim događajima, što znači da je suviše kasno da se reaguje. Zato treba više pažnje posvetiti upravljanju projektima, nego pisanju izveštaja.
• Izveštaji treba da sadrže merenja u odnosu na inicijalni (baseline) plan, odnosno u odnosnu na inicijalne vrednosti trajanja projekta, troškova i obima projekta. Ovaj merenja su indikator uspešnosti Vas kao projekt menadžera.
• Izveštaji treba da budu istiniti i da prikažu pravo stanje projekta
• Treba izveštavati o troškovima, trajanju projekta, obimu projekta i kvalitetu projekta, a ne samo o trajanju projekta.
• Izveštaji pomažu projektnom timu da shvati da li je potrebno preduzeti preventivne i korektivne akcije
• Treba tražiti povratnu reakciju od ljudi kojima šaljete izveštaje kako bi videli da li stakeholderi imaju sve informacije koje su im potrebne i da bi osigurali da projekat zadovoljava njihove potrebe i strateške ciljeve preduzeća.

 

15 najbitnijih izveštaja na projektu

Sada kada znamo preporuke za pisanje izveštaja, ostaje da se pozabavimo pisanjem izveštaja na projektu. Naravno, možemo izveštavati o bilo kom aspektu pojedinačnog projekta, kao i o grupi projekata koji se koriste za realizaciju strateških ciljeva kompanije – portfolio menadžment. Najbolja praksa kaže da izveštaji koji najviše doprinose kvalitetnom praćenju projekta/portfolija i poboljšanju komunikacije, potiču iz donjih 15 izveštaja:

1. Izveštaj o status projekta koji prikazuje stanje projekta u odnosu na inicijalni, početni plan [eng. Status report]
2. Izveštaj o progresu koji prikazuje šta je do sada uradjeno [eng. Progress report]
3. Izveštaj o trendu koji pokazuje performanse projekta tokom vremena da bi se videlo da li postoji rastući ili opadajući trend [eng. Trend report]
4. Izveštaj o prognozi projekta koji predvidja buduće stanje projekta i performanse [eng. Forecast report]
5. Izveštaj o varijansi ili odstupanjima na projektau koji poredi planirane i stvarne parametre projekta [eng. Variance report]
6. Izveštaj o stečenoj vrednosti [Earned Value Report] koji daje procenjene troškove, procenjeni broj radnih sati na kraju projekta, kao i procenjeni dan završetka projekta
7. Naučene lekcije
8. Performanse članova tima koji prikazuje doprinos, odnosno učinak svakog pojedinačnog člana tima koji treba da postane sastavni deo kadrovske evidencije dotičnog radnika
9. Izveštaj o resursima [Resource Report] je izveštaj koji daje prikaz angažovanja, zauzetosti resursa ali i troškova angažovanja resursa na projektnim aktivnostima
10. Izveštaj o prisustvu članova projektnog tima [Timesheet Report] 
11. Izveštaji o ključnim tačkama [Milestone Report] ova vrsta izveštaja daje vrlo jasno definisane prekretnice na projektu. Prekretnice označavaju važnu promenu ili korak u razvoju projekta.
12. Izveštaji o rizicima
13. Izveštaji o budžetu projekta
14. Izveštaji o analizi nedostataka [Gap analysis report]
15. Izveštaji o zatvaranju projekta

 

Krenimo redom u malo detaljnije objašnjenje ključnih izveštaja na svakom projektu.

 

1. Izveštaj o statusu projekta – Status report

Izveštaj o statusu projekta koristan je za izveštavanje o napretku i ključnim aktivnostima projekta. To je alat koji usmerava komunikacijski napor između projektnog tima i ključnih zainteresovanih strana.

 

Daje rezime završenih aktivnosti na projektu, prikazuje ažuriranje budžeta i vremenskog rasporeda projekata. Koristan je i za izveštavanje o rizicima i ublažavanje rizika. Takođe, izveštaj o statusu projekta može se koristiti za vođenje evidencije o prošlom događaju, radnjama i odlukama. Izveštaji o statusu projekta mogu se raditi na dnevnom, nedeljnom, mesečnom nivou ili kvartalno. Oni pojednostavljuju postupak prikupljanja i širenja informacija o ključnim informacijama o projektu.

 

2. Izveštaj o progresu (napretku) – Progress report

Izveštaj o progresu pokazuje napredak koji vaš tim postiže u realizaciji projekta. Daje uvid projekt menadžeru, projektnom timu, klijentu ali i ostalim zainteresovanim stranama o:

• Statusu projekta
• Postignutim prekretnicama
• Odgovornosti svakog zaposlenog ili člana tima
• Problemima sa kojima su suočeni razni članovi tima i
• Drugim važni faktori koji utiču na završetak projekta

Ovaj izveštaj je na neki način u osnovi mehanizam za upravljanje projektom. Daje uvid u stanje projekta i omogućava pronalaženje načina da se spreče problemi pre nego što se dogode, kako bi se osiguralo da će projekat biti završen na vreme i kako bi se uključeni informisali o napretku projekta. Dinamika podnošenja izveštaj o napretku u velikoj meri zavisi od obima i složenosti projekta.

 

A zašto je važan izveštaj o progresu?

Važnost izveštaja o napretku leži u praćenju i upravljanju različitim projektima koji se dešavaju istovremeno. Izveštaji o napretku takođe pružaju dragocene uvide o tome kako vaš tim može efikasnije da završi projekte.

Osim što daje pregled projekata koji se odvijaju, dobro strukturirani obrazac izveštaja o napretku takođe omogućava menadžeru projekta da identifikuje ključna pitanja koja utiču na produktivnost tima i napredak projekta. Ovi uvidi se zatim mogu uneti u bazu znanja koja sadrži najbolje prakse o upravljanju i izvršavanju budućih projekata.

 

3. Izveštaj o trendu – Trend report

Analiza trendova je osnovna prognozna aktivnosti koja uključuje sagledavanje istorijskih obrazaca o podacima i upotrebu tih obrazaca u budućnosti. Na primer, ako je mala kompanija predstavila novi proizvod prošle godine, a prodaja proizvoda započela je nisko, ali se povećavala za 5 procenata svakog meseca, menadžeri bi mogli predvideti da će prodaja proizvoda i dalje rasti na osnovu stalnog rasta. To bi moglo ubediti menadžere da zadrže novi proizvod, čak i ako trenutno nije profitabilan.

 

 

4. Izveštaj o prognozi projekta – Forecaste report

Prognoza je izjava o tome kako će izgledati budućnost na osnovu dokaza ili pretpostavki. U poslovanju, predviđanja projekata često uključuju analizu podataka, poput istorije učinka određenog projekta. Svrha predviđanja je da menadžerima pruži uvid u to koliko će projekti verovatno biti profitabilni u budućnosti. Menadžeri mogu odlučiti da se odreknu novih projekata ili zaustave trenutne projekte ako su prognoze nepovoljne.

 

5. Izveštaj o varijansi – Variance report

Izveštaj o varijansi je koristan za upoređivanje projektnog plana sa stvarnim rezultatima projekta. Nudi metriku za merenje da li je projekat na dobrom putu, pre roka ili kasni. Pored toga, izveštaj o odstupanju prikuplja i organizuje podatke o onome šta se upoređujete na projektu. Može se odnositi na vreme, budžet ili obim.

 

 

6. Izveštaj o stečenoj vrednosti – Earned Value Report

Izveštaj o zaradjenoj vrednosti je poželjna metoda za merenje napretka na projektima. Prednost mu je što na jednom papiru prikazuje odgovarajuće kriterijume izvođenja projekta. Iz izveštaja o ostvarenoj vrednosti mogu se videti vremenski planirani izdaci za projekat, zajedno sa stvarnim troškovima projektnog rada koji je završen i količinom posla koji je stvarno završen. Iz ovog izveštaja mogu se izračunati varijanse troškova i varijanse rasporeda.

 

 

U izveštaju o zaradjenoj vrednosti postoji nekoliko faktora koje moramo znati da bismo ih efikasno koristili. Ovi faktori su planirani troškovi planiranog rada (BCWS), budžetirani troškovi obavljenih radova (BCWP) i stvarni troškovi izvedenih radova (ACWP). Ova tri elementa čine osnovu za sistem izveštavanja o zaradjenoj vrednosti.

 

7. Naučene lekcije

Većina projekt menadžera shvata važnost lekcija naučenih na sadašnjim i budućim projektima. Redovno ažuriranje naučenih lekcija može održati projekat na pravom putu. Dugoročno, to takođe može da pomogne da se kontinuirano poboljšava način na koji organizacije izvršavaju projekte.

 

 

Naučene lekcije su znanja stečena tokom procesa sprovođenja projekta. To uključuje pozitivne i negativne strane. Ideja je ponoviti pozitivne aspekte i ne ponavljati greške. Proces naučenih lekcija uključuje pet koraka sa aktivnostima koje će obuhvatiti i koristiti naučene lekcije.

Koraci su:

1. Identifikujte – identifikujte komentare i preporuke koje se mogu naučiti. Oni mogu biti dragoceno znanje za buduće projekte.
2. Dokumentujte– zabeležite detaljne lekcije naučene tokom diskusija u izveštaju na koji svi učesnici mogu da odgovore. Podelite ovaj izveštaj čitavom projektnom timu i zadržite ga za buduću upotrebu.
3. Analizirajte – analizirajte i organizujte naučene lekcije kako bi se mogle primeniti i podeliti sa drugim timovima. One mogu da poboljšaju upravljanje projektima ili da se koriste na sesijama obuke.
4. Čuvajte – čuvajte izveštaje o naučenim lekcijama i učinite ih dostupnim svim projektnim timovima.
5. Preuzmite – kada skladištite izveštaje o naučenim lekcijama, podesite mogućnost pretraživanja ključnih reči kako biste ih učinili lako dostupnim u bilo koje vreme tokom i nakon projekta.

 

Pregled izveštaja o naučenim lekcijama

Detaljan izveštaj treba da sadrži informacije prikupljene na sesijama naučenih lekcija, kao i dodatne informacije i preporuke učesnika, bez obzira da li su prisustvovali ili ne. Izveštaj treba distribuirati svim učesnicima, koji mogu da odgovore. Nakon toga se finalizuje i projektni tim dobija kopiju.

 

• Rezime – kratak pregled na jednoj stranici koji rezimira nalaze i daje preporuke.
• Izvršni izveštaj – pregled naučenih lekcija zajedno sa rezimeom onoga što je prošlo dobro, šta je pošlo po zlu i kako poboljšati. Takođe se može priložiti detaljan izveštaj, ali sam izvršni izveštaj ne bi trebalo da prelazi 3 stranice.
• Nalazi – rezime svih problema pronađenih tokom procesa pregleda.
• Preporuke – akcije potrebne za ispravljanje ili poboljšanje nalaza. Sve odobrene akcije treba dokumentovati i pratiti do kraja.

 

Primena naučenih lekcija

Generalno, menadžer projekta je taj koji održava sesije pregleda i predstavlja naučene lekcije. Uključene su 3 procesne grupe – analiza, čuvanje i preuzimanje.

• Analiza – nakon prikupljanja podataka o naučenim lekcijama, izvršite analizu osnovnog uzroka za svaku lekciju kako biste bolje razumeli šta poboljšati.
• Čuvanje – dokumentovane naučene lekcije treba čuvati u bazi podataka.
• Preuzimanje – ovde mogućnosti pretraživanja ključnih reči postaju korisne. Omogućava projektnom timu lako pronalaženje lekcija za pregledavanje ili dodavanje novih informacija. Takođe je korisno za buduće projekte i početne sastanke.

 

Nakon što se naučene lekcije identifikuju i dokumentuju, organizacija treba da oslobodi potrebne resurse za njihovu primenu. To može uključivati promenu procesa ili preraspoređivanje zaliha. Dugoročno gledano, organizacija može iskoristiti naučene lekcije za razvoj kulture stalnog usavršavanja.

 

8. Performanse članova tima

Praćenje učinka je važno jer može napraviti razliku između uspeha i neuspeha. To je presudan element u svim organizacijama i na svim projektima. Bez praćenja učinka nećete znati koliko je vaš tim efikasan, vaše odeljenje pa i organizacija. To će rezultirati slabim rezultatima, zbunjenom i besciljnom radnom kulturom.

Ako ne znate tačno koliko dobro ili koliko loše rade vaši zaposleni, kako ćete znati koga da nagradite za održavanje motivacije i podsticaj na još bolji rad? Isto tako, kako ćete znati kome da ukažete na propuste i kome da pomognete? Praćenje performansi članova tima daje vam mogućnost da procenite njihovu efikasnost, da identifikujete ko se trudi, a ko ne i kako da poboljšate ukupnu produktivnost u svom timu.

 

9. Izveštaj o resursima – Resource report

Kako menadžeri znaju ko ispunjava određeni zadatak i kada? Savršen način za prikupljanje svih informacija je korišćenje specijalizovanog softvera za upravljanja projektima poput MS Projecta ili Oracle Primavere. Gotovo svaki softverski alat ima mogućnost kreiranja izveštaja o resursima.Izveštaj o resursima je vrsta projektnog izveštaja koji omogućava pre svega menadžeru projekta, a zatim i projektnom timu i zainteresovanim stranama da steknu uvid u to kako se resursi dele u okviru projektnih aktivnosti.

Izveštaji o resursima su dizajnirani da prikazuju raspodelu resursa i njihovo angažovanje na projektnim aktivnostima.

Pored toga, takav izveštaj se može koristiti za otkrivanje problema kod kojih je jedan radnik raspoređen na nekoliko zadataka. Sigurno, jedna osoba ne može efikasno raditi na nekoliko stvari odjednom, pa bi menadžer projekta trebalo da reši takve probleme. Izveštaj o resursima može se koristiti da se osigura da menadžer projekta nema takvih sukoba, a ukoliko se i pojave brzo i efikasno rasporedi te zadatke.

Takođe, ova vrsta izveštaja se koristi za zakazivanje rada. Pruža mogućnost da se vidi kada jedan zaposleni postane dostupan i može se angažovati na novoj aktivnosti što daje mogućnost efikasnijeg planiranja. Generalno, izveštaji o resursima pružaju najveću prednost menadžerima.

 

10. Izveštaj o prisustvu zaposlenih

Timesheet report (karnet) je izveštaj o prisustvu zaposlenih, odnosno članova projektnog tima. Obično je predstavljen u tabeli sa nazivom projekta, imenom člana tima, datumom i kolonama radnih sati. Funkcija ove vrste izveštaja je da pregleda nivo produktivnosti kada se upoređuje sa drugim izveštajima, koji uključuju informacije o aktivnostima i završetku. Uključite kratki zaključak na kraju radnog vremena kako biste objasnili značajne probleme.

 

11. Izveštaj o ključnim tačkama – Milestone Report

Ovaj tip izveštaja uključite važne prekretnice (ključne tačke) ili rezultate projekta i olakšava informisanje zainteresovanih strana svaki put kada se postigne nova prekretnica. Ako uključite procente ili vizuelne prikaze, kao i podatke o očekivanim datumima bolje ćete isporučiti tražene informacije.

 

12. Izveštaji o rizicima

Mnogi menadžeri izveštavaju o rizicima najmanje jednom mesečno, a neki čak i sedmično. Ovaj izveštaj je obično rezultat sastanka projektnog tima koji je namenjen identifikaciji i kontroli rizika. Naravno, možete ažurirati svoj registar rizika u bilo kom trenutku i trebalo bi da ohrabrujete sve članove projektnog tima da unesu rizike u evidenciju kad god smatraju da je nešto potrebno zapisati.

Izveštaj o riziku treba da sadrži osnovne informacije o riziku. Dobar pristup bi bio da uključite samo detalje o rizicima koji imaju potencijal da stvore najviše problema za vaš projekat. Zatim uključite izjavu o rizicima nižeg nivoa, možda sumirajući kako njima upravljate.

Takođe je moguće da ćete želeti da izradite izveštaje o svim svojim rizicima, bez obzira na to koliko su značajni. Najlakše je to uraditi kao automatsko preuzimanje iz softvera za upravljanje projektima ili ako vodite evidenciju rizika u drugom formatu, tako što ćete izdati potpunu kopiju tog dokumenta. Više o rizicima možete naučiti na našoj obuci za rizike na projektima.

 

13. Izveštaj o budžetu projekta 

Budžet projekta je iznos novca koji možete potrošiti da završite svoj projekat. Kada pravite budžet, pokušavate da napravite najtačniju moguću procenu. Poslednja stvar koju želite je da tražite više sredstava od sponzora projekta. U najboljem slučaju, moraćete da prilagodite obim i raspored vašeg projekta.

 

Da biste bili sigurni da ispunjavate svoj budžet, potrebno je da koristite izveštaj o budžetu projekta. Izveštaj o budžetu obuhvata vašu potrošnju tokom određenog vremenskog perioda tako da možete da uporedite ono što ste planirali da potrošite sa onim što ste stvarno potrošili. To je moćan alat za kontrolu troškova na projektu. 

 

15. Izveštaj o zatvaranju projekta 

Projekti se ne završavaju isporukom vašeg proizvoda ili usluge, na vreme, u okviru budžeta i ispunjavanjem standarda kvaliteta vaših zainteresovanih strana. Postoje dokumenti koje treba potpisati, timovi koji treba da budu pušteni i još mnogo toga. To se zove zatvaranje projekta. Da biste bili sigurni da su svi ovi administrativni zadaci završeni, potreban vam je izveštaj o zatvaranju projekta.Zatvaranje projekta je konačni rezultat projekta, a više rukovodstvo ga koristi da proceni uspeh projekta. On beleži konačan potpis sponzora projekta i pokreće aktivnosti kao što su najbolje prakse za buduće projekte. Ovaj proces je potreban za sve projekte, bez obzira na njihovu veličinu.

Ovo je samo delić jedne vrlo bitne, a često zanemarivane oblasti projeknog menadžmenta koja se bavi komunikacijom. Upravljanje komunikacijom na projektu je temelj dobrog projekta i neophodan uslov za njegovu uspešnu realizaciju jer na kraju krajeva projekt menadžer provede 80-90% svog vremena u komunikaciji sa članovima projektnog tima i ostalim stejkholderima.

Ako toliko vremena provede u komunikaciji, onda treba da upravlja komunikacijom na pravi način. Zato se upravljanje komunikacijom sastoji iz tri dela:

• Planiranje komunikacije (faza planiranja projekta)
• Upravljanje komunikacijom gde pripada i izveštavanje na projektu (faza realizacije projekta)
• Kontrola komunikacije (faza monitoringa i kontrole projekta)

 

 

Na osnovu svega ovoga, jasno je da izveštavanje treba dobro planirati, pitati stakeholdere šta im treba, u kakvom formatu, koliko često, na koji način da im bude dostavljeno. Sve to treba pretočiti u plan, a onda ga pažljivo i pomno pratiti i kontrolisati tokom projekta. Sve sa ciljem kako bi videli da li komunikacija ide onim tokom koji smo planirali i da li su stakeholderi zadovoljni izveštajima.

U slučaju da ne ide, pokrećemo change request i menjamo to što ne štima: plan komunikacije, modele izveštaja, način i dinamiku komunikacije i slično.

S obzirom da  je ovo vrlo kompleksna i specifična oblast projektnog menadžmenta i da vrlo često traži dublju analizu, spremili smo dodatne informacija o ovoj temi u okviru našeg kursa koji je prošlo više od 2.000 učesnika.  Sve to možete videti i pročitati klikom na sledeći link:

Project manager kurs