Da li ti se ovo dešava?
Krećeš projekat pun entuzijazma, zacrtaš ambiciozne rokove, sve ti se čini lako ostvrljivo, svi su motivisani i imaju poverenje u tvoju procenu, a onda… Rokovi počinju da se pomeraju, zadaci se gomilaju, trajanje projekta se produžava, tim se frustrira, a klijent postaje nestrpljiv. Zvuči poznato? Svako ko je vodio projekat, sigurno si se susreo sa ovim izazovom. Srećom, postoji rešenje!
U ovom tekstu pokazaću ti kako da uz pomoć MS Project-a postaviš realistične vremenske okvire i izbegneš zamke koje vode do kašnjenja projekta i stresa. Naravno sve ovo radimo na našoj obuci za Microsoft Project.
Zašto su rokovi ključni?
Postavljanje realnih vremenskih okvira (rokova) nije samo pitanje planiranja, već i ključ za uspeh projekta. Evo zašto:
- Povećava produktivnost – Tim zna šta se očekuje i može efikasno da radi,rokovi su realni, nema panike, članovi tima mogu da se posvete i svaku aktivnost završe posvećeno i kvalitetno .
- Smanjuje stres – Realna očekivanja znače manje pritiska, manje pritiska podrazumeva bolju pažnju i praćenje dešavanja na projektu.
- Pomaže u planiranju resursa – Resursi se ne preopterećuju, samim tim bolje i kvalitetnije odrađuju svoje aktivnosti.
- Održava poverenje klijenata – Poštovanje rokova gradi reputaciju.
Koraci za postavljanje realnih vremenskih okvira u MS Projectu
I Definiši sve zadatke
Bez jasne slike o svemu što treba da se uradi, nema ni preciznog vremenskog okvira. Teško je da se odrede prioriteti među aktivostima ako ne znaš koje su to sve aktivnosti koje treba da završiš. Dakle, WBS je nešto što mora da se napravi na svakom projektu. U MS Projectu napravi spisak svih zadataka:
- Počni sa glavnim fazama
- Razloži ih na pojedinačne zadatke
- Dodaj detalje – opise, odgovorne osobe, prioritete
Dobra praksa je da svaki zadatak ne traje dugo kako bi bio lakše upravljiv. Takođe, koristi opciju “Outline Number” u MS Project-u kako bi lakše strukturirao zadatke. Takođe radi lakšeg sagledavanja i praćenja projekta, ovo pogotovo važi za velike projekte, formiraj puno faza i podfaza u sklopu tih faza. To će ti olakšati vizuelno praćenje projekta.
II Proceni trajanje svakog zadatka
Svaki zadatak mora imati realno trajanje. Evo kako da ga proceniš:
- Koristi procenu iz tri tačke (optimistična, pesimistična i realna procena)
- Uključi input od tima – oni najbolje znaju koliko im vremena treba
- Analiziraj slične prethodne projekte, iskustva sa prethodnih projekata su se pokazala kao dobra metoda, u predviđanju potencijalnih rizika koji mogu da nastupe i ugroze tok i ishod projekta.
Unutar MS Project-a možeš dodati polja “Duration” i napraviti novo polje “Efektivno vreme rada” kako bi razlikovao ukupno trajanje i efektivno vreme rada na aktivnosti.
III Postavi zavisnosti između zadataka
MS Project ti omogućava da prikažeš kako se zadaci međusobno povezuju, odnosno možeš da napraviš sled događaja na svom projektu:
- Finish-to-Start (FS) –Kada se prethodni zadatak završi, naredni može da počne.
- Start-to-Start (SS) – Dva zadatka mogu početi istovremeno
- Finish-to-Finish (FF) – Dva zadatka se mogu završiti istovremeno
- Start to Finish (SF) – prvi zadatak mora da startuje da bi se drugi završio. Najmanje u upotrebi i preporuka je da se izbegava jer mnogo komplikuje planiranje vemena.
Dobro podešene zavisnosti sprečavaju uska grla i nerealne preklapanja. U MS Projectu možeš koristiti “Task Dependency” funkcionalnost kako bi jednostavno povezivao zadatke i vizuelno ih predstavio na Gantt dijagramu. Svaku vezu između zadataka osim u tabeli, vrlo pregledno možeš videti i pratiti u Gantt grafikonu.
IV Dodeli resurse i kapacitete
Svaki zadatak treba odgovornu osobu ili tim. Ali moraš pažljivo birati resurse za konkretnu aktivnost pažljivo, spram konkretnih kompetencija osobe, a onda i spram njene dostupnosti u konkretnom periodu. Pri tome:
- Vodi računa o dostupnosti ljudi, nemoj angažovati iste ljude na različitim aktivnostima koje se realizuju u istom periodu
- Pazi da ne preopteretiš resurse
- Koristi MS Project opcije za pregled zauzetosti
MS Project omogućava da uneseš dostupne ljude, mašine ili druge resurse i videti koliko su angažovani. Takođe, možeš koristiti “Resource Leveling” kako bi sprečio preopterećenje tima.
V Identifikuj kritičnu putanju
Kritična putanja (Critical Path) pokazuje koji zadaci direktno utiču na vreme završetka projekta. Svi zadaci u MS Projestu se dele na kritične i nekritične aktivnosti, prve su prebojene crvenom bojom, a druge plavom. Ako neki od kritičnih zadataka kasni, ceo projekat kasni. MS Project ti pomaže da vizuelno prikažeš ove zadatke i planiraš rezervne strategije.
Takođe, koristi “Slack Time” funkcionalnost kako bi video koliku vremensku rezervu imaju nekritične aktivnosti, dakle koliko dana mogu da kasne, a da ne ugroze projekat.
VI – Ubaci buffere za nepredviđene situacije
Ne zaboravi da uključiš malo prostora za neočekivane problem, rizici su sastavni deo skoro svakog projekta. Ukoliko želiš da pročitaš više o rizicima na projektu i kako da ih predvidiš i prepoznaš na projektu klikni na link Upravljanje rizicima projekta .
Rizici su nepredviđene okolnosti koje mogu da nastupe na tvom projektu i totalno ugroze tok i ishod projekta u vidu prekoračenja postavljenih rokova:
- Dodaj malo vremena na ključne zadatke
- Buffer na kraju faza – Ostavlja prostor za korekcije
- Plan B resurse – Ako neko otkaže, imaj alternative
Jedan od načina da dodaš buffer je korišćenje “Lag Time” u MS Projectu. Na primer, možeš postaviti da određeni zadaci imaju dodatnih 10-20% vremena za nepredviđene okolnosti, tako ostavljaš više vremena ukoliko nastupe nepredviđene situacije, koje mogu da produže aktivnosti i ugroze datum završetka tvog projekta.
VII Prati napredak i prilagođavaj plan
Plan nije uklesan u kamen! MS Project nudi alatke za praćenje napretka:
- Uporedi planirano vs. stvarno vreme rada, koristi opciju poređenja Baseline-a sa stvarnim dešavanjima na projektu
- Koristi Gantt chart za vizuelno praćenje
- Redovno analiziraj i prilagođavaj plan
Redovno ažuriranje statusa zadataka kroz opciju “Update Task” u MS Project-u omogućava ti da vidiš gde se nalaze potencijalna kašnjenja. Takođe, koristi “Baseline” opciju kako bi uporedio trenutni napredak sa originalnim planom.
Kako nerealni vremenski okviri utiču na odnose u timu i na celokupnu atmosferu na projektu?
Nerealna očekivanja mogu ozbiljno narušiti dinamiku tima i dovesti do negativne atmosfere na projektu. Kada nastupi stres jer se stvari ne odvijaju po planu, često nastaju konflikte situacije koje mogu stvoriti negativnu atmosferu za rad i lose međuljudske odnose u timu. Evo nekoliko ključnih posledica:
- Frustracija i pad motivacije – Kada tim shvati da su rokovi nemogući, gubi entuzijazam i motivaciju za rad.
- Preopterećenost i burnout – Ljudi pokušavaju da postignu nemoguće, rade prekovremeno, što dovodi do stresa i izgaranja.
- Sukobi u timu – Pritisak i kašnjenja mogu izazvati nesporazume i konflikte među članovima tvog tima.
- Gubitak poverenja klijenata – Ako stalno probijaš rokove, klijenti gube poverenje u tebe i tvoj tim, gube poverenje u tvoju sposobnost realne procene.
Zato je postavljanje realističnih vremenskih okvira ne samo pitanje efikasnosti, već i ključno za zdravu radnu atmosferu i dugoročan uspeh projekta. To je umetnost i nauka vođenja projekta. A MS Project je moćan alat i najbolji asistent na projektu koji će ti pomoći da tvoj projekat ne probije rokove i budžete. Savladavanje i učenje ovog softverskog alata je lako i jednostavno.