Da li prepoznajete vrednost dobro definisanog projektnog zadatka? | Project Management Srbija

Da li prepoznajete vrednost dobro definisanog projektnog zadatka?

Da li prepoznajete vrednost dobro definisanog projektnog zadatka?

Da li prepoznajete vrednost dobro definisanog projektnog zadatka?

Projektni zadatak

Ovaj tekst je koristan za sve koji su u svetu projektnog menadžmenta, a posebne za one koji žele da budu uspešniji u upravljanju projektima.

Vrlo je bitan jer ćete saznati šta je projektni zadatak (projektna povelja, eng. project charter) i kako će vas dobro osmišljena projektna povelja održati na pravom putu i pomoći vam da projekat završite na vreme i u okviru planiranog budžeta.

 

Šta je projektni zadatak?

Projektni zadatak je ključni dokument u upravljanju projektima. Iznosi svrhu projekta, obuhvata opseg onoga što će projekat postići, kao i ljude koji su uključeni, prekretnice, budžet i moguće rizike.  Projektna povelja je dokument koji formalizuje projekat i daje menadžeru projekta ovlašćenje nad projektom. Možemo reći da na neki način deluju kao ugovor, držeći sve članove projektnog tima odgovornim za svoje uloge i odgovornosti na projektu. 

Cilj projektne povelje je da odgovori na pitanja:

  • Zašto pokrećemo projekat?
  • Šta želimo postići realizacijom projekta?
  • Ko je i za šta odgovoran?
  • Kada pokrećemo projekat?
  • Kada ćemo projekat završiti?
  • Koji su mogući rizici na projektu?
  • Koliko nam je novca potrebno za realizaciju projekta?

Mnoge organizacije smatraju ovaj dokument suštinskim delom planiranja projekta iako to nije isto što i projektni plan, jer ne ulazi u detalje pojedinačnih aktivnosti u okviru projekta. Projektni zadatak je u stvari deo iniciranja projekta, ali svakako sadrži dobru dozu planiranja kako bi se mogao sačiniti.

Projektna povelja je osnova na kojoj se gradi dobar projektni plan. Povelja se obično priprema tokom faze pokretanja projekta. Ako se odobri, projekat prelazi u proces planiranja. A to je trenutak kada projektna povelja postaje osnova za projektni plan.

 

Da bi projektna povelja bila efektivna potrebno je da:

  • Navedite obim i ciljeve projekta
  • Osigurate da sponzori projekta i sve zainteresovane strane budu usklađeni sa projektom
  • Bude jasna i jedina referenca za sve koji su uključeni u projekat

Osnovni elementi projektne povelje

Projektne povelje se mogu razlikovati u zavisnosti od vrste projekta i organizacije, ali osnovni elementi obično uključuju:

  • osnovne informacije o projektu,
  • zainteresovane strane,
  • ciljeve,
  • budžet,
  • rizike,
  • prekretnice – ključne tačke
Projektni zadatak

Osnovne informacije o projektu

Prvi deo projektne povelje sadrži osnovne detalje, kao što su naziv projekta, ko je sponzor projekta i  ko je menadžer projekta, kao i datum kada je dokument pripremljen.

U ovom delu projektne povelje objašnjena je i svrha projekta. Možete se pozvati na poslovni ugovor koji pokreće projekat ili jednostavno navesti zašto je to važno za organizaciju. U ovom delu potrebno je dati odgovore na pitanja:

  • Zašto se konkretan projekat započinje?
  • Da li rešava tekući problem u poslovanju?
  • Da li se bavi novim trendom?
  • Da li podržava celokupni strateški pravac kompanije?

Zainteresovane strane

U ovom delu projektne povelje potrebo je predstaviti ljude i odeljenja koja su uključena u projekat, sve zainteresovane strane na projektu ali pre svega imenovati članove projektnog tima. Nije potrebno baviti se najsitnijim detaljima projektnih aktivnosti, već definisati osnovne uloge i odgovornosti. Na primer, možete navesti glavne sponzore projekata, vodeće rukovodice, članove projektnog tima, bilo koje radnike ili partnere kao spoljne saradnike, klijente, ako je primenljivo. Kada su u pitanju veći projekti, možda nećete navesti sve pojedince koji su uključeni, ali umesto toga možete navesti rukovodioce odeljenja koji su vam potrebni a i odgovorni za određeni aspekt projekta.

Ciljevi

U delu projektne povelje koji se bavi ciljevima, treba dati odgovor na pitanje:

„Kako ćemo znati kada je projekat završen?“

Odgovor na ovo pitanje uključuje ono što očekujete od projekta i kako ćete znati da li ste postigli to što očekujete. Ono što je važno jeste da postavljeni ciljevi budu merljivi.

Takođe je dobro i zabeležiti ko će biti odgovoran za saglasnost da ste postigli postavljeni cilj. Time izbegavate potencijalne probleme na kraju projekta kada iznenada niko nije spreman da posao potpiše kao završen.

Budžet

Projektni zadatak obavezno sadrži budžet projekta. U ovom trenutku možda nećete imati sve detalje o projektnim aktivnostima, pa ne možete da sastavite puni i detaljan budžet projekta. Ali svakako, možete zabeležiti budžetska ograničenja ili procenu očekivanih troškova na visokom nivou. Vaša projektna povelja treba da sadrži približnu procenu iznosa koji je potreban za pokretanje i razvoj projekta. Na ovaj način sponzorima i učesnicima možete opravdati njihove investicije i svrhe.

Rizici

Svi projekti imaju svoje rizike. Ovaj deo projektne povelje formira ranu verziju registra rizika vašeg projekta. Dokumentujte sve rizike za koje znate u tom trenutku. Cilj je da, kako menadžer zajedno sa svojim projektnim timom, možete na vreme da sagledate šta bi sve moglo uticati na projekat i razvijete najbolju strategiju za upravljanje rizicima na projektu.

Prekretnice – ključne tačke

U najmanju ruku, projektna povelja bi trebalo da sadrži planirani datum početka i završetka projekta. Takođe, bi trebalo da navedete ključne datume ili bilo koja ograničenja, prekretnice ukoliko postoje u ugovoru pod kojim radite. Te prekretnice, ključne tačke, možete kasnije preneti na svoj Gantt dijagram, kada dođete da trenutka da napravite detaljan plan projekta. Za vaš tim je važno da zna trajanje projekta, njegove glavne rokove i vidi njegov napredak i uspeh.

Na kraju, svaka projektna povelja treba da bude potpisana od strane sponzora i menadžera projekta, kao dokument kojim se formalno započinje projekat.

 

Zašto je projektna povelja toliko važna?

Govorili smo o tome koji su osnovni elementi i šta dobra projektna povelja treba da sadrži, da bi vaš projekat održala na pravom putu. Projektna povelja pomaže u održavanju projekata na putu, podsticanju timova da budu odgovorni, što dovodi do postizanja rezultata i uspešne realizacije projekta.

Ali je važno da ovo razmotrimo detaljnije iz perspektive svake uključene strane.

Prednosti projektne povelje za menadžere projekata i timove

  • Pomaže u utvrđivanju vrednosti projekta – pomaže vam da utvrdite da li je vredno izvršiti ili predložiti projekat.
  • Daje menadžeru projekta ovlašćenje – projektnom poveljom definišu se ovlašćenja menadžera projekta da započne sa realizacijom projekta i projekat dovede do kraja. Takođe se pored autoriteta menadžera projekta definišu i njegova ograničenja, odnosno odobrenja koja je potrebno da zateva od sponzora
  • Štedi vreme – na početku vam je potrebno vreme da napravite dobru projektnu povelju, ali će vam to u budućnosti olakšati samo planiranje, uštedeti vreme i pomoći pri upravljanju projektom.
  • Održavate opseg – manje je verovatno da će projekti izmaći kontroli kada su u projektnoj povelji definisan budžet i predviđeno vreme potrebno za realizaciju projekta
  • Daje vam budžetsku jasnoću – osiguraćete da sredstva budu dostupna i da će biti odobrena na vreme. Odredite svoja ovlašćenja za trošenje i budžete pre započinjanja projekta.
  • Pomaže vam da date jasne smernice svom timu – prekretnice i kriterijumi za merenje daju neprocenjive smernice vašem timu kada započnete sa izradom projekta. Jedna od osnovnih karakteristika dobre projektne povelje je jasnoća i adekvatne informacije. Nakon čitanja, svi bi trebalo da imaju jasnu predstavu šta projekat podrazumeva.
  • Inspiriše samopouzdanje – daje timu sigurnost da radi pod vođstvom efikasnog i dobro organizovanog menadžera projekta.
  • Pojačava moral tima – tim koji radi po nejasnim instrukcijama može se naći zbunjen, neorganizovan i upućen u pogrešnom smeru. Dobro formulisana projektna povelja daje jasne smernice za uspeh. To povećava motivaciju vašeg tima i usmerenost na postizanje zajedničkih ciljeva.

Prednosti projektne povelje za klijente i zainteresovane strane

  • Stvara zajedničko razumevanje – zainteresovane strane znaju šta mogu očekivati. To može biti odličan izvor samopouzdanja, jer im pomaže da tačno shvate šta odobravaju. Postaju svesni kratkoročnih i dugoročnih ciljeva projekta. Tada znaju koje rezultate mogu očekivati i kada, kako se dodeljuju vreme i finansije i koji su resursi potrebni za postizanje željenih rezultata.
  • Služi kao marketinški alat – može funkcionisati kao prodajni dokument koji se distribuira izvan projektnog tima. Može vam pomoći u opravdanju troškova i ulaganja.

Koja je svrha projektne povelje u upravljanju projektima?

Na osnovu svega što smo već rekli o projektnoj povelji, možemo izvesti zaključak da on ima tri glavne funkcije:

  • Definiše ciljeve i osnovnu svrhu rada, što će se na kraju uvrstiti u vaš projektni plan
  • Stvara zajedničko razumevanje ciljeva, svrhe i zahteva za resursima pre nego što se počne sa detaljnijim planiranjem
  • Omogućava vam da sve gore navedeno predstavite zainteresovanim stranama na projektu kako biste ostvarili kupovinu, ulaganje i odobrenje za početak realizacije projekta

Iako nastaje u fazi iniciranja projekta, projektna povelja se ne koristi samo u početnoj fazi. Ona je nešto čemu se možete vratiti tokom životnog ciklusa vašeg projekta. Projektni zadatak će vam obezbediti sigurnost da je vaš rad usklađen sa ključnim ciljevima koje ste postavili i postigli u dogovoru sa sponzorom projekta i ostalim ključnim zainteresovanim stranama. Pomaže vam da održite fokus od faze iniciranja projekta pa sve do faze zatvaranja projekta.

Kako?

Kao kratak dokument koji precizira obim projekta i predviđene ishode, projektnu povelju možete koristiti tokom bilo kojih sastanaka tima na kojima se razgovara o obimu ili zahtevima za promenom. Članovi tima mogu da se konsultuju sa projektnom poveljom kako bi odluke mogle da ostanu usredsređene i orijentisane ka cilju.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *