Kako da preduzetnici bolje upravljaju svojim vremenom | Project Management Srbija

Kako da preduzetnici bolje upravljaju svojim vremenom

Kako da preduzetnici bolje upravljaju svojim vremenom

Kako da preduzetnici bolje upravljaju svojim vremenom

Kako preduzetnici mogu efikasnije upravljati svojim vremenom?

Svako od nas bi trebalo da razume vrednost i značaj vremena za uspeh u svim aspektima života. U osnovi kada govorimo o upravljanju vremenom, mislimo pre svega na efikasno upravljanje vremenom, tako da se prave aktivnosti izvršavaju u pravo vreme za to.

Šta je upravljanje vremenom?

Efikasno upravljanje vremenom se odnosi na najbolje korišćenje vremena. Efikasno upravljanje vremenom je važno za svakoga, ali je od presudne važnosti za preduzetnike.

Budući da su preduzetnici na kraju odgovorni za svaki aspekt svog poslovanja, dodeljivanje prave količine vremena pravim zadacima presudno je za razvoj biznisa i poslovanja bez zastoja.

Preduzetništvo je uzbudljivo, ali podjednako zahtevno.

Od organizacije i održavanja važnih sastanaka do planiranja i izvršavanja novih strategija, od odnosa sa nezadovoljnim zaposlenima do upoznavanja potencijalnih novih klijenata – dan preduzetnika može biti izuzetno složen pa i naporan.

Bez dobrog upravljanja vremenom, vaš rad i dobrobit mogu trpeti i mogu dovesti do:

  • Proizvodnje lošeg kvaliteta rada
  • Nepoštovanju rokova
  • Povećavanju nivoa stresa
  • Narušene ravnoteže između posla i privatnog života
  • Štete vašoj profesionalnoj reputaciji

Pitanje koje se samo nameće je, kako uspešni preduzetnici mogu da žongliraju sa toliko važnih zadataka i odgovornosti u toku jednog dana?

A odgovor na to pitanje je da svaki uspešan preduzetnik pre svega mora da poseduje veštinu upravljanja vremenom. To je ono što će mu pomoći da ostane skoncentrisan i motivisan pri velikom haosu i što će mu pomoći da održi fokus i da uvek zna koje su prioritetne aktivnosti i obaveze. A ono što je dobro je da se upravljanje vremenom može naučiti i vežbati.

Zašto je važno upravljanje vremenom?

Upravljanje vremenom je važno jer vam pomaže da kontrolišete svoj radni dan kako biste mogli da gradite svoje poslovanje bez ugrožavanja ravnoteže između poslovnog i privatnog života. Bilo da se bavite vođenjem ljudi ili prodajom pa želite da usavršite svoje veštine prodaje ili nečim trećim, ono što je zajedničko za sve delatnosti je vreme. To je jedini resurs koga svi imaju u istoj količini bez obzira na obrazovanje, bogatstvo ili radno mesto. Zato je veoma važno efikasno se ophoditi ovim resursom. Evo i nekoliko prednosti koje nastaju kao rezultat pravilnog upravljanja vremenom:

Poboljšaćete svoju efikasnost

Kada naučite kako da upravljate vremenom, imaćete bolju predstavu o svemu što treba da postignete i o tome koliko dugo treba da traje svaki zadatak. Kada budete imali raspored koji ćete slediti, verovatno ćete otkriti da trošite manje vremena na odlučivanje o tome šta ćete raditi, a više vremena na rad na važnim poslovima. Upravljanje vremenom vam može pomoći da se usredsredite na najvažnije zadatke koji su pred vama i da izbegnete dugotrajno ometanje.

Vaš rad će biti bolji

Kada se ne utrkujete da biste ispoštovali rok, možete uložiti više truda i razmišljanja u svoj posao. Upravljanje vremenom vam pomaže da odredite prioritete svojih zadataka tako da osigurate da imate na raspolaganju dovoljno vremena za završetak svakog projekta. Kvalitet vašeg rada se povećava kada ne žurite da ga završite pre roka koji se približava.

Isporučićete rezultat na vreme

Pravilno upravljanje vremenom uključuje dodeljivanje svakog zadatka sa vaše liste određenim vremenskim blokovima. Mnogi ljudi koriste upravljanje vremenom kako bi sebi dozvolili nekoliko dana da završe projekat ili ga završe pre roka, kako bi obezbedili tampon za sve izazove koji se mogu pojaviti. Ako pravilno rasporedite vreme potrebno za završetak posla, svaki put ćete moći da ispoštujete rokove.

Smanjićete stres

Lako postajete zabrinuti kada imate celu listu zadataka koje treba da obavite kako na poslu, tako i u ličnom životu. Dobra kontrola vremena može vam pomoći da odredite listu zadataka kao prioritet i odvojite vreme potrebno za najvažnije zadatke, tako da tačno znate šta treba da uradite i koliko vremena imate na raspolaganju da sve završite. Davanje prioriteta svojim zadacima i davanje dovoljno vremena za njihovo obavljanje može vam pomoći da smanjite nivo stresa.

Povećaćete samopouzdanje

Kada pravilno upravljate svojim vremenom i uspešno ispoštujete rokove, vaše samopouzdanje raste jer verujete u svoje sposobnosti. Stalno završavanje svakodnevne liste obaveza ogroman je motiv koji može navesti ljude da dalje poboljšaju svoje veštine upravljanja vremenom i iskoriste nove mogućnosti za posao.

Postaćete efikasniji

Kada shvatite kako efikasno upravljati svojim vremenom, postaćete fokusiraniji na posao koji vam omogućava da postignete više sa manje raspoloživog vremena. Na primer, umesto da pokušavate da radite na velikom projektu kada imate petnaest minuta slobodnog vremena pre nekog sastanka, bolje je da to vreme iskoristite da obavite nekoliko malih zadataka. A da sačuvate veće zadatke koji zahtevaju veće angažovanje kada imate veliki blok slobodnog vremena. Moći ćete da radite efikasnije da biste postigli više sa manje vremena.

Što je preduzetnik bolji u upravljanju vremenom, to će i njegov posao biti uspešniji. Da biste što bolje razumeli i savladali veštinu upravljanja vremenom, treba krenuti od prepoznavanja razloga lošeg upravljanja vremenom.

Razlozi lošeg upravljanja vremenom

Ometanja

Ometanja dolaze u svim oblicima i veličinama. To bi moglo biti nešto jednostavno kao što je nedovoljno radnog prostora, što znači da trpite buku ili druge ljude koji vas odvlače od posla. Takođe, mogu vas ometati i odvlačiti vam pažnju društveni mediji i stalna potreba da na nekoliko minuta proveravate elektonsku poštu.

Kada se prepustimo ometanju, odvraćamo pažnju od važnog zadatka koji je u toku. Obaveze se nagomilavaju, a dan prolazi bez vidljivih rezultata i očekivanja. Ukoliko imate problem da se oduprete ovoj vrsti ometanja jasno je da ne možete postići dobar ritam. Jasno je da će tada izostati rezultati.

Multitasking

Multitasking se može činiti dobrim načinom obavljanja dodatnog posla, ali u stvarnosti to zapravo smanjuje vašu produktivnost. Umesto da završite više projekata, na kraju započinjete, ali ne dovršavate nijedan. Najbolji način da upravljate svojim vremenom je da se usredsredite na jedan zadatak i posvetite mu punu pažnju dok radite na njemu, Tako drastično smanjujete greške.

Odlaganje obaveza

Samo odlaganje obaveza uzrokuje mnogo različitih faktora: rasejanost, nemogućnost određivanja prioriteta, neodlučnost, strah i izbegavanje ili zbunjenost. Naravno, svako ponekad da sebi još malo vremena, što može biti dobro kako biste imali još jedan dan da razmislite o najboljem mogućem rešenju i donesete najbolju odluku. U tome vam može pomoći naš sveobuhvatni vodič za donošenje odluka. Ali uobičajeno odugovlačenje i odlaganje obaveza iz dana u dan, ne može dati dobre rezultate.

Nepregledno duge liste obaveza

Iako spisak obaveza i zadataka može pomoći u određivanju prioriteta u toku dana, nepregledne liste čine suprotno. Ako je spisak vaših obaveza toliko dugačak može vas i demotivisati, jer će vam se činiti da je nemoguće završiti sve zadatke.

Sastavljanje spiskova nije teško. Izazov leži u sastavljanju spiskova koji vam pomažu da se nosite sa zadacima, umesto da ih učinite nerešivim. Alati koje koristite i način na koji upravljate svakom listom mogu vam ulepštati ili uništiti dan. Nikada završene liste mogu biti ogromno gubljenje vremena, ne samo dok ih pravite, već i dok pokušavate da smislite i pronađete način kako da ih realizujete.

Loše planirani dani

Potrebno je vreme da biste pronašli najefikasniji način da iskoristite svoj dan. Većina ljudi po ceo dan brine o stvarima koje treba da završi, tako da se toliko istroše pre sredine dana iako nisu imali priliku da se bave bilo kakvim važnim zadacima. Ovo je rezultat toga što nema unapred planiranog dana i što važni zadaci nisu dobili odgovarajući prioritet. Da jesu njima biste se bavili dok ste još odmorni i sveži za rad.

Kada znamo da prepoznamo šta je ono što nam kvari dan i troši dragoceno vreme lakše ćemo upravljati njime. A sada da vidimo kako da poboljšamo sopstveni time management.

8 saveta kako da efikasnije upravljate vremenom

I – Odredite prioritete

Način na koji određujete prioritete u tekućem danu ili pravite listu obaveza u velikoj meri zavisi od vaše percepcije šta je važnije. Niko vam ne može reći kako da tačno odredite prioritete po vremenu obavljanja i svako će morati sam da se izbori sa ovim izazovom. Međutim, većina ljudi će se složiti da uglavnom zadatke lako možemo podeliti na četiri vrste:

  • hitne i važne,
  • važne, ali ne i hitne
  • hitne, ali ne i važne
  • ni važne ni hitne.

Imajući ovu podelu na umu, možete početi da planirate dan oko svojih prioriteta. Uverite se da se sa liste obaveza prvo bavite hitnim i važnim zadacima, pa tek onda ostalim. Zadaci koji nisu ni hitni ni važni se mogu delegirati.

Da biste stvorili efikasne liste, neophodno je podeliti velike projekte na manje zadatke kojima se više može upravljati. U tome Vam može pomoći

II – Planirajte unapred

Verovatno ste kao preduzetnik postavili mesečne, godišnje ili čak dugoročne ciljeve koje ćete postići u svom poslu, ali da li planirate svoje vreme produktivno? Većina ljudi planira svoju nedelju u ponedeljak ujutro, dok najproduktivniji preduzetnici to rade u nedelju uveče.

Razmišljajte unapred i planirajte unapred, ne samo kada su dugoročni planovi u pitanju, već i kada se radi o danu ili nedelji. Dajte prioritete aktivnostima za naredni dan, odnosno narednu nedelju. Recimo, na kraju radne nedelje osmislite zadatke i rezultate koje očekujete za narednu nedelju i zapišite spisak stvari koje želite da obavite. Svake večeri, između ponedeljka i četvrtka, sedite i planirajte tri najvažnija rezultata za sledeći dan. Na ovaj način na posao odlazite znajući tačno šta treba dostaviti tog dana, tako da se u startu možete fokusirati upravo na te aktivnosti.

III – Planirajte zadatke na osnovu svoje energije u toku dana

Neki ljudi su najspremniji za izvođenje kreativnih zadataka rano tokom dana. Drugi vole da im se posvete kada su imali vremena da se prilagode danu. Otkrijte kada ste u najboljem izdanju u smislu koliko pažnje možete posvetiti poslu. Možda najbolje radite nakon doručka ili nakon što popijete jutarnju kafu. Možda najbolje radite u drugoj polovini dana. Planirajte u zavisnosti od nivoa energije koju imate i iskoristite dan na najbolji mogući način.

IV – Delegirajte zadatke

Delegiranje zadataka koji su na četvrtom mestu na vašoj listi prioriteta – nisu ni važni, nisu ni hitni je efikasan način da dođete do više vremena u toku dana. Pored ovih zadataka, mogu postojati i druge administrativne stvari koje se ponavljaju a za koje možete angažovati i nekog drugog. Napravite listu svega što radite u toku dana i napravite listu svih stvari o kojima neko drugi može da se pobrine. Naravno, izdvojite malo vremena da obučite nekoga da se brine o takvim stvarima umesto vas.

V – Izbegavajte nered

Teško je biti produktivan u neurednom okruženju, zato napravite red u svom radnom prostoru, u svojoj kancelariji, prodajnom mestu u svojoj firmi. Biće vam teško da bilo šta postignete ako je vaša kancelarija pokrivena papirologijom.

„Digitalni nered“ može biti jednako štetan kao i „fizički nered“. Zato je dobro da efikasno organizujte digitalne datoteke i dokumenta na računaru kako biste ih mogli lako i bez nervoze pronaći onda kada su vam potrebna.

VI – Koncentrišite se na svaki zadatak pojedinačno

Ako svaki put kada završite neki zadatak i izbrišete ga sa liste svojih obaveza, shvatite da morate da dodate nove zadatke, možete vrlo lako da izgubite koncentraciju primetivši da se rad nikada ne zaustavlja. Međutim, ako želite da postanete produktivniji, morate naučiti da se selektivno fokusirate na svaki zadatak, kakva god bila situacija.

Prema tvrdnjama stručnjaka  „multitasking“ ili istovremeno obavljanje više zadataka može naštetiti produktivnosti. Tako da je dobra preporuka svim preduzetnicim da nauče da rade na svakom zadatku pojedinačno. U prvi mah, to može izgledati kao da će vam trebati više vremena, ali je ovo samo prividno jer ćete zapravo štedeti svoju energiju i bićete skoncentrisani na ono što radite. Zadatak ćete završiti mnogo brže a i uspešnije. Na ovaj način rezultat koji postižete je samo veća produktivnost, a nikako gubitak vremena.

Kontrola vaše pažnje svodi se na efikasno upravljanje distrakcijama, tako da brže postižete bolje rezultate.

VII – Naučite da napravite pauzu

Moramo naučiti da „usporavamo“ da bismo postali produktivniji, koliko god to izgledalo kontradiktorno. Da biste usavršili svoje veštine i zabavili se u svom poslu, od vitalne je važnosti da redovno pravite pauze. To ne znači samo dane odmora ili dane kada odlučite da ne radite već i male pauze u toku svakog radnog dana.

Efikasno upravljanje vremenom takođe znači da ne treba neočekivano da zakazujete sastanke. Sastanci često iziskuju mnogo vremena, a ponekad se stvori utisak da ništa nije postignuto. Uvek planirajte sastanke i preduzmite korake da izvučete zaključke koji će vam pomoći da se brže krećete.

Naravno, takođe je značajno odvojiti vreme za sebe, vreme koje ćete provesti sa porodicom ili prijateljima. Preduzetnici često smatraju da je neophodno provesti ceo dan radno. Često razmišljaju na način da ako sebi ne daju dovoljno da postignu više stvari, ko će to učiniti za njih? Međutim, ovo je pogrešan pristup. Provođenje vremena van posla omogućiće vam da se odmorite i nastavite da budete motivisani i produktivni tokom radnog vremena.

VII – Postavite merljive ciljeve

Ovo je neophodno kako za vlasnike preduzeća, tako i za zaposlene. Uspostavljanje jasnih ciljeva pomoći će vam da izmerite uspeh svog rada i efikasno pratite napredak koji ste postigli prema tom cilju. Kao kompanija trebalo bi postaviti pitanja poput:

  • Gde želimo da budemo sledeće godine, u ovom trenutku?
  • Koliki prihod treba da ostvarimo sledećeg meseca da bismo ostali na dobrom putu?

Odgovori na ova i slična pitanja treba da stvore merljive, opipljive ciljeve koje možete preneti svojim zaposlenima. Upravljanje vremenom znači da niste samo produktivni sa svojim vremenom, već je vaša produktivnost usredsređena na postizanje ciljeva vaše kompanije.

Vreme je, poput novca, jedan od najvrednijih resursa za vlasnike preduzeća. Fraza „vreme je novac“ savršena je ilustracija situacije većine preduzetnika. Na kraju krajeva, imamo 24 sata dnevno, a način na koji upravljamo svojim vremenom je od najveće važnosti.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *