Ovaj tekst ima za cilj da ti pokaže kako da budeš bolji projektni menadžeri. U njemu ćeš naći čak 29 saveta kako da budeš bolji projektni menadžer. Pre nego što krenemo sa savetima, prvo da vidimo šta to radi projektni menadžer, tj. koja je njegova uloga i koje aktivnosti sprovodi.
Šta radi projektni menadžer?
Projektni menadžer je odgovoran za planiranje, sprovođenje, kontinuirano praćenje i završetak projekata u roku i u okviru budzeta.
Njegova uloga obuhvata:
- koordinaciju timova,
- upravljanje resursima i rizicima,
- komunikaciju sa zainteresovanim stranama i
- praćenje napretka, kako bi u svakom trenutku bio spreman da reaguje i osigura uspešan ishod projekta.
Aktivnosti koje sprovodi projektni menadžer zahtevaju posedovanje određenih veština koje su prikazane u nastavku.
LIDERSTVO
- Projektni menadžer mora biti dobar lider koji će svojom energijom pokazati ostatku tima da nijedna prepreka nije nepremostiva i da svaki problem koji se javi na projektu može da se reši ukoliko se otkrije na vreme.
ORGANIZACIJA
- Nesumnjivo je da dobar projektni menadžer treba da bude i dobar ORGANIZATOR. Projektni menadžer treba da definiše jasnu strukturu i sled zadataka, optimalno rasporedi resurse i osigura poštovanje rokova.
KOMUNIKACIJA
- KOMUNIKATIVAN projektni menadžer je onaj koji je u svojim izlaganjima jasan i precizan, tako da su njegove informacije i aktivnosti koje zadaje jasne i razumljive svim učesnicima projekta.
EMPATIJA
- Biti EMPATIČAN u ovom poslu je jako bitno, odnosno imati sposobnost da saslušaš, razumeš i pomogneš svojim saradnicima kako bi prevazišli izazove sa kojima se susreću.
PRILAGODLJIVOST
- Veoma je bitno za uspešnu realizaciju projekta da je PRILAGODLJIV, naime izazovi sa kojima se susreće na putu ka relizaciji projekta nisu predvidljivi uvek, pa je neophodno brzo rešenje i efikasno menjanje planova da bi se prilagodio novonastaloj situaciji.
EKSPERTIZA
- Projektni menadžer mora biti I EKSPERT u oblasti u kojoj se projekat sprovodi. Ovo podrazumeva poznavanje tehničkih, poslovnih ili industrijskih zahteva, što omogućava uspešnu komunikaciju sa stručnjacima i precizno definisanje ciljeva i zadataka.
29 načina kako da budeš bolji projektni menadžeri
Postati bolji projektni menadžer zahteva kontinualni rad na sebi, učenje, stalno usavršavanje i primenu novih veština i alata. Ovde imaš 29 načina kako da unaprediš svoje sposobnosti i budeš još bolji projektni menadžer.
1. Razvijaj svoje komunikacijske veštine
Nauči da saslušaš svoje saradnike, da se fokusiraš da stvarno čuješ i uvažiš njihova mišljenja i sugestije. Pored ovoga je još bitnije da saslušaš i zamerke, zatim da prihvatiš i sagledaš tuđa mišljenja, bez obzira što se ponekad kose sa tvojim. Nemoj se plašiti da razgovaraš o svom učinku sa ljudima za koje radiš i sa kojima radiš. Pitaj ih kako misle da možeš da poradiš na sebi i da budeš bolji u tome što radiš.
Zato se potrudi da dobiješ povratne informacije od članova tima, klijenata, menadžera i bilo koga drugog za koga misliš da može da pruži iskrene povratne informacije o tome gde su tvoje mogućnosti za profesionalni razvoj i usavršavanje.
2. Postavljaj realna očekivanja
Realno proceni resurse, vreme i kapacitet tima pre nego što se obavežeš na rokove ili ciljeve. Što bolje napraviš početni plan, veći su izgledi da će se tvoj projekat uspešno realizovati. Iako je planiranje projekta ključno, za menadžere projekata je podjednako važno da budu prilagodljivi kada se pojave nepredviđene okolnosti.
Prilagođavanje promenama u okviru projekta, neočekivanim kašnjenjima ili novonastalim prioritetima, zahteva fleksibilan način razmišljanja. Da biste bili uspešan menadžer projekta, morate da ostanete prisebni i spremni da u svakom momentu prilagodite planove projekta, po potrebi, bez žrtvovanja opštih ciljeva projekta.
3. Postavljaj jasne ciljeve i prioritete
Razjasni šta je najvažnije i osiguraj da se svi članovi tima fokusiraju na to. Postavi jasan cilj, podeli zaduženja koja će se izvršavati prioritetnim redom tako da ne kasni nijedna kritična aktivost i da pritom sve one vode ka onom glavnom cilju – USPEŠNO REALIZOVANOM PROJEKTU. Sve to vrlo detaljno obrađujemo na našoj obuci za upravljanje projektima.
4. Budi organizovan/a
Koristi alate za praćenje napretka projekta (npr. Asana, Trello, Jira) da organizuješ zadatke, resurse i rokove. Vreme je kritičan resurs u upravljanju projektima, a efikasno upravljanje vremenom je od suštinskog značaja za ispunjavanje rokova i postizanje ciljeva projekta.
5. Razvijaj emocionalnu inteligenciju
Razumevanje i upravljanje emocijama tebi i tvom timu pomaže u prevazilaženju konflikata i donošenju boljih odluka. Visoka emocionalna inteligencija je ključan aspekt upravljanja projektima, omogućavajući projekt menadžerima da razumeju i efikasno upravljaju prvenstveno svojim emocijama i emocijama drugih. Menadžeri projekata sa visokom emocionalnom inteligencijom mogu izgraditi snažne odnose, pokazati empatiju i upravljati konfliktima kako bi podstakli pozitivno okruženje projekta.
6. Planiraj unapred
Detaljno planiraj svaki aspekt projekta pre nego što počneš. Definiši sve resurse, potrebne alate i potencijalne rizike. Dobra organizacija u samom početku mnogo pomaže, da se potencijalni problemi koji mogu da se jave prilikom realizacije samog projekta svedu na minimum.
7. Fokusiraj se na rezultate, a ne na aktivnosti
Prihvati da je osnova svih aktivnosti usmerena ka postizanju postavljenih ciljeva, a ne samo u obavljanju aktivnosti. Rezultati nam govore da li je to što radimo dobro i omogućavaju da projekat realizujemo uspešno. Uspešno obavljena aktivnost je samo ona koja je rezultirala ostvarenjem postavljenog cilja.
8. Uči iz svoji grešaka
Svaki projekat je prilika za učenje. Analiziraj šta je dobro funkcionisalo, a šta nije i koristi to za buduće projekte. Koristi sve ono što je pomoglo da se premoste nepredviđene situacije, ali isto tako je potrebna otvorenost i hrabrost da primeniš nova saznanja do kojih ćeš doći kontinuiranim radom na sebi.
Biti u stanju da prepoznaš greške, izvučeš pouke iz njih i unaprediš pristup za sledeći projekat je najvažniji korak ka stalnom napretku. Priznavanjem i prepoznavanjem sopstvenih grešaka, pokazuješ timu da se greške dešavaju i lako rešavaju ako se prepoznaju na vreme, i preuzme odgovornost za njih.
9. Gradi odnos sa timom
Razvijaj poverenje i saradnju među članovima tima. Budi mentor i podrška, ne samo nadređeni. Sposobnost negovanja i razvoja timova je važna veština koju menadžer projekta mora da ima. Zato šro je uvek potrebno izvući maksimum iz tima. To ćeš uraditi tako što ćeš:
- Prepoznati mogućnosti članova tima
- Pruziti mogućnost za rast i razvoj
- Ostvariti saradnju unutar tima
- Naglašavati neohodnost odgovornosti i stalni rad na sebi svakog člana tima
- Ulagati u profesionalni razvoj svakog člana tima.
10. Delegirajte zadatke
Prepoznavanje veština i kapaciteta članova tima omogućava ti da delegiraš odgovornosti i time oslobodiš prostor za strateške zadatke. Projektni menadžer mora paziti da svaki član tima dobije zadatke spram svojih mogućnosti da bi rezultati bili kvalitetni. Nekada preopterećenje resursa može dovesti do loših krajnjih rezultata zato pažljivo treba proceniti mogućnosti i veštine saradnika.
11. Budi fleksibilan/na
Spremnost da se prilagodiš promenama i nepredviđenim okolnostima je ključna u projektima. Iako je planiranje ključno, za menadžere projekata je podjednako važno da budu prilagodljivi kada se pojave nepredviđene okolnosti. Prilagođavanje promenama u obimu projekta, neočekivanim kašnjenjima ili novonastalim prioritetima zahteva fleksibilan način razmišljanja. Ako hoćeš da budeš uspešan menadžer projekta, fleksibilnost je neophodna, kao i da odgovoriš izazovima.
12. Upravljaj rizicima
Identifikuj potencijalne rizike unapred i razvijaj planove za ublažavanje tih rizika. Svaki rizik unapred predviđen olakšava uspešnu realizaciju projekta jer omogućava da se unapred definišu rešenja. Realizaciju projekta treba pratiti kroz svaku fazu i odgovoriti svim izazovima koji se ne mogu predvideti, ali postojanje unapred osmišljenih rešenja za izvesne situacije moze olakšati celokupan proces. O ovome možeš detaljnije da saznaš na linku kurs za upravljanje rizicima.
13. Analiziraj podatke
Prati napredak projekta koristeći podatke (budžet, resursi, rokovi) da doneseš informisane odluke. Redovno praćenje napretka projekta je od suštinskog značaja za efikasno upravljanje vremenom, za identifikaciju potencijalnih kašnjenja i primenu korektivnih mera da se projekat održi po planu.
14. Radi sa interesnim grupama
Razumeti i upravljati interesima svih zainteresovanih strana (klijenti, menadžment, tim) je ključno za uspeh. Zato treba motivisati stakeholdere i upravljati njihovim očekivanjima.
15. Razvijaj softverske veštine
Nauči osnovne tehničke aspekte industrije u kojoj radiš kako bi mogao bolje da komuniciraš sa timom i razumeš izazove. Želeli to da priznamo ili ne, mi živimo u digitalnoj eri. Za svaki poslovni poduhvat postoji softversko rešenje, te ako tvoja organizacija trenutno ne koristi tako nešto, pokušaj da pronađš rešenje koje bi moglo unaprediti projekte. Recimo, najkorišćeniji softveri na području bivše Jugoslavije su Microsoft Project i Oracle Primavera.
16. Kontroliši budžet
Praćenje budžeta i vremena je osnova uspeha u svakom projektu. Uvek imaj kontrolu nad resursima. Još jedna ključna veština upravljanja projektom je sprovođenje analize troškova i koristi, za procenu finansijske održivosti projektnih odluka. Ovo uključuje procenu planiranog projekta i usmeravanje projektnih aktivnosti sa ciljem realizacije projekta u predviđenom roku i utvrđenom budzetu.
17. Vežbaj rešavanje konflikata
Konflikti su neizbežni u timu, ali dobra veština rešavanja konflikata može poboljšati dinamiku i produktivnost tima. Projektni menadžer mora rešiti konflikte uz razumevanje i poštovanje stavova i interesa svih strana.
Uči kako prepoznati i rešiti potencijalne probleme pre nego što postanu ozbiljni. To ćeš najbolje postići kontinuiranim praćenjem realizacije projekta, uočavanjem problema i blagovremenom reakcijom, donošenjem ispravnih i sigurnih odluka.
18. Motiviši svoj tim
Prepoznavanje uspeha, pružanje konstruktivnih povratnih informacija i davanje prilika za razvoj mogu motivisati tvoje saradnike. Sposobnost menadžera projekta da motiviše i inspiriše članove tima je ključna. Motivacija može doći u različitim oblicima, kao što su:
- Priznavanje dostignuća
- Deljenje konstruktivnih povratnih informacija
- Stvaranje pozitivnog radnog okruženja
- Pružanje fleksibilnosti
19. Uči o metodologijama upravljanja projektima
Upoznaj se sa različitim metodama poput Agile, Scrum, Waterfall i Lean, i koristi one koje su najprikladnije za tvoj projekat. O tradicionalnoj metodologiji za vođenje projekata možeš više pročitati u našem besplatnom vodiču za upravljanje projektima, a ako želiš da budeš Scrum Master, onda više detalja možeš naći na stranici trening za Scrum Mastere.
20. Upravljaj promenama
Projektima je neminovno potrebno prilagođavanje. Nauči kako da efektivno upravljaš promenama i minimiziraš njihov negativni uticaj. Prilagođavanje promenama u obimu projekta, neočekivanim kašnjenjima ili nepredviđenim troškovima zahteva proceduru za upravljanje promenama i odgovarajuće obrasce za promene projekta (change request).
21. Smirenost u kritičnim situacijama
U stresnim i kriznim situacijama, zadrži smirenost i usmeri pažnju na rešavanje problema. Dobar vođa projekta mora pokazati sigurnost i uliti poverenje ostatku tima da su zajedno sposobni i spremni da odgovore na sve promene.
22. Investiraj u profesionalni razvoj
Nastavi sa učenjem i usavršavanjem, radi na sebi kroz kontinuiranu edukaciju. Stoga pogledaj kojih pet veština projekt menadžeri moraju konstantno da unapređuju kako bi na pravi način rukovodili i radili na profesionalnom razvoju sebe i svog tima i kako bi napredovali:
- Socijalne veštine
- Tehničke veštine
- Veštine upravljanja vremenom
- Veštine upravljanja rizikom
- Veštine upravljanja udaljenim timovima
23. Nauči kako da donosiš brze odluke
Razvijanje sposobnosti donošenja brzih i efektivnih odluka pomoći će ti da održiš projekat na pravom putu. Indentifikovanje problema je jako bitno a mogućnost donošenja brzih odluka podjednako bitna. Tamo gde ne postoji prisustvo odlučnog menadžera projekta i gde je upravljanje projektima prepušteno timu, timovi će raditi bez odgovarajućih podloga i bez definisane metodologije upravljanja projektima. Projekti neće imati fokus, mogu imati nejasne ili nedefinisane ciljeve, a tim će biti neodlučan i nesiguran u tome šta bi trebalo da radi ili zašto nešto radi.
Kao projektni menadžer, preuzimaš odgovornost da donošenjem pravovremenih i objektivnih odluka sprečiš takvu situaciju i podstakneš izvršavanje zadataka, razdvajanjem projekta na manje zadatke koje će preuzeti članovi tima.
24. Uključi sve zainteresovane strane
Angažuj sve ključne osobe u fazama planiranja i odlučivanja da osiguraš podršku i smanjiš rizik od nesporazuma. Svi učesnici projekta moraju biti uključeni u svaku fazu projekta, planiranje i odlučivanje mora biti transparentno da bi svi učesnici mogli da se u realnom vremenu brzo prilagode novonastalim promenama.
25. Prati napredak tima
Prati i priznaj doprinos svakog člana tima, što poboljšava timsku motivaciju i angažman. Svako angažovanje i doprinos uspešnoj realizaciji projekta dobar menadžer mora da isprati i podrži. Dobar vođa je onaj koji prepoznaje greške ali i postignuća svog tima.
26. Dokumentuj sve
Priprema i redovno ažuriranje dokumentacije pomoći će ti da pratiš napredak i izbegneš greške u budućnosti.
27. Razvijaj veštine pregovaranja
Pregovaranje sa klijentima, partnerima i timom je često ključno za postizanje uspeha u projektima. Zato radi na razvoju ovih veština.
28. Fokusiraj se na kvalitet
Nikada ne žrtvuj kvalitet zarad brzine ili budžeta. Kvalitetna realizacija projekta je ključ dugoročnog uspeha.
29. Uspostavi ravnotežu između profesionalnog i privatnog života
Dobro upravljanje stresom i odmor su bitni za dugoročni uspeh kako na profesionalnom tako i na privatnom planu.