Ovi saveti za ažuriranje projekta će vam sigurno pomoći

Ažuriranje projekta

Često se dešava da nas neuspešni projekti iznenade. Da li ste bili u situaciji da radite na projektu gde vam se čini da sve ide po planu, a onda, kada se krajnji rok projekta približava shvatite da kasnite sa realizacijom projekta?

S obzirom da otprilike dve trećine projekata ne ispunjava raspored, budžet ili postavljene ciljeve, velika je verovatnoća da je vaš odgovor na ovo pitanje – DA.

Realnost je, takođe, da trenutak kada se projekat našao u „nevolji“ nije lako prepoznati i definisati, a problemi koji se, naizgled, čine očiglednim postanu mutni u trenutku kada se pojave. Zato je praćenje napretka projekta važan deo projektnog menadžmenta. A znanje kada i na koji način intervenisati je presudno za sveukupni uspeh projekta, pa i sveobuhvatno uspešno poslovanje bilo koje organizacije.

Kao što smo više puta naglasili i detaljno opisali, upravljanje projektima se sastoji iz pet projektnih procesa:

• Iniciranje
• Planiranje projekta
• Realizacija (ažuriranje projekta)
• Praćenje (monitoring i kontrola)
• Zatvaranje projekta

Jasno je da je praćenje napredovanja projekta jedini način za uspešnu realizaciju plana projekta i ispunjavanje ciljeva projekta. Pravilno praćenje odvijanja projekta, kao i njegovo poređenje sa inicijalnim (baseline) planom daće odgovor na mnoga pitanja koja postavljaju menadžeri projekata.

• Da li aktivnosti počinju na vreme i završavaju se u planiranom roku?
• Ukoliko neka od aktivnosti kasni, kako će to uticati na krajnji ishod projekta?
• Na koji način je moguće sprečiti kašnjenje aktivnosti na projektu?
• Da li su svi resursi angažovani na obavljaju aktivnosti projekta?
• Da li ima preopterećenih reusursa?
• Da li su troškovi aktivnosti veći ili u okviru planiranog budžeta?
• Ukoliko su troškovi veći od planiranih na koji način će uticati na budžet projekta?

Do odgovora na ova i slična pitanja lako i brzo ćete doći ako se pravilno bavite fazom praćenja napretka projekta. Bez obzira u kojoj se industriji nalazite, da li imate prethodno iskustavo u upravljanju projektima ili ne, sledeći saveti za merenje napretka projekta će vam sigurno pomoći da uspešno realizujete projekat. Dakle, za uspešnu realizaciju projekta važno je sledećih pet stvari:

1. Uključite svoj projektni tim

Saradnja sa projektnim timom je dokazana metoda za unošenje inovativnih rešenja, i što je još važnije u ovom kontekstu, za održanje projekta na dobrom putu. Projektni tim je više od grupe ljudi koja radi na nekom projektu, on je vaš najvredniji resurs.

Mnogo je razloga zbog kojih je dobro planirati sa svojim timom i uključiti ga još na samom početku. Započnite zajedno sa svojim timom postupak planiranja, ali ostanite otvoreni i za konsultacije i razmene mišljenja sa članovima vašeg tima i u kasnijim fazama upravljanja projektima. Članovi tima su na prvoj liniji projekta i imaju pravovremene i korisne informacije. I naravno, treba ih čuti jer uvek mogu dati dobro rešenje za realizaciju aktivnosti. Jer svako zna kako na najbolji način da uradi aktivnost za koju je zadužen i za koju je ekspert. Veći od Vas.

Zato uvažavajte tim i dajte im dovoljno ovlašćenja i odgovornosti za njihove aktivnosti.

2. Imajte kraj na vidiku

Da biste merili napredak, morate znati gde idete. Ovo će vam takođe pomoći da odredite koji su koraci neophodni da bi se dostigla ta krajnja tačka.

Najgora stvar koju možete učiniti prilikom realizacije projekta je udaljavanje od cilja ako se pojave problemi. Ukoliko na samom početku imate kraj na vidiku, odnosno znate kuda idete i kada treba da stignete i znate razloge zašto ste ušli u projekat, onda imate i merilo za merenje svojih postupaka i odluka. Ovo će vas pratiti i omogućiti vam preciznije merenje napretka projekta.

Znači uvek razmišljajte zašto ste započeli projekat i uvek vidite pozitivan ishod projekta.

3. Koristite alate

Postoje alati koji su osmišljeni da pomognu u upravljanju projektima. Jednostavni su za upotrebu i trebalo bi da budu sastavni deo vaših projekata. Alati su tu da Vam pomognu u svakodnevnom radu. Definitivno, najbolji programi za upravljanje projektima su: MS Project i Oracle Primavera,

MS Project je idealan alat za planiranje i praćenje projekta, ima fenomenalan modul za odredjivanje vremenskog rasporeda, odnosno kreiranje Gant dijagrama.

Imate dve mogućnosti za kreiranje Ganta. Možete izabrati datum početka projekta, a da Vam softver izračuna datum završetka projekta. A možete i obratno. Kažete kada projekat treba da bude gotov, a MS Project će iskalkulisati kada treba da počne da bi završio baš tog dana koju ste uneli.

Pored toga, MS Project podržava nekoliko korisnih načina za praćenje napredovanja projekta, a izbor načina zavisi od vrste i nivoa detalja koji je potreban vama kao menadžeru projekta ili ostalim zainteresovanim stranama na projektu.

Gantt Chart je jedan od najčešće korišćenog prikaza u Ms Project-u, koji nam daje jednostavan i pregledan grafički prikaz potrebnog vremena i resursa za realizaciju projekta. Pored toga, u MS Projectu možemo kombinovati ostale prikaze sa različitim tabelama i na taj način pratiti napredovanje projekta do različitih nivoa detalja.

Još jedan zgodan MS Project-ov alat za praćenje i analizu projekta su izveštaji. Izveštavanje služi za prikupljaju sve metrike Vašeg projekta kroz različite relevantne informacije koje će vam pomoći da vidite kako vam trenutno napreduje projekat. Osim toga, dok radite na projektu, izveštaji se automatski ažuriraju podacima u stvarnom vremenu, što vam daje mogućnost da pratite trenutno realno stanje a da vam ručna ažuriranja nisu potrebna.

4. Planirajte ključne tačke – milestones

Milestones ili ključne tačke su korisno sredstvo za obeležavanje događaja značajnih za projekat, kao što je recimo završetak glavnih faza projekta i kao takve mogu pomoći prilikom merenja napretka projekta.

Svaki put kada postignete ključnu tačku projekta, možete videti da li ste postigli ono što je planirano. Ovo je odličan način za mjerenje napretka u velikom obimu, ali možete definisati i ključne tačke na nižim nivoima projekta da biste pratili napredak.

Na primer, milestone prilagođen aktivnostima dodeljenim pojedincima u vašem timu, možete pratiti pojedinačni napredak svakog od članova tima. Članovi tima igraju ključnu ulogu u ukupnom napretku projekta, tako što merenjem njihovog individualnog napretka imate jasan uvid u to kako projekat napreduje.

5. Postavite stroge, ali realne rokove

Čini se očiglednim, ali rokovi su ono što održava svaki projekat. Ako tim ima raspored otvorenog tipa, koristiće to vreme i neće biti osećaja stvarne hitnosti.

Ali rokovi nisu samo način da se projekat prati. Takođe mogu služiti kao metrika za merenje napretka tog projekta. Postavljanjem određenog broja rokova koji su ispoštovani, postavili ste markere tokom rasporeda projekta.Te markere možete koristiti za merenje da li se ispunjava ili ne postavljen plan.

Sada kada je jasnije kako možemo lakše da pratimo projekat, došlo je vreme da vidimo kako će nam MS Project pomoći da ažuriramo i lakše pratimo projekat.

Želite da u svakom trenutku znate kako napreduje vaš projekat, da li ste na dobrom putu ili treba reagovati? Ovi saveti za ažuriranje projekta će vam sigurno pomoći.

Ažuriranje projekta u MS Projectu

Na kraju faze planiranja imaćete plan projekta. Ovaj plan biće merilo za upoređivanje stvarnog napredovanja projekta. Potrebno je da sačuvate ovu referentnu vrednost, odnosno snimite vaš inicijalni plan. Kao menadžeru projekta, najvažnije je da beležite stvarno stanje projekta, odnosno realno stanje na terenu. Da biste napravili dobru procenu napretka projekta, potrebno je da poredite trenutno izvršenje sa prvobitnim, inicijalnim planom.

MS Project podržava različite nivoe praćenja detalja na projektu, koje
detaljno obrađujemo u toku naše obuke za MS Project. A neki od ovih nivoa praćenja detalja na projektu su sledeći:

I – Praćenje plana prema vremenskom rasporedu
To je najjednostavniji pristup praćenja ukoliko se aktivnosti obavljaju baš onako kako je planirano

II – Unos procenata realizacije aktivnosti
Nakon što je počeo rad na nekoj aktivnosti, možete uneti procenat realizacije te aktivnosti. MS Project će izjednačiti datum početka sa planiranim datumom početka i na osnovu procenta realizacije izračunati stvarno i preostalo trajanje aktivnosti, kao i stvarne i preostale troškove koji prate posmatranu aktivnost

III – Unos stvarnih vrednosti za svaku od aktivnosti u projektu
To je detaljniji postupak za ažuriranje rasporeda. U zavisnosti od toga da li ste uneli stvarni datum početka neke aktivnosti, stvarni datum završetka aktivnosti ili stvarno trajanje neke aktivnosti, MS project će koristiti određena pravila kako bi ažurirao plan vašeg projekta i definisao projektovani datum završetka projekta.

IV – Unos stvarnih vrednosti rada za angažovane resurse na aktivnostima projekta
Za aktivnosti gde su angažovani resursi možemo uneti vrednosti stvarnog i preostalog rada koji se odnose na tu aktivnost kao celinu ili za angažovane resurse na toj aktivnosti

V – Unos stvarnih vrednosti utrošenih materijalnih resursa za aktivnosti projekta
Ovako možemo uneti stvarni utrošak materijala za svaku pojedinačnu aktivnosti

VI – Unos stvarnih troškova za aktivnosti projekta
Svakoj aktivnosti možemo uneti prave troškove koji su na njoj nastali:: fiskni troškovi, takse, dozvole, angažovanje podizvođača i slično. I na taj način možemo videti razliku između onoga što smo planirali pre početka projekta i stvarnog stanja na terenu.

Dok unosite izmene u svoj plan, obeležavajući izvršene aktivosti, ažuriranjem radnih sati, materijalnih resursa ili troškova, vi u suštini menjate vremenski raspored projekta.

Tada se možete vratiti na baseline plan i napraviti poređenje. Možete vrlo lako videti gde je trenalo da budete, a gde ste sada. I to po tri razlilite dimenzije projekta:

• Trajanje projekta (koliko je trebalo da traje, a koliko će trajati)
• Budžet (koliko je trebalo da potrošite, a koliki su stvarni troškovi)
• Radni sati utrošeni na projektu (koliko je sati trebalo da radi Vaš projektni tim, a koliko će zaista raditi na projektu)

Dobićete dragocene informacije o promenama koje su unete u raspored i o njihovom uticaju. Znaćete:

• Da li ste tamo gde ste mislili da ćete biti?
• Da li su datumi na ključnim tačkama skliznuli sa osnovne linije?  
• I šta to uopšte znači za vaš raspored?

Redovno ažuriranje vašeg projekta znači da uvek imate jasan prikaz onoga što se dogodilo, kao i šta treba da se desi na vašem projektu. To vama i vašem timu daje poverenje da aktivno upravljate radom ka uspešnoj realizaciji projekta.

Poređenje planiranih i stvarnih datuma početka i završetka aktivnosti

Jedna od zgodnih opcija koju ima MS Project je pogodna za upoređivanje vremenskog rasporeda aktivnosti i vrednosti osnovog plana.

Ovde možemo jasno videti kada je svaka aktivnost trebalo da počne i da se završi, a kada je zaista počela, odnosno završila. To se postiže praćenjem sadržaja kolona, gde za svaku aktivnost imamo sledeće vrednosti:

• Start – stvarni datum početka aktivnosti
• Finish – stavrni datum završetka aktivnosti
• Baseline Start – planirani datum početka
• Baseline Finish – planirani datum završetka
• Start Variance – odstupanje stvarnog u odnosu na planirani datum početka
• Finish Variance – odstupanje stvarnog od planiranog datuma završetka

Na primeru aktivnosti Konstrukcija sa temeljima možemo videti da je planirani datum početka aktivosti Baseline Start 18.02.2020. a stvarni datum početka aktivnosti – Start 19.02.2020. Odstupanje stvarnog datuma početka od planiranog datuma početka je Start Variance i iznosi jedan dan.

Takođe, postoji i dva dana odstupanja stvarnog od planiranog datuma završetka ove aktivnosti – Finish Variance. Odstupanja postoje i kod aktivnosti u 3. i 4. fazi ovog projekta što doprinosi i pomeranju datuma završetka samog projekta za tri radna dana. Planirani datum završetka projekta je bio Baseline Finish 24.04.2020. a stvarni datum završetka projekta će biti Finish 29.04.2020.

MS Project ima i posebna prikaz koji nam na jednom mestu daje uporedni grafički prikaz plana (sive aktivnosti) i realizacije plana (plave aktivnosti). Ovde možemo uočiti one aktivnosti koje su iskliznule iz prvobitnog planu. I jasno se vidi da će biti gotove sa zakašnjenjem.

Crvene aktivnosti predstavljaju aktivnost na kritičnom putu, što je od posebnog značaja za praćenje jer pomeranje datuma početka tj. završetka aktivnosti na kritičnom putu direktno utiče na datum završetka projekta.

Procena statusa vremenskog rasporeda projekta, odnosno utvrđivanje koje su aktivnosti počele i završile kako je planirano značajan je pokazatelj stanja samog projekta. Ali nije i jedini.

Poređenje planiranih i stvarnih troškova projekta

Veoma je važno pratiti i budžet projekta. Redovno posmatranje i procena odstupanja u troškovima, omogućava nam podešavanje budžeta za pojedinačne aktivnosti kako bi se izbeglo probijanje budžeta projekta.

I ovde MS Project ima svoje rešenje jer u svakom trenutku možemo pratiti troškove na nivou resursa, aktivnosti kao i projekta u celini.

Na sledećem primeru videćemo odstupanje stvarnog troška u odnosu na planirani trošak aktivnosti.

Posmatrajući gore prikazanu tabelu možemo uočiti da je planirani trošak (Baseline Cost) projekta 607 000 din. Ukupni trošak (Total Cost) je 649 000 din, a odstupanje od plana (Variance Cost) iznosi 42 000 din.

Pored pomenutih pokazatelja stanja projekta, menadžerima projekata često je od izuzetnog značaja i posmatranje resursa u MS Project-u. Posebno troškovi resursa mogu poslužiti kao sredstvo za procenu napredovanja projekta i njegovog odstupaja od plana.

Na gornjem primeru možemo posmatrati troškove angažovanja Peđe. Jasno je da Peđa obavlja tri aktivnosti na projektu:

• Konstrukcija sa temeljima,
• Armirački radovi i
• Čelične konstrukcije.

Na osnovu pojedinačnih troškova koji nastaju usled njegovog angažovanja za obavljane ovih aktivnosti, možemo videti i ukupni trošak za njegovo angažovanje na projektu. Dakle, stvarni trošak Peđinog angažovanja iznosi 360 000 din. U poređenju sa planiranim troškom (Baseline Cost) koji iznosi 310 000 dinara javlja se odstupanje (Variance Cost) u visini od 50 000 dinara. Na ovaj način možemo da vidimo koji pojedinačni resursi su probili budžet projekta.

U idealnim uslovima za upravljanje projektima, projekti se realizuju tačno prema postavljenom planu. Međutim, to najčešće to nije slučaj. Zato je ispravno praćenje stvarnog rada, ažuriranje projekta i poređenje sa inicijalnim planom najmoćniji alat svakog uspešnog menadžera projekta.

Ako ste u potpunosti posvećeni ovom delu projekta, biće Vam lako da na vreme uočite odstupanja i preduzmete potrebno korektivne mere kako bi projekat realizovali na vreme i u okviru planiranog budžeta.