5 ciljeva svakog projekt menadžera
Hoćete da napravite uspešan tim koji realizuje sve svoje aktivnosti na pravi način i koji ispoljava visoke performanse? Odlično, pre nego šro krenete sa formiranjem tima upitajte se šta želite da postignete kao projekt menadžer.
Koji su vaši ciljevi na projektu?
Kako se život sastoji od realizacije ličnih i poslovnih projekata, odnosno ciljeva, tako se i upravljanje projektima sastoji od ciljeva koje treba ispuniti. Nevezano za industriju i za tip projekta, ciljevi koji postoje za svakog projekt menadžera su manje-više identični. Na ciljeve ne utiče ni iskustvo koje rukovodioci projekta imaju u oblastu upravljanja projektima, niti poreklo, kultura… Opšti ciljevi koje treba da ispuni svaki project manager su sledeći:
- Završiti projekat na vreme
- Završiti projekat u okviru budžeta
- Zadovoljiti zahteve projekta – ispuniti ciljeve
- Zadovoljan klijent
- Zadovoljan tim
Idemo redom sa razjašnjenjem svakog pojedinačnog cilja.
#1 Završiti na vreme
To je nastarije i najteži cilj jer se vrlo česti zahtevi menjaju tokom projekta, a planiranje aktivnosti je često optimistično, da ne kažemo nerealno. Da bi uspeli, morate vrlo pažljivo da upravljate obimom projekta [scope management]. Potrebno je uvesti kontrolu promena i sistem upravljanja promenama tako da bilo koja promena bude analizirana i na osnovu toga prihvaćena ili odbijena. Bitno je da mora biti dokumentovana.
Project management plan mora biti up-to date, odnosno uvek ažuriran. Planirani i aktuelni status, odnosno progres projekta mora biti zabeležen. Znači uvek pratimo osnovni (baseline) plan sa trenutnim stanjem projekta. U slučaju bilo kakvih odstupanja sa kritičnog puta, primenjujemo korektivne akcije da projekat vratimo na pravi put.
#2 Završiti projekat u okviru budžeta
Da bi upravljali troškovima projekta, mora se definisati budžet samog projekta još u fazi planiranja projekta. Uvrstite troškove svih pojedinačnih aktivnosti koje su nastale iz WBS-a. Onda pratite troškove.
U slučaju odstupanja odnosno varijacije u odnosu na osnovni plan, dobar projektni menadžer će primeniti korektivne mere da vrati projekat na pravi put.
Sistem praćenja troškova je vrlo jednostavan. Ako na nekoj aktivnosti potrošite više vremena (novca) nego što ste planirali, onda na nekoj drugoj mora da potrošite manje da bi projekat bio završen u dogovorenom budžetu.
#3 Zadovoljiti zahteve – ispuniti ciljeve
Naravno da je cilj projekt menadžera da ispuni sve zahteve, sve ciljeve koji su postavljeni na početku projekta. Bilo da se radi o izgradnji mosta, IT sistema ili nečeg trećeg, projekat treba da ima sve aktivnosti koje će dovesti do potpunog zadovoljenja traženih zahteva.
Ciljevi treba da budu merljivi jer je to jedini način da ustanovimo da li smo ih ostvarili ili ne. I sa načinom merenja ciljeva moramo postići konsenzus sa svim zainteresovanim stranama – stakeholderima.
Da bismo upravljali projektom na pravi način, treba voditi računa pri izradi WBS-a.
To znači da samo one aktivnosti koje nam pomažu da ostvarimo zadate ciljeve budu deo WBS-a.
Ostale aktivnosti koje ne doprinose ostvarenju ciljeva ne treba da budu deo projekta.
#4 Zadovoljan klijent
Zašto je ovo vrlo bitno? Zato što možete završiti projekat na vreme, u dogovorenom budžetu i ostvarite sve ciljeve, a da opet imate nezadovoljnog klijenta!? To nastaje kao posledica promene očekivanja klijenta u odnosu na početak projekta. Očekivanja kojima se nije posvetio projekt menadžer, odnosno kojima nije upravljao na valjani način.
Zato komunicirajte, komunicirajte i komunicirajte na projektu. Zato dobar rukovodilac projekta provede skoro 80-90% svog vremena na komunikaciju na projektu.
Morate da osigurate da će sponzor projekta, klijent i ostale zainteresovane strane biti srećne i zadovoljne na kraju projekta. A to se postiže tako što ćete pažljivo upravljati njihovim očekivanjima. Obaveštavajte ih o statusu projekta, omogućite im da kažu ako su zabrinuti ili ako imaju neke ideje. Otvoreno im recite da nešto ne može biti isporučeno na vreme, ili da neka promena treba da se napravi. Najbolji način komunikacije sa stakeholderima i upravljanjem njihovim očekivanjima su otvorenost i iskrenost.
#5 Zadovoljan tim
Osigurajte da imate pobednički tim. Izaberite najbolje ljude za svoj projekat i postarajte se da budu zadovoljni jer zadovoljni ljudi daju svoj maksimum i ispoljavaju kreativnost. A to vam treba, zar ne?
Kako ćete postići da imate zadovoljan tim? Pa tako što ćete deliti svoju viziju projekta, tako što ćete deliti svoj optimizam u vezi projekta, tako što ćete im stvoriti mentalne slike uspešno završenog projekta.
Ako vi ne verujete u projekat i pozitivan ishod istog, neće ni oni. Zato širite optimizam.
Naravno, ohrabrivaćete ih i nagrađivati. Sistem nagrađivanja i priznavanja njihovog zalaganja i uspeha će ojačati vaše veze sa timom i napraviti efikasniji i srećniji tim.
A sa srećnim i motivisanim timom, možete ostvariti SVE.
Da li se trudite da ispunite sve ove ciljeve prilikom upravljanja projektima, ili imate da dodate neki? Svidja vam se tekst? Podelite ga sa prijateljima preko društvenih mreža i ostavite komentar.