Upravljanje projektima nije samo za menadžere projekata. Šta je to što treba da znaju svi zaposleni? | Project Management Srbija

Upravljanje projektima nije samo za menadžere projekata. Šta je to što treba da znaju svi zaposleni?

Upravljanje projektima nije samo za menadžere projekata. Šta je to što treba da znaju svi zaposleni?

Upravljanje projektima nije samo za menadžere projekata. Šta je to što treba da znaju svi zaposleni?

Iako mnogi možda nemaju formalnu titulu menadžer projekta, praktično svako od nas s vremena na vreme vodi neki projekat, što poslovno, što privatno.

Ako ste organizovali rođendansku zabavu, koordinirali porodično okupljanje ili planirali renoviranje stana, vi ste bili u poziciji da upravljate projektom. Naravno, posedovanje veština i primena znanja iz projektnog menadžmenta svakako će vam u nekom trenutku biti potrebni, bilo da ste projekt menadžer ili član projektnog tima.

Organizacije koje su orijentisane ka upravljanju projektima svesne su značaja formalne obuke za projekt menadžere kao i činjenice da uspeh projekta zavisi od ličnog i profesionalnog učinka zaposlenih.

Ovakve organizacije su svesne odgovornosti rukovodstva da osigura postojanje mehanizma kako bi sve moglo da funkcioniše. Najbolje prakse nalažu da je, u cilju maksimiziranja procesa učenja, potrebno dodatno usmeravanje i mentorstvo svih zaposlenih kako bi se poboljšao rad mlađih kolega.

Osam specifičnih veština koje su potrebne kako menadžerima projekata tako i ostalim članovima projektnog tima su:

I – Planiranje

Osnova upravljanja projektima je pravilno planiranje. Ako znate kako da preuzmete zadatak ili cilj i podelite ga na jasne korake koji se mogu primeniti, od kojih svaki ima rok i odgovornu osobu, onda posedujete i osnovnu veštinu potrebnu za uspeh menadžera projekta.

Planiranje podrazumeva efektivno i efikasno planiranje, korišćenje softvera za upravljanje projektima, kao i sistema za praćenje napretka projekta. Naravno, svemu tome pomaže i razvijena veština procene trajanja aktivnosti koja omogućava izvršiocima da završe svoj posao u razumnom vremenskom okviru koji je unapred dogovoren.

II – Sprovođenje analize rizika

Iako su planovi sjajni, svi znaju da se retko ostvaruju tačno onako kako je predviđeno. Iznenadjenja se dešavaju, zar ne?

Umesto da budu zaslepljeni svakim neočekivanim preokretom, menadžeri projekata se uče da sprovode analizu rizika kao deo normalnog procesa planiranja projekta.

U suštini analiza rizika je planiranje onoga što bi moglo poći naopako, a slepo izvršavanje projekata bez odvajanja vremena za sprovođenje nekog nivoa analize rizika je vrlo naivno. Ako ne i potpuno opasno.

Nesrećna realnost je da veliki broj organizacija upravo to radi sve vreme. Takve organizacije idu napred nadajući se najboljem a obično se dešava da kasnije plate cenu. Izbor metode analize rizika nije ni približno toliko važan kao preduzimanje akcija na osnovu nalaza. Zapamtite da se nalazi analize rizika mogu koristiti ako želite:

  • Pomoć da se prenese teška poruka višem menadžmetu ili zainteresovanim stranama na projektu
  • Zatražite dodatne resurse, podršku ili čak drugačiji način delovanja
  • Minimizirate anksioznost tima oko toga „šta bi moglo poći naopako“
  • Omogućite da se izbegnu ili minimiziraju rizici kroz proaktivno ublažavanje i rezervno planiranje za ključne zadatke

 

III – Komunikacija

Kada radite na projektu sa puno promenljivih delova i više zainteresovanih strana, važno je da budete u mogućnosti da prenesete prave informacije pravoj osobi u pravo vreme. Vaš zadatak je i da jasno prenesete rokove i očekivanja i uverite se da su svi na istoj strani.

Jasna komunikacija, kako unutar tima tako i sa drugima u kompaniji, jedna je od vrhunskih veština upravljanja projektima koju možete da imate u svom kompletu alata i veština. To je ono što svi poslodavci traže i cene kod svojih zaposlenih.

IV – Određivanje prioriteta

Ništa bez prioriteta!

Dobar menadžer projekta zna kako da pogleda listu zadataka i odredi ih po prioritetima odnosno po važnosti i pravovremenosti.

Ovo uključuje balansiranje izmedju velike slike – šta je krajnji cilj projekta, sa jedne strane i bavljenje detaljima sa druge strane. Ne samo da treba da znate zašto se pokreće projekat, koja je njegova opravdanost, zašto je bitan za kompaniju, već treba da znate i koji su pojedinačni koraci potrebni da bi se došlo do ciljeva projekta. Kao i kako osigurati da se svaki od tih koraka preduzme na pravi način i u pravom redosledu.

Pored toga što ćete moći da odredite prioritete, moraćete biti u stanju da efikasno prenesete te prioritete svom timu.

V – Sposobnost promene

Upravljanje promenama je važno jer je oblast upravljanja projektima brza i stvari se mogu brzo promeniti. To znači da menadžeri projekata moraju biti u stanju da se prilagode tim promenama, kao i ceo projektni tim.

Takođe je od vitalnog značaja da postoji strukturirani proces upravljanja promenama kako bi članovi tima znali kako da reaguju na promene i da ostanu na pravom putu da postignu svoje ciljeve projekta.

Upravljanje promenama se odnosi na alate i procese koji se koriste za upravljanje promenama unutar projekta i njegovog tima. Da biste u potpunosti razumeli definiciju upravljanja promenama, morate je podeliti na dve komponente: promena i upravljanje projektima.

Promena: Ovo je sve što transformiše ili utiče na projekte, zadatke, procese, strukture ili čak funkcije posla

Upravljanje projektom: Ovo se odnosi na proces upravljanja projektnim timom i praćenje njihovih aktivnosti kako bi se ispunili projektni ciljevi.

Proces upravljanja promenama se često sastoji od menadžera projekta i namenskog tima za upravljanje promenama. Menadžer će nadgledati rad članova tima kako bi osigurao da oni uspešno primenjuju promene i postižu opšte ciljeve projekta. Timske odgovornosti mogu uključivati povezivanje sa zainteresovanim stranama, razvoj programa obuke i praćenje angažovanja.

VI – Rešavanje problema

Rešavanje problema je suštinska veština potrebna menadžerima projekta gotovo na dnevnom nivou. Efikasno rešavanje problema zapravo je veština koja je potrebna svakom ko se bavi projektima. Način na koji se odnosite i komunicirate sa ljudima ima veliki uticaj na to koliko efikasno i koliko brzo možete da rešite probleme.

Neki problemi su mali i mogu se brzo rešiti. Neki problemi su veliki i za njihovo rešavanje može biti potrebno mnogo vremena i truda. Ovi veći problemi se često rešavaju pretvaranjem u formalne projekte. Bez obzira da li je problem na koji se fokusirate mali ili veliki, korišćenje sistematskog pristupa za njegovo rešavanje pomoći će vam da budete efikasniji menadžer projekta i bolji član projektnog tima.

Ovaj pristup definiše pet koraka za rešavanje problema koje možete koristiti za većinu problema:

  • Definišite problem

Najvažniji korak u rešavanju problema je pravilno definisanje problema. Način na koji definišete problem će odrediti kako ćete pokušati da ga rešite.

  • Odredite uzroke

Kada definišete problem, spremni ste da istražujete dublje i počnete da utvrđujete šta je uzrok pojave problema. Možete koristiti različite metode koje vam mogu pomoći da izvršite analizu uzroka i posledice (npr. Ishikawa dijagram).

Ako problem posmatrate kao jaz između mesta gde ste sada i gde želite da budete, uzroci problema su prepreke koje vas sprečavaju da odmah zatvorite taj jaz. Ovaj nivo analize je važan da biste bili sigurni da vaša rešenja adresiraju stvarne uzroke problema umesto simptoma problema. Ako vaše rešenje popravi simptom umesto stvarni uzrok problema, problem će se verovatno ponovo pojaviti jer nikada nije zaista rešen.

  • Generišite ideje

Kada je naporan rad na definisanju problema i utvrđivanju njegovih uzroka završen, vreme je da postanete kreativni i razvijete moguća rešenja problema. Dve sjajne metode rešavanja problema koje možete koristiti za pronalaženje rešenja su brainstorming i mape uma.

  • Izaberite najbolje rešenje

Nakon što smislite nekoliko ideja koje mogu da reše problem, jedna tehnika rešavanja problema koju možete koristiti da odlučite koje je najbolje rešenje za vaš problem je jednostavna analiza kompromisa. Da biste izvršili analizu kompromisa, definišite kritične kriterijume za problem koje možete koristiti da procenite kako se svako rešenje može porediti jedno sa drugim. Evaluacija se može izvršiti korišćenjem jednostavne matrice. Rešenje najvišeg ranga biće vaše najbolje rešenje za ovaj problem.

  • Preduzeti mere

Kada odredite koje rešenje ćete primeniti, vreme je da preduzmete akciju. Ako rešenje uključuje nekoliko radnji ili zahteva akciju drugih, dobro je napraviti akcioni plan i tretirati ga kao mini projekat.

VII – Kritičko razmišljanje i donošenje odluka

Svaki pojedinac ima svoje predrasude, a menadžeri projekata nisu izuzetak. Međutim, kritičko razmišljanje i prepoznavanje vaših predrasuda su od suštinskog značaja za uspešan projekat.

Dakle, koja je uloga kritičkog mišljenja u upravljanju projektima?

Kritičko razmišljanje omogućava odvajanje činjenica i stvarnih opcija od spekulacija, mišljenja i želja pri donošenju odluka u upravljanju projektima. Kritičko razmišljanje prepoznaje predrasude u vama i drugim zainteresovanim stranama, omogućavajući racionalno rezonovanje za postizanje optimalnih ishoda projekta.

VIII – Efikasno korišćenje tehnologije

Tehnologija je olakšala mnoge stvari u životu, ali kako je uticala na upravljanje projektima? Pojednostavljeno rečeno, promenila ga je na sve moguće načine. Napredak u softveru, hardveru, komunikacijskoj tehnologiji i drugim oblastima transformisao je svet upravljanja projektima u poslednjih 20 ili 30 godina, a stvari se danas menjaju još brže.

Iako nove mogućnosti često dovode do povećanih očekivanja kupaca i višeg menadžmenta, konačni rezultat je da su projektni timovi u stanju da postignu više za manje vremena. Više nego ikada ranije. Od lakše saradnje do preciznijeg izveštavanja, tehnologija i primena softvera za upravljanje projektima dosta je olakšala živote ljudi koji se bave projektima .

Dakle, ovo su samo neke od veština koje su potrebne za upravljanje projektima. Radite na njima jer vam mogu pružiti odličnu osnovu koja će vam pomoći da se uspešno krećete u oblasti projektnog menadžmenta. Međutim, ako ste zainteresovani da zaronite dublje i izgradite svoje tehničke veštine menadžera projekta, možda ćete želeti da nastavite dalju obuku ili profesionalno obrazovanje.

Obuke iz oblasti projektnog menadžmenta, pomoći će vam da ovladate ovim traženim skupom veština. A najobuhvatnija od njih i onda koja vam pomaže da napravite veliki iskorak je:

Akademija projektnog menadžmenta

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *