Šta je dobar izveštaj? Značaj dobrog izveštavanja u menadžmentu
Strateško planiranje je ključno sredstvo za efikasno vođenje. Kada se uradi ispravno, to pretvara današnju viziju u sutrašnju stvarnost. Ali da bi se efikasno ispunili ciljevi iz plana, potreban je sistem izveštavanja menadžmenta koji će pomoći da se sprovede plan.
Dobar sistem izveštavanja je osnova za uspešno sprovođenje strategije. Znati koje su vam informacije potrebne je jedna od ključnih menadžerskih veština.
Značenje izveštavanja odnosi se na način komuniciranja ključnih detalja na svim nivoima, pomažući donosiocima odluka da donesu informirane operativne odluke.
Kao rezultat, izveštavanje omogućava donosiocima odluka u kompaniji da poboljšaju poslovnu efikasnost i učinak.
Šta je menadžersko izveštavanje?
Menadžersko izveštavanje je prikupljanje podataka koji informišu menadžere o tome kako da efikasno vode svoje odeljenje. Uspešno preduzeće primenjuje menadžerske izveštaje ne samo da bi pratilo ključne indikatore učinka (KPI) odeljenja, već i da bi pomoglo svojim menadžerima da budu usmereni na donošenje tačnih odluka zasnovanih na podacima i upoređivanje performansi preduzeća sa performansama konkurenata. Takve odluke mogu se kretati od minimiziranja troškova do određivanja koliko zaposlenih treba da bude u timu.
Menadžersko izveštavanje je ključni faktor u razvoju uspešnog poslovanja, jer daje informacije o ciljevima, odlukama i strategijama koje menadžeri sprovode. Stoga je važno razumeti svrhu ovih izveštaja i kontekst koji oni pružaju.
Menadžerski izveštaji treba da obuhvataju širok spektar podataka i da budu u lako razumljivom formatu. To je strukturirani i planirani skup izveštaja dizajniranih za određene zainteresovane strane koji omogućavaju organizaciji da prati učinak , identifikuje trendove, analizira podatke i uskladi učinak sa opštim ciljevima.
Obično se ovi izveštaji redovno objavljuju. Oni mogu uključivati informacije vezane za poslovanje, klijente, finansije, itd. Pravovremeno predstavljanje izveštaja pomaže menadžerima preduzeća u sledećim ključnim funkcijama:
- Organizovanje,
- Planiranje,
- Kontrolisanje,
- Vođenje
Značaj dobrog sistema izveštavanja
Važno je razumeti šta čini „dobar“ sistem izveštavanja menadžmenta.
Dobar sistem izveštavanja ima nekoliko ključnih svojstava: blagovremen je, jasan, relevantan, lako mu se pristupa i ima mogućnost pokretanja automatizovanih izveštaja.
Kada se ti kriterijumi ispune, sistem izveštavanja pruža podatke za identifikaciju oblasti koje ne rade i dovodi do sledećih prednosti:
Poboljšava komunikaciju
Kada viši menadžment i zaposleni dele iste informacije, postoji bolja komunikacija između njih kako bi se identifikovala problematična područja i pronašla obostrano prihvatljiva rešenja. Ovo je jedna od najvažnijih prednosti, jer dostupnost podataka i njihova jasna komunikacija gradi poverenje kroz organizaciju.
Poboljšava produktivnost, tačnost i pravovremenost
Dobar sistem izveštavanja menadžmenta ne samo da promoviše međufunkcionalnu saradnju između odeljenja, već i pomaže u smanjenju dupliranja napora među članovima tima. Automatizovani izveštaji takođe štede zaposlenima brojne sate pregledavanja gomile papirologije u potrazi za podacima i rezultatima. Zaposleni su produktivniji, pozitivno utiče na upravljanje vremenom jer ne moraju da troše vreme na prikupljanje podataka koje menadžment želi, što im omogućava da se pozabave drugim stavkama na svojoj listi obaveza.
Poboljšava donošenje odluka i efikasnost unutar organizacije
Bez efikasnog, funkcionalnog sistema izveštavanja o menadžmentu, menadžeri se često oslanjaju samo na svoje iskustvo, a zaposleni nemaju jasan osećaj pravca. Bolja dostupnost informacija smanjuje neizvesnost i omogućava menadžerima da donose odluke na osnovu pouzdanih podataka.
Rano prepoznavanje potencijalnih problema, kada još uvek imate vremena da reagujete na njih
Dobar sistem izveštavanja služi kao preventivna mera, dizajnirana da pomogne menadžmentu da postigne maksimalnu efikasnost pre nego što program ili projekat dostigne krizni nivo. Menadžment je takođe u stanju da istražuje različite alternative i analizira moguće rezultate pre donošenja odluka i obaveza.
Troškovna efikasnost
Ovo je najopipljivija korist od svih jer može značiti smanjenje troškova i povećanje prihoda. Imati podatke na dohvat ruke omogućava menadžerima da budu bolje opremljeni da po potrebi menjaju brzinu i brže reaguju na promenljivo poslovno okruženje. Jednostavno rečeno, smanjenje budžeta više nije efikasno osim ako ne postoje podaci iza te odluke.
Fokus na korisnika
Klijenti i zainteresovane strane žele da znaju šta se radi i da li se čuju njihova pitanja i zabrinutosti. Sa više podataka o potrebama klijenata, menadžment je u mogućnosti da poboljša korisničku uslugu i dizajnira bolje sisteme za pružanje usluga. Automatizovani izveštaji takođe omogućavaju brzo i lako generisanje kvartalnih i godišnjih izveštaja za vaše klijente.
Pomaže u postizanju opštih ciljeva
Izveštaj motiviše rukovodioce i zaposlene da preduzmu neophodne korake ka značajnom povećanju zarade organizacije. Na ovaj način menadžment ostvaruje maksimalan profit uz pomoć sistema izveštavanja.
Uloga u sistemu kontrole
Cilj je fiksiran mnogo unapred u organizaciji. Menadžment mora da vidi da li zaposleni rade u skladu sa ciljevima i standardima. Izveštaji su pripremljeni na takav način da mere stvarni učinak sa planiranim ciljevima. Ukoliko dođe do bilo kakvih nepovoljnih odstupanja, otkrivaju se razlozi i rukovodstvo preduzima korektivne radnje. Na ovaj način, izveštaj se koristi kao kontrolni alat. Menadžment može da kontroliše uz pomoć ovog alata.
Koje su svrhe menadžerskog izveštavanja?
Sistem izveštavanja menadžmenta je od suštinskog značaja za svaku kompaniju koja je ozbiljna u pogledu poboljšanja svog učinka. Bez dobrog sistema izveštavanja o menadžmentu, menadžeri često koriste pristup pokušaja i greške, umesto da donose zdrave odluke zasnovane na promišljenoj analizi podataka.
Menadžerski izveštaji odražavaju status i zdravlje preduzeća i uklanjaju nagađanja o primeni strategija. Sa čvrstim podacima sakupljenim posebno za određena odeljenja, menadžeri odeljenja mogu proceniti koje su strategije funkcionisale, a koje treba poboljšati.
Menadžersko izveštavanje je važno u:
- Nadgledanju i praćenju KPI-a i drugih metrika učinka
- Postavljanju ciljeva i prekretnica
- Utvrđivanju profitabilnosti proizvoda, usluge ili klijenta
- Donošenju odluke gde je novac najbolje potrošiti
- Tačnom određivanju cena proizvoda ili usluga
- Zapošljavanju odgovarajućeg broja i profila zaposlenih
- Stvaranju kohezivne komunikacije u vezi sa prikupljenim podacima
Pristup ovoj vrsti podataka omogućava menadžerima da oblikuju budućnost preduzeća. Oni mogu sa sigurnošću da donosu odluke koje utiču na rast njihove kompanije.
Šta uključiti u menadžerski izveštaj?
Šta ulazi u menadžerski izveštaj zavisi od menadžera kome se šalje. Svako odeljenje zahteva KPI koji direktno utiču na njegovo odeljenje. Ovo je nekoliko standarda koje treba uključiti u menadžerski izveštaj:
- Naslovna stranica
Profesionalizam je važan, pa obavezno označite svoju naslovnu stranicu logotipom ili informacijama vaše kompanije.
- Vrednosti, vizija i misija
Ovo nije samo prijateljski podsetnik na identitet kompanije, već takođe podseća tim na strategiju kompanije koja može da inspiriše odluke za sledeći mesec ili kvartal.
- Sadržaj
Sve u izveštaju je važno, ali mogućnost brzog pronalaženja informacija za referencu je veoma korisna.
- Rezultati
Tabela sa rezultatima daje važan pregled i treba da bude organizovana po redosledu kojim će se izveštaj čitati.
Najbolje prakse za pisanje menadžerskog izveštaja. Karakteristike dobrog izveštaja
Promišljen, organizovan i metodičan pristup će biti najbolji način za rukovanje pisanjem izveštaja o menadžmentu. Dobro napisan izveštaj „priča priču“. Izveštaj mora da odgovori na sledeća pitanja: ko, šta, kada, gde, zašto, kako i koliko. Pisanje kvalitativnog izveštaja može biti tvrd orah. Međutim, to je suprotno za one koji poznaju suštinske karakteristike dobrog izveštaja jer pomaže da se proceni koji su kvaliteti prisutni u njihovom izveštaju.
Dobar izveštaj uključuje sledeće karakteristike:
- Preciznost
Dobar izveštaj je vrlo jasan u vezi sa tačnom i određenom svrhom pisanja izveštaja. Ova centralna svrha usmerava istragu, analizu, preporuke i drugo. Preciznost izveštaja obezbeđuje jedinstvenost izveštaja i čini ga vrednim dokumentom za najbolju upotrebu.
- Tačnost činjenica
Informacije sadržane u izveštaju moraju biti zasnovane na tačnim činjenicama. Pošto se odluke zasnivaju na informacijama iz izveštaja, netačne informacije ili statistički podaci će dovesti do pogrešne odluke. To može ometati postizanje ciljeva organizacije.
- Relevantnost
Činjenice predstavljene u izveštaju treba da budu tačne i relevantne. Nebitne činjenice čine izveštaj zbunjujućim i verovatno obmanjujućim.
- Jednostavnost
Jednostavnost je još jedna bitna karakteristika dobrog izveštaja. Dobar izveštaj je napisan jednostavnim jezikom, izbegavajući nejasne pojmove i termine. Emocija ili cilj ne bi trebalo da utiču na jezik izveštavanja. Poruka dobrog izveštaja treba da bude sama po sebi razumljiva.
Izveštaji na projektima
Poseban deo izveštavanja se odnosi na projekte gde je komunikacija ključni deo upravljanja projektima. Izveštavanje o projektu je jedna od ključnih odgovornosti svakog menadžera projekta. Sastoji se od kreiranja različitih tipova izveštaja za praćenje rasporeda projekata, budžeta projekta i napretka projekta kako bi se zainteresovane strane na projektu informisale. Više o tome u tekstu 11 najbitnijih izveštaja na projektu i sastavni je deo našeg project manager kursa
Šta je izveštaj o projektu?
Izveštaj o projektu je dokument koji pruža detalje o ukupnom statusu projekta ili specifičnim aspektima napretka ili učinka projekta. Bez obzira na vrstu izveštaja, sačinjavaju ga projektni podaci zasnovani na tehničkim, finansijskim, menadžerskim ili proizvodnim aspektima.
Zbog njihovog nivoa detalja, kreiranje izveštaja o projektu zahteva vreme. Softver za upravljanje projektima, kao što je MS Project, može ubrzati vaš proces izveštavanja, mada i Excel vam može poslužiti za efikasno informisanje o projektu.
Kada upravljate projektom koristeći Microsoft Project, zainteresovane strane često moraju da primaju ažuriranja o napretku. Pošto ne može svako da čita Gantov grafikon, MS Project dolazi sa skupom unapred dizajniranih izveštaja i kontrolnih tabli koji će vam pomoći da bolje razumete podatke. Možete lako da kreirate neverovatne izveštaje sa Microsoft Project-om, a detaljnije o tipovima izveštaja i načinu njihovog kreiranja možete pročitati u našem tekstu Izveštavanje u MS Projectu.
Prednost korišćenja ovog softvera u planiranju i praćenju projekta je i u tome što takođe možete da vidite određene podatke o projektu kao vizuelni izveštaj u programu Excel ili Visio.
Prednosti izveštaja o projektu
Izveštaji o upravljanju projektom su važan alat za komunikaciju sa zainteresovanim stranama kako bi bili u toku sa projektom i njegovim napretkom. Ali oni su takođe korisni za menadžere projekata i pomažu im pri raspodeli resursa i drugih sredstava za upravljanje projektom do uspešnog završetka. Većina izveštaja o projektu će uporediti stvarne napore sa planiranim naporima da se projekat održi na pravom putu.
Ne samo da izveštaji o projektima pomažu menadžerima i zainteresovanim stranama da prate napredak, oni mogu predvideti pretnje i na taj način raditi na razvijanju odgovora kako bi ih izbegli. Oni pomažu u kontroli troškova i održavanju budžeta, prate učinak tima i povećavaju vidljivost projekta radi boljeg uvida u upravljanje njima.
Uobičajeni tipovi izveštaja o projektu
Evo pregleda nekoliko najčešćih tipova izveštaja o projektu koji su ključni za uspešno vođenje projekta.
Izveštaji o statusu projekta
Ovo je najčešći tip izveštaja o projektu i onaj na kojem verovatno najčešće radite. Možete da pravite izveštaje o statusu nedeljno ili mesečno – a tokom nekih projekata možete završiti sa proizvodnjom dnevnih izveštaja o statusu tokom faze implementacije. Učestalost zavisi od toga gde se nalazite u projektu i koliko ima da se kaže. Nema puno smisla svakodnevno izveštavati ako vam svi zadaci traju više od nedelju dana, jer nećete imati nikakav napredak za izveštavanje iz dana u dan.
Izveštaj o napretku projekta
Jedan od najvažnijih izveštaja o projektu koji ćete generisati tokom izvođenja projekta je izveštaj o napretku . To je izveštaj koji ažurira informacije o vašem projektu, posebno ako ispunjava osnovnu liniju postavljenu rasporedom i budžetom. To je još jedan način da obavestite sve zainteresovane strane o tome gde se projekat u to vreme nalazi.
Izveštaji o rizicima
Naravno, možete ažurirati svoj registar rizika u bilo kom trenutku i trebalo bi da ohrabrujete sve članove projektnog tima da ulože rizike u evidenciju kad god osete da nešto treba da se zabeleži. Rizici na projektima su vrlo bitna tema za svakog projektnog menadžera pa je i izveštaj o rizicma logična nadogradnja toga. Dobar pristup bi bio da uključite samo detalje o rizicima koji imaju potencijal da stvore najviše problema za vaš projekat. Zatim uključite izjavu o rizicima nižeg nivoa, možda sumirajući kako njima upravljate. Ovo, najčešće, izrađuje risk manager.
Izveštaj o analizi troškova i koristi
Kada odlučujete da li je projekat održiv, jedan od izveštaja koji želite da pokrenete je izveštaj o analizi troškova i koristi . To je način da uporedite koliko koristi ili mogućnosti projekat nudi vašoj organizaciji u poređenju sa investicijom. To je ključni korak u odlučivanju da li projekat ima smisla iz poslovne perspektive.
Izveštaji o resursima
Kako znate ko šta radi i kada? Možete proći kroz ceo plan projekta i ručno razraditi raspodelu resursa. To bi oduzelo dosta vremena. Ili možete koristiti svoj softver za upravljanje projektima da to uradi za vas. Izveštaj o resursima vam pokazuje pregled toga koji je član projektnog tima raspoređen na koji zadatak koji dan. Oni se takođe mogu koristiti za uočavanje problema prekomerne alokacije – gde je član tima raspoređen na više od jednog zadatka
Sve u svemu, izveštaji o resursima su jedan od najkorisnijih tipova izveštaja o projektu koje možete imati kao menadžer projekta.
Izveštaji o odstupanjima projekta
Kako možete znati da li projekat napreduje kako je planirano? To je lepota izveštaja o odstupanjima: on upoređuje planirani ishod sa stvarnim ishodom, dajući vam metriku za merenje da li ste na pravom putu, ispred rasporeda ili kasnite. Izveštaj o varijansi prikuplja i organizuje podatke o onome što upoređujete, bilo da se radi o budžetu, rasporedu ili obimu promenljive projekta koju merite. Izveštaj o varijansi vam daje alatku za analizu varijanse ili merljivu promenu u odnosu na osnovnu liniju.
Izveštaj o vremenskom rasporedu
Još jedan važan izveštaj o projektu za upravljanje vašim timom je izveštaj o vremenskom rasporedu. Vremenski list je dokument koji prati sate koje je član tima proveo radeći na svojim zadacima. Izveštaj o vremenskom rasporedu je alat za praćenje rada svakog člana tima tokom određenog vremenskog perioda tokom projekta.
Izveštaj o budžetu projekta
Budžet projekta je iznos novca koji možete potrošiti da završite svoj projekat. Kada pravite budžet, pokušavate da napravite najtačniju moguću procenu . Poslednja stvar koju želite je da tražite više sredstava od sponzora projekta. U najboljem slučaju, moraćete da prilagodite obim i raspored vašeg projekta.
Da biste bili sigurni da ispunjavate svoj budžet, potrebno je da koristite izveštaj o budžetu projekta. Izveštaj o budžetu obuhvata vašu potrošnju tokom određenog vremenskog perioda, tako da možete da uporedite ono što ste planirali da potrošite sa onim što ste zaista potrošili. To je moćan alat za praćenje vašeg budžeta i pridržavanje ga.
ZAKLJUČAK
Dakle, izveštaj o projektu je dokument kreiran za tim ili kompaniju koji obezbeđuje da projekat ostane na pravom putu. Izveštaj o projektu treba da opiše napredak, prekretnice i prepreke. Veština dobrog izveštavanja je prednost uspešnih menadžera projeakta.