10 pravila uspešne komunikacije

Komunikacija

Efikasna komunikacija od suštinskog je značaja za dugoročni uspeh bilo kog projekta, odnosno bilo kog posla. Bez dobre komunikacije, timski rad se neće dogoditi, a odnosi sa klijentima će se pokvariti, projekat će se neuspešno završiti. Dobra komunikacija, kao jedna od važnih menadžerskih veština, je osnova uspešne poslovne saradnje, ali i opšteg razumevanja i dobrog odnosa među ljudima. Dobra komunikacija je i osnova zadovoljne porodice.

U suprotnom, loša komunikacija može izazvati stres, konflikt, anksioznost, frustraciju i neusklađena očekivanja kako na poslu, tako i u privatnom životu.

Kako možemo znati da efikasno komuniciramo?

Siguran znak dobre komunikacije je potvrda da je naša poruka primljena na način na koji je i namenjena. Ovih 10 pravila će vam omogućiti da poboljšate svoju komunikaciju.

1. Definišite svoje misli

Definisati i organizovati misli znači razmisliti o nečemu pre nego što bude izgovoreno.

Iako nam je ovo dobro poznato još iz perioda detijstva, kao odrasli ljudi često zaboravimo da znanje sprovedemo u delo. Definisanje misli pre nego što su izrečene najvažnije je pravilo za uspeh svake komunikacije. To čini razgovor specifičnim i orijentisanim na rezultate. Reči koje jednom budu izgovorene, ne mogu se vratiti. Pogrešno odabrane reči i izgovorene rečenice dovode do neprijatnih situacija. Izbegnite ovakve situacije organizovanjem svojih misli. Ovo prisustvo uma je prvi korak koji vodi ka efikasnoj komunikaciji.

2. Pažljivo saslušajte sagovorika

Dobra komunikacija podrazumeva dve nerazdvojive stvari, a to su slušanje i razgovor. Zvuči prilično jednostavno, ali mnogi od nas često zaborave da dobra komunikacija uključuje upravo i aktivno slušanje.

Čak se može tvrditi da je slušanje važnije od samog govora. Kako možete znati šta da kažete ako prvo ne znate šta muči vašeg sagovornika ili koje su njegove potrebe ili njegovi zahtevi i očekivanja?

Komunikacija je dinamičan i interaktivni proces. Za uspešnu komunikaciju je veoma važno da svom sagovorniku pokažete da umete da ga saslušate. Ako ne odajete utisak osobe koja sluša i čuje ono što drugi govore, vaši sagovornici mogu izgubiti samopouzdanje u ono što govore misleći da niste zainteresovani za razgovor sa njima. To svakako nije ono što želite. Sigurno je da ne želite da se ljudi zbog vas osećaju loše, a ne želite ni da propustite možda važne informacije koje ljudi otkriju tek kada se nađu u zoni komfora.

Kako ćete pokazati da umete da saslušate?

Neke uobičajene i korisne strategije uključuju držanje „otvorenog“ tela, uspostavljanje kontakta očima, klimanje glavom, postavljanje pitanja koja će pokazati vaše interesovaje za temu o kojoj razgovarate…

3. Budite svesni svojih neverbalnih signala

Da li ste znali da se naša komunikacija dešava  i neverbalnim signalima? Poruka koju prenosite svojim gestom, govorom tela i izrazima lica igra ogromnu ulogu u odgovoru koji dobijete. Iz tog razloga, vaše verbalne i neverbalne poruke moraju biti dosledne. U suprotnom, može se desiti da šaljete zbunjujuće signale i nećete postići rezultat kakav želite.

4. Pokažite razumevanje

Uspeh vaših komunikacijskih veština će se povećati ako počnete saosećati sa drugima. Pokušajte da razumete gledište drugih, naročito kada se ne slažete sa njima. Prilikom komunikacije važno je da pokažete empatiju i razumevanje. Budite stvarno prisutni tokom razgovora i pokažite svom sagovorniku da do vas dopire ono o čemu se govori, pa čak često, i ono što se ne izgovara ali se pokušava reći. Postavljajte pitanja i pružite povratne informacije.

5. Poštujte svog sagovorika

Jednostavna smernica za uspešnu komunikaciju je poštovanje.

Moramo da podarimo jednak značaj ideji druge osobe. Sumnja u kvalitet, sposobnosti ili profesionalizam drugih vodi samo do psihološke barijere koja sprečava efikasnost naših komunikacijskih veština.

6. Priznajte ako ste pogrešili

Prihvatite svoju grešku umesto da raspravljate o tome. Ako ste nekoga povredili, iako nenamerno, prihvatite svoju grešku. Jednom kada se odgovornost prihvati, počinje efikasna komunikacija.

To što ćete svojim rečima povrediti nekoga ne vodi vas nigde, u stvari to samo čini situaciju stresnom. Sa druge strane ako ste pogrešili i prihvatite svoju grešku izgradićete snažne veze i dobar odnos, dva veoma važna elementa efikasne komunikacije.

7. Budite otvoreni i pozitivni

Uspeh ne daje prednost ljudima na osnovu obrazovanja, iskustva, starosti ili bilo koje druge fizičke osobine. Uspeh favorizuje ljude koji imaju pozitivan stav. Uspeh u bilo čemu, uključujući i efikasne komunikacijske veštine može se postići održavanjem pozitivnog stava.

8. Prenosite poruke na jasan i efikasan način

Ako o nečemu govorite i sa nekim razgovarate, onda bi to trebalo biti što jasnije i sažetije. Ako ljudi steknu osećaj da ste zbunjeni, da je vaša poruka konfuzna ili da samo koristite mali razgovor za popunjavanje vremena, oni se mogu isključiti. Takođe, kada se radi o poslu mogu vas doživeti kao nekog sa kim samo gube vreme što može biti i razlog da izbegnu saradnju sa vašom kompanijom.

Ključno je da se uverite da stvarno imate šta reći pre nego započnete razgovor na određenu temu. Vaš cilj u komunikaciji je prenošenje poruke i stvaranje određenog odgovora. Jednostavno naglasite svoje ključne tačke i direktno odgovorite na pitanja.

9. Recite pravim ljudima prave stvari

Ovo je ključno, posebno ako govorimo o komunikaciji na poslu. Ne treba praviti „favorite za komunikaciju“ gde prvo delite vesti sa odabranom nekolicinom. To može stvoriti nepoverenje i nedostatak vernosti. Takođe, nemojte da razgovarate sa jednim zeposlenim o greškama ili slabostima drugog, posebno ako on nije prisutan.

10. Nemojte u razgovoru davati polovične informacije

Kada razgovarate i delite informacije sa drugima, trudite se da ne budete nedorečeni. Bolje je ne reći ništa, ako ne želite, nego nekom dati polovične ili neproverene informacije. Ako niste spremni da ispričate celu priču, nemojte o tome ni govoriti. U suprotnom ostavljate prostor svojim sagovornicima da sami stvaraju svoju percepciju nekog događaja, improvizujući informacije koje im nedostaju. To svakako nije dobro za uspešnu komunikaciju.

Unapređenje veština komunikacije zahteva vreme i trud. Budite fokusirani i održavajte pozitivan pristup. Velike su šanse da ako uložite samo mali napor, možete naučiti da se fokusirate na to kako možete pomoći ljudima da dobiju više od onoga što žele, a istovremeno i da vi dobijete više od onoga što želite. Dobra komunikacija se odnosi na sve. Otvorenost za potrebe i perspektive drugih nije samo zdraviji način života, već pomaže postizanje boljih rezultata kako u životu tako i na projektima.

Komunikacija kao ključni element upravljanja projektima

Sve ova pravila za uspešnu komunikaciju vam mogu pomoći da bolje vodite projekte jer upravljanje projektima predstavlja kompleksan proces koji zahteva efikasnu komunikaciju. Stoga je važno da menadžeri projekata prepoznaju značaj komunikacije i aktivno je integrišu u sve faze projektnog ciklusa kako bi osigurali uspešan ishod. Komunikacija ne samo da se smatra sastavnim delom ovog procesa, već je i ključni element koji može odrediti uspeh ili neuspeh projekta.

Naravno, komunikacija nije jednosmerni proces. Menadžeri projekata ne samo da treba da budu efikasni u prenošenju informacija, već i u slušanju i razumevanju potreba i zabrinutosti članova tima, klijenata i drugih relevantnih aktera. Otvoreno pristupanje povratnoj informaciji i brzo reagovanje na povratne informacije ključno je za održavanje pozitivnih odnosa i poverenja među svim učesnicima projekta.

Bez jasne i efektivne komunikacije između svih uključenih strana, projekti su izloženi rizicima od nesporazuma, kašnjenja, budžetskih prekoračenja i neispunjenih očekivanja.

Zato je od važnosti istražiti značaj komunikacije u upravljanju projektima i kako je integrisati u svaku fazu projektnog ciklusa.

Komunikacija tokom planiranja projekta

Prvo i najvažnije, komunikacija je od suštinskog značaja tokom planiranja projekta. U ovoj fazi, menadžeri projekata treba da uspostave jasne kanale komunikacije između članova tima, nadređenih, klijenata i ostalih relevantnih strana. Definisanje očekivanja, ciljeva i uloga svakog učesnika, kao i uspostavljanje redovnih sastanaka i izveštavanja, ključno je za postavljanje temelja za uspešnu realizaciju projekta.

Komunikacija tokom realizacije i kontrole projekta

Tokom izvršenja projekta, kontinuirana komunikacija postaje još važnija. Redovni sastanci tima, izveštavanje o napretku i rešavanje problema u realnom vremenu su ključni za održavanje projekta na pravom putu. Otvorena komunikacija takođe omogućava identifikaciju potencijalnih problema ili izazova pre nego što postanu ozbiljni, omogućavajući timu da preduzme adekvatne mere kako bi ih prevazišao.

Komunikacija tokom zatvaranja projekta

Naravno, ne smemo zanemariti ni završnu fazu projekta. Komunikacija u ovoj fazi može obuhvatiti prezentaciju rezultata klijentima, pružanje obuke osoblju ili dokumentovanje ključnih saznanja (naučenih lekcija) za buduće projekte. Ovaj završni deo komunikacije može značajno uticati na percepciju klijenta o kvalitetu isporučenog proizvoda ili usluge, stoga je važno da bude pažljivo vođen.

Značaj komunikacije

Poslodavci sve više cene soft veštine, odnosno organizacione ili menadžerske veštine. Podjednako kao i tehničke veštine, možda čak i više. Svakako jedna od najvažnijih je upravo ova o kojoj smi pričali – veština komunikacije. Bez sposobnosti da jasno komuniciramo sa kolegama, nadređenima, klijentima i drugim relevantnim stranama, teško je razviti druge soft veštine kao što su liderstvo, timski rad ili rešavanje problema. Zato svom timu otvoreno kažite šta dobro rade i kako mogu da postanu još bolji i uspešniji tim.

Ako želite da budete da dodatno razvijete svoje “meke veštine”, vidimo se na obuci za soft skills projektnog menadžera ili kako voditi projektni tim.

Šta ćete naučiti na ovoj obuci?

Obuka za soft veštine uključuje različite aspekte komunikacije, uključujući verbalnu i neverbalnu komunikaciju, aktivno slušanje, postavljanje pitanja, davanje povratnih informacija i rešavanje konflikata. Kroz interaktivne vežbe, polaznici obuke imaju priliku da praktikuju ove veštine u realnim situacijama i steknu samopouzdanje u svoje komunikacione sposobnosti.

SRODNE TEME:


Obuka za soft skills ili kako voditi projektni tim