Šta je upravljanje portfoliom projekata?
Upravljanje portfoliom projekata je kritična komponenta najboljih praksi, ali može biti i jedna od najizazovnijih. Kako organizacije rastu i rade na sve većem broju projekata, određivanje prioriteta i balansiranje više projekata postaje sve važnije.
PPM (project portfolio management) je sistematski pristup određivanja prioriteta projekata koji ima za cilj balansiranje između novih i uobičajenih inicijativa za podsticanje rasta uz optimizaciju investicija.
Lideri koriste PPM da bolje razumeju kako se projekti uklapaju sa dugoročnim ciljevima kompanije, uzimajući u obzir rizike, usklađenost strategije i potencijalni povrat ulaganja (ROI). Generalno, portfolio menadžment čini opsežan portfolio projekata lakšim za upravljanje i stavlja stavke najvišeg prioriteta na vrh liste obaveza.
Značaj upravljanja portfoliom projekata
Organizacije koriste PPM da povežu strateške ciljeve sa svakom inicijativom u celoj organizaciji. Ova praksa nudi sledeće prednosti:
Strateško usklađivanje
PPM osigurava da su svi projekti i inicijative, bilo tradicionalni koje vodi projektni menadžer, bilo agilni koje vodi Scrum Master, usklađeni sa strateškim ciljevima organizacije. Ovo usklađivanje podržava projekte koji najviše doprinose dugoročnim ciljevima kompanije.
Optimizacija resursa
Alokacija resursa, kao što su vreme, budžet i ljudi, na struktuiran način je ključna. PPM pomaže u smanjenju sukoba resursa između projekata, što može poboljšati produktivnost.
Ublažavanje rizika
PPM omogućava organizacijama da sveobuhvatno procene rizike projekta. Rano prepoznavanje potencijalnih prepreka omogućava bolje upravljanje rizikom i proaktivno donošenje odluka.
Poboljšano donošenje odluka
Uspešan PPM sistem pruža uvid zasnovan na podacima u vezi sa performansama projekta i ROI.
Poboljšana odgovornost
PPM neguje kulturu odgovornosti definisanjem jasnih ciljeva projekta i metrike. Rad prema utvrđenim očekivanjima može motivisati članove tima da rade dobro i podstaći transparentnost u svim organizacijama.
Šta je određivanje prioriteta projekta?
Određivanje prioriteta projekata je proces koji omogućava organizaciji da shvati koje potencijalne projekte vredi raditi. Pomaže portfolio menadžerima da odrede postojeće projekte koji zahtevaju hitnu pažnju i one koji mogu da čekaju resurse.
Da bi ovo bilo efikasno, potrebno je proceniti kriterijume za donošenje obrazovane odluke o projektima koji su u skladu sa vašom organizacijom. Zamislite to kao rangiranje projekata na osnovu njihovog povrata ulaganja (ROI) ili kritične prirode projekta u zavisnosti od vaših potreba i ciljeva. Isti proces se može primeniti na zadatke u jednom projektu. Posebnu pažnju povraćaju investicije smo posvetili treningu za finansije za projektne menadžere.
Kako dati prioritet projektima u portfoliju?
Tipičan proces određivanja prioriteta projekta uključuje definisanje jasnih strateških ciljeva koje treba slediti izvršavanjem portfolija, utvrđivanjem kriterijuma za određivanje prioriteta projekta, izborom modela evaluacije, izgradnjom mape puta za portfolio i praćenjem njegovog napretka.
I – Definišite jasne strateške ciljeve
Počnite tako što ćete jasno definisati strateške ciljeve i ciljeve organizacije. Ovo pruža osnovu za evaluaciju i određivanje prioriteta projekata na osnovu njihovog usklađivanja sa opštim strateškim pravcem. Razjašnjavanje strateških ciljeva trebalo bi da služi kao vodilja kako bi se obezbedila isporuka vrednosti u skladu sa strategijom.
II – Definišite kriterijume za evaluaciju projekta
Dogovaranje o kriterijumima za bodovanje i ocenjivanje projekata portfelja je ključno za dobro određivanje prioriteta. Ovi kriterijumi mogu uključiti faktore kao što su zadovoljstvo kupaca, finansijski aspekti, strateško uklapanje, tržišni potencijal i dostupnost resursa. Kroz istraživanje kriterijuma za evaluaciju projekta, organizacije stiču dublje razumevanje vrednosti čitavog portfelja ili programa.
III – Izaberite metod određivanja prioriteta
Nakon što se usaglasi oko kriterijuma za procenu portfolija, organizacija može da primeni strukturisani pristup određivanju prioriteta portfelja koristeći modele bodovanja, procene vrednosti ili matrice odluka da rangira i odredi prioritete projekata. Korisne tehnike određivanja prioriteta uključuju koncept cene kašnjenja, neto sadašnju vrednost (NPV – Net Present Value) ili Eisenhower matrica. Korišćenje ovih pristupa pomaže u objektivnom poređenju i rangiranju projekata kako bi se identifikovali oni najvredniji i strateški usklađeni.
Koncept troškova kašnjenja, na primer, koristi se u Lean menadžmentu da predstavi potencijalni ekonomski uticaj i gubitak vrednosti koji je rezultat odlaganja isporuke projekta ili inicijative. Naglašava važnost brzog pružanja vrednosti kvantifikovanjem finansijskih rezultata odlaganja i pomaganjem u donošenju odluka u vezi sa određivanjem prioriteta i raspodelom resursa. Kao pravilo, agilne organizacije koje koriste koncept se fokusiraju na to da prvo isporuče inicijative na visokom nivou koje imaju najveću cenu odlaganja.
IV – Napravite mapu puta za portfolio (portfolio roadmap)
Nakon procene projekata na osnovu kriterijuma za bodovanje, razvoj sveobuhvatne mape puta za portfolio može se pokazati korisnim da bi se razjasnilo kako svaki projekat doprinosi izvršenju strategije organizacije. Ova mapa puta poboljšava transparentnost prikazujući strateški uticaj i usklađenost svakog projekta u okviru portfelja.
V – Pratite i pregledajte
Kontinuirano praćenje i revizija učinka i napretka projekata u okviru portfelja je od suštinskog značaja za prilagodljivost. Redovno ponovo procenjujte prioritete, uzimajući u obzir promene na tržištu, poslovne strategije i dostupnost resursa. Prilagodite portfolio po potrebi da biste se prilagodili novim prilikama ili izazovima.
Na primer, akumulacija podataka o isporuci, kao što su vođstvo i vreme ciklusa u Lean – Agile organizacijama, omogućava portfolio menadžerima da analiziraju portfelje na osnovu opipljivih podataka izvedenih iz metrike portfolija.
Određivanje prioriteta projekta se odnosi na povećanje vrednosti
Određivanje prioriteta projekata a samim tim i upravljanje portfoliom se odnosi na isporuku maksimalne moguće vrednosti kroz programe i projekte. Da bi se maksimizirala isporuka vrednosti, upravljački timovi koji odobravaju rad moraju da dele zajednički pogled na „vrednost“ kako bi izabrali najvredniji rad i dodelili prave resurse tom poslu.
Razumevanje relativne „vrednosti“ svakog programa i projekta u portfoliju je u srcu upravljanja portfoliom i određuje koji posao se bira, šta je prioritet, gde se raspoređuju resursi itd.
Da bi se izabrali prioritetni projekti, treba da postoji zajedničko razumevanje vrednosti. Bez toga nije moguće ostvariti pun potencijal portfelja. Određivanje prioriteta projekta korišćenjem modela bodovanja portfelja pomaže u proceni vrednosti projekta.
Međutim, definicija „vrednosti“ će se razlikovati u svakoj kompaniji jer svaka kompanija ima različite strateške ciljeve, stavlja različit naglasak na finansijske metrike i ima različite nivoe tolerancije na rizik. Štaviše, čak i unutar kompanije, svako odeljenje može tumačiti strateške ciljeve na jedinstveni način.
Dakle, „vrednost“ nije jasna ili jednostavna za definisanje.
Svaka organizacija koja upravlja portfoliom projekata treba da definiše i saopšti koja vrsta projektnog rada ima najveću vrednost.
Model bodovanja projekata
Postoji mnogo načina za određivanje prioriteta projekata, ali najbolji metod za dosledno određivanje prioriteta projekata je model bodovanja portfelja. Dobri modeli bodovanja portfolija fokusiraju se na kriterijume vrednosti i kriterijume rizika.
Kriterijum vrednosti
Kriterijum vrednosti procenjuje relativnu vrednost projekta na osnovu relevantnih kriterijuma i može uključivati:
- strateške kriterijume – meri se strateška usklađenost sa strateškim ciljevima vaše organizacije, finansijske kriterijume – kompanije treba da uključe finansijsku korist u model bodovanja kao što su neto sadašnja vrednost, povraćaj investicije, otplatu, zaradu itd. i
- druge poslovne pokretače – drugi kriterijumi kao što su zadovoljstvo kupaca, rast tržišta, poboljšanje kvaliteta ili zadovoljstvo zaposlenih
Kriterijumi rizika
Kriterijumi rizika mere „rizičnost” projekta. Ovde se ne radi o proceni rizika pojedinačnih projekata, već o proceni ukupnog nivoa rizika povezanog sa projektom. Ovo je slično proceni rizika pojedinačne akcije. Ako biste mogli da izaberete samo jednu od dve investicije od kojih svaka ima isti prinos, uvek ćete ići sa najmanje rizičnom opcijom.
Primer kriterijuma rizika može uključivati:
- rizik složenosti – procena složenosti zahteva projekta, uključenih timova, poznavanje razvoja rešenja,
- organizacioni uticaj – procena potrebne organizacione promene, uticaj na organizaciju i sposobnost da se apsorbuju promene,
- rizik resursa – procena korišćenja kritičnih resursa,
- rizici zavisnosti – procena zavisnosti projekta od drugih projekata visokog značaja,
- regulatorni rizik – procena razumevanja organizacije o tome kako da odgovori na sve regulatorne zahteve – ako je primenjivo.
Zašto dati prioritet projektima?
Davanje prioriteta projektima poboljšava KPI isporuke projekta. Na osnovu istraživanja PMI najveći potencijalni uspeh za PMO nije način na koji se projekti izvode, već kako se biraju. Istraživanja pokazuju da:
Projekti koji su usklađeni sa strategijom imaju:
- 57% veće šanse da budu uspešni
- 50% veću verovatnoću da će se završiti na vreme
- 45% veću verovatnoću da će biti u okviru budžeta
Određivanje prioriteta poboljšava finansijske povrate
McKinsey istraživanje pokazuje da će organizacije koje ulažu u strateške prioritete isporučiti 40% više vrednosti u poređenju sa kompanijama koje dodeljuju sredstva na osnovu pristupa „istog kao i prošle godine“.
Forbsova analiza govori slično, sa performansama S&P 500 u 2021. godini , gde je 82% rasta vrednosti došlo od 20% kompanija u indeksu. Pareto efekat je stvaran i radi za ulaganja, i naglašava važnost premeštanja resursa tamo gde oni dodaju najveću vrednost.
PMI analiza pokazuje da 20% tipičnog portfelja otpada. Zaustavite ovo danas da biste postigli trenutno povećanje povraćaja vaše investicije.
Efikasno određivanje prioriteta projekta je osnova za uspešnu realizaciju projekta. To je način na koji usklađujete svoj portfolio sa svojom strategijom. To je način na koji osiguravate da ključni projekti imaju resurse. To je takođe način na koji identifikujete i eliminišete otpad.
Oni koji, kao i ti, vode više projekata u isto vreme, su zainteresovani i za ovo: