Zašto je koristan Timeline u MS Projectu | Project Management Srbija

Zašto je koristan Timeline u MS Projectu

Zašto je koristan Timeline u MS Projectu

Zašto je koristan Timeline u MS Projectu

Značaj prikaza Timeline za efikasno upravljanje projektima

MS Project je fantastičan alat za planiranje, praćenje i kontrolisanje projekta i zaslužno zauzima vodeće mesto među softverima za upravljanje projektima.

Gant dijagram u MS Project-u je alat za vizuelno predstavljanje koraka, aktivnosti i trajanja u bilo kom projektu. Kada menadžer projekta započne novi projekat, on će prvo napraviti Gantt grafikon. To je koristan način za praćenje svih dinamičkih delova projekta. Na primer, pomoću Gantt grafikona prikazaćete veze između projektnih aktivnosti ali i kritični put koji će vam pomoći da svoj projekat završite na vreme. O Gantt Chart-u više možete pročitati u našem tekstu Gantov dijagram – moćan alat za upravljanje projektima.

Međutim, često se od top menadžmenta ili drugih zainteresovanih strana na projektu mogu čuti i  zahtevi poput:

  • Plan ima previše strana, da li postoji mogućnost nekog drugog prikaza?
  • Mogu li dobiti snimak koji će stati u PowerPoint prezentaciju? ili
  • Može li se sažeti plan odnosno prikazati samo pojedine aktivnost?
  • Mogu li videti samo vremensku liniju?

Naravno, ovakvi zahtevi mogu biti ispunjeni jer MS Project sadrži prikaza koji se zove Timeline.

Timeline ili vremenska linija u MS Project-u pruža brz, vizuelni prikaz trajanja projekta, odnosno konkretnih projektnih aktivnosti.

Timeline prikaz je najpogodniji za prezentovanje ključnih aktivnosti na projektu u sažetom i veoma jednostavnom obliku.

Na ovaj način moguće je praviti brze i kratke preglede planova, ali i dodati dovoljno detalja da biste izvestili stakeholdere o potrebnim projektnim aktivnostima odnosno njihovom napretku. Lako se može ubaciti u PowerPoint prezentaciju, e-poštu ili drugi format kako bi se prezentovao projekat ili status aktivnosti.

Jedna od ključnih prednosti koja se time postiže je poboljšana komunikacija među članovima projektnog tima. Ako znamo da brojne studije pokazuju da 57% projekata propada zbog slabe komunikacije jasno je koliko je važno imati adekvatnu strategiju komunikacije.

Timeline omogućava članovima projektnog tima da se brzo i efikasno uključe kada je u pitanju prenošenje pravih informacija. Prednost je u tome što Timeline-u možete dodati samo one aktivnosti koje su potrebne ljudima za koje pravite izveštaje. Nema dodatnog opterećivanja nepotrebnim informacijama.

Na ovaj način, nesumnjivo, podstičete komunikaciju ali ne samo to, već poboljšanjem komunikacije poboljšavate i moral svojih saradnika. Brojne studije koje su sprovedene otkrivaju da 33% ispitanika smatra da je neadekvatna komunikacija menadžmenta primarni uzrok problema morala na radnom mestu. Sa povećanjem morala i podsticanjem na saradnju i timski duh povećavate šanse za uspeh projekta.

Kako kreirati Timeline u MS Project-u?

Otvorite karticu View i označite polje Timeline

Kreiranje Timeline prikaza

Kada kliknete na Timeline – vremensku liniju pojaviće se Timeline Tools, a kartica Format prilagođava se za formatiranje vremenske linije koju ste pokrenuli.

Formatiranje

Pomoću opcija koje se nalaze na kartici Format možete:

  • Promeniti stil teksta
  • Promeniti veličinu i boju fonta
  • Prikazati ili sakriti detaljniji prikaz

Ali pre svega možete odabrati koje od projektnih aktivnosti želite da prikažete na vremenskoj liniji.

Dodavanje aktivnosti Timeline pogledu

Da biste prikazali željene aktivnosti potrebno je da na kartici Format u grupi Insert izaberete opciju Existing Tasks.

Tom prilikom otvoriće se okvir za dijalog Add Tasks To Timeline koji sadrži raspored faza i aktivnosti na projektu. Odaberite koje aktivnosti, faze ili ključne tačke projekta – milestones želite da prikažete na vremenskoj liniji i kliknite na OK.

Vremenska linija koju ćete dobiti na ovaj način sadržaće označene aktivnosti u vidu traka (pravougaonika).

Da biste u prikazu Timeline pokazali samo nazive aktivnosti, potrebno je da uradite sledeće. Na kartici Format u delu  Current Selection izaberite opciju Display as Callout.

Primetićete da se izgled prikaza Timeline menja. Unesto traka koje predstavljaju projektne aktivnosti sada na vremenskoj liniji imamo prikazane nazive odabranih aktivnosti sa datumima početka i završetka.

Formatiranje prikaza Timeline

Kao što smo već videli na vremenskoj liniji možemo prikazati jednu ili više projektnih aktivnosti (u vidu naziva ili traka), a svaku traku za odabranu projektnu aktivnost možemo nezavisno prilagođavati. To omogućava veliku slobodu u radu kada je u pitanju Timeline prikaz.

Podešavanje Timeline-a

Na kartici Format postoje sledeća podešavanja:

  • Font – moguće je odabrati font, veličinu slova, boju…
  • Show/Hide – moguće je dodatno urediti vremensku liniju, pri čemu su opcije uređivanja veoma jednostavne ali i uticajne.

Ukoliko želite da pored jedne vremenske ose dodate još koju možete odabrati opciju Timeline Bar. Svaku od vremenskih linija moguće je i dodatno označiti – imenovati ili numerisati pomoću opcije Bar Label.

Takođe, možete podesiti i vremenski period koji želite da prikažete na Timeline-u ako izaberete opciju Date Range i definišete datum početka i datum završetka u okviru za dijalog Set Timeline Dates, koji će se tom prilikom otvoriti.

Kako podeliti Timeline sa zainteresovanim stranama?

MS Project nudi nekoliko načina za deljenje vremenske linije. Da biste Timeline podelili, izaberite na kartici Format opciju Copy Timeline.

Možete kopirati vremensku liniju za e -mail ili za prezentaciju, npr. PowerPoint. Kada ovo uradite, možda ćete morati da prilagodite veličinu slike kako biste videli sve aktivnosti. Takođe, možete izabrati kopiranje u punoj veličini za sliku cele vremenske linije.

Videli ste da je Timeline pogled vrlo lak i jednostavan za upotrebu, a sa druge strane vrlo koristan. Omogava da ispunite zahteve sponzora i ostalih zainteresovanih strana i da im na vremenskoj liniji prikažete samo one infirmacije koje su im potrebne i onaj nivo detalja koji im je potreban.

A zadovoljni stakeholderi vode ka uspešnom projektu.

Dodatne načine za podešavanje i rad sa Timeline-om, kao i ostalim benefitima korišćenja ovog softvera, možete videti na obuci za MS Project.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *