Šta radi projektni menadžer u svakoj fazi projekta?

Uloga projekt menadžera: od planiranja projekta do njegovog zatvaranja

Tajna uspeha projekta uvek leži u rukama jednog ključnog igrača – projekt menadžera. Ako si neko ko želi da vodi timove i projekte i ostvaruje uspešne rezultate, ovde možeš proćitati mnogo više detalja o tome šta radi projektni menadžer u svakoj fazi projekta.

Biti projekt menadžer znači balansirati između planiranja projekta, izvršenja i kontrole projekta. Nije dovoljno samo postaviti ciljeve – potrebno je znati kako ih pretvoriti u stvarnost. Realizacija projekata i njihovo praćenje, zatim pravovremeno reagovanje su ključna zaduženja projektnog menadžera.

Upravljanje projektima je oduvek bila važna funkcija u poslovanju, a kako vreme prolazi, postaje sve važnija.

U stvari, do 2030. godine, poslodavcima će biti potrebno 2,3 miliona pojedinaca svake godine da bi ispunili potrebe za projektnim menadžerima koji bi vodili projekte u organizaciji.

Da bi pomogli u upravljanju ovom rastućom potrebom, 89% organizacija sada ima kancelariju za upravljanje projektima. Jasno je da su izgledi za posao za profesionalce, koji znaju kako da upravljaju projektima sve pozitivniji.

Jasno je da je poželjno znati koje uloge i odgovornosti ima jedan projektni menadžer. Evo bližeg objašnjenja  šta menadžeri projekata rade, uključujući ključne odgovornosti, tako da svako može da odluči da li je to prava karijera za njegu/nju ili ne.

Šta zapravo radi projekt menadžer?

Projekt menadžer je osoba koja vodi projekat od početka do kraja, osiguravajući da svi delovi projekta i tima funkcionišu zajedno. Njegova odgovornost nije samo u definisanju zadataka, već i u rešavanju problema, motivaciji tima i praćenju rokova.

Naravno da on to radi u saradnji sa svojim timom, trudeći se da prave zadatke delegira pravim ljudima.

Važna pitanja koja menadžeri projekta postavljaju tokom početne faze uključuju:

• Zašto je projekat važan?
• Koji je konkretan problem koji pokušavam da rešim?
• Koji je željeni ishod i koji su kriterijumi za uspeh projekta?
• Ko su zainteresovane strane na ovom projektu?
• Koji su zahtevi i ograničenja u okviru ovog projekta?
• Koje pretpostavke pravim?
• Kako će projekat biti finansiran?
• Šta je u mom delokrugu, a šta nije?
• Da li je ovaj ili sličan projekat ranije realizovan i ako jeste, kakvi su rezultati? Kakvu statistiku pruža za buduće i tekuće projekte?

Glavne odgovornosti projekt menadžera:

• Planiranje ciljeva, budžeta i rokova
• Koordinacija tima i raspodela zadataka
• Upravljanje rizicima i nepredviđenim situacijama
• Komunikacija sa svim zainteresovanim stranama
• Praćenje napretka i prilagođavanje strategije

Za svakoga ko voli dinamiku, izazove i interakciju sa ljudima, ova uloga može biti idealna. Vođenje projekata je izazovan posao koji podrazumeva menjanje planova i prilagođavanje u hodu novonastalim situacijama na projektu.

Faza planiranja – temelj uspešnog projekta

Možda ste čuli onu izreku: „Dobar plan je pola posla.“ Za svakog projektnog menadžera, planiranje postavlja temelje celog projekta. Ako ovu fazu preskočimo ili odradimo površno, problemi će se sigurno pojaviti kasnije. U današnje vreme se smatra da je jako neodgovorno za jednog projektnog menadžera da krene u realizaciju projekta bez prethodno razrađenog plana i predviđanja potencijalnih rizika koji mogu nastati.

Kako napraviti dobar plan?

1. Definisati ciljeve projekta – Jasno postavljeni ciljevi omogućavaju timu da zna šta se očekuje od njih.
2. Odrediti ključne zadatke i rokove – Razbiti projekat na manje delove (WBS) i postaviti realne vremenske okvire.
3. Identifikovati potencijalne rizike – Ako unapred prepoznate moguće prepreke, lakše ćete ih prevazići kasnije (više detalja – obuka za rizike na projektima)
4. Dodeliti odgovornosti – Svaki član tima treba da zna šta mu je zadatak, kako da ga reši i do kada ga mora završiti.

Planiranje omogućava da unapred sagledamo celokupan proces i izbegnemo iznenađenja koja mogu ugroziti projekat. Poželjno je iskoristi iskustva iz prethodnih projekata da bismo predvideli potencijalne rizike i smanjili njihohov uticaj na projekat.

Važno je napomenuti da se „planiranje“ projekta zapravo ne završava dok se projekat ne završi. Plan projekta treba tretirati kao živi dokument koji se stalno razvija i menja tokom projekta. U toku realizacije projekta, mogu nastupiti brojne situacije koje zahtevaju promenu ili nadogradnju prvobitnog plana, zato se projekat prati od početka do kraja, da bi se pravovremeno reagovalo i prilagodilo.

Izvršenje projekta – vođenje tima kroz projekat

Kada je plan spreman, dolazi deo gde stvari postaju zanimljive – realizacija projekta. Ova faza zahteva punu pažnju, jer sve što je isplanirano sada treba sprovesti u delo. Naravno to radimo zajedno sa timom, gde se očekuje kontinuirana komunikacija i saradnja tokom čitavog projekta.

Ključne veštine za uspešno izvršenje:

• Efikasna komunikacija – Jasna i otvorena komunikacija sa timom i klijentima pomaže da se izbegnu nesporazumi. Treba ukazati na greške, odnosno prilike za poboljšanje ali i pohvaliti rad i angažovanje svojih saradnika.
• Prilagodljivost – Projekti se često menjaju u hodu, a projektni menadžer mora biti sposoban da brzo reaguje i bez stresa pristupi pronalaženju konkretnih rešenja
• Delegiranje – Niko ne može sve sam. Bitno je naučiti delegiranje zadataka kako bi tim radio efikasno. Nije dobor biti samostalni igrač, već treba ukazati poverenje timu, jer na kraku krajeva, zajedno radimo na istom cilju – uspešan završetak projekta.
• Praćenje napretka – Bez softverskih alate nema uspešnih projekata. Neki od njih su: MS Project, Primavera ili Jira.

Tokom ove faze, članovi tima završavaju posao koji je identifikovan u planu projekta kako bi postigli ciljeve projekta. Uloga menadžera projekta je da dodeli  zadatke i  rasporedi zaduženja spram kompetencija  članova tima i omogući da se zadaci završe prema rasporedu.

Menadžer projekta će takođe obično:

• Zaštititi tim od ometanja.
• Olakšati rešavanje problema.
• Voditi tim kada su neophodne promene na  projektu.

U ovoj fazi, zadatak nije samo da nadziremo rad tima, već i da održavamo motivaciju i rešavamo probleme pre nego što postanu ozbiljni. Dakle, jasno bodrimo svoj tim i jasno im stavljamo do znanja da verujemo u njih i da zajedno sve možemo.

Monitoring i kontrola

Uprkos tome što je navedena kao četvrta faza, procesi praćenja i kontrole zapravo počinju na početku projekta i nastavljaju se tokom planiranja, izvršenja i zatvaranja. Projekat je neophodno pratiti od početka do kraja i prilagođavati se u svakom momentu.

U fazi praćenja i kontrole, posao menadžera projekta obuhvata sledeće:

• Praćenje napretka projekta
• Upravljanje budžetom projekta
• Obezbeđivanje da se postignu ključne tačke (milestone-ovi)
• Poređenje stvarnog učinka sa planiranim  učinkom

Obzirom da stvari retko idu po planu, menadžeri projekta moraju biti dovoljno fleksibilni, da rade u okviru plana projekta i prilagođavaju se kada je to potrebno. Nepredviđene i iznenadne situacije na projektima su moguće i projektni menadžeri se trude da ih predvide koliko je to moguće. Nije uvek lako predvideti rizike koji mogu da pogode projekat, zato dobar projektni menađer osim sposobnosti da prvobitan plan sprovede u delo, mora imati sposobnost i da ga prilagodi novonastaloj situaciji.

Upravljanje rizicima i rešavanje problema

Svaki projekat nosi određene rizike – budžetske, vremenske, tehničke, organizacione… Sposobnost da se isti prepoznaju i smanje može biti razlika između uspeha i neuspeha. Dobar projektni menadžer se odlikuje sposobnošću da radi i rešava probleme pod pritiskom. Ova profesija nije laka, zahteva posvećenost, motivacionu sposobnost i smirenost u kritičnim situacijama po projektu.

Kako efikasno upravljati rizicima?

• Predvideti moguće probleme – Analizirajte projekat i napravite plan B za ključne izazove.
• Biti smiren pod pritiskom – Panika nikome ne pomaže. Brzo razmišljanje i donošenje odluka su naši saveznici.
• Konsultujte tim – Kolektivna inteligencija je moćna stvar. Ako nismo 100% sigurni u rešenje, tzašto ne bismo potražili mišljenje kolega.

Kada naučimo da se nosimo sa neizvesnostima, svaki problem može postati prilika za poboljšanje projekta. Zato projektni menadžer uvek sarađuje, uvek je vođa koji želi da čuje mišljenje i sugestije članova tima. Vodi se izrekom da “više glava bolje razmišljaju od jedne”.

Zatvaranje projekta

Završetak projekta ne znači da je posao gotov. Prava vrednost projekt menadžera vidi se u njegovoj sposobnosti da analizira kako je projekat tekao i šta može da se poboljša u budućnosti. Iskustva stečena u pređašnjim projektima predstavljaju pravo bogatstvo i osnovu za planiranje budućih projekata.

Ključni koraci evaluacije projekta:

1. Pregled ostvarenih ciljeva – Da li su ciljevi postignuti u zadatom roku i budžetu?
2. Povratne informacije tima i klijenta – Razgovari sa timom i klijentima o njihovom iskustvu, odnosno prikupljanje povratnih informacija
3. Naučene lekcije na projektu – Sve greške i uspešne prakse treba dokumentovati (zapisati) za buduće projekte.

Tokom ove faze, menadžeri projekta nastoje da osiguraju da su sve aktivnosti neophodne za postizanje konačnog rezultata završene. Tokom zatvaranja projekta, menadžer projekta će:

• Raditi na tome da od klijenata dobije formalnu potvrdu da je projekat završen.
• Osloboditi sve resurse (finansijske ili ljudske) koji više nisu potrebni za projekat.
• Pregledati rad dobavljača ili partnera, trećih strana kako bi zaključio ugovore i naplatio fakture.
• Arhivirati fajlove projekta za buduću upotrebu.
• Nakon što je projekat završen, pregled nakon implementacije se često koristi za identifikaciju ključnih naučenih lekcija. Razumevanje šta je prošlo dobro a šta bi se moglo uraditi drugačije i šta se nije pokazalo kao dobra praksa može pomoći u informisanju i poboljšanju vođenja budućih projekata.Ova faza omogućava da postanemo još bolji projektni menadžeri i da sledeći projekat vodimo još uspešnije i bolje

Zašto se ljudi odlučuju za ovo zanimanje?

Projekt menadžment je privlačna karijera iz više razloga, a jedan od ključnih je finansijska stabilnost. Plate projekt menadžera su često iznad proseka, a mogućnosti napredovanja su velike. Osim toga ovo je vrlo traženo zanimanje, posla će uvek biti za projektne menadžere.

Glavni razlozi za izbor ove profesije:

• Visoka zarada – Iskusni projekt menadžeri zarađuju veoma konkurentne plate.
• Dinamičan posao – Svaki projekat donosi nove izazove i prilike za učenje.
• Mogućnost rada u različitim industrijama – Od IT sektora do građevine, svuda su potrebni projekt menadžeri.
• Razvoj liderstva – Ova uloga te priprema za još više rukovodeće pozicije.

Kako postati odličan projekt menadžer?

Ako želimo da se izdvojimo u svetu projekt menadžmenta, kontinuirano učenje i usavršavanje su ključni. Evo nekoliko saveta kako da postaneš još bolji:

• Upiši kurs iz oblasti projekt menadžmenta. Naša preporuka je Akademija projektnog menadžmenta
• Vežbaj liderstvo i komunikacione veštine. Naša prepruka je obuka za uspešno vođenje projektnog tima – Soft skills projektnog menadžera
• Uči iz prošlih projekata – analiziraj šta je išlo dobro, a šta nije
• Koristi softverske alate za upravljanje projektima kako bi bolje organizovao rad
• Razvijaj sposobnost rešavanja problema kroz studije slučaja i praktične projekte

Zaključak

Uloga projekt menadžera je dinamična, izazovna i izuzetno vredna. Ako voliš organizaciju, rad sa ljudima i rešavanje problema, onda je ovo pravi put za tebe.

Sada kada znaš šta sve podrazumeva ova pozicija, razmisli – da li vidiš sebe u ulozi projekt menadžera? Ako da, vreme je da napraviš prvi korak i zakoračiš u svet uspešnog vođenja projekata!