Naučene lekcije (lessons learned) na projektu – deljenje znanja na projektima
Naučene lekcije su „znanje stečeno tokom projekta, koje pokazuje kako su se projektni događaji rešavali ili bi trebalo da se rešavaju u budućnosti, u cilju poboljšanja budućih performansi.“
PMBOK
Glavni razlog za prikupljanje naučenih lekcija je stalno unapređenje procedura i principa projekta. Samo ako izvučete zaključke iz svojih pozitivnih i negativnih prošlih iskustava, moći ćete da napredujete. Cilj je ponoviti i nadograđivati pozitivne stvari kao i izbegavati i učiti iz negativnih.
Lekcije naučene iz prošlih projekata su alati koje možete koristiti kao menadžer projekta da biste poboljšali svoj tim. Sastavni su deo dobre metodologije za upravljanje projektima
Izraz naučene lekcije odnosi se na iskustvo koje steknete učešćem i dovršavanjem projekta. Tim treba da primeni prethodne lekcije naučene na početku novog poduhvata i prikupi nova saznanja tokom i nakon njegovog završetka.
Iako je neophodno prikupiti naučene lekcije na kraju projekta, vrlo je korisno prikupiti inpute i u toku trajanja projekta.
Koja je svrha naučenih lekcija?
Svrha dokumentovanja i primene naučenih lekcija je podsticanje poboljšanja najboljih praksi za buduće projekte. Cilj je stvoriti tim koji uči na svojim pogrešnim koracima i ponavlja i poboljšava svoje uspehe.
Uspešni menadžeri projekata prepoznaju procese koji pomažu i ometaju tim. Oni takođe mogu primeniti lekcije koje su naučili da kontinuirano poboljšavaju te procese.
Potrebno je tražiti informacije o naučenim lekcijama od svih uključenih u projekat. Članovi projektnog tima na svim nivoima u okviru hijerarhije imaju suštinski doprinos diskusiji i mudro je prikupiti što više informacija od što većeg broja ljudi. Ovaj proces može čak i sam po sebi biti iskustvo izgradnje tima.
Zašto se naučene lekcije nedovoljno koriste?
Svaki menadžer projekta treba da bude svestan uticaja naučenih lekcija na sadašnje i buduće projekte. Međutim, uprkos tome što znaju vrednost naučenih lekcija, ne koriste ih svi u potpunosti. Neki od razloga za to mogu biti sledeći:
- Ne znaju kako da „uhvate“ naučene lekcije,
- Oni beleže lekcije naučene na kraju projekta, ali ih ne koriste u potpunosti zbog nedostatka vremena ili interesovanja,
- Naučene lekcije su uočene, ali slabo dokumentovane,
- Proces prikupljanja naučenih lekcija je neorganizovan i
- Teško im je da usvoje nove prakse koje su rezultat naučenih lekcija.
Detaljniji opis procesa naučenih lekcija u upravljanju projektima pomoći će vam da razumete i prihvatite njihov značaj.
Proces naučenih lekcija u upravljanju projektima
Institut za upravljanje projektima (PMI) opisuje svoj proces naučenih lekcija u upravljanju projektima u pet koraka:
- Identifikujte
- Dokumentujte
- Analizirajte
- Snimite
- Koristite
Identifikujte
Identifikujte predmete iz kojih možete učiti. Ovo bi trebalo da uključuje oblasti za poboljšanje, kao i naglašavanje onoga što je vaš tim dobro uradio.
Primer: Tim identifikuje da nisu mogli da isporuče rezultate do krajnjeg roka u drugoj fazi. Rezultati je trebalo dostaviti u roku od dve nedelje od prijema podneska, ali su dostavljeni za tri nedelje.
Dokumentujte
Dokumentujte i napravite listu naučenih lekcija. Ova lista treba da bude grupni napor i da sadrži doprinos svih članova tima.
Primer: Uključite propušteni rok na listu, zajedno sa ostalim stavkama koje je naveo tim.
Analizirajte
Analizirajte naučene lekcije, napravite izveštaj i podelite ga sa članovima tima i drugim relevantnim stranama. Ponekad ćete morati da napravite više izveštaja sa relevantnim informacijama za različite zainteresovane strane.
Primer: Trebalo je zakazati više vremena da rezultati budu isporučeni u drugoj fazi.
Skladištite
Organizujte i čuvajte ove izveštaje na lokaciji koja je dostupna svim zainteresovanim stranama, obično na disku ili u skladištu u oblaku.
Primer: Napravite kataloge ovih izveštaja na deljenom disku koristeći standardni proces imenovanja kompanije.
Preuzmite
Koristite ključne reči kada čuvate svoje izveštaje da biste ih lakše pretraživali i preuzimali za buduće projekte.
Primer: Kada finalizujete raspored za predstojeće projekte, pretražite ključne reči kao što je rok da biste pronašli reference na prethodne lekcije o realnim vremenskim rokovima za završene projekte.
Šta je dokument naučenih lekcija?
Dokument naučenih lekcija čine prikupljeni rezultati anketa i doprinosa članova tima tokom životnog ciklusa projekta. Kreirajte proces za prikupljanje inputa u ključnim tačkama tokom projekta, a zatim ga snimite i koristite za kreiranje detaljnih izveštaja. Važno je da snimite ova početna zapažanja, tako da im možete pristupiti kasnije. Ovaj dokument sadrži neobrađene podatke koje ćete koristiti za pisanje svojih izveštaja.
Kako dokumentovati naučene lekcije
Menadžer projekta je odgovoran za dokumentovanje i identifikaciju naučenih lekcija tokom životnog ciklusa zadatka ili projekta. Uspešan menadžer projekta će koristiti sledeće strategije:
- Odlučiće o metrikama koje želi da dokumentuje za svoje izveštaje. To mogu biti očekivani ishodi u odnosu na rezultate, stavke koje se mogu primeniti ili mogućnosti za nadogradnju lekcija iz prethodnih projekata.
- Pitaće tim šta je dobro i šta se može poboljšati. Vodiće anketu ili snimiti odgovore kada se sastaje sa timom.
- Organizovaće ove odgovore u dokument koji je lak za čitanje i referencu. Ove dokumente treba kasnije koristiti za kreiranje izveštaja o naučenim lekcijama.
- Prikupiće i čuvaće ove dokumente za upotrebu u budućim projektima. Oni bi trebalo da budu na serveru u oblaku ili deljenom disku tako da budu dostupni za buduću upotrebu svim članovima tima u bilo kom trenutku.
- Menadžer i timovi će koristiti ove povratne informacije da bi učili iz svog iskustva. Važno je kreirati procese koji pojednostavljuju prikupljanje i deljenje ovih informacija.
4 načina da „uhvatite“ naučene lekcije
Trebalo bi da podstičete da se naučene lekcije prikupljaju od samog početka, počevši od sastanka za početak projekta. Identifikovanje naučenih lekcija treba da bude kontinuiran proces tokom životnog ciklusa projekta. Ipak, prikupljanje naučenih lekcija nije tako jednostavan proces. U zavisnosti od složenosti projekta i veličine tima, postoji nekoliko načina da se uhvatite u koštac sa procesom snimanja.
Metod 1 – Anketa
Anketa je koristan način prikupljanja naučenih lekcija, posebno za velike timove i velike projekte. Pitanja ankete se mogu podeliti u opšte kategorije kao što su upravljanje projektima, resursi, komunikacija i drugo. Ove kategorije se mogu dalje podeliti da bi se bavile konkretnijim projektnim pitanjima. Na primer, kategorija upravljanja projektom može imati potkategorije koje se odnose na različite faze projekta.
Metod 2 – Sastanak nakon projekta
Sastanak nakon projekta posvećen je evaluaciji životnog ciklusa projekta i diskusiji o tome šta je bilo ispravno, a šta pogrešno. Iako je ovaj sastanak odlična prilika da se sagledaju sve greške i trijumfi tokom projekta, to ne bi trebalo da bude jedini trenutak da to uradite jer ćete možda zaboraviti neke važne lekcije do kraja projekta.
Metod 3 – Sastanak jedan na jedan
Ovi sastanci su uglavnom pogodni za male timove koji se dobro poznaju, a menadžer projekta ima vremena da razgovara sa svakim članom pojedinačno. Članovi tima bi se mogli osećati opuštenije u pružanju povratnih informacija na ovaj način jer imaju više vremena da razrade svoje uvide.
Metod 4 – Sastanak tima
Menadžer projekta može da podstakne deljenje naučenih lekcija na svakom sastanku tima. I dnevni i nedeljni sastanci su odlična prilika da se o njima razgovara, posebno ako postoje naučene lekcije u realnom vremenu. Timski sastanci se mogu održavati u bilo kom trenutku tokom projekta, a po potrebi.
Kako organizovati sastanak za prikupljanje naučenih lekcija?
Sastanci za prikupljanje naučenih lekcija se mogu održavati kad god su timu potrebni, ali neke ključne tačke su obično povod za sastanak:
- Na početku projekta,
- Nakon svake faze projekta,
- Nakon postizanja prekretnice (milestone),
- Nakon završetka projekta i
- U realnom vremenu, odnosno kada se lekcija nauči.
Nakon prikupljanja povratnih informacija o naučenim lekcijama, menadžer projekta je u obavezi da organizuje sastanak o naučenim lekcijama i da pozove sve uključene strane.
Sastanci se mogu održavati za interne i eksterne zainteresovane strane, ali i za menadžment i članove projektnog tima.
Dobra je praksa odabrati moderatora koji će voditi sastanak, po mogućnosti nekoga ko ne radi direktno na projektu. Ova osoba treba da pripremi dnevni red sastanka koji će pomoći održavanju sastanka. Fasilitator treba da identifikuje učesnike sastanka, napravi rezime prikupljenih podataka za učesnike i pripremi konkretna pitanja.
Postoje 3 glavna pitanja o kojima će se raspravljati na ovom sastanku:
- Šta je dobro prošlo?
- Šta je pošlo naopako? i
- Koji su neki predlozi za poboljšanje?
Sastanak je strukturiran na sledeći način:
- Uvod — upoznavanje sa prisutnim akterima na sastanku, uspostavljanje pravila sastanka i deljenje dnevnog reda,
- Prikupljanje povratnih informacija — vreme za diskusiju gde se svi podstiču da daju svoj doprinos,
- Evaluacija — vreme za preporuke, pronalaženje rešenja za naučene lekcije i sugerisanje kako ih primeniti u budućim projektima,
- Zaključak — deo sastanka gde moderator zadaje naknadne zadatke i
- Izveštaj — priprema izveštaja o naučenim lekcijama na osnovu rezultata sastanka.
Kako napisati izveštaj o naučenim lekcijama u upravljanju projektima?
Prilikom sastavljanja izveštaja vodite računa o sledećim stvarima:
- Identifikujte ciljnu publiku izveštaja
Da li je ovaj izveštaj namenjen članovima projektnog tima ili zainteresovanim stranama?
Izveštaji članova tima će se više baviti dnevnim aktivnostima projekta, dok će izveštaji zainteresovanih strana naglašavati opšte ciljeve projekta.
- Pružanje informacija zainteresovanim stranama
Šira slika projekta treba da bude vidljiva zainteresovanim stranama. Oni će biti radoznali u pogledu faktora kao što su usklađenost projekta sa drugim ciljevima industrije, fiskalna razmatranja, profitne marže i dugoročni rokovi.
- Šta dati kao informaciju članovima tima
Članovi tima su radoznali kako se projekat sprovodi na dnevnoj bazi. Dajte im izveštaj koji stavlja fokus na rokove svake osobe (i ispunjene i propuštene), kohezivnost i komunikaciju tima i ukupni učinak projekta. Obavezno istaknite i njihova dostignuća.
- Odredite zaključke iz vašeg teksta koji su važni vašoj publici
- Sortirajte odgovore ankete i unesite ih u različite tipove izveštaja na koje se odnose
- Opišite ključne zaključke i dajte predloge za unapređenje procedura. Obavezno zabeležite pozitivne aspekte događaja.
- Podelite i čuvajte izveštaj
Za skladištenje i korišćenje u predstojećim projektima, napravite fasciklu u oblaku ili na deljenom disk kako bi lekcije bile transparente i javno dostupni svim zainteresovanim stranama.
Napravite listu lekcija projekta: Ne ulazeći u velike detalje, stavite svoje nalaze u opšti pregled. O ovoj listi može biti obaveštena veća publika, eventualno putem e-pošte ili biltena na radnom mestu. Dakle, najbolji način da saopštite svoje nalaze je pisanje prilagođenih izveštaja za različite stepene interakcije. Trebalo bi da napravite izveštaj o naučenim lekcijama da biste podelili rezultate svoje grupe sa određenom publikom.
Koji su primeri naučenih lekcija na projektu?
U suštini, proces naučenih lekcija, kao što smo već rekli, se sastoji se od sledećih koraka: identifikovanje, dokumentovanja, analiza, skladištenje i preuzimanje koji pomažu projektnim timovima u uspešnom upravljanju tekućim i budućim projektima.
Svaki završen projekat, bio uspešan ili ne, pruža iskustvo onima koji su na njemu radili. Ove lekcije mogu biti opšte ili specifične za zadatak. Primeri naučenih lekcija za različite nivoe organizacije dati su u nastavku.
Primeri naučenih lekcija za menadžere projekata
- Pomozite svom timu: Na odgovarajući način delegirajte zadatke i postavite realne rokove. Stvorite okruženje koje promoviše saradnju.
- Jasno komunicirajte: Često budite u kontaktu sa timom i držite otvorene linije komunikacije. Objasnite šta očekujete.
- Dajte česte pohvale: Obavestite svoj tim kada nešto uradi dobro. Ne zaboravite da se nagradite i za svoja dostignuća.
Primeri naučenih lekcija za članove tima
Svaki član tima treba da preispita svoj radni učinak, ali je često teško biti objektivan. Neke od uobičajenih lekcija koje su timovi naučili su:
- Poboljšajte svoje veštine upravljanja vremenom: Organizujte svoje vreme na bolji način (koristeći vremensko praćenje), dajte prioritet zadacima i ne propuštajte rokove.
- Potražite savet stručnjaka: Kada se borite sa nečim što je izvan neposredne stručnosti vašeg tima, ne oklevajte da potražite pomoć spoljnog stručnjaka.
Primeri naučenih lekcija za kompaniju
Neke lekcije naučene tokom projekta mogu koristiti celoj kompaniji. Evo nekoliko primera:
- Promovišite transparentnost: Obezbedite stranicu za pitanja i odgovore za svoje zaposlene gde mogu da postavljaju pitanja i dobiju ili pronađu odgovore. Negujte atmosferu u kojoj svi zaposleni slobodno pitaju i govore ako imaju bilo kakvih nedoumica.
- Podržite obrazovanje i radionice: Osluškivanje želja vaših zaposlenih je veoma važno, posebno ako su povezani sa nadogradnjom svog obrazovanja i samim tim boljeg učinka. Sticanje novih veština i organizovanje radionica na različite teme je nešto u čemu će zaposleni uživati.
- Poravnajte odeljenja i timove: Pokušajte da sprečite haos među odeljenjima i pomozite im da ostvare neometanu međufunkcionalnu saradnju. Odeljenja koja moraju da sarađuju treba da imaju otvorenu i dvosmernu komunikaciju i da zajedno rešavaju probleme.
Kao što vidimo, možemo učiti iz iskustva na svim nivoima. Svako poboljšanje je korak napred, i sigurno će se isplatiti. Naučene lekcije vam omogućavaju da učite i iz svojih uspeha i iz neuspeha.
Stalno unapređenje treba da postane deo korporativne kulture svake kompanije. Ovo poboljšanje je moguće samo ako čujete svoje zaposlene i pozdravite njihove povratne informacije.
Naučene lekcije su moćan metod za prenošenje informacija i sticanje znanja koje možete ponovo primeniti u budućnosti.
Stvaranjem okruženja za učenje koje će dočekati konstruktivnu kritiku bez upiranja prstom na bilo koga i hvaliti dobre prakse i rešenja, možemo očekivati da timovi rastu i da kompanije prepoznaju važnost naučenih lekcija kao kolektivnu odgovornost.
Srodne teme gde detaljno radimo naučene lekcije: