Kako dati povratne informacije zaposlenima?
Davanje konstruktivnih povratnih informacija zaposlenima je mnogo više od rutinske odgovornosti menadžmenta.
Povratne informacije su svaka informacija data o radnjama ili dostignućima neke osobe na poslu, koja se zatim koristi za usmeravanje budućih poboljšanja.
Međutim, kada razmišljamo o dobijanju povratnih informacija na poslu, prvo čega se setimo su ne baš srećni sastanci sa temom pregleda poslednjeg učinka. Tipičan godišnji proces pregleda učinka ne inspiriše samopouzdanje, niti zaista podstiče razvoj ili rast zaposlenih.
Pomaganje zaposlenima da napreduju na sledeći viši nivo zavisi od vaše sposobnosti da identifikujete specifične oblasti za poboljšanje i inspirišete svoje zaposlene da preuzmu vlasništvo nad svojim razvojem. Ovde, dakle, dolaze do izražaja vaše menadžerske veštine. Ako zaposlenima pružate konstruktivne povratne informacije, možete ih motivisati da poboljšaju svoj učinak i pomoći im da bolje razumeju šta treba da urade da bi uspeli u svom poslu i samoj organizaciji.
Kako proces pružanja povratnih informacija učiniti konstruktivnijim?
Vrlo često je ovo proces koji izaziva nelagodnost i kod menadžera i kod zaposlenih. Naravno, da ne mora i ne treba biti tako. Zapravo, pružanje povratne informacije treba da bude korisno iskustvo za sve uključene.
Redovnim pružanjem povratnih informacija otvaraju se putevi komunikacije tako da i zaposleni mogu odgovoriti na isti način. Sve ovo doprinosi razvoju timske kulture koja se transformiše u pozitivno okruženje. Pozitivno okruženje čini zaposlene srećnim, a produktivnost naravno raste.
Konstruktivne povratne informacije koje ćete pružiti zaposlenima su ključne za njihov lični razvoj ali i opšti uspeh.
Zanimljivo je kako se vrlo često zaposleni plaše povratnih informacija. Ali isto tako i mnogi poslodavci ili menadžeri pružaju povratne informacije, iz raznih razloga, ali te povratne informacije jednostavno nisu konstruktivne.
Zašto su konstruktivne povratne informacije toliko važne kada je u pitanju uspeh pojedinca ali i ukupni uspeh vašeg tima?
Neke od najznačajnijih prednosti koje dobijamo primanjem jasnih, korisnih i konstrtuktivnih povratnih informacija su:
- Pomaže talentu da raste i razvija se
- Pruža priliku za izgradnju poverenja između menadžera i zaposlenih
- Gradi bolje komunikacijske veštine
- Omogućava vam da koristite sesije povratnih informacija za jačanje odnosa
- Pruža priliku da saznate šta je zaposlenima potrebno za uspeh
- Daje priliku zaposlenima da razgovaraju o stvarima koje im izazivaju stres i predstavlja priliku da razgovaraju o rešenjima
Šta je osnova za davanje povratnih informacija?
- Kredibilitet – primaoci informacija vas moraju smatrati kredibilnim. To se postiže razumevanjem šta svaki zaposleni radi i posmatranjem njegovog rada.
- Iskrenost – budite ljubazni, s poštovanjem se obraćajte i budite pažljivi, ali nemojte izbegavati problem jer to nije od pomoći ni za jednu stranu.
- Briga – zaposleni bi trebalo da se osećaju kao da pružite ove informacije jer želite da pomognete njima, a ne sebi.
Kako pružiti povratne informacije?
Pre nego što možete da pružite efikasne povratne informacije, važno je da definišete jasne ciljeve i da ih saopštite zaposlenima. Takođe, jako je važno da znamo da je svrha davanja povratnih informacija da poboljšate učinak vaših zaposlenih, a ne da ih obeshrabrite i ne da pokušavate da promenite ličnost svog zaposlenog.
Evo nekoliko saveta za konstruktivno pružanje povratnih informacija zaposlenima:
Pripremite se za razgovor
Kada nudite konstruktivnu kritiku zaposlenima, želite da pokažete da ste pažljivo razmislili o tome. Jedna strategija za pripremu je da razvijete jasan i detaljan pregled onoga što želite da komunicirate. Postavite sebi ova osnovna pitanja: Koja su pitanja koja želim da pokrenem i kako bih želeo da se zaposleni poboljša?
Budite jasni o tome šta želite
Kada date povratnu informaciju, ona će funkcionisati samo ako prvo navedete njenu konstruktivnu svrhu. Jasno recite koje oblasti biste želeli da pokrijete u povratnim informacijama i zašto ih smatrate važnima.
Način na koji pokrećete povratnu informaciju je od ključnog značaja, odmah će postaviti pravi ton i dati vašem zaposlenom obaveštenje o tome kuda se razgovor vodi.
Budite konkretni
Kada dajete povratne informacije, nikada ne govorite nejasno koristeći opšte termine. Budite konkretni, razgovarajte o situaciji koju ste sami primetili. Navedite detalje akcije ili događaja: ko je bio uključen, šta se dogodilo i kakvi su bili rezultati.
Budite direktni i iskreni, ali ne i oštri
Nemojte se voditi time da je možda lakše ublažiti udarac davanjem dobre povratne informacije da bi se suprotstavio negativnom, jer ovo dugoročno nije produktivno. Umesto toga, vaši zaposleni će steći lažni utsak o svom učinku, što će dovesti do konfuzije i potencijalnog uznemirenja kada se vaši pozitivni komentari ne odraze na njihove ocene ili napredovanje posla. Da biste to izbegli, dajte ciljane povratne informacije, koje su specifične za određena ponašanja ili prekretnice. Nemojte davati sveobuhvatne izjave ili sveobuhvatne odluke o sposobnostima ili namerama zaposlenog, jer bi to moglo da učini da se oni lično osećaju kao meta.
Pružajte povratne informacije na vreme
Ne postoji savršen odgovor na to kada treba da date povratne informacije. Generalno je dobra ideja dati povratnu informaciju što je pre moguće nakon što se nešto dogodilo i u odgovarajuće vreme. Ovo omogućava zaposlenima dovoljno vremena da obrade i na kraju reaguju na vaše povratne informacije. Ako ne želite da pohvalite zaposlenog da je uradio nešto dobro, onda ćete čekati dve nedelje da mu kažete da je čin bio dobar. Slično tome, ako je zaposlenom potrebna konstruktivna povratna informacija o tome kako da razgovara sa klijentima, ne želite da čekate da mu to i kažete. Dakle, što pre znaju kako da prilagode ponašanje, to bolje i za njih i za vaše poslovanje.
Podstaknite dijalog
Dijalog pomaže zaposlenima da se osećaju kao da su deo procesa povratnih informacija. Takođe im omogućava da postavljaju pitanja, iznesu svoje mišljenje i razmišljaju o onome što ste rekli. Ovo im pomaže da razumeju i efikasnije primenjuju vaše povratne informacije. Kada je povratna informacija pozitivna, pitajte zaposlene šta ih je navelo da donesu odluku ili akciju koju su uradili. Ovo može da pruži informaciju budućim obukama za druge zaposlene.
Ponudite predloge
Ako odgovara situaciji, pokušajte da uključite praktične savete i primere kada dajete povratne informacije. Razvoj je u samoj srži konstruktivnih povratnih informacija, tako da nudite sugestije zasnovane na pažljivom posmatranju i evaluaciji. Ne samo da će vaša poruka biti jasna, već će vam takođe pomoći da svoje reči sprovedete u delo.
Kritikujte nasamo a pohvalite javno
Nikada nemojte davati bilo kakvu primedbu ili negativan komentar u javnosti o bilo kom od svojih kolega ili članova tima. U ljudskoj prirodi je da se greši, ali sa greškama čovek i uči, pa se trudite da ih kritikujete nasamo u diskusiji jedan na jedan. Pohvala u javnosti podiže moral zaposlenih. Zaposleni će biti zadovoljni kada vide da je njihov trud primećen.
Obezbedite svojim zaposlenima resurse za rast i razvoj
Ako pokušate da rešite nedostatak veština, nemojte samo da kažete svojim zaposlenima šta rade pogrešno. Obezbedite im resurse koji će im pomoći da unaprede svoje veštine.
Pokažite zahvalnost
Trebalo bi da bude očigledno, ali pokazivanje zahvalnosti za napore zaposlenih je jedna od onih stvari koje je lako prevideti. Posebno za veoma zaposlene menadžere koji već toliko žongliraju sa mnogo različitih infomacija i zadataka. Međutim, mora se znati da je uvažavanje pojedinaca veoma važno. Pokažite to svojim zaposlenima, a rezultat toga su prednosti, koje uključuju:
- Pozitivno radno okruženje – uvažavanje čini ljude srećnijima i pomaže im da se osećaju sigurnije u svojim ulogama
- Bolji učinak zaposlenih – ljudi koji su nagrađeni su spremniji da rade više, a čak i mali gestovi uvažavanja mogu ih podstaći da rade bolje
- Više angažovanja zaposlenih – srećni zaposleni su oni kojima je stalo do posla koji obavljaju. Veća je verovatnoća da će biti angažovani i da će se osećati povezanije sa svojim poslom i samom kompanijom
- Veća kreativnost – kada se zaposleni osećaju zanemareno, malo je verovatno da će se osećati inspirisanim da smisle sjajne ideje. Cenjeni zaposleni su spremniji da daju kreativne ideje koje će pomoći kompaniji i njenim zaposlenima da uspeju
ZAKLJUČAK
Davanje povratnih informacija može biti teško, ali je neophodno zapamtiti kako da ostanete pozitivni i da se fokusirate na problem. Budite svesni svojih predrasuda, dajte vremena za odgovor i čuvajte povratne informacije kao privatne. Svako može dati povratnu informaciju. Ali da bi ona bila konstruktivna, povratna informacija treba da bude zasnovana na činjenicama i orijentisana na rešenje.
Davanje povratnih informacija je sastavni deo naših obuka:
Akademija projektnog menadžmenta
Soft skills projektnog menadžera