Saveti šta treba učiniti kada napravite grešku na poslu
Ono što je sigurno jeste da svi prave greške. U mnogim svakodnevnim situacijama možete ispraviti grešku ili jednostavno zaboraviti na nju i krenuti dalje. Međutim, ako govorimo o greškama koje se prave na poslu, stvar je obično malo ozbiljnija. Tu vaše menadžerske veštine hendlovanja grešaka treba da dođu do izražaja.
Greška može imati loš efekat i ostaviti loš utisak na vašeg poslodavca. Može, na primer, ugroziti odnos sa klijentom, izazvati pravni problem ili ugroziti zdravlje ili sigurnost ljudi. Posledice mogu biti manje ozbiljne ili veoma ozbiljne, ali je svakako velika odgovornost na vama.
Jednostavno ispravljanje greške i nastavak dalje kao da se ništa nije desilo možda neće uvek biti opcija. Kada pogrešite na poslu, vaša karijera može zavisiti od toga kakvu ste grešku napravili, koliko je ozbiljna i kako ćete se dalje ponašati.
Mi ćemo govoriti o manje ozbiljnim greškama koje se svakom ko je u poslu mogu desiti.
Imate uobičajen dan u kancelariji, sastanke, telefonske pozive, odgovarate na mailove, kad vas iznenada pogodi najgori mogući osećaj na poslu. Upravo ste shvatili da ste nešto pogrešili.
Prilikom obavljanja svakodnevnih aktivnosti na radnom mestu, svakome se može desiti da zbog trenutka nepažnje ili pada koncentracije napravi neki propust. Obično se zbog toga osećate loše i posramljeno ili ste zabrinuti za svoj profesionalni kredibilitet.
Udahnite duboko i krenite u rešavanje problema. Greške su se i ranije dešavale i dešavaće se, ali bez obzira na to napravite li manju grešku ili veliku zbrku, vaše ponašanje često je mnogo važnije od onoga što ste uradili.
Proći ćete kroz ovo, to je sigurno, a možda čak i učvrstite svoju reputaciju ako budete razmišljali pravilno i na odgovarajući način pristupite rešavanju problema.
Često je teško izboriti se sa osećajem da ste baš vi odgovorni što je nešto krenulo po zlu. Sa jedne strane, u nadi i pokušaju da što pre rešite problem možete dodatno iskomplikovati situaciju ako se previše upetljate u pravdanje i objašnjavanje situacije. Sa druge strane, možda ćete doći u iskušenje da na brzinu zataškate ono što se dogodilo i potražite načine da se odbranite. Nijedna krajnost nije najefikasnije rešenje kada je reč o priznavanju grešaka na poslu.
Pa, kako pokazati da vam je žao i da ste zabrinuti, a u isto vreme da imate samopouzdanje i da ste staloženi? Evo nekoliko saveta koji vam mogu pomoći da na pravi način ispravite napravljenu grešku i ublažite njene posledice.
1. Dozvolite sebi da se osećate loše
Sasvim je normalno osećati se posramljeno, postiđeno, razočarano ili zabrinuto zbog toga što ste napravili neki propust na poslu. Takođe, normalno je osećati i strah od gubitka posla ili pojave nekih drugih profesinalnih posledica.
Prihvatite ono što se dogodilo i emocije koje imate u tom trenutku, ali nemojte se predugo opterećivati ovim osećanjima već svoju energiju usmerite na rešavanje problema. A grešku koju ste napravili posmatrajte kao lekciju iz koje ćete nešto dobro naučiti.
2. Priznajte svoju grešku
Ako otkrijete da nešto ne ide po planu, da je došlo do propusta i da je vaša odgovornost za taj propust, nemojte oklevati već odmah recite svom pretpostavljenom. Jedini izuzetak je, naravno, ako napravite beznačajnu grešku koja neće uticati ni na koga ili ako je možete otkloniti pre nego što će imati dalji uticaj. U suprotnom, nemojte pokušavati da sakrijete svoju grešku. Ako to učinite, na kraju može sve izgledati mnogo gore nego što zapravo jeste, drugi bi vas čak mogli optužiti za prikrivanja propusta ili može doći i do stvarno ozbiljnijih posledica. Ako budete priznali svoj propust i reagujete u pravcu da pronađete rešenje za nastali problem, pokazaćete svoju profesionalnost, a to je osobina koju većina poslodavaca izuzetno ceni.
3. Predstavite svom šefu plan za ispravljanje greške
Da bi vaša profesionalnost i u ovako neželjenim situacijama došla do izražaja, potrebno je da razmislite šta je to dovelo do greške kao i da osmislite plan za ispravljanje greške. Tu je bitno vaše donošenje odluka jer treba izaći sa razvijenim planom kako ispraviti postojeću grešku. To predstavite svom šefu i ljudima koji su direktno pogođeni nastalim problemom.
Budite vrlo jasni u pogledu toga šta mislite da je potrebno uraditi i kakvi očekujete da budu rezultati. Takođe, recite svom šefu koliko će vremena biti potrebno za realizaciju vašeg rešenja i kolike eventualno troškove očekujete a koji su povezani sa tim. Dobro bi bilo da pripremite i „plan B“, u slučaju da se vaš šef ne slaže i ne odobrava vašu prvobitnu ideju za rešenje problema koji je nastao. Svakako napraviti grešku nikada nije dobra stvar i nije poželjno u poslu, ma koliko ta greška bila bezazlena. Potrudite se da vam to ne poljulja samopouzdanje, već nastavite dalje i probajte da tu priliku iskoristite i da pokažete svoje veštine rešavanja problema.
4. Nemojte nikada uperiti prstom na nekog drugog
U timskom okruženju postoji velika šansa da su i drugi ljudi odgovorni za pojavu neke greške.
Iako uglavnom svi imaju sklonost da sa oduševljenjem prisvajaju uspeh tima kao svoj lični uspeh, nerado će to isto uraditi ako dođe do pojave nekog problema.
Teško da će se desiti članovima tima da prihvate deo odgovornosti na sebe. Biće sigurno nekih ljudi koji će reći „nisam ja odgovoran“. A vama neće pomoći da uperite prstom u druge, čak iako oni dele odgovornost za pojavu neke greške.
To ne znači da vi treba da preuzmete svu odgovornost, naprotiv, ako je to zajednička greška ili problem, razjasnite svoj deo greške i preuzmite svoj deo odgovornosti. Nemojte se baviti prozivanjem ljudi koji su pored vas učestvovali jer vam neće biti od koristi. Što je do vas, pokažite da se to neće ponoviti. Ako je propust nastao sa vaše strane, obavestite ljude da preduzimate mere kako biste bili sigurni da se to neće ponoviti. Ako je to bio proces koji nije uspeo, pokažite na koji način i kako ćete reagovati da poboljšate sam proces tako da nema ponavljanja istih propusta.
Na kraju, nadamo se da će svaka osoba odgovarati za svoje postupke.
Međutim, ako imate složan tim, ako se u vašem timu radi na razvoju uspešne komunikacije, solidarnosti i na saradnji, moguće je da ćete imati i podršku ostalih kolega. To će vam svakako olakšati da se nosite sa problemom koji je nastao, a samim tim ga brže i lakše rešite.
5. Izvinite se, ali neka izvinjenje bude jednostavno
Iskreno izgovorite reči: „Žao mi je, pogrešio sam“ i ponudite svoj plan kako da ispravite nastalu grešku. Oduprite se potrebi za izgovorima ili da se iznova i iznova izvinjavate. Ostanite profesionalni i poslovno nastrojeni. Pokažite da prepoznajete i cenite to koliko je vreme kompanije dragoceno i da ga nećete traćiti na prazne izgovore već da ćete to vreme iskoristiti u rešavanju problema.
Izvinjenje prenosi nekoliko glavnih poruka: žaljenje zbog greške, odgovornost za nju i poštovanje kompanije i ljudi u njoj. Izvinjenje takođe nudi priliku da druga osoba „smekša“ i pruži vam šansu da problem rešite. Onog trenutka kada se iskreno izvinite, postaje trenutak kada možete početi da radite na obnovi.
Izvinjenje, ne možete promeniti prošlost, ali možete pronaći rešenje. Jedno izvinjenje pravoj osobi ili ljudima, zajedno sa mogućim rešenjem, biće mnogo pozitivnije od gomile nepotrebnih reči, izjava ili pravdanja u kancelariji među kolegama.
6. Izvinite se, ali nemojte preterivati i ponižavati sebe
Velika je razlika između preuzimanja odgovornosti i ponižavanja samog sebe i degradiranja svojih sposobnosti. Priznajte svoju grešku, ali nemojte sebe toliko kriviti i osuđivati što ste je napravili, posebno u javnosti. Ako neprestano skrećete pažnju na svoju grešku, kajete se i osuđujete sebe, to je ono što će ljudima prvo ostati u mislima.
Sigurno je da u ovakvim situacijama želite da se vaš šef usredsredi na vaše postupke nakon što ste pogrešili, a ne na činjenicu da se to uopšte dogodilo. Naravno nemojte ni preterivati u isticanju svog idealnog rešenja i umeća da prevaziđete problem. Jednostavno iznesite svoj plan ali dozvolite da drugi prepoznaju njegov značaj i vrednost. Hvalisanje načinom na koji ste popravili stvari ne samo da će skrenuti pažnju na vašu grešku, već može stvoriti sumnju da ste namerno pogrešili kako biste se istakli kasnije u rešavanju spornih situacija.
7. Ako je moguće, sami ispravite grešku
Ozbiljno pristupite rešavanju problema. Ako možete sami da ispravite svoju grešku, provedite koliko god vremena je potrebno ali se potrudite da sami do kraja iznesete sve, a ne da tražite pomoć sa strane. Sa druge strane ukoliko vam je za rešavanje problema stvarno neophodna i pomoć drugih, ne dozvolite da zbog ponosa propustite priliku da problem rešite.
8. Procenite šta se tačno dogodilo i zbog čega
Procenite šta je dovelo do greške, šta sledeći put treba da uradite kako biste bili sigurni da se ova ista greška neće ponoviti. Postavite sebi ova suštinska pitanja:
- U čemu je bila greška?
- Koje akcije su dovele do greške?
- Koje su bile posledice greške?
- Šta je trebalo uraditi umesto toga?
- Kako se to može sprečiti u budućnosti?
- Da li ste obavljali više zadataka u isto vreme?
- Da li ste žurili da biste ispratili rok, propuštajući važne detalje u procesu?
Možda uopšte niste bili odgovorni, ali nećete znati dok situaciju ne sagledate iz nepristrasne perspektive.
Ako nađete uzrok problema, naći ćete i odgovor kako da se ista greška više ne ponovi. Kao dodatnu meru, ako smatrate da bi bilo korisno, možete svom pretpostavljenom izneti plan o tome kako ćete sprečiti pojavu greške u budućnosti.
9. Promenite način rada
Trebalo bi da stalno prilagođavate svoj stil rada dok ne pronađete rutinu koja vam najbolje odgovara.
Ako ne možete da ispoštujete rokove i zaostajete u poslu, razmislite na primer i o ranijem buđenju da biste započeli svoj radni dan na vreme. Uključivanje zdravih navika poput šetnje ili meditacije na nekoliko minuta takođe može pomoći da se poboljša vaš fokus.
Jednom kada rešite problem, preduzmite sve potrebne mere i radnje koje pokazuju da ste usmereni na poboljšanje svog stila rada. Pridržavajte se novih smernica koje ste sami postavili da ne biste pravili iste greške. Ako nađete metodu koja deluje posebno dobro, podelite je sa kolegama jer će možda i njima biti korisna u daljem radu. Ovakav pristup će podstaći komunikaciju u vašem timu, što može biti korisno u daljem prepoznavanju načina za smanjenje mogućnosti budućih grešaka.
10. Povratite poverenje svojim postupcima, a ne samo rečima
Najbolji način da steknete poverenje i divljenje ljudi je budete posvećeni i dosledno se bavite svojim poslom. Ponašajte se odgovorno, budite i dalje profesionalni i posvećeni svojim obavezama na poslu, a povremeni naleti „proklizavanja“ tu i tamo će vam verovatno biti oprošteni i zaboravljeni.
11. Prihvatite posledice
Menadžment ili tim za ljudske resurse mogu odlučiti i o eventualnom ukoru. Bez obzira na slučaj, prihvatite posledice i nastavite da svoje zadatke izvršavate odgovorno i bez prigovora.
Ovo će pojačati vaše izvinjenje i verovatno će stvoriti dodatno poštovanje. Bilo da se radi o ostanku posle posla nekoliko dana kako biste ispravili grešku, kontaktiranju oštećene osobe ili obavljanju uobičajenih radnih zadataka, obavite to kako treba i profesionalno.
Saveti za smanjenje verovatnoće da se greške na poslu dešavaju
Pored priznavanja, izvinjenja i pronalaženja rešenja da grešku ispravite, važno je biti i proaktivan u pogledu smanjenja verovatnoće da do nove greške dođe. Evo nekoliko saveta kojima možete smanjiti šanse da napravite novu grešku na svom poslu:
Posvetite svom poslu punu pažnju
U zavisnosti od vašeg ličnog nivoa energije, dobra je ideja da svoj dan isplanirate tako da radite na zadacima sa najvećim prioritetom kada ste najodmorniji.
Druga dobra ideja je da rad na važnim projektima organizujete u delu dana kada je najmanje verovatno da će vas drugi ometati.
Napravite kontrolne liste
Kontrolna lista je najlakši način da se izbegnu greške, posebno za zadatke koji se češće ponavljaju. Jednom kada uspostavite postupak, samo trebate slediti te određene korake svaki put kada radite na konkretnom zadatku.
Pregledajte svoj rad
Svaki put kad završite sa zadatkom, posebno sa prioritetnim radom, pregledajte ga i proverite da li postoji greška. Ako je moguće, napravite pauzu između završetka zadatka i njegovog proveravanja. To će vam pomoći da uspešnije identifikujete greške.
Pravite pauze
Pravite pauze između zadataka kako biste povećali verovatnoću rada bez grešaka. Pokušajte da za vreme pauze izađete iz radnog prostora da biste se na kratko u potpunosti odvojili od svojih obaveza i vratili na posao rasterećeniji.
Uklonite ono što vas ometa u radu
Kada radite na prioritetnim zadacima, odložite telefon, zatvorite e-poštu. Uredite svoj radni prostor ako vam je lakše da funkcionišete u sređenoj sredini.
Postavite sva pitanja koja imate
Kada započnete novi posao ili započnete novi projekat, postavite onoliko pitanja koliko vam je potrebno da biste u potpunosti razumeli svoju ulogu. Ako saznate više o svojim dužnostima i koracima koje trebate preduzeti, biće vam lakše da eliminišete mogućnost pravljenja i ponavljanja grešaka.
Napravite detaljan raspored
Da biste bili sigurni da se pridržavate rokova, napravite kalendar koji opisuje sve što treba da uradite u danu, nedelji i mesecu. Možete čak i da rasporedite svoje radno vreme tako da za svaki zadatak u danu znate tačno koliko vremena imate na raspolaganju.
Nemojte da zaboravite, svi greše pa i na poslu. Koliko god se loše osećate kada se to dogodi, oporavićete se i nastavićete dalje. U stvari, ako se pravilno postupi, greška može ponekad učiniti više da impresionira one oko vas nego da ukalja njihov pogled na vaš rad.
Jedna greška na poslu ne znači da vam je uništena karijera. Samo pametno razmislite o svemu i nastavite dalje sigurniji i jači. Učite na greškama i eliminišite negativne misli o svom radu i svojim sposobnostima. Greške koje napravite neće vam ugroziti karijeru, ali način na koji reagujete na njih može.