Projekti visokog rizika

Projekti visokog rizika: Kako upravljati neizvesnostima?

U svetu brzih promena, gde neizvesnost i kompleksnost postaju standard, upravljanje projektima visokog rizika predstavlja ozbiljan izazov. Bilo da se radi o tehnološkim inovacijama, infrastrukturnim poduhvatima ili tržišnim eksperimentima, uspeh zavisi od sposobnosti da se rizici prepoznaju i  analiziraju. U ovom tekstuistražićemo ključne strategije upravljanja rizicima i kako ih možeš primeniti u svojim projektima.

Šta je rizik na projektu?

Rizik je neizvestan događaj ili uslov koji ako se desi, može imati češće negativan ili eventualno neki pozitivan uticaj na različite dimenzije projekta, bilo da je to obim, trajanje, troškovi ili kvalitet projekta.

Kada ovako definišeš šta je rizik, jasno je da na projektu možeš naići na niz neizvesnih situacija, koje mogu projekat pogurati sa sigurnog puta. Ako si u situaciji da su ti svi ovi parametri počevši od obima, trajanja, troškova nepoznati onda možeš reći da radiš na jednom vrlo neizvesnom projektu.

U najvećoj meri da li će projekat uspeti, zavisi od toga koliko smo se bavili identifikacijom rizika na projektu. Veliki procenat neuspelih projekata je posledica toga što su se projektni menadžeri ili premalo bavili rizicima ili nisu uopšte. Moglo bi se reći, u današnje vreme kada znaš šta su posledice, da je to prosto nedopustivo!

Na samom početku projekta menadžeri uglavnom nemaju dovoljno vremena da se bave rizicima na projektu, ili pak slepo veruju u svoju intuiciju da će znati da prepoznaju i brzo preduzmu korektivne mere. Medjutim, korektivne mere nisu iste za svaki pojedinačni projekat. Najbolje je na osnovu pređašnjih iskustva i korektivnih mera na njima, napraviti analizu i odabrati meru koja odgovara specifičnostima projekta. Troškovi koji mogu nastati kada se pojave rizici na projektima su daleko veći od troškova koji se vezuju za planiranje i praćenje rizika pre realizacije projekta.

Šta su projekti visokog rizika?

Projekti visokog rizika su oni koji imaju veliku verovatnoću neočekivanih prepreka i potencijalno ozbiljne posledice u slučaju neuspeha. To mogu biti:

• Projekti u nepoznatim tehnološkim oblastima
• Infrastrukturni projekti s velikim budžetima i dugim rokovima
• Startap poduhvati s neproverenim poslovnim modelima
• Projekti u regulatorno neizvesnim industrijama
• Digitalne transformacije u velikim organizacijama

Ovakvi projekti zahtevaju poseban pristup, jer tradicionalne metode upravljanja projektima često nisu dovoljne da se uhvate u koštac sa nepredvidivim izazovima. Tek kada shvatiš koji su to potencijalni rizici na konkretnom projektu i naučiš kako da upravljaš njima, možeš reći da upravljaš i projektom. 

Ključne strategije za upravljanje rizikom

1. Identifikacija i analiza rizika

Prvi korak u upravljanju rizikom jeste identifikacija potencijalnih pretnji i analiza njihovog uticaja. Ovo možeš postići kroz:

• Brainstorming sesije sa ključnim akterima projekta, okupi svoj tim i porazgovarajte o potencijalnim pretnjama na osnovu obima projekta, spoljnih faktora i pređašnjih iskustava.
• Analizu prethodnih sličnih projekata, razvij svoju analizu rizika i implementiranih rešenja koja će biti primenljiva na sledeće slične rizične situacije na projektima.
• Konsultacije sa ekspertima iz industrije, potraži mišljenje zainteresovanih strana, stručnjaka za predmetnu oblast ili prošlih projektnih timova.

Rizika ima na skoro svim projektima. Uzmimo prost primer  razvoj nove mobilne aplikacije za restoran. Sada ćemo sagledati potencijalne rizike:

• Tehnički rizici – kašnjenje u razvoju aplikacije zbog problema sa kompatibilnošću platforme.
• Tržišni rizici – niska prihvaćenost od strane korisnika zbog konkurencije u prostoru za dostavu hrane.
• Operativni rizici – nedostatak dovoljno osoblja u restoranima za rukovanje online porudžbinama.

Dakle sve su ovo rizici koji se mogu lakše otkloniti ako se unapred predvide i sagledaju potencijalna rešenja za saniranje ili ublažavanje negativnih efekata.

Nakon identifikacije, važno je izvršiti kvantifikaciju rizika – određivanje verovatnoće i potencijalnog uticaja svakog pojedinačnog faktora. Bitno je da otkriješ sve potencijalene rizike, ali je jako bitno i da otkrijemo njihov priritet. Rizici kod kojih je veća verovatnoća da će nastati i koji mogu prouzrokovati teže posledice po projektu, treba neprestano pratiti, analizirati i imati unapred spremna rešenja kao odgovor na nepredviđenu situaciju.

2. Planiranje odgovora na rizike

Kada su rizici identifikovani, sledeći korak je kreiranje odgovora na njih. Postoje četiri osnovne strategije:

• Izbegavanje – Promena plana kako bi se rizik eliminisao
• Ublažavanje – Preduzimanje mera za smanjenje verovatnoće ili posledica
• Prenošenje – Osiguranje ili delegiranje rizika trećim stranama
• Prihvatanje – Svestan izbor da se rizik preuzme uz pripremu plana B

3. Agilno upravljanje projektima

S obzirom na to da neizvesnost može otežati planiranje, agilne metodologije kao što su Scrum i Kanban omogućavaju prilagodljivost i iterativni pristup donošenju odluka. Umesto dugoročnog planiranja koje se može pokazati neefikasnim, bolje je da radiš u kratkim iteracijama, neprestano testirajući pretpostavke i prilagođavajući strategiju u hodu. Zato je u Scrum projektima uloga projektnog menadžera podeljena na dve role: Scrum Master i Product Owner. Ali to podrazumeva tim ljudi koji će imati jasna zaduženja tokom praćenja realizacije projekta, i da u svakom momentu bez stresa pristupe rešavanju cikličnih poremećaja nastalih na projektu.

4. Kontinuirano praćenje i evaluacija

Bez obzira na detaljno planiranje, stvarni tok projekta može doneti nova iznenađenja. Postavljanje sistema ranog upozoravanja, kao što su KPI (ključni indikatori performansi) i redovni pregledi rizika, pomaže u održavanju kontrole. Korisno je da  imaš tim zadužen isključivo za praćenje rizika i prilagođavanje strategija ili risk managera.

Tim treba da bude sastavljen od ljudi koji poznaju oblast na koju se odnosi projekat, koji neće podleći stresu koji se neminovno javi u nepredviđenim situacijama. Tim koji će svakom riziku pristupiti studiozno sa željom da pronadje rešenje i primeni ga uspešno u svakoj narednoj situaciji na budućim projektima.

Ako te interesuje kako da unaprediš svoje veštine vođenja tima i sve druge bitne aspekte projektnog rukovodjenja ili si član tima i  želiš da razviješ svoje veštine saradnje, timskog rada, komunikacije i rešavanja problema sigurno će te zanimati naša obuka Soft skills projektnog menadžera na kojoj možeš da naučiš sve ovo i još mnogo toga, što će ti omogućiti uspešno vodjenje projektnog tima!

5. Kultura otpornosti i inovacija

Neizvesnost nije samo pretnja – ona može biti i prilika. Najuspešnije organizacije podstiču kulturu inovacija i fleksibilnosti, gde timovi ne samo da reaguju na rizike, već ih proaktivno istražuju kako bi pronašli nove mogućnosti. Rizika se ne treba u toj meri plašiti i gledati kao nepriliku, naprotiv treba gledati kao priliku za novo iskustvo koje će biti primenljivo i u narednim rizičnim situacijama na projektu.

Dodatne metode za smanjenje rizika

Scenario

Planiranje scenarija omogućava organizacijama da predvide različite moguće ishode i razviju strategije za svaki od njih. Ova metoda pomaže u pripremi za nepredviđene okolnosti i smanjenju negativnog uticaja iznenadnih promena. Ova metoda smanjuje stres zbog uverenja da ukoliko rizik nastupi, brzina će trebati samo za implementaciju postojećeg rešenja a ne i za pronalaženje istog.

Diverzifikacija

Diverzifikacija je ključna u smanjenju rizika, bilo da se radi o investiranju u različite segmente tržišta ili o širenju portfolija proizvoda i usluga. Organizacije koje nisu zavisne od jednog izvora prihoda ili jednog tržišta bolje podnose neočekivane izazove!

Primena veštačke inteligencije i analitike

AI i napredna analitika mogu pomoći u predviđanju rizika pre nego što postanu problem. Korišćenjem mašinskog učenja, kompanije mogu analizirati velike količine podataka i identifikovati obrasce koji ukazuju na potencijalne rizike. Kada znaš koji je to potencijalni rizik,  kada ispratiš posledice koje on najčešće prouzrokuje na projektu, onda znaš i kako da se nosiš sa njim, znaš kako da mu zadaš udarac i realizuješ projekat uspešno do kraja!

Studije slučaja: Uspešno upravljanje rizičnim projektima

SpaceX i osvajanje svemira

Kompanija SpaceX prepoznata je kao lider u oblasti svemirskih istraživanja upravo zahvaljujući svojoj sposobnosti upravljanja visokim rizicima. Njihov pristup uključuje brzo testiranje i učenje iz neuspeha, što im omogućava stalna poboljšanja i inovacije. Učenje iz iskustva se pokazalo kao najbolja prakasa, jer najbolja rešenje možeš imati tek kada sa sigurnošću možeš da tvrdiš, da imaš svest svih katastrofa koje pojedinačni rizik može izazvati.

Digitalna transformacija u bankarstvu

Mnoge velike svetske banke  suočile su se sa rizikom digitalne transformacije. One koje su usvojile ovaj  postepeni, iterativni pristup, kombinujući analitiku i eksperimente, uspešno su implementirale nove tehnologije uz minimalne prekide poslovanja.

Farmaceutska industrija i ubrzani razvoj vakcina

Razvoj vakcina protiv COVID-19 bio je jedan od najrizičnijih projekata u modernoj istoriji. Kompanije su koristile paralelne procese testiranja, unapred ugovarale proizvodne kapacitete i sarađivale sa regulatornim telima kako bi minimizovale rizik neuspeha. Brzina donošenja odluka i upravljanje stresom usled velikih neizvesnosti koje su se javljale na projektu dovelo je do uspešnosti ovog projekta.

Alati za efikasno upravljanje rizicima

Osim strategija, postoje i konkretni alati koji ti mogu pomoći u upravljanju rizicima, uključujući:

• SWOT analiza – Prepoznavanje snaga, slabosti, prilika i pretnji
• Monte Carlo simulacija – Kvantifikacija verovatnoće različitih ishoda
• FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) – Identifikacija i ocena potencijalnih kvarova u sistemu
• RACI matrica – Jasna podela odgovornosti u timu

Kako možeš unaprediti svoje veštine upravljanja rizicima?

Upravljanje projektima visokog rizika zahteva posebne veštine i alate. Ako želiš da razviješ sposobnost donošenja boljih odluka u neizvesnim situacijama, prijavi se na našu specijalizovanu obuku „Upravljanje rizicima “. Na ovoj obuci naučićeš:

• Kako sistemski identifikovati i analizirati rizike
• Koji alati ti mogu pomoći u ublažavanju rizika
• Kako da agilne metode iskoristiš u rizičnim projektima
• Kako da kreiraš otpornu organizacionu kulturu

Cilj je da naučiš da razmišljaš uvek par koraka unapred i time ne dozvoliš da te neka okolnost izbaci iz koloseka, kada znaš da držiš projekat pod kontrolom sve je lakše. Najviše konflikta u timu prouzrokuje stres zbog neočekivanih događaja koji će neminovno izazvati posledice, a rešenje je teže naći jer ne razmišljaš u tom stanju racionalno. Zato je dobra znati sve o rizicima i njihovim pojavnim oblicima i najboljim rešenjima koja se nameću, kako da napraviš studiju da svaki rizik postane primenljivo iskustvo na svakom narednom projektu.

Nauči da je jako bitno da sa analizom rizika kreneš odmah još dok je projekat u početnoj fazi planiranja. Dobar projektni menadžer je onaj kome projekti imaju veće šanse da se završe na vreme i u okviru budžeta. To će se desiti ako pored svega navedenog do sada znaš i sledeće:

• Kako da smanjiš kašnjenje nabavki
• Kako da smanjiš kašnjenje podizvođača
• Kako da smanjiš lošu atmosferu i komunikaciju u timu
• Kako da smanjiš česte promene zahteva od strane investitora u projektima

A sve to radimo na obuci za rizike. Nepredviđeni izazovi, promenljivi uslovi na tržištu i neočekivane blokade projektnih puteva su normalne, nauči kako da ih prepoznaš, unapred rešiš i implementiraš rešenje u praksi i nakon toga pratiš projekat na pravi način.