Najčešće greške projekt menadžera koje treba izbegavati

Da li ste ikada završili projekat a da niste naišli na zastoje?

Bez obzira na planiranje, retko koji projekat ne doživi ni jednu jedinu izmenu tokom svoje realizacije. Znači da skoro uvek ima nekih odstupanja, pa je pitanje šta je razlog za ove zamke ili smetnje? Zašto uopšte izbijaju na površinu?

Kao što znamo, upravljanje projektima je veoma kompleksan posao koji podrazumeva unapred definisane korake koji se sprovode kako bi se obezbedila uspešna realizacija, u okviru zadatog roka i zadatog budžeta.

Postoji toliko delova projekta – zahtevi, zainteresovane strane, rizici, članovi tima, dobre vesti, loše vesti, rokovi, budžeti, pa nije ni čudo što stvari imaju tendenciju da krenu naopako. Dobra vest je da su greške deo procesa učenja ali je ključno znati šta je potrebno uraditi i kako odgovoriti na greške koje mogu da ometaju uspešnu realizaciju  projekta.

Gledajući broj koraka koji su uključeni, očigledno je da menadžer projekta igra više uloga i da je odgovoran za marljivo praćenje svakog koraka. Međutim, lakše je reći nego učiniti. Zbog pritiska da se opravda svaki od procesa na projektu, menadžeri projekata su skloni nesvesno da naprave neke greške.

Loše procene, propušteni rokovi, nekontrolisana promena obima i nedovoljni resursi čine 50% neuspeha projekta.

Stoga, menadžer projekta mora da izbegne određene greške kako bi sprečio da ove posledice utiču na uspeh samog projekta. Najčešće greške koje menadžeri projekata prave a treba ih izbegavati su sledeće:

Ne identifikuju sve zainteresovane strane

Projekat je, po definiciji, grupni napor i biće uspešno završen samo ako se uzme u obzir tim i svi uključeni. Jedna od grešaka koje menadžer projekta može da napravi je da propusti da identifikuje sve koji utiču na projekat ili one koji su pogođeni njime. Ako ne uzmete u obzir interese čak i jedne važne zainteresovane strane, to bi moglo dovesti do potkopavanja i krajnjeg neuspeha projekta.

Rana identifikacija svih zainteresovanih strana je ključna

Nisu 100% jasni u pogledu zahteva

Projekti se odnose na pretvaranje ideja u stvarnost. Nećete uspešno završiti projekat ako ne možete da uporedite ono što ste uradili sa originalnom idejom. Biti jasan u pogledu zahteva samog projekta je od suštinskog značaja za upravljanje projektom i treba da bude centralna tema. Uvek.

Nije jasno definisan obim projekta

Obim projekta je sveobuhvatan pregled svih aspekata projekta od njegovog pokretanja do njegovog završetka. Obuhvata sve zadatke, odnosno sve aktivnosti koje treba sprovesti u delo kako bi se ispunili ciljevi projekta.

Loše definisan obim takođe može dovesti do netačne procene resursa i grešaka u planiranju koje se mogu svesti na neoptimalno korišćenje resursa, neuspehe u postizanju kritičnih tačaka (milestone-ova) ili ugrožen kvalitet projekta. Takođe može dovesti do nejasnoća u razumevanju pojedinačnih uloga i odgovornosti. Dakle, bez jasno definisanih prekretnica i rezultata, menadžerima projekata je teško da definišu KPI i prate napredak. Svi ovi faktori mogu kumulativno uzrokovati prekoračenje vremena ili budžeta, gubitak angažovanja i produktivnosti, neusklađenost u rezultatima i očekivanjima klijenata ometajući uspešnu realizaciju projekta.

Nepravilan izbor metodologije upravljanja projektom

Svaki projekat ima određene osobine koje ga smatraju prikladnim za određenu projektnu metodologiju. Menadžeri projekta procenjuju svaki projekat i njegove atribute pre nego što usvoje najprikladniju metodologiju za njegovo vođenje. Najistaknutije metodologije uključuju tradicionalnu metodologiju ili agile metodologiju (scrum ili Kanban, kao najčešće) Na primer, za projekte sa definitivnim putem koji zahtevaju minimalne ili nikakve ad-hoc promene velikih razmera, metoda „vodopada“ je generalno idealan izbor. O ovoj metodologiji možete pročitati više detalja u našem vodiču za upravljanje projektima

Primena metode koja nije u skladu sa karakteristikama projekta može dovesti do ozbiljnih posledica, na kraju ometajući proces isporuke. Osim toga, to takođe uzrokuje druga pitanja kao što su teškoće u upravljanju zabrinutostima zainteresovanih strana, rizici vezani za resurse i druga ograničenja, što negativno utiče na projekat.

Nedostatak resursa i veština

Nedostatak resursa potrebnih za projekat može dovesti do neuspeha. Osim toga, na isti način, ako imate dovoljno resursa na raspolaganju, ali nijedan od njih nema željene veštine potrebne za dati zadatak, takođe će biti teško da projekat uspe. Prema iskustvu, ovo drugo često može biti štetnije od prvog jer biste mogli da prekoračite budžet koji je dodeljen projektu kako biste ispunili ciljeve koji su postavljeni na početku.

Dakle, uverite se na početku projekta da svi kreirani zadaci imaju dovoljno obučenih resursa kako biste izbegli probijanje rokova i budžeta.

Nedostatak komunikacije

Procenjuje se da 20% projekata propadne zbog neefikasne komunikacije.

Mnogi faktori doprinose lošoj komunikaciji i kvarovima kako u svakodnevnom radu tako i u radu na projektu. Komunikacijski stilovi ili metode, postojeće tenzije, konfliktni ciljevi, neblagovremena komunikacija i pogrešna komunikacija, između ostalog, mogu stvoriti značajne probleme za vaš projekat.

S obzirom na to da komunikacija čini najvažniji aspekt efikasnog upravljanja projektom, razvoj efikasnih strategija komunikacije je ključan za postizanje ciljeva projekta. Poznavanje vaših saradnika ključno je za razvoj prave strategije komunikacije. Komunikacija treba da bude blagovremena, česta, jasna i transparentna. Jednako je važno biti inkluzivan i pun poštovanja. Još jedna stvar na koju menadžeri projekata moraju da se usredsrede je da obezbede da komunikacija ostane dosledna tokom svih projekata, što može pomoći da projekti napreduju glatko.

Radite sve sami (uključujući razmatranje problema i prilika)

Menadžeri projekta bi trebalo da budu otvoreni za sugestije svog projektnog tima, i stoga je važno da komunikacione linije budu otvorene kako bi članovi mogli da pristupe menadžeru projekta jer to može olakšati posao obe strane. Menadžer projekta neće imati uvek i za sve najbolje odgovore i ako projektni tim utvrdi da njihovi predlozi nisu željeni ili su ignorisani, to može obeshrabriti razmenu ideja koje su mogle da doprinesu projektu na pozitivan način.

Netačna procena vremena i budžeta

Kada je u pitanju procena budžeta i vremena, može biti lako prevideti potencijalne probleme. Mogu postojati zadaci za koje možda niste uzeli u obzir potencijalne troškove – tako da je važno na početku projekta da dobijete stručne savete u vezi sa svim oblastima sa kojima niste u potpunosti upoznati.

Ovaj ulaz treće strane i pristup budžetiranju odozdo prema gore će značiti da ćete doći do razumne procene troškova projekta koja je zasnovana na potrebama projektnog tima. Više o toj temi, pogledajteu tekstu budžet projekta.

Loše upravljanje rizikom

Većinu vremena neiskusni projektni menadžeri potcenjuju rizike na projektu. Najčešća greška koju menadžer projekta pravi u projektu je ne obraćanje dovoljno pažnje na efikasno upravljanje rizikom. Menadžer projekta mora veoma blisko da sarađuje kako bi se uverio da se procena rizika i njihove verovatnoće vrši veoma pažljivo, a plan akcije mora biti kreiran na takav način da se ti rizici mogu nesmetano ublažiti ako se ne mogu eliminisati.

Menadžer projekta i tim uvek rade proaktivno na identifikaciji rizika i uvek traže rešenja za smanjenje rizika. Stoga menadžer projekta i tim treba da identifikuju rizike i odrede vlasnike rizika i akcije za ublažavanje pre nego što se ovi rizici pokrenu.

Proces identifikacije, analize i reagovanja na rizik u životu projekta naziva se upravljanje rizikom. Efikasno upravljanje rizikom uključuje identifikovanje mogućih rizika u životnom ciklusu projekta i reagovanje na te rizike na proaktivan, a ne reaktivan način. Ovo ne samo da će smanjiti verovatnoću nastanka rizika, već i smanjiti veličinu njegovog uticaja. Veoma je važno izvršiti procenu rizika u ranim fazama izvođenja projekta, a zatim kontinuirano pratiti nakon unapred određenog perioda tokom životnog ciklusa projekta, što će povećati verovatnoću uspeha projekta.

Iako se plan upravljanja rizikom održava, a menadžer projekta i projektni tim daju sve od sebe, mogu se pojaviti situacije u kojima se rizik pokrene. U takvom slučaju veoma je važno da menadžer projekta i tim preduzmu reviziju projekta kako bi identifikovali osnovne uzroke koji će pomoći da se identifikuju ispravne opcije i rešenja za rešavanje nastalog rizika kako bi se projekat vratio na pravi put. Štaviše, nakon adresiranja odgovora na rizik na pokrenuti rizik, menadžer projekta i tim uvek traže preostale rizike i odgovor treba da se adresira kako bi se rizik potpuno eliminisao.

Nema naučenih lekcija

U žaru projekta, kada pokušavate da se pridržavate rasporeda, obima i budžeta, mnogi projektni timovi zaboravljaju da je promovisanje naučenih lekcija od suštinskog značaja. Ovo je vezano za lekcije koje se uče tokom projekta. Kada se održavaju sesije naučenih lekcija, mnogo puta se one rade tek na kraju projekta, što može da bude prekasno. Dobra praksa je da redovno održavate sesije ili sastanke povodom naučenih lekcija kako biste se vi i vaš tim navikli na proces.

Nemate odgovarajući softver i alate

Praktično je nemoguće uspešno ispuniti ciljeve projekta bez dobrog softvera ili alata za upravljanje projektima. Bez alata za planiranje, izvršavanje i nadgledanje projekata, malo je verovatno da će menadžer projekta biti uspešan u svojoj ulozi. Sa toliko promenljivih delova, upravljanje projektima čak i u najmanjoj kompaniji i najmanjim projektima može biti zastrašujuće. Veći projekti koji imaju više zadataka, ciljeva i resursa jednostavno nužno zahtevaju upotrebu specijalizovanog softvera za efikasno planiranje i upravljanje poput MS Projecta ili Oracle Primavere. Pre nego što krenete u planiranje projekta  identifikujte i procenite pravo rešenje za upravljanje projektima koje će pomoći vašim timovima da na pravi način upravljaju zadacima i resursima.

Nedostatak iskrenosti prema sponzoru projekta

Jedna od mnogih odgovornosti koje menadžer projekta ima je da informiše sponzora o napretku projekta i potencijalnim problemima. Međutim, problemi će se pojaviti kada menadžer projekta upadne u začarani krug stalnog stvaranja bolje slike projekta od onoga što zapravo postoji.

Ovo može oštetiti projekat na više načina, a najviše zabrinjava to što smanjuje poverenje sponzora u menadžera projekta i njegove veštine planiranja. To takođe stavlja menadžera projekta u tešku poziciju da mora kasnije da objašnjava zašto odbor projekta i sponzor nisu ranije obavešteni o problemima. Iskrenost je zaista najbolja politika sa upravljanjem projektima. Biti iskren prema sponzoru projekta može biti izazov – međutim, budite spremni da ponudite podatke i činjenice i da podelite svoje preporuke ili alternativno rešenje ako je potrebno.

Kao menadžer projekta, vaš najveći prioritet je uspeh projekta. Ovo ponekad može dovesti do donošenja odluka koje, iako su sa dobrom namerom, ne rezultiraju dobro vođenim projektom ili uspešnim timskim radom. Biti menadžer projekta nije lak zadatak iako će se greške dešavati, saznanje koje su najčešće greške moglo bi da vam pomogne da ih savladate u korenu pre nego što „izbace“ vaš projekat sa pravog puta.

Rešavanje ovih uobičajenih problema upravljanja projektima može smanjiti mnoge povezane rizike i održati vaše projekte na pravom putu.