Varijansa, varijacija ili odstupanje od plana projekta | Project Management Srbija

Varijansa, varijacija ili odstupanje od plana projekta

Varijansa, varijacija ili odstupanje od plana projekta

Varijansa, varijacija ili odstupanje od plana projekta

Projekti su po definiciji vremenski ograničeni poduhvati. Onda kada napravite raspored projekta, on postavlja granice kada će taj projekat biti završen i koliko će to koštati. Ove granice možemo nazvati i osnovnim (baseline) planom projekta.

Da bi jedan projekat bio uspešan potrebno je da zadovolji sledeće kriterijume:

  • Da bude završen u roku
  • Da ispunjava ciljeve
  • Da je kvalitet zadovoljen
  • Da je ispoštovan planirani budžet

Možda vam se čini da je ovo jednostavo? Ali, zapravo je upravljanje projektima (projektni menadžment) veoma kompleksan i odgovoran posao. Zato je važno razumeti značenje i značaj varijanse u svetu upravljanja projektima.

 Šta je varijansa?

Kada krenete sa fazom realizacije projekta, važno je da pratite njegove performanse: obim, raspored, troškove. Kao menadžer projekta morate biti svesni koliko dobro napredujete  ka postizanju datuma isporuke a u okviru vašeg planiranog budžeta. Ako počnete da primećujute odstupanje od osnovnog plana, potrebno je da preduzmete korektivne mere.

Jedan od načina da pratite i kontrolišete projekat je da pratite razlike između inicijalnog plana projekta i onog što se stvarno dešava.

U svetu kontrole projekta upravo je varijansa ta razlika između onoga što se očekuje i onoga što se stvarno postiže.

Šta je analiza varijanse?

Analiza varijanse je praksa upoređivanja stvarnih rezultata projekta sa planiranim ili očekivanim. To je način da se utvrdi koliko projekat dobro ili loše napreduje. Analiza varijanse pomaže projektnim timovima u identifikovanju i analiziranju odstupanja u učinku projekta. Takođe, pomaže i u prepoznavaju uzroka i proceni ozbiljnosti odstupanja.

Koraci u analizi varijanse

Na početku, projektni tim prepoznaje odstupanje realnih podataka u odnosu na inicijalni plan projekta. Dalje, utvrđuje uzroke odstupanja i procenjuje ozbiljnost uticaja. Nakon toga, tim sprovodi korektivne radnje za vraćanje projekta na pravi put. Na kraju, projektni tim predlaže preventivne akcije kako bi se izbegle buduće sliče pojave.

Dobro strukturirana analiza varijanse treba da sadrži sledeće aspekte:

  • Prepoznavanje ključnih indikatora performansi
  • Procena kvantiteta odstupanja
  • Procena stepena uticaja na performanse projekta
  • Prepoznavanje uzroka odstupanja
  • Uspostavljanje korektivnih mera
  • Procena resursa potrebnih za sprovođeje korektivnih mera
  • Uspostavljanje vremenskog rasporeda, odnosno potrebnog vremena potrebnog za sprovođenje korektivnih mera
  • Preporuka preventivih akcija

Analiza varijanse je ključ za uspeh bilo kog projekta koji se završava na vreme i u okviru odobrenog budžeta. Ova analiza pomaže u praćenju performansi vašeg projekta, omogućavajući vam da preduzmete korektivne mere što je pre moguće, i omogućava vam da znate da li idete u pravom smeru ili ne.

Odstupanja projekta koja se najčešće prate

Najčešće analize odstupanja od prvobitnog plana se odnose na:

  • odstupanje od vremenskog rasporeda [Schedule variance]
  • odstupanje u odnosu na inicijalne troškova projekta [Cost variance]

I – Varijansa rasporeda (SV)

Neophodno je da svoj projekat držite pod kontrolom i u okviru planiranog rasporeda. Varijansa rasporeda pomaže vam da shvatite da li zaostajete ili ste u toku sa planom vašeg projekta. Omogućava vam da izbegnete nepotrebna prekoračenja troškova zbog proklizavanja rasporeda. Troškovi se povećavaju kako prekoračite planirano vreme.

Na primer, unajmili ste određenu opremu za određeni vremenski period, verovatno je da ćete platiti više ako vam je potrebno više vremena da završite planirane aktivnosti na kojima je angažovana oprema. Možda ćete morati da hitno iznajmite istu opremu od drugih dobavljača sada po višoj ceni. Varijansa rasporeda je vitalni analitički alat.

Varijansa rasporeda vam omogućava da znate da li ste ispred plana ili zaostajete u rasporedu.

Formula za određivanje varijanse rasporeda (SV)

Varijansu rasporeda (SV) možete izračunati oduzimanjem planirane vrednosti (PV) od zarađene vrednosti (EV), tj.

SV = EV – PV, gde je

  • SV – Schedule Variance (varijansa trajanja ili rasporeda)
  • EV – Earned Value (zarađena vrednost – vrednost rada koji je stvarno urađen)
  • PV – Planned Value (planirana vrednost – vrednost planiranog rada)

Iz gornje formule možemo zaključiti da:

  1. Ako je varijansa rasporeda pozitivna, vi ste ispred plana, idete pre roka.
  2. Zaostajete u rasporedu, odnosno vaš projekat kasni, ako je varijansa rasporeda negativna.
  3. U toku ste sa planom ako je varijansa rasporeda jednaka nuli.

Kada je projekat gotov, varijansa rasporeda postaje nula jer je sva planirana vrednost zarađena.

II – Varijansa troškova (CV)

Varijansa troškova je podjednako važna kao i varijansa rasporeda. Morate da dovršite svoj projekat u okviru odobrenog budžeta. Prekoračenje budžeta projekta loše je za vas, kao i za zainteresovane strane na projektu.

Klijenti su veoma oprezni u vezi potrošnje, jer svako odstupanje od osnovne cene može uticati na njihov profit. U najgorem slučaju možda će morati da ulože više novca u projekat da bi ga dovršili. To je štetno ako je u ugovoru fiksna cena. Varijansa troškova je merilo performansi troškova za projekat.

Varijansa troškova vam pomaže da utvrdite da li je vaš projekat u okvirima planiranog budžeta ili ga je premašio.

Formula za određivanje varijanse troškova (CV)

Varijansa troškova (CV) može se izračunati oduzimanjem stvarnih troškova (AC) od zarađene vrednosti (EV), tj.V

CV = EV – AC, gde je

  • CV – Cost Variance  (varijansa troškova)
  • EV – Earned Value (zarađena vrednost – vrednost rada koji je stvarno urađen)
  • AC – Actual Cost (stvarni troškovi – stvarni troškovi rada koji je izvršen)

Iz gornje formule možemo zaključiti sledeće:

  1. Ako je odstupanje troškova pozitivno, vi ste ispod budžeta.
  2. Prekoračili ste budžet ako je varijansa troškova negativna.
  3. U okviru planiranog budžeta ste ako je varijansa troškova jednaka nuli.

Varijansa rasporeda i varijansa troškova su sjajni alati za analizu zdravlja projekta. Kao menadžer projekta, trebalo bi da pratite ova odstupanja svakodnevno kako bi na vreme uočili eventualno skretanje projekta sa pravog puta. Ako su obe varijanse pozitivne, to znači da vaš projekat dobro napreduje. Međutim, nešto nije u redu ako je bilo koja od ovih varijansi negativna. U tom slučaju treba preduzeti korektivne mere kako biste vratili projekat na pravi put.

Kako nam MS Project može pomoći u praćenju varijanse?

Više puta smo govorili o velikim prednostima MS Projecta, a svakako je jedna od njih praćenje stvarnog rada i troškova kao i njihovo upoređivanje sa inicijalnim planom projekta. MS Project, kroz kombinovaje različitih pogleda i tabela,  olakšava nam da na vreme uočimo odstupanja i podesimo preostali deo plana našeg projekta.

Neki od primera gde možemo jasno videti prednosti MS Projecta su sledeći:

  1. Praćenje stvarnih troškova i njihovo odstupanje u odosu na baseline plan

Ukoliko želimo da posmatramo troškove resursa u projektu, potrebno je da otvorimo tabelu Cost u nekom od tabelarnih prikaza koji je usredsređen na resurse.

Varijacija u troškovima angažovanja resursa

U gornjem primeru možemo videti da je Ana, tzv. Work resurs i da je angažovana za obavljanje dve aktivnosti na projektu a to su: nabavka opreme i betonski radovi. Po inicijalnom planu projekta, trošak koji nastaje usled njenog angažovanja na aktivnostima je:

  • Nabavka opreme – 40 000 din (Baseline Cost),
  • Betonski radovi – 80 000 din (Baseline Cost).

Sa druge stvarni trošak (Actual Cost) koji je napravljen u toku projekta je sledeći:

  • Nabavka opreme u iznosu od 40 000 din. To je jednako planiranom trošku što znači da je sve proteklo po planu
  • Betonski radovi u iznosu od 72 000 din, odnosno 8 000 din manje od planiranog troška. Zaključak je da je ostvarena ušteda od 8 000 dinara u odnosu na inicijalni plan prilikom angažovanja resursa za obavljanje ove aktivnosti

Posmatrajući tabelu, možemo primetiti da vrlo jednostavno uočiti u koloni Variance razliku od 8 000 din koja je nastala usled manjih troškova prilikom angažovanja Ane za aktivnost betonski radovi. Dakle,

Varianca = Cost – Cost Baseline

Možemo posmatrati i troškove na nivou aktivnostiu nekom od prikaza koji je usredsređen na aktivnosti.

Varijaca troškova na nivou projektnih aktivnosti

Na primeru vidimo da varijacija troškova za fazu Građevinski radovi iznosi 32 000 dinara. Ovo odstupanje je nastalo kao posledica odstupanja na aktivnostima betonski radovi i armirački radovi.

U prethodom primeru je prikazano kako je došlo do uštede od 8 000 dinara za angažovanje ljudskog resursa na aktivnosti betonski radovi. Sa druge strane za aktivnost armirački radovi angažovan je ljudski resurs Peđa, stavrni trošak (Actual Cost) iznosi 140 000 dinara, što je 40 000 dinara više od planiranog troška (Baseline Cost). U koloni Variance možemo primetiti vredost od 40 000 din koja ukazuje na ovo odstupanje.

Ako sumiramo odstupanja po jednoj i drugoj aktivnosti (ušteda od 8 000 dina i preoračenje budžeta od 40 000 din) u zbiru dobijamo prekoračenje budžeta od  32 000 dinara na nivou faze Građevinski radovi.

  • Total Cost = 354 500 din
  • Baseline Cost = 322 500 din
  • Varianca = Total Cost – Baseline Cost = 32 000 din

Praćenje stvarnog rada i njegovog odstupanja u odnosu na baseline plan

Praćenje stvarnog rada (utrošenog broja radnih sati) kao i njegovo odstupanje u odnosu na plan, u MS Projectu možemo posmatrati kroz tabelu Work. Možemo pratiti odstupanje na nivou pojedinačnih resursa, aktivnosti ili faza projekta.

Work variance u MS Projectu

Ako posmatramo gornju sliku možemo primetiti da je Ana bila angažovana
za obavljanje aktivnosti betonski radovi i da je umesto planiranih
100h (Baseline Work), bila agažovana 90h (Actual Work), dakle 10 sati manje od planiranog. Usled kraćeg angažovanja usledila je i ušteda od 8 000 dinara, što smo videli u prethodnom primeru.

Peđa je bio angažovan na obavljanju aktivnosti armirački radovi. Umesto planiranih 100 sati (Baseline Work), radio je 140 sati (Actual Work) što je 40 sati više od planiranog. Ovo je dovelo i do povećanja troškova Peđinog angažovanja što smo takođe mogli da vidimo u prethodnom primeru.

U zbiru, faza Građevinski radovi trajala je 30 sati više nego što je planirano, a što je posledica 10 sati kraćeg angažovanja Ane za aktivnost betonski radovi i 40 sati dužeg angažovanja Peđe za obavljanje aktivnosti armirački radovi.

  • Work = 330 hrs
  • Baseline Work = 300 hrs
  • Varianca = Work – Baseline Work = 30 hrs

Ovde smo videli samo neke od primera gde možemo i na koji način posmatrati varijansu u MS Projectu. Postoji naravno još mnogo mogućnosti koje nam MS Project, kao specijalizovani softver za upravljanje projektima, nudi. Varijansu možemo posmatrati i na nivou celog projekta kroz statistiku projekta.


Srodne teme: Obuka za MS Project