10 najboljih softvera za upravljanje projektima | Project Management Srbija

10 najboljih softvera za upravljanje projektima

10 najboljih softvera za upravljanje projektima

10 najboljih softvera za upravljanje projektima


Šta je softver za upravljanje projektima?

Softver za upravljanje projektima pomaže projekt menadžerima i timovima da ispune zahteve klijenata, realizuju projektne aktivnosti i svoj projekat završe u okviru planiranog roka i budžeta. Ova poslovna aplikacija pruža pogodnosti po pitanju upravljanja budžetom, vremenom i obimom projekta, posebno ako je pravilno izabrana u skladu sa zahtevima organizacije. Za projekt menadžera i tim koji radi na projektu, softver pruža jasan pregled stanja projekta i njegovog napretka. Takođe, može da posluži i kao platforma za olakšavanje saradnje među zainteresovanim stranama na projektu.

Ako koristitite  softver za upravljanje projektima znaćete:

  • Da li se sve projektne aktivnosti obavljaju na vreme?
  • Ako jedna aktivnost kasni, kako to utiče na predviđene rokove ostalih aktivnosti?
  • Ko je od resursa dostupan za obavljanje aktivnosti na projektu?
  • Koliki su trenutni troškovi projekta?

Ali ono što je najvažnije znaćete u svakom trenutku kako vaš projekat napreduje, koliki će biti trošak na kraju projekta i kada ćete projekat završiti.

Ako znate gde se nalazi vaš projekat u odnosu na plan, znaćete i kako da reagujete, da biste projekat vratili na pravi put. Naravno, ukoliko ima potrebe za tim.

Kompanijama koje imaju ozbiljan pristup projektnom menadžmentu, odnosno gde se upravljanje projektima radi po dokazanoj svetskoj metodologiji, značaj ove veštine je veliki. Njima su poznate koristi od isporuke projekta koji pruža očekivane rezultate u okviru troškova i dogovorenog vremena. Zato ove kompanije pažljivo biraju softver koji će im olakšati i pojednostaviti rad na projektu, a u isto vreme poboljšati realizaciju.

Šta čini dobar softver za upravljanje projektima?

Mnogo toga treba uzeti u obzir prilikom vođenja projekta, od planiranja aktivnosti, preko upravljanja resursima, planiranja i upraljanje budžetom, praćenja rezultata do saradnje sa članovima projektnog tima i ostalim zainteresovanim stranama na projektu.

Ovo su neki ključni aspekti funkcionalnosti softvera za upravljanje projektima koji treba da vas vode u odluci, odnosno odabiru pravog softvera za vas.

Karakteristike funkcionalnog softvera:

1. Upravljanje aktivnostima

Funkcije softvera za upravljanje aktivnostima omogućavaju članovima projektnog tima da kreiraju, ažuriraju i upravljaju napredovanjem aktivnosti tokom životnog ciklusa projekta.

Najbolji alati nude vizuelno upravljanje aktivnostima poput Gantt dijagrama ili Kanban ploča. Ovi alati daju vizuelni prikaz napretka projekta koji je često lakše razumeti nego spisak aktivnosti prikazan u tabeli.

2. Zakazivanje

Softver sa funkcijom zakazivanja omogućava projekt menadžeru postavljanje rasporeda aktivnosti, kreiranje vremenske linije projekta sa prekretnicama (milestones) i određivanje zavisnosti među aktivnostima ali i angažovanje resursa za obavljanje projektnih aktivnosti. Ovo je jedna od suštinskih funkcija upravljanja projektima.

 

3. Upravljanje vremenom

Karakteristike upravljanja vremenom u softveru za upravljanje projektima omogućavaju članovima tima da prate koliko vremena troše na obavljanje aktivnosti. To olakšava projekt menadžeru postavljanje idealnih vremenskih ciljeva za projekat. Timovima koji rade na dugoročnim projektima ili projektima gde je potrebno redovno angažovanje izvođača, ovi alati posebno mogu bitit korisni.

4. Timska saradnja

Alati za saradnju pomažu u rešavanju složenih projekata. Ove funkcije omogućavaju da svako ko može videti aktivnost ili deo projekta može da komentariše, priloži potrebnu dokumentaciju i beleži promene na istom interfejsu na kome se čuvaju sve informacije o projektu. Vizuelni prikazi aktivnosti, razmena poruka, opisi zadataka, funkcije notacije, integracija e-pošte, alati kalendara i još mnogo toga smatraju se funkcijama saradnje.

Alati za saradnju omogućavaju projektnim timovima i zainteresovanim stranama da:

  • Razmenjuju informacije
  • Održe diskusije
  • Pošalju komentare ili odobrenja
  • Prilože dokumenta uz konkretan projekat
  • Direktno komuniciraju jedni sa drugima

Kreativni timovi i veliki timovi bi trebalo da koriste alate za saradnju kako bi održavali projekat ažurnim, upozoravali članove tima na veće i manje promene i centralizovali sredstva.

5. Upravljanje dokumentima

Većina softvera za upravljanje projektima pruža prostor timovima za skladištenje i upravljanje datotekama direktno u alatu ili pomoću integrisanog nezavisnog rešenja. Karakteristike upravljanja dokumentima koje su neophodne u softveru za upravljanje projektima su:

  • Centralizovano skladištenje dokumenata
  • Sposobnost dodavanja dokumenata aktivnostima
  • Mogućnost dodavanja beleški i komentara u otpremljene dokumente
  • Otpremanje višestrukih dokumenata pomoću funkcije prevlačenja i ispuštanja
  • Organizacija dokumenata kroz fascikle, projekte ili prilagođena podešavanja

 

Sigurnosne funkcije mogu ograničiti deljenje dokumenata između određenih članova tima, celog projektnog tima ili spoljnim saradnicima.

Internet aplikacija za projektni menadžment takođe obezbeđuje prostor za skladištenje u oblaku. Ovo je deset najfunkcionalnijih softvera koje možete veoma uspešno koristiti pri radu na projektu

 10 najboljih softvera za upravljanje projektima

1.      MICROSOFT PROJECT

Naravno, na prvom mestu je neprikosnoveni Microsoft Project. Što bi rekli kralj Balkana. Kriva učenja ovog softvera je ubedljivo najkraća u odnosu na konkurentske programe jer se u pozadini nalazi prepoznatljivo Microsoft okruženje.

MS Project je softverski program za upravljanje projektima osmišljen da pomogne menadžeru projekta u izradi rasporeda, dodeljivanju resursa aktivnostima, praćenju napretka, upravljanju budžetom i analizi opterećenja resursa.

Microsoft Project

MS Project vam može pomoći da:

Vizuelizujte svoj projektni plan u standardno definisanim formatima

Rasporedite aktivnosti i resurse dosledno i efikasno

Pratite informacije o radu, trajanju i potrebama resursa za vaš projekat

Pratite aktivnosti na kritičnom putu

Pratite statistiku projekta u realnom vremenu

Znate koliki će biti troškovi na kraju projekta i datum kada ćete projekat završiti

Koristite veliki broj izveštaja koji će zadovoljiti različite potrebe za izveštavanjem

Koliko je ovo dobar softver i koliko je u upotrebi na ovim prostorima, govori činjenica da je obuka za Microsoft Project naša najtražnija obuka.

Kriva učenja ovog softvera je ubedljivo najkraća u odnosu na konkurentske programe jer se u pozadini nalazi prepoznatljivo Microsoft okruženje.

2.      ORACLE PRIMAVERA

Oracle Primavera P6 je alat za upravljanje projektima, programima i portfolijima, koji se koristi za planiranje, upravljanje i izvršavanje vašeg projektnog rada. Dizajniran je za upravljanje velikim i malim projektima u brojnim raznim industrijama, poput građevinarstva, proizvodnje, energetike, informatike i ostalih.

U novije vreme je sve veća potražnja za obukom za Oracle Primaveru

Oracle Primavera

Osnovne karakteristike ovog softvera su:

  • Zakazivanje

Primavera P6 uključuje napredna rešenja za raspoređivanje aktivnosti. Aktivnosti se mogu kreirati na nivoima WBS (Work Breakdovn Structure), mogu se uspostaviti odnosi između aktivnosti i pomoću funkcije raspoređivanja može se izračunati kritični put rasporeda.

  • Upravljanje resursima i troškovima

Resursi, jedinične cene i troškovi mogu se dodeliti aktivnostima. Budžet projekta se može pratiti pomoću ove funkcije. Projektni timovi mogu lako uporediti planirani i stvarni status troškova i analizirati učinak projekta.

  • Upravljanje rizikom

Pomoću ove funkcije moguće je identifikovati i odrediti prioritete. Rizici se mogu dodeliti aktivnostima i može se izvršiti analiza rizika za svaku aktivnost i projekat.

  • Upravljanje ugovorima

Funkcija upravljanja ugovorima pruža napredna rešenja za kontrolu dokumenata. Pomoću ove funkcije moguće je pratiti zahteve za proces informacija, promene, izdanja, podnošenje i odobrenja i njihov uticaj na raspored.

  • Izveštavanje

Primavera P6 ima naprednu funkciju izveštavanja koja omogućava korišćenje izveštaja koji postoje u bazi podataka ili kreiranje prilagođenih izveštaja za posebne potrebe.

Kao i softverski alat Microsoft Project, Oracle Primavera pomaže u održavanju projekata na pravom putu.

Ključne prednosti ovog programa su:

Omogućava upravljanje složenim projektima

Omogućava upravljanje portfolijima

Povećava vidljivost

Pomaže u upravljanju projektnim rizicima

Omogućava upravljanje resursima i troškovima

Poboljšava saradnju i donošenje odluka

Pomaže u izravnavanju resursa kako bi se uravnotežio kapacitet resursa

Omogućava upoređivanje planiranih i stvarnih podataka

Pomaže u sprovođenju analize

3. SCORO

Scoro je jedan od industrijskih standarda za upravljanje višefunkcionalnim projektnim timom i nudi kompletan set usluga. Scoro pomaže u upravljanju gotovo cele organizcije, od fakturisanja do izveštavanja, proizvodnje i razvoja, kao i svim ostalim funkcijama u vašoj kompaniji.

Ukratko, Scoro ima sve na jednom mestu kada govorimo o vašim poslovnim potrebama, sa jakim naglaskom na alatima za timsku saradnju.

Glavne karakteristike ovog softvera su sledeće:

  • Upravljanje kontaktima
  • Praćenje vremena
  • Obračun
  • Fakturisanje
  • Zakazivanje sastanka tima i prikaz kalendara
  • Izveštaji o napretku projekta i budžetu

Scoro je jednostavan za upotrebu i ima laganu krivu učenja za sve zaposlene.

 

4. BASECAMP

Basecamp je alat zasnovan na cloud-u (oblaku) sa mnogo funkcija za pojedince, menadžere projekata ili čak marketinške timove, koji omogućava saradnju na projektnim aktivnostima. Neke funkcije uključuju formiranje liste obaveza za aktivnosti na projektu koje se mogu dodeliti različitim korisnicima i liste aktivnosti koje će sistem automatski pratiti kada istekne rok.

Basecamp je popularan softver za upravljanje projektima koji se široko koristi od strane mnogih timova za upravljanje projektima.

Ovaj softver nudi nekoliko različitih funkcija za saradnju, kao što je određeno područje za diskusiju u kojem korisnici mogu ostavljati komentare. Pored toga, rekapitulacija projekata na kojima vaš tim radi (npr. statusi i ažuriranja) svakodnevno se šalje na vašu e-poštu. Korisnici mogu da doprinesu diskusijama i putem e-pošte. Ako ne možete da pronađete određenu stavku, možete da koristite moćnu alatku za pretragu ovog softvera da biste pronašli datoteke ili razgovore.

Neki nedostaci, međutim, uključuju nedostatak prekretnica i mogućnosti prilagođavanja, kao i nemogućnost dodavanja procenjenog trajanja aktivnosti ili dodeljivanja više korisnika.

Kao i kod većine sličnih softvera za upravljanje projektima, Basecamp se, pored ostalih karakteristika, takođe može integrisati sa drugim proizvodima za izveštavanje, analizu i praćenje vremena. Pored rešenja zasnovanog na oblaku, Basecamp se može integrisati sa iOS, Android, Mac i PC.

 

5. NIFTY

Nifty je odličan softver za upravljanje projektima ako tražite intuitivan i jednostavan alat za individualni ili timski rad. Unutar aplikacije možete modernizovati i centralizovati radne operacije i pronaći jedan centralni alat za rad vašeg tima. Nifty vam omogućava upravljanje celokupnim projektima, kampanjama i pojedinačnim zadacima u pogledima poput Kanbana ili Gantta, ima ugrađeni kalendar koji se može integrisati sa Google-om, kao i mogućnost deljenja datoteka i dokumenata.

Krajnji rezultat je napredak vođen prekretnicom koji timove nadahnjuje, osiguravajući da organizacijski ciljevi ostanu u skladu sa rasporedom. Saradnja putem ovog softvera je prirodna, jer svaki projekat ima pojedinačnu nit diskusije koja podstiče komunikaciju specifičnu za projekat.

 

6. TEAMWORK PROJECTS

Teamwork Projects je na listi najboljih softvera za upravljanje projektima, jer je to alat napravljen specijalno za PMO (project management office). Timski rad pomaže u upravljanju aktivnostima, praćenju vremena, upravljanju resursima i izveštavanju, što je sve od presudnog značaja za PMO. Ostale funkcije ove aplikacije uključuju predloške, koje možete primeniti na nivou projekta, razmenu poruka i komunikaciju, što pomaže timovima da ostanu povezani kao i Gantt prikaz, koji timovima pomaže da prate napredak tokom vremena.

Karakteristike ovog softvera su sledeće:

  • Određivanje datuma početka i datuma završetka projekata
  • Uvid u rad vašeg tima sa pregledom projektnih aktivnosti
  • Pogled na vaše projekte u „Gantt“ stilu
  • Uvid o učinku vašeg tima
  • Određivanje aktivnosti niskog, srednjeg ili visokog prioriteta
 

Podrška za upravljanje datotekama je dostupna na DropBox-u ili Google Drive-u.

 

7. TRELLO

Trello je odlična opcija za male timove ili pojedince koji žele da koriste jednostavan alat za upravljanje projektima. Alat je zasnovan na Kanban metodologiji, metodologiji upravljanja projektima koju je razvio industrijski inženjer krajem četrdesetih godina prošlog veka. Kanban kartice su osnove Trella, koje možete organizovati u različite faze.

Takođe možete da kodirate boje i priložite slike ili datoteke karticama i pozovete članove tima da sa vama sarađuju na tabli radi interaktivnijeg iskustva.

Jedan od glavnih negativnih rezultata kod Trella je da svaka ploča odgovara samo jednom projektu, pa ako želite da napravite dva veća projekta, morate da napravite dve ploče.

8. WRIKE

Wrike je robustan i svestran alat koji pomaže timovima da bolje sarađuju i komuniciraju uz veću transparentnost. Wrike ima mnoštvo najboljih alata za saradnju, komunikaciju i upravljanje dokumentima. Alat vam omogućava da postavite prioritete i uskladite svoj tim da radi brže i pametnije.

Karakteristike softvera su sledeće:

  • Zadaci i prekretnice mogu se sinhronizovati sa Google, iCalendar i Outlook kalendarima
  • Gantt-grafikoni pomažu u stvaranju vizuelnih vremenskih linija
  • Pomaže vam da strategiju pretvorite u plan za sprovođenje
  • Pružite klijentima tačne i ažurne informacije
 

9.  JIRA

JIRA je popularan softver za upravljanje projektima koji uglavnom služi okretnim timovima za razvoj softvera. U okviru softvera, ovi timovi mogu da kreiraju prilagodljive Scrum table, Kanban ploče i da koriste agilno izveštavanje (u realnom vremenu). Korisnici takođe mogu pratiti greške, pregledati sve nerešene probleme i nadgledati vreme provedeno na zadatku. Trenutno ga koriste razni timovi širom sveta, ali je posebno koristan alat kompanijama za razvoj softvera, jer njegovi koreni ostaju u praćenju problema – grešaka, agilnom pristupu i upravljanju prostorima za testove.

 

10.  ASANA

Asana je korisnički prilagođen alat za upravljanje projektima koji lako može upravljati malim i većim projektima, zbog čega je deo naše liste najboljih softvera za upravljanje projektima. Softver je dizajniran oko zadataka i podzadataka raspoređenih u različite odeljke koji se mogu dodeliti pojedincu ili timu.

Za svaki zadatak, menadžer projekta i ostatak tima mogu da komuniciraju na istom mestu, održavajući saradnju za svaki projekat na centralnoj, lako pristupačnoj lokaciji

Mnogi zadovoljni korisnici kažu da je najprivlačnija karakteristika koju ovaj alat nudi mogućnost dodavanja polja za kupca i praćenja samo onoga što vam je važno. Softver takođe nudi Tim stranice na kojima se dele ideje i razgovori kako bi ih svi mogli videti. Može se integrisati sa velikim brojem drugih sistema, uključujući Google Drive, DropBox, Github, MailChimp i druge

Karakteristike softvera:

  • Obaveštavanje zaposlenih pomoću personalizovanog poštanskog sandučeta
  • Ganttov pogled na projekte
  • Zakazivanje i određivanje prioritetnih aktivnosti na posebnom Asana kalendaru
  • Detaljni izveštaji o napretku projekta

Asana je softver za upravljanje projektima zasnovan na oblaku koji pomaže timovima da mapiraju svaki pojedini detalj projekata u okviru organizacije. Asana vam omogućava da svoj posao planirate na način koji je najbolji za vas. Dovoljno je fleksibilan da se prilagodi vama.

Zaključak

Kada odlučujete o novom softveru za upravljanje projektima, uverite se da znate koje praznine treba popuniti, pregledajte skupove funkcija svakog softvera i odlučite se za onaj koji ima jasan dodatak vrednosti i uočljiv povraćaj ulaganja.

Odvojite vreme da temeljito analizirate svoj trenutni tok upravljanja projektima i napravite realnu procenu na osnovu togu.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *