Kako promeniti radno vreme u MS Project-u?Project Management Srbija | Project Management Srbija

Kako promeniti radno vreme u MS Project-u?

Kako promeniti radno vreme u MS Project-u?

Kako promeniti radno vreme u MS Project-u?

Kalendar projekta

Svaki projekat se sastoji iz tri najbitnije dimenzije projekta:

  • trajanje projekta,
  • troškovi projekta i
  • obim (ciljevi) projekta.

Kako bi što bolje upravljali projektom i isplanirali projekat, koristićemo sve pogodnosti koje nam pruža MS Project, prvenstveno u vidu kalendara projekta.

Pravilna upotreba kalendara sprečiće kašnjenje projekta i omogućiti bolje planiranje projekta. Bez obzira što se to uči na našoj obuci za MS Project, ovde ćemo predstaviti osnovne stvari o kalendaru projekta. Objasnićemo kako promeniti radno vreme u MS Projectu, kako definisati radne i neradne dane, da li mogu subota i nedelja da budu radni dani i slično…

Kalendar je sastavni deo svakog projekta i vrlo bitan deo ispravnog planiranja projekta što ćete videti u nastavku. Sam kalendar se sastoji iz dva dela:

  • definisanja neradnih dana na nivou celog projekta
  • definisanja radne nedelje (broj radnih sati na nivou dana i nedelje, radne ili neradne subote i slično)

 

otvaranje-kalendara-projekta

Do samog kalendara se stiže preko taba Project, grupe Properties i klikom na Change Working Time. Kada se otvori novi prozor, dobijemo sledeću sliku.

kalendar-projekta

 

Kao što vidite na slici, u gornjem desnom delu (1) je prikazana izgled radne nedelje, gde su radni dani predstavljeni belom (ponedeljak-petak), a neradni dani sivom (subota-nedelja). U donjem delu (2) postoje dva taba:

  • Exceptions – izuzeci, odnosno neradni dani projekta u vidu državnih i verskih praznika

  • Work Weeks – podešavanja radne nedelje

 

Definisanje neradnih dana na projektu – državni i verski praznici

Ovim parametrima ćemo se prvo pozabaviti. Definisanje neradnih dana projekta je od neprocenjive važnosti za upravljanje projektima jer vrlo lako projekat može da zakasni i pre nego što je počeo, u slučaju da nismo odredili neradne dane na projektu. Naš cilj , kao projekt menadžera, je da vodimo računa o trajanju projekta i da puno pažnje posvetimo ovoj dimenziji projekta.

Recimo da naš projekat traje 20 radnih dana i da počinje 1.2.2017.godine. Ako nismo definisali državne i verske praznike, naš projekat će trajati do 28.2.2017.godine. Kada unesemo realnu situaciju a to je da su 15. i 16.februar državni praznici, onda dolazi do velike promene. Naš projekat i dalje traje 20 radnih dana, ali je zadnji dan projekta 2.marta, što se vidi na donjoj slici.

 

drzavni-praznici

Kašnjenje projekta zbog neupisanih radnih dana

 

To što nismo uneli sve neradne dane, dovodi do kašnjenja projekta.

 

Kako bi sprečili ovakve propuste, dobro ćemo planirati projekat. Pre njegovog početka ćemo definisati sve neradne dane na projektu, tačnije sve državne i verske praznike, kolektivni godišnji odmor i slično.

Kliknemo na tab Exceptions, kliknemo na polje Name i unesemo naziv našeg neradnog dana na projektu. U našem slučaju to je Državni praznik. Polje Start i Finish određuju početak i kraj tog neradnog dana, gde ćemo uneti 15.2 i 16.2.

Ako na našem projektu ima još izuzetaka, kliknemo na sledeći red i ponovimo ceo postupak: u polje Name unesemo novi naziv neradnog dana, kao i početak i kraj istog. Kada smo definisali sve izuzetke na projektu, kliknemo na dugme OK da izadjemo iz podešavanja kalendara.

Sada MS Project ima sve potrebne podatke kako bi pravilno isplanirao trajanje našeg projekta.

 

kalendar-neradnih-dana

Definisanje neradnih dana na projektu

 

Definisanje radne nedelje na projektu

Kada smo podesili sve neradne dane na projektu, ostaje da prilagodimo radnu nedelju realnim potrebama našeg projekta. Standardno podešavanje je:

  • Radni dani: ponedeljak-petak, 8 sati dnevno, od 8-17h sa pauzom od 12-13h
  • Neradni dani: subota-nedelja

Ako naš projekat zahteva drugačije radno vreme, a vrlo često zahteva, onda moramo da korigujemo ova podešavanja. To znači da možemo da podesimo da je subota radni dan, da se, na primer, radi 10 sati dnevno, da se radi svake druge subote ili šta god nam padne na pamet.

 

Kako da subota bude radni dan?

Podešavanje radne nedelje

Da bi podesili radnu nedelju treba da kliknemo na tab Work Weeks (1) i da kliknemo na Details (2). Umesto Details  možemo dvostruki klik na [Default] (2).

U oba slučaja će se otvoriti sledeći prozor. Kao što se vidi na slici, na levoj strani ispod Select day(s) su prikazani dani u sedmici, počevši od ponedeljka pa sve do nedelje.

Na desnoj strani vršimo podešavanje za svaki dan u sedmici.

Prvo, izaberemo dan, a onda odredimo jednu od tri opcije za njega i unesemo početak i kraj radnog vremena za taj dan.

Za to koristimo kolone From i To.

 

 

Opcije koje možemo dodeliti svakom danu su:

  • Use project default times for these days – to znači da izabranom danu u sedmici dodelimo standardno, osmočasovno radno vreme od 08 do 17h, sa pauzom od 12h do 13h
  • Set days to nonworking time – izabrani dan u sedmici proglašavamo neradnim
  • Set day(s) to these specific working times – pravimo svoj plan koji se razlikuje od standardnog.

 

Sada ćemo podesiti da svaka subota bude radni dan i da se radi od 8h do 12h.

 

U ovom slučaju čemo ostaviti da sve bude isto kao u standardnim podešavanjima samo ćemo promeniti podešavanja za subotu.

Zato u levom delu prozora selektujemo subotu, a u desnom izaberemo treću opciju Set day(s) to these specific working times.

Kliknemo na prvi red ispod polja From i unesemo 8, a onda predjemo na sledeće polje u okviru kolone To i unesemo kraj radnog vremena, tačnije 12.

Ostaje da klikom na OK, potvrdimo promenu i sada imamo da je svaka subota radna i da se radi od 8h do 12h.

 

Kako da radna nedelja ima 50 sati?

Ovo je vrlo čest slučaj kod gradjevinskih firmi koje imaju najveću primenu MS Project alata. U jeku sezone potrebno je više radnih sati na nivou dana kako bi se na što bolji način iskoristila gradjevinska sezona. U tom slučaju subota i nedelja su neradni dani, a od ponedeljka do petka se radi punom parom, odnosno 10h dnevno.

Ako hoćemo da podesimo više dana odjednom, selektujemo prvi dan, svaki sledeći se selektuje tako što držimo dugme CTRL i kliknemo na taj dan.

Kada smo selektovali sve dane od ponedeljka do petka, izaberemo opciju sa desne strane Set day(s) to these specific working times i unesemo da je početak u 7.30h, a kraj radnog dana u 17.30h.

Onda izaberemo subotu i nedelju i podesimo ih na Set days to nonworking time.

Potvrdimo na OK. S obzirom da sada naša radna nedelja ima 50 sati, a ne 40 što je standardno podešavanje ostaje da ovu vrednosti korigujemo. Isti slučaj je u gornjem primeru gde je subota radni dan i radi se 4 sata. Tamo bi podesili da radna nedelja ima 44 sata.

No, vratimo se našoj radnoj nedelji od 50 sati. Kada smo potvrdili na OK, vratili smo se na prethodni prozor.

 

Klikom na dugme Options, otvara se novi prozor gde treba podesiti sledeće:

 

Objašnjenje:

  • Default start time – standardni početak radnog vremena
  • Default end time – završetak radnog vremena
  • Hours per day – broj radnih sati na nivou dana
  • Hours per week – broj radnih sati na nivou sedmice
  • Days per month – broj radnih dana u mesecu, najčešće se zaokružuje na 20

Kada je sve podešeno kao na slici, ostaje da potvrdimo na OK i promene će biti evidentirane.

Kao što vidite, Microsoft Project ima standardno podešavanje radne nedelje, ali i neograničene mogućnosti prilagodjavanja vašim potrebama. Bez obzira kako izgleda vaša radna nedelja, MS Project vam pruža mogućnost da prilagodite kalendar vašim jedinstvenim potrebama. Ovo je samo deo neverovatnih mogućnosti MS Project alata koji detaljno obrađujemo na našem kursu za MS Project.

PRIJAVI SE ZA KURS

Ime i prezime (neophodno)

E-mail (neophodno)

Telefon

Firma

Prijavljujem se za kurs

Vaša poruka