8 najčešćih izazova na projektima i kako ih izbeći

Izazovi u upravljanju projektima i kako ih izbeći

Menadžeri projekata imaju težak zadatak. Pokušaj da ceo projekat bude organizovan, a da svi budu na istoj strani, može biti izuzetno zahtevan posao. Postoji širok spektar pitanja koja će se pojaviti tokom procesa upravljanja projektima.

Izazovi projektnog menadžmenta

Šta je to najizazovnije u upravljanju projektima, a u vezi sa tim i biti menadžer projekta?

  • Da li je to žongliranje sa više zadataka?
  • Upravljanje očekivanjima zainteresovanih strana?
  • Ili možda kretati se kroz nezgodne situacije?

Jasno je da menadžerima projekata nije lako. Bez obzira koliko dugo se bavite ovim poslom svakodnevno ćete se susretati sa različitim izazovima, jer na kraju krajeva, svaki projekat je drugačiji. Međutim, to ne znači da se kao menadžer projekta morate jednostavno nadati najboljem i očekivati najgore.

Vi imate značajan uticaj na napredovanje vaših projekata.

Naravno, neki izazovi projekta su gotovo neizbežni, ali možete biti spremni na njih. U ovom tekstu govorićemo o nekim uobičajenim izazovima upravljanja projektima i pokazati vam kako ih možete izbeći ili se sa njima uspešno boriti.

Koji su to izazovi na projektu sa kojima se susretne gotovo svaki menadžer projekta?

Dakle, 8 najvećih izazova svakog projekta su:

  • nejasna očekivanja i nedefinisani ciljevi
  • neadekvatni resursi
  • proklizavanje obima projekta
  • nedostatak odgovornosti
  • loša komunikacija
  • rad na većem broju projekata
  • neizvesnost u pogledu napretka projekta
  • loše upravljanje rizicima

Sada ćemo se pozabaviti svakim od ovih izazova i načinima kako ga možemo smanjiti, odnosno rešiti.

I – Nejasna očekivanja i nedefinisani ciljevi

Ovde govorimo o vašim očekivanjima od članova projektnog tima, ali i o očekivanjima zainteresovanih strana u vezi sa radom tima. Iako se ova dva slučaja malo razlikuju, možete koristiti slične strategije za rešavanje oba izazova.

Kada su u pitanju vaši klijenti, uverite se da razumete osnovni poslovni cilj projekta. Ne bojite se da postavite pitanja koja su vam potrebna da biste u potpunosti razumeli njihova očekivanja. Dva ključna pitanja su:

  • Šta klijent želi postići?
  • Kako će mu ovaj projekat pomoći da postigne taj cilj?

Loše definisani ciljevi projekta mogu biti kobni za vašu sposobnost uspeha. Bez jasnih ciljeva, ceo projekat ali i vaš projektni tim će trpeti.

U stvari, nedostatak jasnih ciljeva stoji iza 37% neuspeha projekta.

Ako vi i vaš tim niste sigurni šta možete očekivati od projekta, svi će biti zbunjeni a uspeh projekta se u startu dovodi u pitanje. To će dovesti i do gubljenja dragocenog vremena, energije i resursa koji su mogli biti uloženi u bolje planiranje projekta.

Šta možete da uradite?

Pa, ovo je prilično očigledno, postavite jasne ciljeve. Preciznije, pre početka bilo kog projekta, morate da napravite pisani plan projekta. Ovo bi trebalo da bude mapa puta svega što treba da se uradi, kao i koje je vaše odredište na tom putu. Kada napravite plan, organizujte početni sastanak sa svima u timu. Uverite se da svi znaju šta treba da se dogodi tokom projekta, koje su njihove uloge i odgovornosti na projektu. Na ovaj način možete izbeći zabunu, a podstaći i motivisati timski rad što će vas dovesti do uspešne realizacije projekta.

II – Neadekvatni resursi

Izazovi vezani za resurse u projektima mogu imati ozbiljne posledice. Na kraju krajeva, potrebni su vam kompetentni ljudi da biste oživeli svoj projekat. Problemi ovde mogu početi već u fazi planiranja projekta kada želite da sastavite tim. Ako vaša kompanija ne koristi kalendar resursa za upravljanje svim zaposlenima, možda će vam biti veoma teško da identifikujete odgovarajuće resurse za pridruživanje projektnom timu.

U idealnom slučaju, želeli biste da tražite, na primer, određene veštine u resursnom fondu vaše kompanije. Naravno, morate se pobrinuti i da ljudi koje želite u svom timu budu na raspolaganju za rad u određenom vremenskom okviru.

Šta možete da uradite?

Ovde vam kalendar resursa dosta može pomoći. Uvid u kapacitete i dostupnost vaših resursa vitalni je element upravljanja rizikom projekta. Na primer, ako jedan od članova vašeg tima postane nedostupan zbog nepredviđenih okolnosti, moći ćete brže da pronađete odgovarajuću zamenu.

III – Proklizavanje obima projekta

Kada pitate menadžere projekata o izazovima upravljanja projektima, klizanje obima će se verovatno pojaviti na vrhu njihovih lista. To je prilično česta pojava i dešava se kada obim projekta nekontrolisano raste. To može biti uzrokovano loše definisanim obimom projekta, pritiscima od strane stakeholder-a (zainteresovanih strana) ili nedostatkom definisanog procesa upravljanja promenama. Na sreću, kao menadžer projekta, imate nekoliko strategija za upravljanje obimom projekta. Sve počinje dobro definisanim aktivnostima i resursima potrebnim za obavljanje projektnih aktivnosti, odnosno dobro pripremljenim obimom posla. Kada definišete i potvrdite sve zahteve projekta, znate koje su to aktivnosti koje treba obaviti na projektu i kojim resursima raspolažete, možete biti sigurni da ste dobro definisali obim projekta.

Bez obzira na to koliko je vaš plan detaljan, do promene obima projekta verovatno će u nekom trenutku doći. To je stvar koja se prirodno javlja tokom projekta. Možda klijent želi da doda novu aktivnost ili član tima misli da ima vremena da doda nešto novo. Na kraju se dovoljno ovih situacija nagomila do te mere da je projekat dvostruko veći od prvobitne veličine a i četiri puta komplikovaniji. Možete imati i situaciju da klijent ne zna kako da definiše ono što traži u projektu, pa će fraza „Znaću to kada budem video“ značiti i da je puzanje obima pa gotovo neizbežno.

Proklizavanje obima projekta

Šta možete da uradite?

Kada planirate projekat, morate zakazati i opisati svaki korak. Trebalo bi da svaku aktivnost i zahtev mapirate daleko unapred. Potrebno je da izgradite aktivnosti oko ciljeva vašeg projekta i razmislite o svom budžetu, vremenu i radnoj snazi. Dok to radite, pokušajte da predvidite sve oblasti u kojima bi moglo doći do promena. Iako ne možete u potpunosti izbeći puzanje obima, možete ga donekle ublažiti. Takođe, potrudite se i da sve dokumentujete. Ovo uključuje svu komunikaciju između vas i vašeg klijenta. Praćenje te komunikacije na dokumentovan način može vam pomoći da zadržite kontrolu nad zahtevima zlijenata i shodno tome prilagodite plan.

IV – Nedostatak odgovornosti

Kada je u pitanju upravljanje projektima, odgovornost je kada je svaki član zauzet svojim poslom i maksimalno se trudi da ispuni svoju ulogu. Efikasan projektni tim je onaj u kome su svi u potpunosti odgovorni. Tužna stvarnost je da je samo 33% radnika angažovano na poslu. Zato veliki i ozbiljan deo posla menadžera projekata je da drži članove tima odgovornim za posao koji se od njih očekuje. Može biti teško pratiti svako radno opterećenje. Pobrinuti se da svi završe svoje dnevne zadatke je takođe veliki napor. Ali, uspešni menadžeri projekta imaju potrebne veštine i umeća da svoj tim motivišu i usmere ka ostvarenju zajedničkih ciljeva.

Šta možete da uradite?

Jedan od najlakših načina za povećanje odgovornosti je korišćenje sistema za upravljanje projektima. Ovo vam omogućava da kreirate i dodeljujete zadatke članovima tima. Na ovaj način sistem automatski prati šta rade članovi tima i obaveštava vas da li rade ili ne rade svoj posao. Još jedna stvar koju možete učiniti je da zatražite od svog tima da prati svoje radno vreme i angažovanje. Bilo da se radi o dnevnom ili nedeljnom izveštavanju, dobro je da imate uvid u ono što su radili i koliko dugo su to radili. Iako vam ovo može oduzeti neko izvesno vreme za pregled, može i pomoći u uspostavljanju atmosfere odgovornosti i atmosfere angažmana. Naravno, kada se postigne nivo da je svakodnevna interna komunikacija dobra i da su svi članovi tima motivisani i okupljeni oko zajedničkog cilja odgovornost dostiže zavidni nivo i bez strogih i svakodnevnih kontrola od strane menadžera projekta.

V – Loša komunikacija

Menadžeri projekata moraju efikasno komunicirati sa članovima svog projektnog tima, ali i sa klijentima, drugim zainteresovanim stranama i top menadžmentom. Svaka od ovih strana može zahtevati drugačiji stil komunikacije i različite kanale za prenos informacija. Imperativ je da menadžer projekta napravi plan komunikacije i podeli ga sa svima koji su uključeni u rad na projektu. Definišite komunikacione kanale, postavite neka pravila u vezi sa izveštavanjem o napretku projekta i, što je važno, izbegavajte neefikasne sastanke. Sve vam ovo može pomoći u održavanju pravog nivoa transparentnosti projekta i izbegavanju izazova po pitanju komunikacije na vašim projektima.

Pogrešna komunikacija može dovesti do kašnjenja, što dovodi do propuštanja rokova i na kraju do neuspešnih projekata. Svi u projektnom timu moraju efikasno komunicirati jedni sa drugima. Sva komunikacija u vezi projekta treba da bude jasna i otvorena. Ohrabrite ljude da postavljaju pitanja i traže objašnjenja.

Šta možete da uradite?

Upravljajte komunikacijom na projektu tako što ćete prvo da napravite plan komunikacije. Ovo je propisani skup uputstava o tome kako ljudi treba da međusobno komuniciraju. Trebalo bi da sadrži ko koga i o čemu izveštava, koga treba konsultovati o kojim temama i koliko često ljudi treba da međusobno komuniciraju.

Vaš tim takođe treba da koristi efikasne komunikacione alate koji mogu pomoći u stvaranju komunikacionih kanala koji omogućavaju svima da se angažuju i sarađuju. Na ovaj način možete imati svu svoju komunikaciju na jednom mestu, tako da se kasnije može arhivirati i referencirati ako se pojavi potreba za tim.

VI – Rad na većem broju projekata

Jasno je da ova vrsta problema u upravljanju projektom može brzo dovesti do isklizavanja iz čitavog projekta. Kada je vaša kompanija odgovorna za veći broj projekata odjednom, može lako doći do neusaglašavanja i „sukoba“ oko zakazivanja projekata.

Problem koji se najčešće javlja u takvim situacijama je neusklađivanje projekata sa raspoloživim resursima. Šta ako se ispostavi da jedan od ključnih članova vašeg projektnog tima koristi godišnji odmor i da to niste uzeli u obzir prilikom planiranja rasporeda? Ili da su ključni članovi tima u isto vreme angažovani na dva različita projekta?

Šta možete da uradite?

Jasno je da izbegavanje sukoba oko zakazivanja većeg broja projekata može biti veoma izazovan posao, ali je moguće. Najvažnije je dati svim menadžerima projekta uvid u raspored svakog projekta i dostupnost resursa. Sa tim informacijama, manje je verovatno da će se dogoditi problemi sa zakazivanjem. Planer kalendara na mreži i zajednička baza resursa možete koristiti za zakazivanje više projekata bez preklapanja.

VII – Neizvesnost u pogledu napretka projekta

Svaki menadžer projekta mora biti u stanju da prati status projekta. Praćenje statusa projekta ima nekoliko prednosti:

  • u svakom trenutku znate kako stojite sa rokovima,
  • možete da kontrolišete i pratite šta je sa budžetom,
  • možete proveriti opterećenje vašeg projektnog tima i
  • potencijalno identifikovati oblasti poboljšanja.

Ako znate kako stojite sa projektom, možete donositi odluke o upravljanju projektima zasnovane na podacima. Takođe možete brže reagovati kada stvari ne idu po planu.

Šta možete da uradite?

Postoji mnogo različitih načina na koje možete meriti napredak vašeg projekta. U svakom slučaju poželjno je pratiti sledeće pokazatelje:

Budžet – provera koliko se brzo troši budžet dragocena je za menadžere projekata, jer vam daje mogućnost da brzo proverite da li je projekat na pravom putu. Potrebno je redovno pratiti da li i na kojim aktivnostima je došlo do odstupanja troškova u odnosu na planirane. Redovnim praćenjem budžeta moguće je preduzeti i određene mere kako bi se ispoštovao planirani i raspoloživi budžet za projekat.

Radni sati angažovanih resursa na projektu – upoređivanje planiranih radnih sati sa stvarnim vremenom angažovanja vaših zaposlenih na projektu  odličan je način za rano otkrivanje potencijalnih problema.

Korišćenje resursa – omogućava vam da procenite opterećenje članova vašeg tima. Odnosno da znate ko je od članova tima i u kom trenutku na projektu možda preopterećen dok sa druge strane postoje članovi tima sa nedovoljnim angažovanjem. Ovo vam daje mogućnost preraspodele posla i optimalne iskorićenosti radnih sati.

Vreme – naravno potrebno je pratiti trajanje aktivnosti kao i datume početka i završetka projektnih aktivnosti, stalnom kontrolom i poređenjem u odnosu na planirno trajanje, planirani početak i završetak za svaku aktivnost. Jedino na taj način, znaćete kada treba reagovati i koje preventivne ili korektivne akcije preduzeti da projekat vratite na pravi put i završite na vreme.

Za praćenje troškova, radnih sati i trajanja aktivnosti pa i celog projekta u realnom vremenu, u velikoj meri vam može pomoći neki od specijalizovanih softvera za upravljanje projektima kao što su MS Project, Oracle Primavera ili Jira.

VIII – Loše upravljanje rizicima

Upravljanje rizicima je kritičan deo projektnog menadžmenta i sa tim u vezi treba mu najozbiljnije pristupiti. Zato je važno biti u stanju predvideti probleme i pripremiti se za njih pre nego što nastanu. Ti problemi mogu nastati na brojnim mestima, ali neuspeh u njihovom adekvatnom predviđanju može potencijalno izazvati propast projekta.

Šta možete da uradite?

Nije baš najrealnije da ćete moći da predvidite svaki rizik. Usredsredite se na ono što možete predvideti i od toga počnite sa planiranjem. Tačno opišite sve potencijalne rizike. Razmislite o njima i pokušajte da utvrdite koji mogu biti njihovi mogući ishodi. Da biste to uradili, morate razumeti ključne faktore vašeg projekta koji određuju njegov uspeh ili neuspeh.

Pogledajte bilo koje mesto gde bi nešto moglo poći po zlu i dajte predlog rešenja za te nepredviđene situacije. Bavite se rizicima na projektu kao bilo kojim drugim aspektom projekta. Dakle, važno je da:

  • kreirate plana za upravljanje rizicima
  • identifikujete rizike na projektu
  • bavite se analizom rizika
  • planirate strategije odgovora na rizike
  • kontrolišete rizike

Rizike na projektu izdvojili smo kao važnu i osetljivu oblast upravljanja projektima i posebno smo joj posvetili značaj kroz našu obuku za upravljanje rizicima.

Kao što smo već na početku rekli, upravljanje projektima može biti vrlo izazovno. Pitanja koja se pojavljuju usput mogu izgledati gotovo nepremostiva. Međutim, koristeći savete koje smo ovde dali i pravu metodologiju za upravljanje projektima možete vrlo uspešno prevazići sve izazove sa kojima se susrećete u projektnom menadžmentu.

Srodne teme:


OBUKA ZA UPRAVLJANJE PROJEKTIMA


Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *