Identifikacija rizika na projektu
Savremene kompanije se svakodnevno suočavaju sa različitim rizicima u toku upravljanja projektima. Efikasno upravljanje rizikom na projektu uključuje pripremu za pretnju pre nego što se ona dogodi. Profesionalci koji su zainteresovani da prepoznaju i ublaže rizike, shvataju značaj efikasnog upravljanja rizicima. Naš cilj je minimiziranje uticaja pretnji kada i ukoliko se one pojave.
Upravljanje rizikom na projektu se sastoji iz sledećih koraka:
- Planiranje rizika
- Identifikacija rizika – upisivanje u registar rizika
- Kvalitativna analiza rizika
- Kvantitativna analiza rizika
- Planiranje odgovora (strategije) na pojavu rizika
- Implementacija strategije
- Kontrola rizika
Upravljanje rizikom započinje procesom planiranja, odnosno identifikacije rizika. Identifikacija rizika omogućava kompanijama da razviju planove za smanjenje štetnih događaja pre nego što nastanu.
Identifikacija rizika je proces popisa potencijalnih rizika projekta i njihovih karakteristika.
Rezultati identifikacije rizika se obično dokumentuju u registru rizika koji uključuje listu identifikovanih rizika zajedno sa njihovim izvorima, potencijalnim odgovorima na rizik i kategorijama rizika. Deset identifikovanih rizika sa najvećim prioritetom ulaze u plan rizika.
Ove informacije se koriste za analizu rizika, što će zauzvrat podržati stvaranje reakcija na rizik, odnosno startegije preventivnog delovanja. Identifikovani rizici takođe mogu biti predstavljeni u hijerarhijskoj strukturi koja se koristi za kategorizaciju potencijalnih rizika projekata prema izvorima.
Ko učestvuje u identifikaciji rizika?
Učesnici u aktivnostima identifikacije rizika su:
- menadžer projekta,
- članovi projektnog tima,
- tim za upravljanje rizikom (ako je identifikovan),
- stručnjaci za teme izvan projektnog tima,
- kupci,
- krajnji korisnici,
- drugi rukovodioci projekata,
- zainteresovane strane i
- stručnjaci za upravljanje rizikom.
Poželjno je, dakle, da imamo što više identifikovanih rizika u čemu će nam pomoći što veći broj učesnika. U procesu identifikacije rizika treba da učestvuju i sve osobe koje su učestvovale na sličnim projektima jer će njihovo iskustvo prilično pomoći realizaciji novog projekta. Tačnije, lako će prepoznati slične rizike sa njihovim projektom.
Kada je pravo vreme baviti se identifikacijom rizika?
Iako se glavni posao na identifikaciji rizika obično obavlja na početku projekta, važno je zapamtiti da je identifikacija rizika proces koji se ponavlja. Novi rizici se mogu identifikovati tokom čitavog životnog ciklusa projekta kao rezultat unutrašnjih ili spoljnih promena na projektu. Ako želite da poboljšate svoje upravljaje rizicima potrebno je da identifikujte rizike:
- Rano u projektu
- Na iterativni način
- U određenom vremenskom periodu, kao što je recimo na nedeljnom ili dvonedeljnom nivou
- Kada se vrši kontrola promena
- Kada se postignu glavni događaji
Načini za prepoznavanje projektnih rizika
Postoje brojni načini za prepoznavanje rizika. Menadžeri projekata mogu da koriste kombinaciju ovih tehnika. Na primer, projektni tim može pregledati kontrolnu listu na jednom od svojih nedeljnih sastanaka i pregledati pretpostavke na narednom sastanku. Svi identifikovani rizici treba da budu dokumentovani u registru projektnih rizika.
9 tehnika za identifikaciju rizika
Evo nekih efikasnih tehnika identifikacije rizika.
1.Pregled dokumentacije
Standardna praksa za prepoznavanje rizika je pregled dokumenata koji se odnose na projekte koji su već završeni. Ako je projekat koji radimo slične prirode nekom prethodnom, onda dokumentacija iz prethodnog projekta može biti od koristi. Istorijske informacije, planovi, ugovori, procena trajanja aktivnosti, troškova, potrebnih resursa i sličnih stvari može biti od velike koristi pri daljoj identifikaciji rizika. Korišćenje dokumentacije iz prethodnih projekata je odlično početno mesto za identifikaciju rizika.
Projekti su često dovoljno slični tako da mnogi rizici koji pripadaju jednom projektu vrlo verovatno će se odnositi i na drugi. Tačnost postojeće dokumentacije obično je prilično visoka i prilično detaljna. Pored toga, izazovi koji su se pojavili u prethodnom projektu, biće veliki izvor za identifikaciju rizika koji bi se mogli pojaviti u novom projektu. Te izazove mora da identifikujemo kao potencijalne rizike. Naravno, mnogo pre nego što se pojave i da odredimo kako ih najbolje ublažiti. Ublažavanje ovih vrsta rizika može od samog početka dati veliki podsticaj novom projektu. I može povećati verovatnoću da novi projekat bude uspešan.
Tehnike prikupljanja informacija
2.Intervjui
Intervju sa iskusno odabranim ključnim zainteresovanim stranama na projektu može doprineti vrlo uspešnom identifikovanju rizika. Potrebno je da dobro isplanirate intervjue, definišite konkretna pitanja, a zatim i dokumentujte rezultate intervjua. Možda je ovo najjednostavniji i najbrži način prepoznavanja rizika, a neka od jednostavnih i otvorenih pitanja koja možete postaviti su:
- Šta bi moglo poći po zlu?
- Šta bi moglo sprečiti da se ovo desi?
- Šta nam može naštetiti?
- Koji je najgori scenario?
- Sa kojim pretnjama se suočavamo?
- Koje rešenja možemo da nađemo?
3.Brainstorming tehnika
Brainstorming – grupna razmena ideja, nije ni najcelovitija ni najefikasnija tehnika za prepoznavanje rizika. Međutim, većina menadžera projekata i članova tima upoznati su sa procesom, jer je dovoljno generički da se može koristiti u većini situacija za rešavanje problema.
Brainstorming uključuje učesnike koji slobodno razmenjuju ideje koje se odnose na određenu temu, u ovom slučaju na identifikaciju rizika. Rezultati se obično dokumentuju radi kasnijeg određivanja prioriteta i pregleda od strane menadžera projekta. Pitanja o brainstormingu dobro je isplanirati unapred. Evo nekih pitanja koja vam mogu koristiti.
- Koji su najznačajniji rizici u vezi sa vremenskim rasporedom, budžetom, kvalitetom ili obimom projekta?
- Koji su najznačajniji rizici u vezi sa zadacima kao što su zahtevi, kodiranje, testiranje, obuka, primena?
4.Delfi tehika
Delfi tehnika identifikacije rizika oslanja se na stručnjake koji pružaju informacije o rizicima projekata. Tim stručnjaka se konsultuje anonimno. Stručnjacima se šalje lista potrebnih informacija, sastavljaju se odgovori i rezultati se šalju na dalji pregled dok se ne postigne konsenzus. Ova tehnika pomaže u smanjenju pristrasnosti i preteranog uticaja pojedinca na izlaz.
Delfi tehnika u osnovi uključuje postupak pitanja, odgovora i praćenja, omogućavajući menadžeru projekta da precizira odgovore stručnjaka/eksperata i umanji neslaganje između različitih eksperata na projektu. Ključno za ovaj proces je identifikacija stručnjaka i defnisanje pitanja koja će se postavljati stručnjacima. Jednom kada su pitanja formulisana, ona se šalju svakom pojedinačnom stručnjaku na odgovor. Uloga projektnog menadžera je da identifikuje zajedničke i specifične brige svakog od stručnjaka. Odgovori stručnjaka se preformulišu i ponovo šalju svakom od stručnjaka na dalje komentare.
5.Crawford Slip tehnika
Crawford slip je tehnika za prikupljanje podataka o identifikaciji rizika. Prednost ove metode je velika količina podataka koja se može prikupiti iz različitih izvora u relativno kratkom vremenu. Proces je takođe anoniman što oslobađa učesnike da daju iskrene odgovore bez straha ili predrasuda. Proces uključuje članove tima koji dokumentuju odgovore na određeno pitanje ili pretpostavku. Svi učesnici odgovaraju na isto pitanje ili pretpostavku 10 puta (mnogi menadžeri projekata će to skratiti na 5) kako bi izvukli što veću količinu informacija. Rezultati se zatim upoređuju, bilo od strane tima u celini (kao dela strategije za procenu uticaja), ili od strane menadžera projekta.
6.Analiza kontrolne liste
Moguće je da vaša kompanija ima listu najčešćih rizika koja je razvijena na osnovu informacija i iskustava sa ranijih projekata. Ukoliko to nije slučaj možda ćete želeti da napravite takvu listu. Nakon svakog projekta treba izvršiti naknadni pregled gde ćete „uhvatiti“ najznačajnije rizike. Ova lista se može koristiti za naredne projekte, uz podsećanje da su ovi spiskovi sjajni, ali nijedan spisak ne sadrži apsolutno sve moguće rizike.
7.Analiza pretpostavki
Identifikacija različitih pretpostavki projekta i utvrđivanje njihove važnosti, pomaže u identifikaciji rizika za projekat. Korpus znanja o upravljanju projektima (PMBOK) definiše pretpostavke kao „faktore koji se smatraju istinitim, stvarnim ili određenim bez dokaza ili demonstracije“. Pretpostavke su izvori rizika. Menadžeri projekata trebalo bi da sa zainteresovanim stranama utvrde kakve pretpostavke postoje u konkretnom projektu. Zatim da dokumentuju ove pretpostavke i sa njima povezane rizike.
8.Analiza porekla uzroka
Poreklo uzroka određuju se za utvrđene rizike. Ovi osnovni uzroci se dalje koriste za identifikaciju dodatnih rizika.
9.Dijagrami uzroka i posledica
Dijagrami uzroka i posledica su snažni alati u identifikaciji rizika. Menadžer projekta može koristiti ovu jednostavnu metodu kako bi mu pomogla da identifikuje uzroke, odnosno činjenice koje dovode do rizika. A ako se dovoljno bavimo uzrocima, rizike možemo umanjiti ili ukloniti.
ZAKLJUČAK
Identifikacija rizika na projektu je iterativni proces, koji treba redovno sprovoditi. Rizici moraju biti jasno definisani i dokumentovani.
U suprotnom, ne može se razumeti precizna priroda rizika, što otežava njihovo ublažavanje i kontrolu. Primeri jasno definisanih rizika koji se mogu naći na svakom projektu su:
- Prekoračenje troškova
- Prekoračenje plana
- Nizak kvalitet
- Smanjena funkcionalnost
Bez identifikovanja rizika, projekt menadžer ne može uspešno realizovati projekat. Minimiziranjem ili čak eliminacijom rizika, upravljanje projektom postaje lakše, a sam projekat ima veću šansu za uspešnu realizaciju. Zato je upravljanje rizicima neophodan deo svakog projekta.
Srodne teme: