Zamisli sledeću situaciju: krećeš u novi projekat, pun entuzijazma, vizije i želje za uspehom, sanjaš pozitivni ishod i uspešnu realizaciju projekta. Međutim, kako vreme prolazi, shvataš da postavljeni ciljevi deluju nedostižno, tim se suočava sa preprekama a plan koji je delovao besprekorno sada izgleda neizvodljivo. Zvuči poznato?
Jedan od najčešćih razloga za neuspeh projekata je upravo loše postavljanje ciljeva i loše planiranje projekta. Nejasni, preambiciozni ili nerealni ciljevi vode ka frustraciji, promašenim rokovima i iscrpljenom timu, koji na kraju gubi motivaciju i svaljulje krivicu sa jednog člana na drugog.
Šta su ciljevi projekta?
Ciljevi projekta su specifični ciljevi, svojstveni konkretnom projektu koji mogu biti različiti u zavisnosti od projekta i koje projekat ima za cilj da postigne.
Ciljevi su kamen temeljac za planiranje budućih aktivnosti, načina njihove realizacije jer daju projektu jasan pravac i svrhu. Ciljeve koje postavljaš treba da budu realistični i dostižni. Realizam se sastoji u tome da što realnije proceniš kapacitete resursa bilo da su oni ljudski, materijalni, tehnološki ili da realno proceniš vreme. Dostižni ciljevi su oni koji su mogući i ostvarivi spram resursa kojima raspolažete i zadatih vremenskih okvira za konkretni projekat.
Ciljevi konkretnog projekta treba da budu uskladjeni sa širim ciljevima kompanije, doprinoseći tako realizaciji misije i vizije kompanije.
Postavljanje realnih vremenskih ovira u kojima projekat mora biti realizovan, i realno planiranje raspoloživih resursa koji rade na njegovom ostvarenju je polazna tačka u planiranju koja garantuje uspešno ostvarenje ciljeva na kraju. Ukoliko rapolažeš ograničenim resursima ciljeve i obim projekta treba uskladiti sa tim.
Zašto su realni ciljevi ključni za uspeh projekta?
Pre nego što pređemo na konkretne metode, hajde da razjasnimo zašto su realni ciljevi toliko važni. Kada su to ciljevi jasno definisani i realni:
- Tim zna tačno šta se od njega očekuje. Nema nejasnih zadataka i ciljeva.
- Resursi se efikasnije koriste. Realni kapacitet resursa neophodan za ostvarenje postavljenih ciljeva.
- Manje je verovatnoće da dođe do odlaganja i nepredviđenih problema.
- Povećava se motivacija i produktivnost. Kada se ciljevi ostvaruju i aktivnosti realizuju po planu to deluje kao podstrek i smernica članovima tima da se kreću pravim putem.
SMART metodologija kao osnova svakog dobrog cilja
Jedan od najboljih načina da postaviš realne ciljeve na svom projektu jeste korišćenje SMART metodologije. Ova metodologija osigurava da su tvoji ciljevi:
- Specifični (Specific) – jasno definisani, bez dvosmislenosti.
- Merljivi (Measurable) – moguće ih je kvantifikovati i pratiti njihov napredak.
- Dostižni (Achievable) – realni i mogući za ostvarenjeu u konkretnim uslovima
- Relevantni (Relevant) – u skladu sa širim ciljevima projekta i ciljevima kompanije
- Vremenski ograničeni (Time-bound) – imaju jasno definisan rok u kome moraju biti ostvareni.
Na primer, loše postavljen cilj bi bio: „Povećanje prodaje.”
Nasuprot tome, SMART cilj bi bio: „Povećanje prodaju za 15% u narednih šest meseci kroz digitalni marketing i unapređenje korisničkog iskustva.”
Kako se pokreće projekat?
Pokretanje projekta nije jednostavan zadatak i zahteva preciznu pripremu i detaljno planiranje pre početka projekta. Obično se sve to definiše kroz projektni zadatak. Evo nekoliko ključnih koraka prilikom pokretanja projekta:
- Definisanje ciljeva projekta – Pre nego što se projekat pokrene, važno je jasno definisati šta se želi postići njegovom realizacijom.
- Identifikacija ključnih zainteresovanih strana – Učesnici projekta, investitori i klijenti treba da budu uključeni od početka, ciljevi na projektu trebaju biti transparentni, jasni i lako dostupni za upoznavanje zainteresovanim stranama na projektu.
- Prikupljanje resursa – Svaki projekat zahteva određene resurse: ljude, budžet, tehnologiju. Ljudi kao resursi trebaju biti angažovani spram svojih sposobnosti i struke i uokviru raspoloživog slobodnog vremena uzevši u obzir operativne aktivnosti iangažovanje na drugim projektim. Koristi alate poput MS Projecta koji ti mogu pomoći u tome da realno sagledaš resurse kojima raspolažeš i njihovu dostupnost, kao i preangažovanost. Ukoliko želiš da pročitaš kako to funkcioniše klikni na link Obuka za MS Project
- Planiranje aktivnosti – Izrada WBS-a i detaljnog plana aktivnosti pomaže u praćenju napretka realizacije i toka projekta.
- Dodela odgovornosti – Svaki član tima treba da zna svoje zadatke i odgovornosti da bi iste izvršavao kvalitetno i na vreme.
- Definisanje rokova – Bez jasnih rokova unapred utvrđenih, projekat može izgubiti fokus.
Kako postaviti realne ciljeve u tvom projektu?
1. Razbij velike ciljeve na manje korake
Veliki ciljevi mogu delovati zastrašujuće.Preveliki i preobuhvatni zadaci mogu delovati neostvarivo. Ako projektni cilj zvuči previše apstraktno ili daleko, razbij ga na manje celine, konkretne zadatke. Na taj način ćeš lakše pratiti napredak i prilagoditi strategiju ako bude potrebno.
2. Konsultuj se sa timom
Uključivanje tima u proces postavljanja ciljeva ne samo da doprinosi realnijem planiranju, već isto tako i povećava osećaj odgovornosti i posvećenosti. Zato je vrlo važno da projektni menadžer poseduje veštine vođenja tima. Članovi tima najbolje znaju izazove sa kojima će se suočiti prilikom realizacije pa njihove sugestije mogu pomoći u kreiranju dostižnih ciljeva.
Kada tim zajedno donese i postavi ciljeve mnogo je veća motivacija za njihovu uspešnu realizaciju i lakša kontola projekta.
3. Analiziraj resurse i rokove
Pre nego što postaviš ciljeve, realno sagledaj dostupne resurse – ljude, budžet, tehnologiju i vreme. Postavljanje ciljeva bez uvida u realne kapacitete može dovesti do neuspeha i frustracije.
4. Prati i prilagođavaj ciljeve
Ciljevi ne bi trebalo da budu statični. Situacija na projektu može se promeniti, pa je važno redovno pratiti napredak tok projekta i prilagođavati ciljeve kada je potrebno. Fleksibilnost je ključ uspešnog upravljanja projektima, a projektni menađeri koji u hodu uspevaju da se prilagode i odgovore izazovima smatraju se uspešnim u svom poslu.
Razlozi za neuspešne projekte
Istraživanja pokazuju da čak 70% projekata ne uspeva da postigne svoje ciljeve. Evo najčešćih razloga za neuspeh:
- Nedostatak jasno definisanih ciljeva, usled čega nastaju i nedovoljno poznate aktivnosti i zaduženja ljudi koji rade na njivom ostvarenju.
- Loše planiranje i nedovoljno resursa. Planiranje u hodu se nije pokazalo kao dobra strategija, prilagođavanje nastalim situacijama i planiranje u tim situacijama je u redu, ali planiranje projekta od početka do kraja je posao koji podrazumeva aktivnost broj jedan, nakon same odluke o pokretanju konkretnog projekta.
- Slaba komunikacija među članovima tima, brzi odgovori, kao i mogućnost da se članovi tima obrate u svakom momentu kada nađu na neku prepreku je jako bitna.
- Nedostatak podrške menadžmenta, timovi su motivisaniji kada znaju da je svima ostvarenje ciljeva jednako bitno.
- Preveliki zahtevi i nerealna očekivanja ishoda na kraju.
Kako nerealni ciljevi utiču na ljude koji rade na projektu?
Nerealni ciljevi mogu imati ozbiljne posledice po tim koji radi na projektu. Zašto? Zato što kada imamo ambiciozne ljude koji rade na projektu i trude se da svojim radom postignu i ostvare zadate ciljeve i doprinesu uspehu projekta, postavljanje nerealnih i neostvarivih ciljeva, dovešće do neuspeha projekta. Zatim če članovi tima krivicu zbog neuspeha projekta pripisati sebi i svojim sposobnostima i na kraju degradirati sebe i svoj rad. A problem ne leži u nedovoljnom trudu, već u nerealno postavljenim ciljevima na samom početku projekta. Kada su ciljevi previše ambiciozni i nedostižni:
- Povećava se stres među zaposlenima.
- Dolazi do gubitka motivacije i angažovanosti.
- Zaposleni osećaju frustraciju zbog stalnih promena prioriteta.
- Povećava se stopa fluktuacije zaposlenih usled nezadovoljstva.
Postavljanje realnih ciljeva ne samo da poboljšava rezultate projekta, već i doprinosi zdravijem radnom okruženju i većoj produktivnosti tima.
Kako odrediti prioritet između ciljeva?
U svakom projektu postoji više ciljeva, ali nisu svi jednako važni i ne utiču svi isto na ishod samog projekta. Kako odrediti prioritete?
- Uticaj na konačni rezultat – Fokusiraj se na ciljeve koji imaju najveći uticaj na krajnji uspeh projekta.
- Hitnost i važnost – Koristi Eisenhower matricu da odrediš koje ciljeve treba odmah rešavati, a koje mogu da sačekaju i daju prioritet bitnijim ciljevima.
- Dostupnost resursa – Proceni da li imaš dovoljno resursa za određeni cilj. Ukoliko nemaš, prilagodi svoje ciljeve dostupnim resursima.
- Povrat investicije (ROI) – Fokusiraj se na ciljeve koji donose najveću vrednost.
Jasno definisani prioriteti omogućavaju timu da efikasno rasporedi resurse i usmeri napore na najvažnije zadatke.
Ovo i još mnogo toga drugog iz oblasti projektnog menadžmenta radimo na 4,5 mesečnom programu za razvoj projektnih menadžera pod nazivom
All Inclusive Akademija projektnog menadžmenta