Kako će ti dijagram toka pomoći u vođenju projekta?
Nedostatak transparentnosti je jedan od glavnih uzroka neefikasnosti bilo kog projekta. Bez obzira da li je reč o nedostatku jasnog domena za određene aktivnosti ili putanji koja nije pravilno naznačena od početka do kraja, ova netransparentnost ometa tok projekta nepotrebnim preprekama.
Dostupno je mnogo alata za upravljanje projektima koji pomažu menadžerima projekata da upravljaju svojim projektnim aktivnostima i njihovim rasporedom, a jedan od njih je dijagram toka ili mapa procesa (eng. flowchart).
Šta je dijagram toka?
Dijagram toka je veoma važan u upravljanju projektima jer poboljšava efikasnost radnog toka i čini projekat transparentnim.
Dijagram toka ne samo da vam pomaže da vizualizujete sve vrste procesa i tokove rada na projektu, već takođe pruža zajednički jezik koji poboljšava orijentaciju i komunikaciju tima.
Prednost dijagrama toka je u tome što prikazuju aktivnosti uključene u projekat, uključujući tačke odlučivanja, paralelne putanje, petlje grananja i redosled izvršenja.
Elementi koji mogu biti uključeni u dijagram toka su niz aktivnosti, materijala ili usluga koji ulaze ili izlaze iz procesa (ulazi i izlazi), odluke koje se moraju doneti, ljudi koji se uključuju, vreme uključeno u svaki korak ili merenje procesa.
Kada koristiti dijagram toka?
Dijagram toka može pomoći menadžeru projekta, posebno tokom faze planiranja. Kada kreirate dijagram toka, formirate metod koji organizacija koristi za postizanje određenog cilja projekta. To će menadžeru projekta olakšati prolazak kroz proces određivanja, delegiranja i planiranja svake aktivnosti za svakog člana tima.
Tokom planiranja kvaliteta, oblikovanje dijagrama toka može da pomogne projektnom timu da ustanovi probleme sa kvalitetom koji mogu da nastanu.
Dijagram toka koristite onda kada želite da:
- Razvijete razumevanje kako se proces odvija
- Proučite proces za poboljšanje
- Prenesete drugima informacije o tome kako se odvija proces
- Kada je potrebna bolja komunikacija između ljudi koji su uključeni u isti proces
- Dokumentujte proces
- Dobro isplanirate projekat
- Upravljate kvalitetom projekta
Zašto je dobro koristiti dijagram toka u procesu upravljanja projektima?
Svrha bilo koje mape procesa je da pomogne u vizualizaciji potrebnih koraka, posebno onih koji su važni za proces upravljanja projektom. Odnosno da olakša uvid u to kako jedan korak u vašem procesu vodi do drugog.
Cilj dijagrama toka je da postignete jasnoću i transparentnost svih aktivnosti, procesa i projekta u celini. Ako dijagram toka koristite za vizuelno dokumentovanje vašeg projekta možete da:
- Ilustrujte redosled aktivnosti koje su potrebne za uspešnu realizaciju projekta
- Istaknete moguće probleme u toku rada
- Saznate koje su to oblasti u kojima se efikasnost, kvalitet ili performanse mogu poboljšati
- Prikažete veliku količinu informacija na jednom mestu
- Dodelite različite šeme boja različitim aktivnostima i procesima, olakšavajući njihovo tumačenje
- Obezbedite bolje razumevanje procesa vizelizacijom svakog koraka na projetu
Dodatni benefiti dijagrama toka su:
- Može se koristiti kao marketinški alat za dokazivanje investitorima ili klijentima da su vaši poslovni procesi pouzdani
- Zahtev je mnogih ISO standarda
- Čini dokumentaciju procesa čitljivijom
- Širite svest o ulogama i odgovornostima onih koji su uključeni
- Pomaže u identifikovanju nedostataka u procesu i gde bi trebalo izvršiti poboljšanja
- Pomaže u smanjenju troškova povezanih sa razvojem proizvoda i usluga
- Utiče na poboljšanje učinka tima i zadovoljstvo zaposlenih
- Može se koristiti kao materijal za obuku novih zaposlenih
- Pomaže u merenju efikasnosti radnih procesa
Najbolja stvar kod ovog konkretnog alata za upravljanje projektima je što ga je vrlo lako napraviti, a menadžeri projekata mogu zadržati obrazac koji će ponovo koristiti za planiranje aktivnosti budućih projekata.
Terminologija koja se koristi trebalo bi da bude jednostavna i jasna svim članovima tima, kako bi svako u timu uključujući i nove članove mogao brzo i lako da shvati suštinu procesa. Iz sličnih razloga na početku treba napraviti dosledan dogovor o tome kako izgraditi dijagram toka i pridržavati se dogovorenog.
Koje god da je kodiranje dogovoreno, takođe će biti potrebno dodati legendu u dijagram toka kako bi se identifikovalo značenje svakog oblika i boje i izbego bilo koji nesporazum.
Jednom kada su dijagramom toka upravljanja projektom ustanovljeni svi koraci svake faze projekta i dodeljeno vlasništvo nad odgovornostima, svako će u potpunosti razumeti svoju ulogu i način na koji doprinosi celini.
Osnove dijagrama toka (mape procesa)
Mapa procesa se sastoji od geometrijskih oblika koji predstavljaju određenu funkciju. Strelica povezuju oblike da bi se prikazao redosled procesa ili protoka podataka.
Ovo je jedan primer dijagrama toka sa osnovnim simbolima.
Pored prikazanih simbola na crtežu u tabeli je dat prikaz još nekih od simbola koji se koriste pri izradi dijagrama.
Mapa projektnog procesa prikazuje svaki korak i svaki proces koji je uključen u izvršenje projekta – do njegovog konačnog završetka. Ovaj vizuelni prikaz, u obliku dijagrama toka, koristeći linije i simbole, pomaže da bolje razumemo procese. Samo jedan pogled na mapu procesa projekta daje nam informacije poput:
- Koji posao se izvodi, ko ga izvodi i gde?
- Koji su procesi u skladu sa projektovanim rasporedom, a koji se izvršavaju sa zakašnjenjem?
- Koji su potprocesi presudniji za završetak projekta?
- Koje faze ili podprocesi imaju probleme i zahtevaju hitnu pažnju?
- Da li se raspoloživi resursi koriste optimalno?
Ovaj alat pruža detaljan opis kako proces teče pa se može iskoristiti za ispitivanje mogućnosti za poboljšanje.
Kako napraviti dijagram toka?
Najbolji način da vizuelno započnete mapiranje procesa upravljanja projektima je staviti sve na papir.
1. Identifikujte sve faze procesa
Prvo razmislite o svim različitim fazama vašeg procesa. Dobra je praksa da u ovu fazu bude uključen ceo vaš tim, jer će svakako njihov doprinos pomoći da se prepoznaju i identifikuju svi koraci koji bi možda mogli biti i neprepoznati. Obratite posebnu pažnju na sve radnje koje mogu blokirati tok rada.
2. Definišite tok koraka
Razmislite o toku jednog koraka do drugog, odnosno da li postoje tačke na kojima se putanja može razdvojiti? Šta se dešava ako aktivnost propadne u jednom od koraka, gde će se vratiti i kako se upravlja sledećim aktivnostima?
3. Definišite odgovorne osobe
Zatim dodelite vlasništvo nad svakim korakom, tj. odgovornu osobu. Ovo je posebno važno za faze revizije ili pregleda koje može da uradi samo jedna osoba sa određenom ulogom u timu.
4. Potražite povratne informacije
Na kraju, uverite se da je vaš dijagram toka dosledan i lak za razumevanje svim učesnicima na projektu tako što ćete potražiti povratne informacije. Takođe, kada je dijagram toka gotov, treba se analizirati kako bi se videlo da li kompletna slika ima smisla i da li proces obećava efikasno upravljanje projektom. Pažljiv pogled na mapu procesa utvrdiće da li postoji optimalno korišćenje resursa. Verovatni problemi i uska grla takođe mogu postati evidentni gledajući slikoviti prikaz projekta, a mapa se može izmeniti kako bi se izbegla takva odstupanja. Najbolje je kritički ispitati mapu procesa projekta pre nego što se krene sa njenom primenom.
Po čemu se dijagram toka projekta razlikuju od WBS-a (struktura raščlanjenog rada)?
WBS (dekompozicija posla) prikazuje aktivnosti u projektu. WBS prikazuje vaše aktivnosti kao hijerarhijsku dekompoziciju obima projekta koju projektni tim mora izvršiti da bi stvorio tražene rezultate.
Dijagram toka upravljanja projektima je drugačije opremljen za upravljanje projektnim procesom. On na drugačiji način komunicira proces sa svima koji su uključeni u projekat i mogu biti efikasniji u analizi problema. Služi kao dobar izvor dokumentacije i vodič kroz proces projekta. Dijagram toka čak pomaže u procesu otklanjanja grešaka ulažući napore tamo gde je najpotrebnije i na efikasniji način.
Najbolja stvar ovog posebnog alata za upravljanje projektima je što je vrlo jednostavan za implementaciju. Važno je imati na umu da je dijagram toka neverovatno koristan alat, ali je i dalje samo jedna od mnogih karika u vrlo kompleksnom i zahtevnom procesu upravljanja projektima.
Strategije kao što su:
- praćenje statusa projekta,
- usvajanje metodologije upravljanja projektima i
- upotreba Microsoft Projecta za upravljanje projektima
su takođe značajni načini za dalje poboljšanje radnih procesa, planiranje, upravljanje i kontrolu projektnih aktivnosti.
Napomena:
Mapa procesa ili dijagram toka se ne mora primeniti na ceo projekat, nego na pojedine procese u projektu. Naročito je zgodno, kada se javi potpuno novi proces, napraviti dijagram njegovog toka. Na taj način će projekt menadžer, kao i svi članovi tima, znati na koji način treba da obsavljaju svoje zadatke, koji su koraci u tom procesu, ko je odgovoran za koji korak, šta je ulaz i izlaz svakog koraka i koja dokumentacija nastaje u svakom koraku. Svima će biti lakši i jednostavniji rad.