Služba za upravljanje projektima | Project Management Srbija

Služba za upravljanje projektima

Služba za upravljanje projektima

Služba za upravljanje projektima

Kancelarija za upravljanje projektima ili standardizacija procesa upravljanja projektima

Priča o tome kako upravljanje projektima može da se podigne na jedan viši, ozbiljniji nivo uvek počne i završi pričom o standardizaciji  projekata. Uvek dođemo do pitanja

Zašto treba svi projekt menadžeri u tvojoj firmi da vode projekte na isti način?

Do sada je na blogu bilo dosta priče o tome kako izgleda projekat. Sve svoje znanje sam pretočio i predstavio kroz ovaj jedinstveni vodič za upravljanje projektima koji predstavlja pravu prečicu za upoznavanje sa metodologijom projektnog menadžmenta. Brza i jednostavna prečica.

Tu istu metodologiju detaljno razrađujemo na obuci za project menadžera gde teoriju pretačemo u praksu, i dodatno začinimo sa puno primera dobre prakse što iz mog dugogodišnjeg iskustva, što iz iskustva kompanija sa kojima sam saradjivao. I ono što je najbitnije, tu se stvori osećaj kako izgleda raditi na projektu prema najboljoj svetskoj metodologiji. 

Slika sa obuke

 

Zašto je bitna standardizacija projekata?

To je odličan start za projekt menadžere. Ali to nije dovoljno za samu kompaniju. Kompaniji treba više. I tu dolazi standardizacija procesa upravljanja projektima. Zato što je to jedini način da kompanija unapredi projekte, ne samo ti, kao jedan od projekt menadžera, već i sve tvoje kolege. Ako svi radite na isti način i imate sistem koji stoji iza vas, jasno je da ćete biti bolji.

 

Učićete jedni od drugih i stalno unapredjivati jedne druge. Naravno i proceduru po kojoj radite.

 

Ali, ako svako radi na svoj način, tu nema unapređenja. Tek ako svi radite na identičan način, onda ćete videti gde škripi i promeniti taj deo. Promena tog dela, neće poboljšati samo tvoj projekat, nego sve projekte u tvojoj kompaniji. 

Razumeš? Svi napredujete.

 

5 koraka standardizacije upravljanja projektima

Ovo koraci su moja preporuka na koji način krenuti u podizanje korporativnog projektnog menadžmenta na jedan viši nivo. Korak jedan i dva mogu zameniti mesta, ali je suština ista, i svodi se na sledećih pet koraka:

 

  1. Formiranje službe za upravljanje projektima

  2. Usavršavanje zaposlenih za upravljanje projektima

  3. Standardizacija procesa – izrada procedure za upravljanje projektima

  4. Pokretanje program/portfolio menadžmenta i usavršavanje zaposlenih

  5. Standardizacija procesa – izrada procedure za portfolio menadžment (realizacija strateških ciljeva)

 

I. FORMIRANJE SLUŽBE ZA UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

Vrlo često firme nisu svesne da im treba posebna osoba koja će se baviti projektima. Možda je i tvoja takva? Tada koriste ljude koji rade svoj redovne obaveze i paralelno vode projekte. Onda shvate da je to vrlo teško, gotovo neizvodljivo, pa isti ljudi, niti rade svoje redovne obaveze kako treba, niti vode projekta kako treba. Sa druge strane, projekt menadžer nema ni formalni autoritet jer ljudi sa kojima radi su na većem hijerarhijskom nivou od njega. Tada kompanija spozna da treba da formira posebnu službu, sektor ili kancelariju za upravljanje projektima (eng. PMO – Project Management Office). U nekim firmama, koje nisu toliko projektno orijentisane, ova služba se zove služba za razvoj ili Operational Excellence.

Dakle, kancelarija za upravljanje projektima je upravljačka struktura koja standardizuje procese upravljanja projektom i olakšava dodelu resursa, metodologija, alata i tehnika. Odgovornosti mogu da variraju od pružanja podrške upravljanju projektima do direktne odgovornosti za upravljanje jednim ili većim brojem projekata. Znači, postoji nekoliko tipova PMO struktura u organizaciji, od koji svaka varira u stepenu kontrole i uticaja koji ima na  projekte unutar same organizacije. Najčešće se formiraju tri tipa službe, kao što su:

  • Supportive (podržavajuća) – Pruža konsultativnu ulogu na projektima. Znači obezbeđuje šablone, obrasce, najbolju praksu, pruža dodatnu obuku projekt menadžerima, pravi bazu informacija i naučnih lekcija iz drugih projekata. Stepen kontrole projekta je nizak jer ljudi iz ove službe ne upravljaju projektima.
  • Controlling (kontrolna) – Pruža podršku i zahteva poštovanje procedura na razne načine. Poštovanje procedura može uključivati usvajanje okvira za projekti menadžment ili metodologije projektnog menadžmenta, koristeći određene obrasce, šablone i alate. Stepen kontrole projekta je umeren.
  • Directive (komandujuća) – Preuzima kontrolu nad projektima kroz direktno upravljanje projektima. Stepen kontrole koju pruža projektu je visokog nivoa. Ako planiraš da standardizuješ projekte u svojoj firmi, ovo je ujedno i najbolja verzija sektora za upravljanje projektima. Sam sektor čine usključivo projekt menadžeri. A rukovodilac sektora je ujedno i portfolio menadžer. Ovo je najbolji vid organizovanja službe i pruža najveći autoritet projektnim menadžerima.

 

Prednosti formiranja službe

Služba za upravljanje projektima

 

PMO objedinjuje podatke i informacije iz svih strateških projekata. Ocenjuje pojedinačne projekte, kao i upravljanje portfolijom. Dakle, služba

 

Prati kako se ispunjavaju strateški ciljevi kompanije!

 

Ova služba za upravljanje projektima je prirodna veza između portfolija, programa i projekata same kompanije, kao i korporativnog sistema merenja performansi (Balanced scorecard ili nešto slično). Sve informacije se nalaze u ovoj službi. Projekti koje podržava ili upravlja PMO ne mogu biti praćeni na pravi način, osim ako se sa njima ne upravlja zajedno i sainhronizovano. 

Preporučena verzija PMO, tzv.komandujuća ima najveća ovlašćenje. Ona deluje kao akter i ključni donosilac odluka tokom trajanja projekta jer je čine projekt menadžeri. Vrlo često se stavlja na najviši hijerarhijski nivo, odmah ispod generalnog direktora i deo je top menadžmenta firme. Na taj način menadžer službe za upravljanje projektima ima potrebna ovlašćenja da vode sve korporativne projekte, daje preporuke za selekciju projekata za portfolio, okončava projekte ili preduzme druge potrebne mere kako bi postojala usklađenost sa poslovnim ciljevima. Pored toga PMO može i treba da bude uključen u odabir, upravljanje i raspodelu zajedničkih ili namenskih projektnih resursa. Ko bolje od tebe zna koji resursi su ti potrebni. I ne samo koji tip resursa (saradnik za nabavku), nego i koji konkretni ljudi (npr. Milan Mitić). A još ako imaš ovlašćenja da sam biraš tim, pa to je pola puta ka uspehu.

 

Uloga projekt menadžment sektora

Primarna uloga ovog sektora/službe/kancelarije je da  podrži menadžere projekta na različite načine, koji mogu uključivati ali nisu ograničeni na:

  • Upravljanje zajedničkim resursima u svim projektima kojima upravlja PMO
  • Identifikovanje i razvoj metodologije upravljanja projektima, najboljih praksi i standarda
  • Koučing, mentorstvo, obuka i nadzor
  • Praćenje usklađenosti sa standardima, politikama, procedurama i obrascima upravljanja projektima putem revizije projekta
  • Razvoj i upravljanje procesima, procedurama, obrascima i drugim zajedničkim dokumentima
  • Koordiniranje komunikacije kroz projekte, i ono što je najbitnije
  • Realizacija strateških ciljeva

 

Razlika između projekt menadžera i službe za upravljanje projektima

Jasno ti je šta sve nova služba treba da radi. Kako bi ti bilo još jasnije, napraviću paralelu između zahteva i obaveza koje ima menadžer projekta, a koje ima PMO. Oni teže različitim ciljevima, i kao takvi, pokreću ih različiti zahtevi. Bitno je da su svi ovi napori usklađeni sa strateškim potrebama organizacije. Razlike između menadžera projekta i PMO uključuju sledeće:

Menadžer projekta se fokusira na specifične ciljeve projekta i njega interesuje samo njegov projekat. On vidi samo mali deo kompanije, samo taj segment kompanije koji je određen njegovim projektom. Služba vidi celu sliku, upravlja skupom projekata i na taj način se bavi celom kompanijom, ima mogućnosti da preraspodeljuje resurse između projekata kako bi se poboljšale performase i benefit samo portfolija projekata. Sve sa ciljem iskorišćenja mogućnosti za bolje ostvarenje poslovnih ciljeva.

Menadžer projekta kontroliše dodeljene projektne resurse kako bi najbolje zadovoljio ciljeve projekta, dok PMO optimizuje korišćenje zajedničkih organizacionih resursa u svim projektima.

Menadžer projekta upravlja ograničenjima pojedinačnih projekata (obim, raspored, trošak, kvalitet itd.), dok se služba bavi “višim ciljevima”, upravlja metodologijama, standardima, ukupnim rizicima/prilkama, i međusobnim zavisnostima projekata na nivou preduzeća.

 

II. USAVRŠAVANJE ZAPOSLENIH ZA UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

Sada kada razumeš benefite službe za upravljanje projektima i kada je ista formirana, treba raditi na podizanju kompetencija projekt menadžera. Želiš da budeš bolji, zar ne? Sledeći korak je da se ti i tvoje kolege iz službe pripremite na pravi način za ono što vas čeka. Dakle, usavršavanje zaposlenih i podizanje kompetencija za vođenje projekata kroz konkretnu obuku.

 

III. STANDARDIZACIJA PROCESA – IZRADA PROCEDURE 

Kada zaposleni budu adekvatno pripremljeni i krenu da vode projekte, počinje rast službe. Ne samo da ti i tvoje kolege projekt menadžeri imate veći autoritet, već i sama kompanija postaje svesna značaja procesa upravljanja projektima. Svi shvataju da je to jedini pravi način da se realizuju ciljevi.

I polako dolazi se do spoznaje i prosvetljenja. Ako postoje standardi i procedure za ostale segmente poslovanja, onda je vreme da se i ova služba za upravljanje projektima uključi na pravi način u standardizaciju. I da dobije svoju proceduru kako bi postala efikasnija i efektnija.

 

IV. POKRETANJE PROGRAM/PORTFOLIO MENADŽMENTA I USAVRŠAVANJE ZAPOSLENIH

Sledeći korak je dalje usavršavanje projekt menadžera. Do sada si se bavo samo jednim projektom, usavršili ste proceduru i dobili ste SISTEM. Sada je vreme za veliki korak napred. Vreme je za program/portfolio menadžment, odnosno za praćenje i nadgledanje više projekata u isto vreme.

Dakle, strateški ciljevi kompanije se pretvaraju u projekte i programe koji zajedno čine portfolio koji pomaže realizaciju tih ciljeva.

Kompanija uči:

  • kako da izabere najbolje projekte koji će pomoći realizaciju strateških ciljeva,

  • kako da upravlja resursima koji učestvuju na projektima,

  • kako da ostvari najveći benefit

  • kako da smanji troškove

  • kako da upravlja rizicima, odnosno da ih smanji

 

 

V. STANDARDIZACIJA PROCESA – IZRADA PROCEDURE ZA PPM (REALIZACIJA STRATEŠKIH CILJEVA)

Kada to budeš savladao, ide se na poslednji korak. Ništa se ne ostavlja slučaju, već se i upravljanje portfolijom standardizuje kako bi svako znao kako se to radi, kroz koje korake se prolazi i koje su mu uloge i odgovornosti.

Vremenom se i ovaj proces unapređuje. I od projekt menadžera postaješ program/portfolio menadžer. A kompanija dobija benefit kroz uspešnu realizaciju strateških ciljeva.

 

ZAKLJUČAK

Nemoj da misliš da se ovo dešava preko noći i da je lako. Nije! Ovo je proces koji traje i gde je potrebna velika želja kompanije da dodje do tog nivoa. Realno, to je kao u školovanju, svaki razred je teži od prethodnog. Traži veće znanje i veći trud. Ali su i plodovi tog truda veći. Lakše se realizuju ciljevi kompanije, ostvaruju veći benefiti. VEĆI PROFIT.

U idealnom slučaju, ovih pet korak traje od 12-24 meseca što zavisi od same organizacije i njene želje da se transformiše i ubrza. I radi se deo po deo. Najčešće iz dve faze:

 

  • Faza 1: Prvo se formira služba, obuče zaposleni i napravi procedura za upravljanje projektima

  • Faza 2: Krene se sa portfolio menadžmentom, obuče zaposleni i napravi procedura za upravljanje portfolijom projekata

 

Za više informacija o standardizaciji projekata pogledaj ovde. 

 

NAPOMENA
Ako imaš nekih pitanja ili dilema u vezi ove teme, slobodno se javi. Pitaj šta te interesuje, tu sam. Ako ti se sviđa tekst, podeli ga preko društvenih mreža.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *