Upravljanje nabavkama na projektu | Project Management Srbija

Upravljanje nabavkama na projektu

Upravljanje nabavkama na projektu

Upravljanje nabavkama na projektu

Nabavke na projektu

Nabavka je proces kojim se mora upravljati na projektu. Da bi bila najbolja poslovna funkcija u klasi, nabavka mora da se planira i kontroliše, pri čemu je važna saradnja sa zainteresovanim stranama. Uspešna nabavka na projektu dosledno pokazuje da odabrani dobavljači pružaju najbolju ukupnu vrednost za projekat i kompaniju.

Kako se nabavke povećavaju u veličini i složenosti, tj.projekat ima mnogo više aktivnosti koje zahtevaju nabavku, tako raste potreba za njihovom pravovremenom identifikacijom i pravilnim upravljanjem. Integrisanje menadžera projekata u proces nabavke značajno povećava izglede ne samo uspešne nabavke, već i uspešne implementacije projekta.

Upravljanje nabavkom na projektu je jedna od oblasti znanja koja deluje kao stub uspešnog upravljanja projektima.

Šta podrazumevamo pod upravljanjem nabavkom na projektu?

Upravljanje nabavkom na projektu mogli bismo definisati kao saradnju sa spoljnim dobavljačima radi nabavke ili kupovine robe/dobara/usluge koje su nam potrebne radi uspešne realizacije projekta. Glavna svrha upravljanja nabavkama je uspostavljanje i održavanje zdravih odnosa sa dobavljačima koji pružaju robu i usluge tokom životnog ciklusa projekta.

Odnosi sa dobavljačima uglavnom se uspostavljaju i legalizuju ugovorima. Na taj način se obezbeđuje da se potrebna roba i usluge prime u pravo vreme i da ispunjavaju standarde kvaliteta projekta koje je navela organizacija za kupovinu. Ovo uveliko pomaže u nesmetanom izvršavanju procesa razvoja projekta i osigurava da projekat ispunjava svoje ciljeve.

Kao i mnogi aspekti u poslu, upravljanje nabavkom na projektu predstavlja jedan ozbiljan proces. Ovaj proces pomaže da se osigura da je potrebna količina robe naručena i primljena, a projekat završen.

Sam proces upravljanja nabavkom na projektu obuhvata sledeće:

  • Planiranje nabavke
  • Realizacija nabavke
  • Kontrola nabavke
  • Zatvaranje nabavke

Planiranje nabavke

Sastavni deo planiranja projekta je planiranje nabavke na projeku vrši se u okviru procesa nabavke i rezultira razvojem plana. Plan nabavke je pogodan alat za organizovanje i upravljanje aktivnostima vezanim za proces upravljanja nabavkama. Obrazac plana treba da formira odeljenje za nabavku u saradnji sa projektnim menadžerom. Plan nabavke projekta treba da pregleda i odobri menadžer projekta pre nego što bude započet bilo kakav odnos sa dobavljačem.

U ovom procesu potrebno je dokumentovati različite odluke o nabavkama, vrstu način nabavke, identifikovati potencijalne i kvalitetne dobavljače, kao i kriterijume za izbor najpovoljnijeg dobavljača. Postupak se izvršava jednom u određenim tačkama životnog ciklusa projekta i pomaže u odlučivanju da li postoji potreba za nabavkom robe i usluga izvan organizacije ili ne.

Dakle, tu se donosi odluka da li nešto kupujemo ili rentamo, da li radimo sami ili angažujemo nekog sa strane, da li imamo sve što nam treba od robe i materijala ili nešto treba nabaviti. U slučaju da postoji potreba za nabavkom, ovaj plan nam pomaže u utvrđivanju koji resursi treba da se nabave i kada.

Ove informacije će zauzvrat snažno uticati na budžet i finansijski obim projekta. Biće pripremljeni uzorci dokumentacije za nabavku i razvijaju se okviri za kriterijume izbora potencijalnih dobavljača. Ova matrica izbora zasniva se na obimu, rasporedu i zahtevima projekta. Faktori rizika i budžetska ograničenja takođe se uzimaju u obzir.

Realizacija nabavke

Drugi korak upravljanja projektnim nabavkama je realizacija nabavke. U procesu realizacije nabavke prikupljaju se ponude raznih dobavljača, među njima se bira najpovoljniji dobavljač i na kraju se potpisuje ugovor sa odabranim dobavljačem.

Poređenje se vrši između prednosti, nedostataka i ponuda različitih dobavljača. Pre nego što se donese odluka, potrebno je da se formira kriterijum kako bi se odlučilo koja je najbolja ponuda za projekat. Generalno, ova ponuda se ne mora zasnivati samo na ceni. Takođe, ne smeta potražiti stručni savet u određenim oblastima i odeljenjima. Nužna faza će tada biti pregovaranje kako bi se zadovoljile potrebe onog koje raspisao nabavku i samog dobavljača. Predlozi se pažljivo procenjuju, a ukoliko ne budu na raspolaganju zadovoljavajuće ponude, tim za upravljanje projektima će tražiti nove dobavljače.

U slučaju potrebe za nabavkom velikog broja stavki proces prikupljanja ponude od dobavljača i vrednovanje istih može se ponoviti više puta u toku trajanja projekta. Potom se stvaraju kalendari resursa koji detaljno objašnjavaju kada, gde i kako će se resursi koristiti i njima upravljati. Odgovarajući plan upravljanja projektom prilagođava se prema ažuriranjima kalendara resursa.

Kontrola nabavke

Kontrola nabavke je proces upravljanja odnosima između učesnika nabavke gde se pažljivo nadgleda realizacija ugovora i sprovode se odgovarajuća prilagođavanja i promene ukoliko za tim ima potrebe. Sastavni je deo kontrole projekta i po potrebi se može izvesti u bilo kojem trenutku životnog ciklusa projekta. Pomaže u osiguravanju da su performanse obe uključene strane (kupca i prodavca) u skladu sa zahtevima projekta kao što je navedeno u zakonskim sporazumima. Proverava se sva roba ili usluge koje su isporučene kako kvantitativno, tako i kvalitativno.

Zatvaranje nabavke

Ono što se očekuje na kraju posla trebalo bi detaljno opisati u inicijalnom dogovoru sa dobavljačem. Ne bi trebalo da postoji bili kakva zabuna ili različita očekivanja u vezi sa krajnjim proizvodom ili uslugom. Postupak zatvaranja nabavke ne odnosi se samo na okončanje ugovora o nabavci, već se radi i o dokumentovanju uspešnih procesa i sumiranju rezultata projekta za buduće potrebe.

Neke kompanije radije vrše jednostavne revizije koristeći matrice performansi kako bi ocenile celokupni projekat. Dokumentacija je važna za buduće projekte, koji mogu uključivati potpuno različite timove. Tokom zatvaranja mogu biti potrebni pregovori da bi se rešili ugovorni sporovi. Idealna situacija bila bi da još tokom procesa realizacije i kontrole nabavke uoče potencijalni problemi kako bi se pristupilo rešavanju istih. Redovna provera, objašnjenja u procesu kontrole zapravo doprinose postizanju cilja bez pojave neprijatnih iznenađenja na kraju.

Predlozi za optimalno upravljanje nabavkama

Svaka kompanija razvija svoju internu politiku kao i procedure kada su u pitanju projekti i tenderi, međutim, ovi saveti za upravljanje nabavkom mogu se primeniti na sve kompanije:

  • Jasno definišite sve ciljeve projekta
  • Usredsredite se na sposobnosti dobavljača i kako će njihova rešenja pomoći u postizanju ciljeva projekta, kao i rešavanju prepreka
  • Oduprite se iskušenju da konačne odluke donosite isključivo na osnovu troškova
  • Osigurajte da rešenja nisu samo kratkoročna, osim ako to nije glavni cilj
  • Održivost i buduća podrška su uvek faktori koje treba uzeti u obzir

Kada govorimo o upravljanju nabavkama, postoje standardne dobre prakse. Recimo, jedna od njih je ono što primenuje većina kompanija, a to je da koristi manji broj dobavljača i da uspostavlja dugoročne partnerske veze, nego da se svaki put obraća novim dobavljačima.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *