Da li vam se nekada dogodilo da sve ide po planu, tim je motivisan, rokovi se poštuju, klijent je zadovoljan? A onda stigne poziv od finansijskog sektora sa pitanjima:
- “Zašto su operativni troškovi premašili plan?”,
- “Gde vam je predikcija novčanog toka projekta (cash flow)?”
I onda tajac. Ne zato što ne znamo šta se dešava sa projektom, već zato što ne znamo kako da iskažemo u brojkama koje oni razumeju.
Zvuči poznato?
E pa, ako vodite projekte, a ne znate osnovne finansijske koncepte i termine, vreme je da to promenite. Znam mi projektni menadžeri smo mahom inženjeneri, a ne ekonomisti. Ali praćenje budžeta projekta je opet naša odgovornost. Zato je bolje da to savladamo jer ćemo biti bolji projektni menadžeri.
Vreme je da prestanemo da se izmičemo kad krene razgovor o budžetu
Jasno je, nismo ovde da bismo bili knjigovođe, ali ako ne znamo bar osnove finansija – teško da možemo voditi projekte koji se ne završavaju samo na papiru, već i na računu firme.
Ako do sada niste imali prilike da naučite – ništa strašno. Ali ako svesno nastavljate da ignorišeš finansije u upravljanju projektima – onda to nije više neznanje, nego rizik za projekat.
Dobra vest je da ne moraš da postaneš finansijski ekspert da bi znao da koristiš ključne pojmove. Dovoljno je da znaš šta ti brojevi govore i kako ti mogu pomoći za bolje donošenje odluka.
1. Budžet nije samo Excel tabela
Budžetiranje nije samo raspodela cifara po stavkama. To je mapa koja pokazuje gde smemo da idemo, a gde mora da zakočimo. Ako nemamo aktivnu kontrolu budžeta po fazama, lako možemo završiti u crvenom i pre nego što projekat dostigne polovinu.
Bitno je da pratimo:
- Ukupne planirane troškove (Planned Value)
- Troškove koji su već nastali (Actual Cost)
- Kolika je stvarna vrednost obavljenog posla (Earned Value)
Ako ne znamo ova tri – onda lutamo na projektu i nemamo jasnu sliku gde smo što se tiče troškova, a gde je trebalo da budemo.
2. Razumevanje fiksnih i varijabilnih troškova – ključno za kontrolu budžeta
Jedan od prvih koraka u izradi budžeta je da znaš šta zapravo budžetiraš.
- Fiksni troškovi su oni koji se ne menjaju bez obzira na obim posla – kao što su plate stalno zaposlenih, zakup prostora, licence…
- Varijabilni troškovi zavise od aktivnosti – npr. broj sati honorarnih saradnika, trošak transporta, količina utrošenog materijala…
Zašto je ovo bitno?
Zato što su varijabilni troškovi mnogo teži za kontrolu. Ako ti se desi da projekat traje duže nego što treba, fiksni troškovi ostaju isti, ali varijabilni mogu drastično skočiti. Ako ne znamo gde se trošak menja, ne znamo gde da ga zaustaviš.
Kako da to poboljšamo?
- Napravite tabelu svih troškova i obeležite koji su fiksni, a koji varijabilni
- U scenariju “kašnjenja” odmah gledajte koje varijabilne stavke možete da optimizujete
- Ako radite sa klijentom, koristite ovu klasifikaciju da argumentujete promene u ceni
3. Cash flow – krvotok svakog projekta
Možda projekt deluje profitabilno, ali ako novac ne dolazi u pravo vreme – onda smo u problemu.
Cash flow nije neka “računovodstvena stvar”. To je informacija o tome kad novac ulazi i kad izlazi.
I ako nismo svesni tih trenutaka, vrlo lako možemo ući u problem likvidnosti – bez obzira na planirani budžet.
Npr. zamisli da treba da platiš izvođače 1. u mesecu, a klijent ti uplaćuje 15-og. Razlika od 14 dana deluje malo, ali novčani iznosi mogu da budu veliki. Još ako se ponavlja iz meseca u mesec, mogu ti ozbiljno ugroziti projekat. Zato je neophodno da planiramo tajming troškova i prihoda – ne samo ukupne iznose.
4. Finansijski break-even – znaš li kada tvoj projekat prestaje da „guta“ novac?
Break-even point (tačka pokrića) je trenutak kada tvoj projekat prestaje da bude trošak i počinje da prihoduje. Iako se više koristi u komercijalnim projektima, važno je i za interne inicijative – posebno kada moraš da opravdaš ulaganja.
Kako da izračunaš?
• Break-even = Fiksni troškovi / (Cena po jedinici – Varijabilni trošak po jedinici)
• Za nekomercijalne projekte: koristiš očekivani benefit ili uštedu kao “prinos”
Ako znaš kada dolaziš do te tačke, možeš preciznije planirati resurse, rizike i trenutak kada ćeš videti stvarne koristi.
5. Rezervisani fondovi i upravljanje nepredviđenim troškovima
Bez obzira koliko dobro planiraš i radiš po najboljoj metodologiji za upravljanje projektima uvek će nešto poći po zlu. Ili će poskupeti materijal, ili će podizvođač kasniti, ili će se pojaviti nova zakonska regulativa koja ti menja dinamiku. Zato svaki ozbiljan projekat mora da ima rezervisana sredstva – takozvani contingency budget. To nije “bafer iz snova”, već konkretan deo budžeta namenjen nepredviđenim situacijama.
Koliko da planiraš?
- Standardno je od 5%. Kod složenijih projekata može i do 15% od ukupnog budžeta.
- Kod IT projekata često ide i do 20%, zbog visokog rizika od izmene specifikacija.
Ali nije dovoljno samo da ostaviš te pare sa strane – moraš da znaš:
- Kada ih koristiš
- Kako ih pravdaš
- Ko odobrava njihovu aktivaciju
Ovo je deo koji te čini ozbiljnim PM-om – ne planiraš samo uspeh, već planiraš i šta ćeš raditi kad dođe neuspeh.
6. Kumulativni troškovi – skriveni signal da ti projekat izmiče kontroli
Nije dovoljno znati trenutni trošak – moraš znati kako se troškovi akumuliraju kroz vreme. Kumulativni troškovi ti pokazuju da li trošiš ravnomerno ili ti se krajem projekta sprema „finansijski šok“. Zato je preporuka da pratiš:
• Trend potrošnje po fazama
• Usklađenost između planiranog i stvarnog kumulativnog troška
• Skokovi koji ukazuju na neplanirane promene ili promašaje u proceni
Kumulativni grafikon je tvoj najbolji saveznik. Ako vidiš da kriva ubrzano raste – vreme je za uzbunu.
7. CAPEX vs OPEX – znaš li razliku?
Koliko puta smo čuli ove izraze iz finansija, a da zapravo ne znamo ni šta to znači. Dakle,
- CAPEX (capital expenditures) su troškovi koji se odnose na dugoročna ulaganja – kupovina opreme, razvoj proizvoda itd.
- OPEX (operational expenditures) su tekući troškovi – plate, zakup, energija.
Zašto ti ovo treba? Zato što kompanije drugačije tretiraju te troškove u računovodstvu. Ako ne znaš pod šta ti trošak spada, možeš potpuno promašiti u planiranju.
8. Interna odobrenja – znaš li koliko traje tvoj finansijski „workflow“?
Jedan od glavnih razloga zašto projekti kasne nije samo loše planiranje – već čekanje na interne saglasnosti i plaćanja. Zato je dobro znati:
• Ko odobrava budžet, ko trošak, a ko isplatu
• Koji su rokovi po internim procedurama
• Koja dokumenta treba da imamo da imamo unapred
Ako ne poznajemo unutrašnji tok novca u firmi, bićemo u problemu iako je sve planirano. Ne dozvoli da tvoj projekat stane jer nisi pratio proceduru ili ti fali jedan papir.
Kako da pratiš finansijske pokazatelje tokom celog trajanja projekta?
Upravljanje finansijama nije jednokratna aktivnost – nije “uradi na početku i zaboravi”. Ako ne pratimo pokazatelje dok projekat traje, ne možemo ni da ga korigujemo. Evo ključnih finansijskih KPI-jeva koje treba da pratimo tokom realizacije:
- Burn Rate – Brzina kojom trošiš budžet u odnosu na vreme
- CPI (Cost Performance Index) – Efikasnost potrošnje sredstava (CPI > 1 znači da si ispod budžeta, CPI < 1 da trošiš više)
- SPI (Schedule Performance Index) – Efikasnost u odnosu na planirani raspored (SPI > 1, znači da napreduješ pre roka, SPI < 1 da kasniš)
- ETC (Estimate to Complete) – Procena koliko ti još sredstava treba da završiš projekat
Nema softvera za to?
NIje baš tako, svaki specijalizovani softver za vođenje projekata ima te opcije. Bilo da se radi o MS Projectu, bilo da se radi o Oracle Primaveri, možemo vrlo precizno da pratimo kompletni budžet na projektu.
Suština je: ako čekamo kraj projekta da vidimo kako stojimo – već smo zakasnili.
9. ROI
Svaki projekat ima trošak. Ali je bitno da izračunamo ROI (Return on Investment) – odnosno povrat na uloženo? Bez toga ne možemo argumentovati:
- Zašto ovaj projekat vredi
- Koliki rezultat kompanija može da očekuje
- Zašto bi neko uopšte odobrio budžet projekta
Formula je jednostavna:
ROI = (Dobit od projekta – Trošak) / Trošak × 100
Ali problem nije u formuli. Problem je u tome što mnogi PM-ovi ne znaju ni šta im je stvarni trošak, ni kako da odrede dobit.
10. Finansijski stakeholderi – kome zapravo polažemo račune?
U svakom projektu postoje ključni ljudi koji prate naše brojke i ne, nisu uvek u našem sektoru. Možda radimo sa projektnim timom, ali nas procenjuju:
• Finansijski direktor (CFO)
• Kontroling tim
• Menadžer sektora investicija ili razvoja
Bitno je znati kako razmišljaju, koje KPI-jeve oni prate i kojim jezikom komuniciraju. Naš uspeh ne zavisi samo od toga da li si smo uspešno završili projekat, već i kako smo o njemu izveštavali one koji odlučuju o budžetima.
Najčešće greške u finansijskom upravljanju projektima
Možda znamo sve pojmove ali se desi da nesvesno pravimo greške koje ugrožavaju ceo projekat. Evo najčešćih:
- Planiramo budžet linearno, a troškovi rastu nelinearno
- Zaboravljamo na poreze, dažbine ili druge „skrivene“ troškove
- Ne proveravamo kursne razlike (kod međunarodnih projekata)
- Ne uključujemo realne troškove resursa (posebno interne ljude)
- Odmah ne komuniciramo promene troškova klijentima ili rukovodstvu
Velika većina projektnih menadžera naučila je sve o aktivnostima, resursima, timu, ali i dalje ne zna da “čita” novac. Zato nije poenta samo „znati“, već i izbeći zamke koje čekaju svakog PM-a koji olako uđe u budžetsku priču. Poenta nije samo u tome da vodimo ljude, već da vodimo i brojke.