Notes – napomene
U MS Projectu možemo razlikovati i koristiti tri vrste beleški odnosno napomena:
- Napomene o aktivnostima (zadacima)
- Napomene o resursima
- Napomene o angažovanju
Napomene su zapravo informacije koje želimo da pridružimo aktivnostima, resursima ili angažovanju resursa sa ciljem dodatnog objašnjenja.
Napomene u MS Project-u podržavaju širok opseg opcija za formatiranje teksta, a možete i da u okviru napomene povežete ili sačuvate slike kao i druge tipove datoteka (.jpg, .pdf, .docx, .xls …). Faktički, možet dodati priloge na ovaj način, što je vrlo korisna funkcija MS Projecta. Zato je poseban deo naše obuke za MS Project posvećen napomenama.
Napomene za aktivnosti
Dodatne informacije o zadacima (aktivnostima) možete zabeležiti u napomeni.
Na primer:
- Ako detaljnim opisom aktivnosti ne želite da opteretite njen sažeti naziv, važne detalje same aktivnosti možete zabeležiti kao napomenu.
- Ponekad vaš projektni zadatak zahteva posebna prateća uputstva. Najbolji način da uključite ove detalje je korišćenje beleški (napomena) u Microsoft Project-u.
- Projekti se ne planiraju izolovano. Obično će nekoliko odeljenja pregledati raspored i dati svoj doprinos ili posebne smernice tokom faza planiranja i odobravanja projekta. Odeljenje za bezbednost će možda želeti da odredi procedure za rukovanje opasnim materijalima. Grupa za zaštitu životne sredine može imati zahteve za odlaganje zagađivača u vezi sa projektom. Mnogo puta naziv zadatka nije dovoljan da izrazi zabrinutost ovih odeljenja i opiše pravu situaciju projekta, pa je i u ovakvim slučajevima dobro koristiti napomene za dodatne važne informacije.
Ovo su samo neke od situacija kada je veoma zgodno koristiti napomene. Informacije zabeležene kao napomena nalaze se u planu i mogu se jednostavno pregledati ili štampati.
Napomene o aktivnostima u Microsoft Project-u dozvoljavaju menadžeru projekta da doda tekstualnu belešku zadatku kako bi jasno odredio dodatni pravac u vezi sa tim zadatkom. Tako beleške o zadacima u funkciji Microsoft Project-a obezbeđuju menadžeru projekta dodatni kanal za prenošenje instrukcija u vezi sa zadacima.
Na koji način možete dodati napomenu konkretnoj aktivnosti?
Da biste zabeležili potrebne informacije za konkretnu projektnu aktivnost sledite sledeće korake, slika 1:
- Izaberite aktivnost kojoj želite da dodelite napomenu
- Na kartici Task, u grupi Propreties izaberite opciju Notes
- U okviru za dijalog Task Information unesite tekst napomene i potvrdite klikom na OK
Napomena će se pojaviti u obaveštenjima na ekranu ako u koloni Indicators postoji ikona napomene, slika 2.
Ako želite da odštampate beleške zajedno sa Gantovim dijagramom, potrebno je da izaberite File / Print/ Page Setup, slika 3
Na kartici prikaza dijaloga za podešavanje stranice, Page Setup – Gantt Chart / View, uključite opciju štampanja beleški – Print notes, slika 4.
Kao rezultat ovakvog podešavanja štampe na jednoj strani dobićete odštampan Gantt dijagram, a na drugoj strani listu beleški koje prate projektne aktivnosti, slika 5.
Slika 5
Ovo je zaista korisno, imaćete posebno odštampan spisak sa aktivnostima koje imaju određene napomene, ali možda želite da se vaše beleške pojavljuju na samom Gantogramu, koji je osnova MS Project-a, softvera za planiranje i kontrolu projekta.
Naravno i ovo je u MS Project-u moguće uraditi izborom kartice Format Gantt Chart / Format / Bar Styles, slika 6.
Ovom prilikom otvoriće se prozor Bar Styles. U donjem delu prozora izaberite karticu Text a zatim i položaj gde želite da bude prikazana napomena na Gantt Chart-u, slika 7.
Slika 7
Na slici 8, može se videti Gantt Chart na kome je prikazana napomena za aktivnost 1.1. u fazi Izrada projekta.
Slika 8
Izbor pravog alata – softvera je samo jedna komponenta upravljanja projektom. A ako nemate prave informacije o zadacima, resursima, rizicima i procenama nijedan alat neće spasiti vaš projekat.
Tu se istinski ističu beleške i edukovani menadžeri projekata. Beleške su najsvestraniji, najjeftiniji saradnički alat za upravljanje projektima. Beleške mogu da daju glas čak i najtišem članu tima, mogu se bukvalno koristiti bilo gde, izvlače najbolje iz timova i pokreću projekat u pravom smeru.