Ako koristiš MS Project i imaš osećaj da planiranje resursa više liči na žongliranje nego na organizaciju, nisi sam/a. Mnogi projektni menadžeri uđu u svet Microsoft Projecta s očekivanjem da će softver „sam rešiti sve“, ali vrlo brzo shvate da to nije tako i je to alat kome mi sami dajemo inpute. Dakle, bez dobrih inputa, nema ni dobrih ouputa.
Zato hajde da vidimo koje su to najčešće greške pri planiranju resursa i što je još bitnije, kako da ih izbegnemo.
1. Nejasno definisani kalendari rada
Jedna od prvih grešaka koje se prave jeste ignorisanje radnih kalendara. U MS Projectu postoji osnovni kalendar po kome radi projekat i to je prva stvar koju radimo na osnovnoj obuci za Microsoft Project. Nalazi se na kartici
- Project – Change Working Time
Po tom kalendaru rade sve aktivnosti i svi resursi. Po tom kalendaru je definisano radno vreme na projektu, kao i neradni dani na nivou celog projekta. Recimo, radno vreme je od ponedeljka do petka od 8 do 16h što znači da će MS Project automatski računati da svi rade 8 sati dnevno, 5 dana u nedelji. Ali stvarnost je drugačija: neki članovi tima mogu da rade part-time, svaki član tima ima svoje neradne dane (godišnji odmor), neko ima potrebe da radi vikendom i slično.
Kako to izbeći?
Pre nego što dodelite resurse zadacima, postavite njihov radni kalendar. U MS Projectu možete lako podesiti individualne kalendare za svakog člana tima, uključujući praznike, godišnje odmore i vanredno radno vreme. To je jedna od prvih stvari koju radimo na naprednoj obuci za MS Project.
2. Dodeljivanje istog resursa na više zadataka istovremeno
Jedna od najčešćih frustracija je kada se pojave crvene ikonice pored aktivnosti koje signaliziraju da je resurs preopterećen. To znači da smo dodelili istu osobu na više zadataka koji se vremenski preklapaju.
Kako to izbeći?
Poželjno je koristiti poglede kao što su Resource Graph ili Team Planner gde jasno možemo videti ko je kada zauzet. Prilikom dodele zadataka, obratiti pažnju na vremenski raspored i pokušati ne raspoređivati jednu osobu na više paralelnih aktivnosti bez dodatnog planiranja.
3. Neadekvatno određivanje jedinice angažovanja (Units)
Još jedna česta greška jeste pogrešno razumevanje šta znači „100%“ kada dodeljuješ resurs zadatku. To ne znači da će osoba završiti zadatak odmah, već da je angažovana puno radno vreme na tom zadatku. Odnosno, ako je u kalendaru radni dan definisan od 8h do 16h, 100% angažovanja znači da će taj resurs raditi puno radno vreme, odnosno 8h u toku svakog dana trajanja aktivnosti. To nije uvek slučaj, čak je više verovatno da neće biti potrebe za celodnevnim angažovanjem tokom trajanja aktivnosti.
Kako to izbeći?
Prilikom dodele resursa, uvek treba poći od toga da li ta osoba radi samo na tom zadatku, ili još na nekoliko drugih, kao i da li je neophodno njeno celodnevno angažovanje. Ako radi na dva paralelna zadatka koje može da realizuje u toku istog dana, možemo smanjiti jedinicu angažovanja na 50% za svaki zadatak.
4. Nedovoljno planiranje zavisnosti između zadataka
Česta greška je kada se zadaci planiraju izolovano, bez jasnih zavisnosti. Ovo može izazvati domino efekat kašnjenja.
Kako to izbeći?
- Povežite zadatke logičkim relacijama: Finish-to-Start (FS), Start-to-Start (SS) itd.
- Redovno proveravanje opcije Task Inspector da bismo razumeli šta utiče na raspored.
Kroz pametno povezivanje zadataka, resursi će biti bolje iskorišćeni, a projekat realističnije planiran.
5. Nedovoljno precizna razrada plana projekta, odnosno zadataka
Ako je plan projekta bez detalja i ako su zadaci široko definisani bez podele na faze, podfaze, manje aktivnosti, teško da možemo da napravimo pravilnu dodelu resursa.
Kako to izbeći?
Zato dokazano najbolja svetska metodologija za upravljanje projektima, sa razlogom kaže da je WBS osnovni element svakog projekta. Work Breakdown Structure (WBS) služi da projekat podelimo na faze, faze na podfaze, podfaze na aktivnosti, a njih na još manje sastavne delove. Znači, preporuka je kompleksne zadatke podeliti na manje aktivnosti. Što su zadaci jasniji, manji, kraći, to ćemo lakše rasporediti ljude, vreme i opremu.
6. Oslanjanje isključivo na Gantt Chart bez dodatnih prikaza
Gantt Chart je koristan, ali nije dovoljan. Ako planiraš resurse samo gledajući barove na Gantu, promaći će ti gomila detalja.
Kako to izbeći?
Koristi i druge prikaze poput:
- Resource Sheet,
- Task Usage,
- Resource Usage i
- Team Planner.
Kombinacija prikaza daje celovitu sliku.
Pravi softver, ali i prava veština
Microsoft Project je jedan od najmoćnijih alata za upravljanje projektima. Ali nije čarobni štapić. Onaj ko ga koristi mora da razume principe planiranja, logiku povezivanja aktivnosti, raspoređivanja resursa, profitabilnost projekta, dinamiku tima… Zato planiranje u MS Projectu ne znači samo da znamo gde se koji taster nalazi, već da znamo da razmišljamo kao projektni menadžer.
Planiranje resursa nije stvar sreće – već znanja
Resursi (ljudi, materijali, podizvođači) su najskuplji deo svakog projekta – zato zaslužuju punu pažnju. Utiču na profitabilnost projekta i vrlo su bitan segment naše obuke Finansije za projektne menadžere.
Kroz pametno planiranje, jasno definisane kalendare, izbegavanje preopterećenja i pravilno korišćenje MS Project opcija, pravimo plan koji nije samo dobar na papiru, već i funkcioniše u praksi. Tako da nam MS Project postaje najbolji saveznik, a ne izvor frustracije.