Kako koristiti korektivne i preventine mere u rešavanju neusaglašenosti i poboljšanju kvaliteta projekta?
Pošto se neusaglašenost može dogoditi, korektne i preventivne akcije su neophodan aspekt metodologije za upravljanje projektima. Zato je važno razumeti definiciju korektivnih i preventivnih mera, korake koje treba preduzeti da bi se te radnje sprovele, ali i kako da primenite korake u vašoj organizaciji za poboljšanje toka.
Korektivne i preventivne radnje su procesi koji se koriste za identifikaciju, evidentiranje i adresiranje nedostataka i neusaglašenosti.
Takođe se nazivaju „ CAPA “ (“Corrective Actions Preventive Actions”) i čine imunološki sistem organizacije. Tipične, korektivne akcije, preventivne akcije i popravka defekta su termini koji se obično koriste u upravljanju kvalitetom projekta.
Ispravljanje defekta je jednostavan koncept, ali razlikovanje korektivnih i preventivnih akcija može biti zbunjujuće. Naravno, dok se ne shvati razlika izmedju njih.
Šta su korektivne i preventivne mere?
Korektivne i preventivne akcije ili mere su niz intervencija i koraka koji se preduzimaju da bi se sprečilo pojavljivanje i ponavljanje neusaglašenosti (takođe poznatih kao problemi ili anomalije) unutar organizacije ili projekta.
Korektivne akcije – korektivno delovanje
Korektivna akcija znači identifikovanje, dokumentovanje i eliminisanje osnovnog uzroka neusaglašenosti ili problema kako bi se sprečilo da se problem ponovi. Korektivne radnje se razmatraju detaljnije od samih korekcija. Korekcije rešavaju trenutne probleme, a korektivne radnje se obično sprovode tokom nešto dužeg vremenskog perioda kako bi se sprečilo ponavljanje.
Korektivna mera znači da odmah sada rešimo izazov koji postoji na projektu
Preventivne akcije – preventivno delovanje
Preventivno delovanje se smatra delom dobrog planiranja i pravilne analize i upravljanja rizikom. Ovo u potpunosti prihvata ideju da je prevencija na prvom mestu i da se iskorenjuju problemi, a samim tim i neophodnost korektivnog delovanja.
Preventivno delovanje određuje šta u projektu može da odstupi od izabranog puta i da izazove, na primer, prekoračenje budžeta ili nizak kvalitet rezultata. Proces preventivnog delovanja, osim što uključuje poseban preventivni akcioni plan za ublažavanje potencijalnih problema, takođe uključuje sprovođenje kontrola kako bi se osiguralo da sve preventivne mere nastave da rade.
Preventivno delovanje znači identifikovanje ne samo potencijalnih problema, već i potencijalnih mogućnosti za poboljšanje. Dok su tipične korektivne radnje povezane sa izveštajima o neusaglašenosti, preventivne mere su povezane sa alatima za analizu rizika. Ponekad nakon što je urađena analiza rizika i nije preduzeta preventivna radnja, potrebno je sprovesti korektivne mere.
Preventivna mera je akcija koju preduzimamo da se spreče određene pojave na projektu koje ga mogu produžiti, poskupeti i slično.
Neophodnost korektivnih i preventivnih mera
Neusaglašenosti mogu negativno uticati na ukupan rad projekta i kompanije. Mogu dovesti do ozbiljnih problema poput finansijskih gubitaka i loše reputacije i u velikoj meri uticati na imidž same organizacije. Kada organizacija ne uspe da uhvati korak sa pravim standardima i procedurama u svojim tokovima rada i funkcionisanju, to takođe može privući radar regulatornih organa, stvoriti nezadovoljstvo kupaca itd.
Nesprovođenje korektivnih i preventivnih mera za rešavanje neusaglašenosti može dovesti do poražavajućih rezultata za projekat. Da bi se sprečili ovakvi problemi, neophodno je da organizacija usvoji niz mera.
Sprovođenje korektivnih radnji za neusaglašenost
Nakon što se utvrdi neusaglašenost koja može biti tokom proizvodnje, integracije i testiranja, pregleda, inspekcije, pa čak i tokom rada, dolazi red na korektivne mere. One se preduzimaju da bi se smanjio uticaj ili sprečila dalja eskalacija anomalije. Neki važni koraci koji se mogu preduzeti kada dođe do neusaglašenosti su:
1.Razumevanje anomalije (analiza)
Da bi se neusaglašenosti uspešno otklonile, potrebno je da postoji interna istraga. Obično se na početku postavljaju sledeća pitanja:
- Zašto je došlo do problema? Ovo bi moglo uključivati analizu operativnih tokova rada cele organizacije da bi se razumeo osnovni uzrok problema i kako se nositi sa njim.
- Ko bi mogao biti odgovoran? Da bi došao do suštine problema, revizorski tim mora da identifikuje igrače koji bi mogli biti odgovorni za pojavu neusaglašenosti. U ovom trenutku nalazi mogu otkriti da li su se neusaglašenosti verovatno dogodile zbog nemara, neznanja ili zbog namerne sabotaže od strane lažnih aktera.
- Kada se to dogodilo? Ovo pomaže revizorima da znaju kada su se neusaglašenosti desile, kao i da bolje razumeju vrstu uticaja koje su izazvale neusaglašenost tokom definisanog vremenskog perioda.
- Gde se to dogodilo? Ovo ima za cilj da identifikuje i odredi gde bi se stvarni problem mogao dogoditi. Ukoliko utiče na konkretan segment organizacije, tada bi se mogli utvrditi tako bitni detalji za neophodne radnje i intervencije odgovornih strana.
- Šta je uzrok? Ovo takođe može uključivati procenu okvira za upravljanje kvalitetom organizacije kako bi se videlo da li postoje neka odstupanja koja bi mogla da dovedu do neusaglašenosti u toku rada organizacije.
Sada je važno definisati stvarni problem ako želimo da se realizuje uspešna implementacija korektivne akcije. Tokom procesa revizije i istrage, svaki detalj je bitan i ne treba ga uzimati olako.
2. Definisanje obima problema (analiza)
U ovom trenutku, revizorski tim mora da shvati koliko je problem veliki i štetan. Da li je to manji ili veći? Na koji deo toka posla utiče? Da li se to stalno dešava? Da li se to jednom dogodilo i prestalo? Koje strane su pogođene? Da li su pogođeni naši dobavljači ili kupci? Da li to dovodi do kaznenih mera od strane relevantnih regulatornih organa?
Sva ova pitanja su veoma ključna u pokušaju da se razume obim neusaglašenosti kada se dešava u organizaciji.
3. Dokumentujte problem i definišite radnje koje treba preduzeti (planiranje)
Nakon što je sprovedena sveobuhvatna analiza problema i utvrđen obim, vreme je da revizori dokumentuju svoje nalaze. Ovo se radi u izveštaju o neusaglašenosti. Dokumentacija nalaza pomaže u postizanju dva veoma važna cilja:
- Pruža priliku da se vratite kada pokušavate da razumete kako da se nosite sa sličnim neusaglašenostima u budućnosti.
- Takođe pruža i dokaze koji se mogu koristiti kao referentna tačka kada pokušavate da pozovete ljude na odgovornost za njihov nemar ili neznanje.
Važno je osigurati da su svi nalazi tačno utvrđeni i uskladišteni na bezbednom mestu gde se mogu lako preuzeti kada je to potrebno. Ovo se obično radi u sistemu za praćenje neusaglašenosti.
4. Preuzmite intervenciju u rešavanju neusaglašenosti (radnja)
Nakon što je problem identifikovan, ako je moguće, možete izabrati da preduzmete brzu intervenciju kako biste sprečili da problem dodatno eskalira. Ovo u osnovi uključuje preduzimanje hitnih radnji dok revizorski tim nastavlja sa razumevanjem problema. Ovaj korak je ključan za privremeno ublažavanje problema, ali ne mora nužno da nudi konačnu intervenciju potrebnu da se on potpuno popravi.
5. Opširno proučite osnovni uzrok (analiza)
Dalje proučavanje problema može biti efikasan način za ispravljanje složenih neusaglašenosti. Način da se to uradi je analiza osnovnog uzroka. Ovo pomaže da se razdvoje uočeni problem i stvarni uzrok i tako pomaže donosiocima odluka u organizaciji da shvate suštinu problema.
6. Planiranje i implementacija plana korektivnih mera (akcija)
Sada kada je neusaglašenost u potpunosti shvaćena, donosioci odluka mogu stvoriti razumevanje i strategiju za rešavanje problema. Ovaj korak uključuje dizajniranje i implementaciju dobro detaljne korektivne akcije.
Određena strana treba da stvori konačno rešenje i možda će se održati sesija razmišljanja kako bi se razvile opcije za korektivne strategije. Nakon toga, donosioci odluka preduzimaju radnje koje rešavaju problem.
Pored ovoga, plan sadrži i vrste troškova i resursa u vezi sa sprovođenjem usvojene korektivne radnje. Plan je potrebno saopštiti postavljanjem akcija i njihovim dodeljivanjem odgovornoj strani, što se može uraditi kroz upravljanje radnim stavkama.
Mora postojati praćenje akcija i važno je da sve zainteresovane strane budu obaveštene o korektivnim radnjama koje se preduzimaju za rešavanje problema.
7. Procena i praćenje (analiza)
Evaluacija je važna za razumevanje da li je usvojena korektivna akcija zaista pružila potrebno rešenje za rešavanje identifikovanih neusaglašenosti. Organizacija može dizajnirati standardni okvir za praćenje i evaluaciju kako bi pomogla u praćenju efikasnosti korektivnih radnji koje su sprovedene.
Praćenje da li je neusaglašenost rešena je još jedan važan korak u ovom procesu. Sistem za praćenje neusaglašenosti može pomoći u tome i važno je dodeliti odgovornost određenim pojedincima kako bi oni mogli da budu odgovorni ako se problem nastavi.
Kada se svi ovi koraci izvrše, važno je zatvoriti slučaj i informisati sve zainteresovane strane o statusu korektivnih radnji koje su preduzete.
Sprovođenje preventivnih radnji za rešavanje neusaglašenosti
Kao što je ranije rečeno, preventivno delovanje uključuje niz mera koje se mogu primeniti da bi se sprečila pojava neusaglašenosti u organizaciji. Neki ključni koraci uključuju sledeće:
1. Organizovanje obuke za osveženje znanja zaposlenih
Ovo u osnovi uključuje veštine timova organizacije u oblastima upravljanja kvalitetom i bezbednosnim smernicama. Ovom preventivnom akcijom, tim je obučen da usvoji bolje znanje i veštine kada je u pitanju usvajanje standardnih operativnih procedura u okviru radnog toka organizacije. Kada su ljudi pravilno obučeni, moći će da prate uspostavljeni okvir upravljanja kvalitetom bez odstupanja ili kompromisa u pogledu njegove strogosti.
2. Usvajanje standardnog upravljanja kvalitetom i okvira standarda
Organizacija može imati sopstveni interni okvir koji definiše operativne procedure toka posla koje različiti akteri u svojim odeljenjima moraju da prate. Pridržavanje utvrđenih operativnih pravila, smernica i procedura je veoma važno, pa tako svaki zaposleni u organizaciji je dužan da ih prati. Postojanje takvog okvira takođe stvara standardni mehanizam odgovornosti tokom celog radnog toka organizacije.
3. Usvajanje eksternih revizorskih standarda i sertifikata
Međunarodna organizacija za standardizaciju (ISO) je respektabilan entitet koji nudi ključne smernice i preporuke o najboljem načinu rešavanja neusaglašenosti. Zbog toga vaša organizacija može da usvoji preporuke i smernice u vezi sa sistemima upravljanja kvalitetom kako bi sprečila pojavu neusaglašenosti, odnosno da uvede ISO standarde. Neusaglašenosti, korektivne i poreventivne mere su sastavni deo ISO standarda i način upravljanja kvalitetom može da se preslika i na projekte.
4. Korišćenje alata za analizu rizika
Organizacije mogu da ulože resurse u bolje sisteme koji im pomažu da pronađu, analiziraju, prate i upravljaju rizicima. Ovo će pomoći u identifikaciji potencijalnih oblasti neusaglašenosti i preduzimanju preventivnih koraka da se one izbegnu.
5. Uloge i odgovornosti
Okvir odgovornosti će uključivati postavljanje sistema koji će pratiti kada stvari krenu naopako i identifikovati aktere koji su uključeni u pojavu neusaglašenosti. Sa ovim sistemom, moći ćete da vidite koje su radnje preduzete ili nisu preduzete. Na primer, sistem koji omogućava odgovornost će primorati strane da ublaže rizike pre nego što postanu neusaglašenosti.
Pored toga, kada se kreiraju izveštaji o neusaglašenosti, odgovornost za radnje će omogućiti brže rešavanje. Iako je svrha različita, preventivne i korektivne radnje kreiraju se za rešavanje problema u prošlosti, sadašnjosti ili budućnosti.
Sposobnost identifikovanja rizika i pomoći u identifikaciji korektivnih i preventivnih akcija je važna veština koju organizacije mogu i treba da razviju i upotrebe u svoju korist.