Jačanje veština organizovanja sastanaka
Sastanci mogu biti prilike za razmenu ideja, diskusiju o izazovima i definisanje akcionih planova, ili se mogu završiti kao neproduktivni gde jedino što se desilo je izgubljeno vreme. Nažalost, menadžeri često doprinose nefunkcionalnosti procesa i neefikasnim sastancima.
Rukovodiocima su potrebne odgovarajuće menadžerske veštine da pravilno vode sastanke. Dobrom menadžeru je potrebno da u isto vreme bude i dobar facilitator.
Šta je facilitacija?
Trevor Bentley, defininiše facilitaciju kao:
„Pružanje mogućnosti, resursa, ohrabrenja i podrške grupi da uspe u postizanju svojih ciljeva kroz omogućavanje grupi da preuzme kontrolu i odgovornost za način na koji postupa.“
Reč facilitacija potiče iz latinskog jezika i znači „olakšati“.
Facilitacija se može okarakterisati kao umetnost fokusiranja grupne energije na određeni cilj.
To je široka i raznovrsna oblast ili profesija i oslanja se na facilitatore koji imaju širok repertoar veština i pristupa facilitacije.
Šta je facilitator?
Ingrid Bens definiše facilitatora na sledeći način:
„Onaj ko interakcijama doprinosi strukturi i procesu kako bi grupe bile u stanju da efikasno funkcionišu i donose odluke visokog kvaliteta. Pomagač čiji je cilj da podrži druge dok postižu izuzetne performanse.”
Facilitator je osoba čija je uloga da vodi ljude kroz proces do efektivnog rezultata. Ovaj proces bi mogao da bude sastanak, sesija razmišljanja, obuka i razvoj, sesija planiranja, izgradnja tima, rešavanje sukoba ili bilo koja situacija koja uključuje grupu ljudi gde postoje željeni ishodi ili ciljevi.
Da bi menadžer omogućio sastanak (umesto da ga vodi), on mora biti spreman da oslobodi svoju moć i bude otvoren za različite ishode i pristupe.
Gde menadžeri greše sa sastancima?
Mnogi menadžeri misle da znaju kako da „vode“ sastanak. Oni postavljaju dnevni red, drže govore i donose sve odluke. Iako ovo može biti lako i efikasno za menadžere, to je često gubljenje vremena ljudi i ne koristi kreativni potencijal tima.
Ovo su neke od ideja koje mogu pomoći menadžerima na svim nivoima da ojačaju svoje veštine facilitacije sastanaka u cilju podrške poboljšanju produktivnosti sastanka.
Pravilno facilitiranje sastanka podrazumeva uključivanje svih na sastanku u identifikaciju i rešavanje problema. Timovi će skoro uvek razvijati bolja, kreativnija rešenja nego što bi to mogao sam menadžer. Takođe je veća verovatnoća da će timovi podržati implementaciju rešenja na čije su stvaranje direktno uticali.
Stoga se veštine facilitacije sastanka mogu podeliti u tri različite kategorije:
- Planiranje sastanka
- Vođenje sastanka
- Rešavanje problema sa sastancima
Kako planirati sastanak?
Pre nego što započnete bilo koji sastanak, potreban vam je dnevni red. Za zajednički sastanak, pozovite učesnike sastanka da vam kažu koje probleme tim treba da reši ili koje promene tim treba da nastavi. Uverite se da su teme sastanka one koje omogućavaju grupno učešće. Omogućavanje aktivnog učešća na sastanku se razlikuje od predstavljanja informacija na sastanku.
1. Omogućite učešće u grupi
Uverite se da imate dovoljno vremena za grupno učešće i da ne pokušavate da rešite previše problema u kratkom vremenskom periodu. Međutim, previše vremena takođe može dovesti do beskonačnog ciklusa i na kraju gubljenja vremena. Uverite se da vaš dnevni red ispunjava vreme predviđeno za sastanak.
Potrebne veštine uključuju sledeće:
- Veštine facilitacije grupe
- Planiranje sastanka
- Rešavanje problema
- Odlučivanje
- Razvoj agende
2. Uverite se da ste obezbedili odgovarajuću logistiku
Pažljivo izaberite lokaciju i vreme sastanka. Ako pokušate da ugurate 15 ljudi u konferencijsku salu sa šest stolica, sastanak će biti katastrofa. Kada je ljudima neprijatno, ne mogu da se vide, ne čuju ili su gladni, rezultati sastanka će biti sigurno loši.
Naučite kako da koristite logistiku kao način za podsticanje velikog učešća i uklanjanje prepreka. Sve ovo morate planirati unapred. Planiranje logistike uključuje ove veštine.
- Planiranje logistike i iskustvo
- Odlučivanje
- Promišljeno razmatranje potreba drugih
3. Vodite zapisnik sa sastanka
Poslednji kritični deo planiranja sastanka je zapisnik sa sastanka gde treba odgovorit na pitanja:
- Ko će voditi zapisnik?
- Ko će ga distribuirati?
Ako nemate određenu administrativnu osobu, razmislite o tome da to uradite sami ili rotirajte odgovornost imeđu članova tima. Ako koristite tablu ili flip-čart za prikupljanje ideja, dajte osobi koja piše dovoljno vremena da ih ispravno dokumentuje. Potrebne veštine su:
- Veštine vođenja beleški
- Relevantnost dokumentacije
- Razumevanje različitosti i inkluzije
Kako voditi sastanak?
Sa svojim čvrstim dnevnim redom, dobrom lokacijom i odgovarajućim timom, spremni ste za sastanak. Da bi vaš sastanak bio odličan radni sastanak a ne samo deponija informacija, moraćete da pokažete odgovarajuće veštine vođenja sastanka i facilitacije sastanka.
Da biste to uradili, potrebno je da se fokusirate na ove tri komponente facilitacije sastanka.
1. Postavljajte pitanja
Odlična pitanja podstiču veliku diskusiju. Postavljajte pitanja da biste:
- dobili dodatne informacije
- saznali više o različitim gledištima
- zabeležili oblasti slaganja i neslaganja
- zaista čuli kako članovi tima doprinose
- se uverili da delite vrednosti sa članovima tima
2. Pokažite aktivno slušanje
Aktivno slušanje vam omogućava da zaista i duboko znate da vi i osoba koju slušate delite značenje i da ste došli do promišljenog razumevanja pozicija jedni drugih. Kada parafrazirate, proverite da li ste razumeli i postavljate dodatna pitanja, to podstiče više učešća i održava diskusiju.
- Gestikulacijom i mimikom pokažite da razumete svog sagovornika.
- Ponovite ono što ste čuli drugoj strani tako da znate da delite značenje.
- Postavljajte pitanja da razjasnite sve u šta niste sigurni.
- Postavljajte dodatna pitanja da biste dodatno proširili svoje razumevanje
3. Vodite brainstorming radionicu na pravi način
Većina ljudi misli da već znaju kako da razmišljaju. Međutim, obično to ne rade. U previše okruženja, efikasnost brainstorminga je smanjena lošim upravljanjem procesima, snažnim društvenim ili političkim pritiscima i lošim veštinama fasilitacije. Mnogi ljudi nikada nisu zaista iskusili moć dobro vođene sesije brainstorminga.
Vežbajte efikasne veštine fasilitacije
- Upravljajte uvođenjem ideja od strane učesnika
- Uverite se da svi učesnici imaju jednaku priliku da govore
- Upravljajte konkurentnim razgovorima i ljudima koji razgovaraju jedni preko drugih
- Osmislite efikasan način da suzite izbore koji su nastali u diskusiji na broj kojim se može upravljati
- Rešite sve sukobe koji se pojave
Kako rešiti probleme na sastanku?
Ne biste morali da se sastajete ako su se svi već složili oko rešenja. Okupljate se da delite informacije i pronalazite odgovarajuća rešenja, a to znači da ćete morati da okupite ljude. Evo veština koje će vam trebati.
1. Veštine izgradnje konsenzusa
Konsenzus ne znači da se svi moraju složiti sa odlukom. To znači da su svi imali priliku da podele svoje stavove, potencijalno putem brainstorminga, i da predlože ideje. Nakon ovoga, ključ za konsenzus je da se svi članovi tima slažu da podrže pravac čak i ako to nije bio njihov prvobitni izbor. Pravilno facilitiranje sastanka će voditi grupu od deljenja ideja do razvoja efikasne odluke.
Postizanje konsenzusa zahteva više vremena, ali će obično dobiti snažniju podršku svih pojedinaca u grupi. Međutim, treba znati da konsenzus nije uvek krajnji cilj.
2. Veštine rešavanja konflikata
Kad god postoji puno ljudi koji su uključeni u rešavanje problema, sukob je neizbežan. U stvari, timski istraživači posmatraju konflikt oko zadatka kao deo procesa za efikasno donošenje odluka. Menadžer mora naučiti kako da iskoristi moć sukoba na pozitivan način. Zato:
- Upravljajte diskusijom da biste saslušali sva gledišta
- Vodite diskusiju da biste identifikovali oblasti slaganja i neslaganja.
- Koristite veštine facilitacije da se određeni učesnici osećaju saslušano.
3. Veštine neverbalne komunikacije
Čak 55% naše komunikacije čini govor tela, odnosno neverbalna komunikacija. Zato vodite račujna o svom govoru tela, kao i o ponašanju grupe. Menadžer treba da bude u stanju da pročita ton grupe i govor tela kako bi procenio njihov nivo angažovanja, iskrenosti i posvećenosti. Vaše razumevanje neverbalne komunikacije može pomoći da se vidi kada postoji istinsko slaganje u odnosu na izgovoreno samo da biste završili sastanak.
Budite svesni govora tela kao načina da iskusite potpuni komunikacijski glas pojedinca ili tima.