Bez obzira koju metodologiju upravljanja projektima primenjujete i kojoj industriji pripada projjekat, cilj svakog projekta je identičan. A to je da kreira vrednost za sponzora i krajnjeg korisnika rezultata projekta.
Zato je vaš posao kao projektnog menadžera da kontinuirano procenjujte i prilagođavajte usklađenost projekta sa poslovnim ciljevima. Naravno i sa očekivanim benefitima i vrednost.
- Vrednost je krajnji pokazatelj uspeha projekta.
- Vrednost se može ostvariti tokom celog projekta, na kraju projekta ili nakon što je projekat završen.
- Vrednost i benefiti koje donosi projekat mogu se definisati u kvantitativnom i/ili kvalitativnom smislu.
- Fokus na ishode omogućava projektnim timovima da realizuju predviđene benefite koje vode stvaranju vrednosti za klijenta.
- Projektni timovi procenjuju napredak i prilagođavaju se kako bi maksimizirali očekivanu vrednost.
Iz perspektive kupca ili krajnjeg korisnika samo su dve stvari konačan indikator uspeha projekta:
- Rezultati projekta
- Vrednost koju projekat daje kupcu
Vrednost se fokusira na ishod rezultata. Može se izraziti kao finansijski doprinos organizaciji koja sponzoriše projekat. Vrednost može biti mera ostvarenog javnog dobra, na primer, društvene koristi ili uočena korist potrošača od rezultata projekta. Kada je projekat komponenta programa, doprinos projekta ishodima programa može predstavljati vrednost.
Mnogi projekti, iako ne svi, pokreću se na osnovu poslovnog slučaja. Projekti mogu biti pokrenuti zbog bilo kakve identifikovane potrebe za isporukom ili modifikacijom procesa, proizvoda ili usluge. Npr. ugovori, izjave o radu ili druga dokumenta. U svim slučajevima, namera projekta je da obezbedi željeni ishod koji se odnosi na potrebu savladavanjem problema i prelaska iz tekućeg u buduće stanje. Stanje koje ima veću vrednost.
Business case (poslovni slučaj) može da sadrži informacije o usklađivanju strategije organizacije, proceni izloženosti riziku, studiji ekonomske opravdanosti, povraćaju investicija, očekivane ključne mere učinka, evaluacije i alternativnih pristupa. Poslovni slučaj može navesti nameravani doprinos vrednosti projekta u kvalitativnom ili kvantitativnom smislu, ili oboje. Najčešće se sastoji iz:
- identifikovane potrebe biznisa
- opravdanosti projekta
- poslovne strategije
Identifikovana potreba biznisa
Potreba biznisa daje obrazloženje za projekat, objašnjavajući zašto se projekat preduzima. Nastaje od preliminarnih poslovnih zahteva, koji se definišu kroz projektni zadatak ili drugi sličan dokument. Ovaj dokument ovlašćuje projekt menadžera da započne projekat. Pruža detalje o ciljevima projekta, obimu posla, inicijalnim rokovima i budžetu.
Poslovna potreba može biti namenjena izvođačkoj organizaciji, organizaciji klijenta, partnerskoj organizaciji ili javnom dobru. Jasna izjava poslovne potrebe pomaže projektnom timu da razume poslovne pokretače koji dovode do željenog budućeg stanje. Omogućava projektnom timu da identifikuje mogućnosti ili izazove u dostizanju potencijalne vrednosti projekta.
Opravdanost projekta
Opravdanost projekta je povezana sa potrebama biznisa. To objašnjava zašto je poslovna potreba vredna ulaganja i zašto je treba rešiti u ovom trenutku. Obrazloženje projekta je praćeno cost-benefit analizom.
Poslovna strategija
Poslovna strategija je razlog za projekat i sve potrebe su vezane za strategiju za postizanje vrednosti. Potrebe biznisa, opravdanost projekta i poslovna strategija, obezbeđuju projektnom timu informacije koje im omogućavaju da naprave promišljene odluke kako bi ispunili ili čak premašili predviđenu poslovnu vrednost.
Željeni ishodi treba da budu jasno opisani, iterativno procenjeni i ažurirani. Tokom svog životnog ciklusa, projekat se može promeniti i projektni tim se tada prilagođava korigovanim ili novim zahtevima klijenta. Ovo se radi kroz Zahtev za promenu (Change Request) ako pričamo o tradiconalnim projektima. Odnosno ovo se radi prilikom planiranja svakog sprinta, ako pričamo o Scrum projektima. I projektni menadžer i Scrum Master treba da znaju šta su prioriteti klijenta i koje vrednosti treba da isporuči projekat.
Projektni tim kontinuirano procenjuje napredak i pravac projekta u odnosu na željene rezultate. Naravno sve se poredi sa osnovnim planom i business case-om kako bi se potvrdilo da projekat ostaje usklađen sa potrebama i da će isporučiti planirane rezultate. Alternativno, poslovni slučaj se ažurira kako bi se uhvatila prilika ili minimizirao problem koji su identifikovali projektni tim i druge zainteresovane strane. Ako projekat više nije u skladu sa poslovnom potrebom ili ako se čini da projekat neće obezbediti predviđenu vrednost, organizacija može odlučiti da ga prekine.
Šta je vrednost?
Vrednost je značaj, važnost ili korisnost nečega. Vrednost je subjektivna, u smislu da isti koncept može imati različite vrednosti za različite ljude i organizacije. Ovo se dešava zato što ono što se smatra kao korist zavisi od organizacionih strategija, u rasponu od kratkoročnih finansijskih dobitaka, dugoročnih dobitaka, pa čak i nefinansijskih elemenata.
Pošto svi projekti imaju niz zainteresovanih strana, različite vrednosti generisane za svaku grupu zainteresovanih strana mora da se uzmu u obzir i izbalansiraju sa celinom, dok se prioritet stavlja na perspektivu korisnika.
U kontekstu nekih projekata, mogu postojati različiti oblici inženjeringa vrednosti koji maksimizira vrednost za kupca, za izvođačku organizaciju ili druge zainteresovane strane. Primer ovoga uključuje isporuku zahtevane funkcionalnosti i nivoa kvaliteta uz prihvatljivu izloženost riziku, uz korišćenje što manje resursa i izbegavanje otpada. Ponekad, posebno u adaptivnim projektima koji nemaju fiksni, unapred definisani obim, projektni tim može optimizovati vrednost radeći sa klijentom kako bi utvrdio koje karakteristike su vredne ulaganja, a koje možda nisu dovoljno vredne da se dodaju rezultatu.
Da bi podržali realizaciju vrednosti iz projekata, projektni timovi pomeraju fokus sa rezultata na planirane ishode. To omogućava projektnim timovima da ostvare viziju ili svrhu projekta, a ne jednostavno kreiranje određenog rezultata. Dok isporuka može podržati planirani ishod projekta, možda neće u potpunosti postići viziju ili svrhu projekta.
Na primer, kupci mogu želeti određeno softversko rešenje jer misle da to rešenje rešava poslovnu potrebu za većom produktivnošću. Softver je rezultat projekta, ali sam softver ne omogućava željeni rezultat produktivnosti. U ovom slučaju, dodavanje novog rezultata obuke i podučavanja o korišćenju softvera može omogućiti bolji rezultat produktivnosti. Ako rezultati projekta ne omoguće veću produktivnost, zainteresovane strane mogu smatrati da je projekat propao. Dakle, projektni timovi i druge zainteresovane strane razumeju i rezultat i planirani ishod rezultata.
Vrednost doprinosa projekta može biti kratkoročna ili dugoročna mera. Može biti pomešana sa doprinosima iz operativnih aktivnosti, pa je moguće da se teže izoluje. Kada je projekat komponenta programa, program menadžer mora da proceni vrednosti na nivou programa za pravilno usmeravanje projekata koji čine taj program. Pouzdana procena vrednosti treba da uzme u obzir ceo kontekst i ceo životni ciklus rezultata projekta.
Dok se vrednost ostvaruje tokom vremena, efikasni procesi mogu omogućiti ranu realizaciju koristi. Uz efikasnu i efektivnu implementaciju, projektni timovi mogu pokazati ili postići takve rezultate kao što su prioritetna isporuka, bolja usluga korisnicima ili poboljšano radno okruženje.
Srodne teme: