Kako obezbediti kvalitet na projektu?
Kada govorimo o projektnom menadžmentu, u većini slučajeva je fokus na obimu projekta, poštovanju vremenskog ograničenja i budžeta projekta. Međutim, ne treba zaboraviti i četvrtu podjednako važnu komponentu uspešno realzovanog projekta, a to je kvalitet. Dešava se da se zbog nedostatka vremena, pojedini menadžeri projekta ne bave dovoljno kvalitetom projekta što zahteva kasnije popravke. To će sa druge strane rezultirati dodatnim utroškom vremena, broja radnih sati i novca. To znači da je potrebno kvalitet projekta posmatrati ravnomerno sa obimom, vremenom i budžetom kako bi u startu radili na prevenciji problema, a ne, kasnije, na njegovom rešavanju.
Kao dobar menadžer projekta potrebno je da definišete i izvršite proces upravljanja kvalitetom. Implementacijom procesa kvaliteta u okviru vašeg projekta, ne samo da ćete moći da kontrolišete nivo rezultata svojih isporuka, već ćete takođe moći da obezbedite svom klijentu sigurnost da će projekat rezultirati rešenjem koje ispunjava njegova očekivanja.
Kad je reč o obezbeđivanju kvaliteta izlaza projekta, pokušaćemo da damo odgovore na neka pitanja koja ova tema nameće:
- Koje korake može da preduzme menadžer projekta da se kvaltet ne zanemari?
- Koje su neke od tehnika i ideja za održavanje kvaliteta tokom čitavog životnog ciklusa projekta, a ne samo posmatranje kvaliteta kao nešto što treba razmotriti tokom poslednjih faza predstavljanja projekta?
- Šta je potrebno da se obezbedi kvalitet na projektu?
8 koraka koje svaki projekt menadžer mora da zna da bi obezbedio kvalitet projekta
Kako bi lakše upravljali kvalitetom, odnosno planirali, osigurali i pratili kvalitet na projektu, potrebno je preduzeti određene korake. Zato je u nastavku prikazano osam koraka koje svaki projekt menadžer mora da preduzme kako bi na pravi način upravljao kvalitetom svog projekta.
1. Plan kvaliteta projekta
Imati dobro definisan plan kvaliteta projekta neophodno je da biste osigurali da krajnji rezultat bude na nivou koji maksimizira unapređenja i minimizira bilo koja pitanja. Stvarni plan kvaliteta projekta trebalo bi da bude deo većeg plana upravljanja projektima i treba da definiše unapred kako će se upravljati kvalitetom tokom trajanja životnog ciklusa projekta. To znači zakazivanje kontrole i testova kvaliteta, definisanje resursa kvaliteta i odredjivanje plana reagovanja ukoliko se pojave problemi većeg obima. Sve bi trebalo biti sadržano u planu kvaliteta projekta.
2. Definisanje pojma kvaliteta
Da bi se obezbedio kvalitet na projektu potrebno je pre svega definisati pojam kvaliteta, odosno prihvatiti jedinstveno značenje kvaliteta od strane projektnog tima i klijenta. Važo je da projektni tim i klijent na isti način definišu kvalitet i metrike na osnovu kojih se sprovodi kontrola kvaliteta.
3. Definisanje zahteva kvaliteta
Projektni tim treba da je u potpunosti upoznat sa zahtevima kvaliteta za svaku od aktivnosti na projektu. Treba definisati na kom nivou se vrši provera kvaliteta i koji je očekivani nivo performansi produkta. Neke organizacije imaju potrebu da nadmaše očekivanja svojih klijenata. U takvim situacijama je potrebno biti oprezan jer dodavanjem funkcija koje klijent nije zahtevao, povećavamo potencijal za kašnjenje u rasporedu, nepotrebnu složenost i veće troškove.
Cilj upravljanja kvalitetom je da isporučimo investitoru/sponzoru tačno ono što je tražio na projektu. Ništa manje. Ali i ništa više.
4. Rad sa timom na definisanju praktičnog pristupa upravljanju i kontroli kvaliteta
Da bi se obezbedio zahtevani kvalitet projekta neophodna je kontinuirana saradnja projekt menadžera sa projektnim timom na definisanju odgovora na pitanja kao što su:
- Na koji način obezbediti neprestano poboljšanje procesa?
- Kako osigurati da isporučeni proizvodi ispunjavaju uslove kvaliteta?
5. Sprovođenje osiguranja kvaliteta
Da biste obezbedili kvalitet na projektu već smo pomenuli da je potrebno imati plan upravljanja kvalitetom. Takođe je važno obaviti reviziju kvaliteta da biste procenili koliko projektni tim sledi definisani plan. Dakle, potrebno je da odgovrite na sledeća pitanja:
- Da li ispunjavate očekivanja klijenta?
- Da li radite po planu?
- Da li koristite standarde i procese definisane u planu?
6. Poboljšanje procesa prikupljanja zahteva
Upravljanje zahtevima i upravljanje kvalitetom su neraskidivo povezani. Zahtevi su ulaz u planiranje kvaliteta. Jasni, dobro definisani zahtevi dovode do mnogo manjeg odlaganja i kašnjenja. Potrebno je fokusirati se na poboljšanje procesa zahteva – postavljanje zahteva, analiziranje zahteva, dokumentovanje zahteva i proveru zahteva.
7. Poboljšanje procesa upravljanja projektima
Neki projektni timovi ne uspevaju da razviju efikasne i efektivne projektne procese što dovodi do toga da se neke grške u procesima iznova ponavljaju. Iz tog razloga potrebno je vršiti procenu procesa kao što su proces zahteva, proces dizajniranja, proces razvoja i proces testiranja izlaza projekta.
8. Alati kvaliteta
Kao i u mnogim drugim stvarima, često smo dobri onoliko koliko i alati ili metodologije koje koristimo za obavljanje naših poslova. I kvalitet nije izuzetak od ovog pravila. Na raspolaganju su razni alati kako bi se pomoglo članovima tima i projektnom menadžeru da kontinuirano prate i potvrđuju kvalitet projekta tokom njegove realizacije.
Sami alati mogu uključivati i stvarne alate za testiranje kvaliteta, poput testnih rezova, sisteme praćenja i sistema grešaka, alate za analizu, kao i alate za merenje ili koncepte koji su takođe dostupni.
Sedam osnovnih alata kvaliteta su:
- Pareto metoda,
- Ishikava dijagram,
- Flowchart – mape procesa,
- Kontrolne liste,
- Histogram,
- Kontrolnu kartu i
- Sketer dijagram.
Kroz upravljanje kvalitetom projekta dolazi do preplitanja projektnog menadžmenta i sistema za upravljanje kvalitetom. Recimo, ceo sistem ISO standarda je baziran na principima koji omogućavaju kompanijama da obezbede kvalitet proizvoda i usluga, a dobijanje ISO sertifikata je dokaz posvećenosti kompanije upravljanju sistemom kvaliteta. Među ISO standardima, kada je reč o kvalitetu, treba posebno istaći ISO 9001 međunarodni standard koji se bavi kvalitetom poslovanja. Tačije, definiše zahteve koje kompanija treba da primeni i implementira u praksi.
U daljem tekstu pomenućemo neke od alata za lakše upravljanje kvalitetom.
- Kontrolna karta
Kontrolna karta se može koristiti za definisanje prihvatljivih granica. Ako se neke funkcije projekta ponavljaju, statističke kontrole procesa mogu se koristiti za prepoznavanje trendova i održavanje procesa u granicama kontrole. Deo planiranja kontrole kvaliteta ponavljajućih procesa je odrediti šta su kontrolne granice i kako će se proces uzorkovati.
- Ishikava dijagram – dijagram uzroka i posledica
Dijagram uzroka i posledica (Ishikawa dijagram) može vam pomoći u otkrivanju problema. Kada kontrolna karta ukazuje na uzročni problem varijacije, nije uvek lako utvrditi uzrok problema. Rasprave koje imaju za cilj da otkriju uzrok mogu se olakšati dijagramom uzroka i posledica ili Ishikava dijagramom, gde se učesnici podstiču da utvrde moguće uzroke oštećenja.
- Kontrolne liste, histogram i Pareto metoda
Kontrolne liste, histogram i Pareto metoda koriste se za rešavanje nekoliko problema u vezi sa kvalitetom. Kada dođe do problema sa kontrolom kvaliteta, menadžer projekta mora prvo da izabere koji će problem rešiti. Jedan od načina da se postave prioriteti među problemima sa kvalitetom je utvrditi koji se najčešće problemi javljaju. Ti se podaci mogu prikupiti pomoću kontrolne liste, što je osnovni obrazac na kojem korisnik može izvršiti potvrdu u odgovarajućem polju svaki put kada se problem pojavi ili automatizacijom procesa prikupljanja podataka koristeći odgovarajuću tehnologiju.
Jednom kada se podaci prikupe, oni se mogu analizirati kreiranjem vrste grafikona raspodele frekvencija koji je poznat kao histogram. Histogram je grafikon stupaca gde širine stupaca ispunjavaju raspoloživi prostor i proporcionalne su vrednosti kategorije prikazane na toj osi, dok je visina stupaca proporcionalna učestalosti pojava. Histogram koristi jednu širinu kolone da predstavi kategoriju, dok vertikalna osa predstavlja frekvenciju pojava.
Varijacija na histogramu je grafikon raspodele frekvencija koji je izumeo ekonomista Vilfredo Pareto, poznatija kao Pareto metoda, u kojem su stupci raspoređeni u padajućem rasporedu, a najčešće postoji i linija koja prikazuje kumulativni zbir. Kombinacija stupaca i linija omogućava korisniku jednostavan uvid u probleme koji su najčešći, kao i koji deo ukupnog broja predstavljaju.
Jednom kada imate svoj plan kvaliteta znate i svoje smernice za upravljanje kvalitetom na projektu, Vaše strategije za praćenje kvaliteta projekata treba da budu uključene u plan, kao i razlozi svih koraka koje preduzimate. Važno je da svi u timu razumeju obrazloženje metrika koje se koriste za procenjivanje uspeha ili neuspeha projekta.
Sve to dovodi do boljeg projekta i lakše potvrde investitora/sponzora da ste mu na projektu isporučili tačno ono što je tražio da mu isporučite.