Ključne tačke projekta | Project Management Srbija

Ključne tačke projekta

Ključne tačke projekta

Ključne tačke projekta

Milestone – ključna tačka projekta

Jedna od glavnih karakteristika projekta je da traje određeno vreme. Da bi pratili napredak na tom putu i ​​osigurali da se ključni rezultati postižu u skladu sa vremenskom linijom, menadžeri projekata koriste ključne tačke projekta odnosno milestone-ovi.

Šta je milestone ili ključna tačka u upravljanju projektima?

Milestone je specifična tačka u toku životnog ciklusa projekta koja se koristi za merenje napretka projekta ka njegovom krajnjem cilju.

Ključna tačka (milestone) je značajni događaj na projektu koji može da označava na primer promenu ili završetak jedne faze projekta. Milestone, takođe, može da predstavlja i neki od događaja koji su projektu nametnuti, recimo poslednji rok za podnošenje nekih od zahteva za investicije. Ključne tačke (milestones) su snažne komponente u projektnom menadžmentu, jer predstavljaju ključne događaje i mapiraju događaje u vašem projektnom planu.

Trebalo bi da predstavljaju jasan sled događaja koji se postepeno grade dok se projekat ne dovede do kraja.

Ključne tačke deluju kao putokazi tokom vašeg projekta, pomažući vam da ostanete na pravom putu. Bez praćenja ključnih tačaka projekta, samo pratite aktivnosti, a ne pratite i pravi put u projektu.

Kako razlikovati aktivnosti od ključnih tačaka?

Napraviti razliku između aktivnosti i ključne tačke može biti teško kod većih projekata ili ako projekat kojim upravljate još uvek nije u domenu vaše stručnosti.

Milestone

Ako ste se nekada zbunili šta je (ili nije) milestone u vašem planu projekta, postavite sebi sledeća pitanja:

  • Da li je to posao koji treba obaviti ili dostignuće u projektu?
  • Da li će taj događaj uticati na krajnji rok?
  • Da li je ovo važan trenutak u projektu koji će ukazivati na napredak?
  • Da li taj događaj treba da preispitaju zainteresovane strane?
  • Da li je ovo događaj koji utiče na projekat?

Suština je da pomoću ključnih tačaka želite da napravite najvažnije događaje u toku vašeg projekta kako bi ih projektni tim mogao lako videti. Kontrolne tačke dobijaju dodatni značaj u odnosu na aktivnosti u planu kako bi menadžer projekta mogao da prati aktivnosti dok se tim i zainteresovane strane fokusiraju na napredak.

Za razliku od aktivnosti koja ima trajanje, trajanje ključne tačke (milestone) je nula jer predstavlja dostignuće ili mesto provere na projektu, a ne posao koji treba obaviti.

Pošto datum početka i završetka ključne tačke zavisi od datuma početka i završetka aktivnosti, povezivanje milestona sa aktivnostima projekta je glavna karakteristika kontrolne tačke.

Neki od primera ključnih tačaka u upravljanju projektima

Ključne tačke (milestones) olakšavaju praćenje projekata pozivanjem na glavne događaje, datume, odluke i rezultate. Evo nekoliko primera ključnih tačaka projekta koje biste mogli da uključite u svoj plan:

  • Početni i krajnji datumi za faze projekta
  • Ključni rokovi
  • Odobrenje klijenta i zainteresovanih strana
  • Važni sastanci i prezentacije
  • Ključni datumi ili prekidi koji mogu uticati na vremensku osu vašeg projekta

Ovo su 3 konkretna primera kako korišćenje ključnih tačaka projekta može da koristi vašim projektima:

  1. Može vam pomoći da pratite rokove
  2. Pomaže vam da istaknete važne datume
  3. Pomaže u identifikovanju potencijalnih uskih grla na projektu

1. Praćenje rokova

Nijedan plan nije kompletan bez liste rokova. Najbolji način da ih učinite zapaženima je upotreba milestone-ova i tehnika upravljanja projektima.

Šta bi ovo značilo i zbog čega je važno?

Nije tajna da ne žele svi da razmatraju vaš plan projekta i pronalaze ključne datume.

Većina ljudi koji učestvuju ili imaju uticaj na projekat želi da pregleda ključne datume i događaje najvišeg nivoa. Milestone-ovi su odlični za ovu svrhu, jer se u planovima projekata prikazuju na poseban način – obično simbolom dijamanta (romba).

Iako bi trebalo da navedete aktivnosti i napore koji vode do ključne tačke projekta, budite sigurni da ćete na kraju tih aktivnosti predstaviti milestone kako biste označili rok ili čak prezentaciju roka.

Kada predstavljate projekat zainteresovanim stranama, možete im pokazati tačke koje ste završili u ovom mesecu i one koje ćete pratiti za naredni mesec. Obavestite ih da li su ostvareni planirani koraci ili je bilo kašnjenja. Transparentnim prikazom dajete zainteresovanim stranama osećaj gde je projekat. Oni će umeti da cene vašu iskrenost i verovaće vašoj profesionalnosti u upravljanju projektom.

2. Isticanje važnih datuma

Postavite sebi pitanje da li postoje dani od početka do kraja vašeg projekta koji bi na neki način mogli uticati na sam projekat? Možda će vaš tim morati da izađe iz kancelarije na obaveznu obuku. Možda postoji važan sastanak gde se očekuje da prisustvujete. Važno je imati na umu sve ove važne događaje kada planirate projekat, jer bi oni eventualno mogli uticati na vaš raspored projekta.

Pa zašto ih ne biste uključili kao ključne tačke projekta kako biste mogli da ih jednostavno i na jednom mestu pratite?

3. Identifikovanje potencijalnih uskih grla na projektu

Mnogi se projekti oslanjaju na posao koji su proizveli spoljni timovi ili partneri kako bi ostvarili napredak. Ako negde ne pratite te spoljne faktore, velika je šansa da ćete zaboraviti na njih.

Zato je važno ove rezultate navesti kao ključne tačke projekta ako radite na projektu koji zavisi od nekoga ili nečega izvan vašeg projekta.

Kako da efikasno koristite ključne tačke

Iako ključne tačke mogu biti korisne za praćenje projekta i motivisanje zaposlenih, menadžeri projekata moraju znati kako da ih upotrebe kako bi bili sigurni da su efikasni. Evo nekih stvari koje treba imati na umu tokom implementacije milestones u planiranju projekata.

Koliko često je potrebno koristiti ključne tačke?

Morate koristiti svoju profesionalnu procenu kada i koliko često je potrebno koristiti milestone u projektnom planu. Neki meseci bi mogli da imaju mnogo aktivnosti sa važnim sastancima koji će biti označeni kao ključne tačke, donošenje odluka i zatvaranje jedne faze i početak druge.

U drugim mesecima ćete možda biti fokusirani na izvršenje, sa vrlo malo događaja koji će imati ulogu milestone. Budući da ključne tačke mogu služiti i kao motivaciona tehnika, menadžeri projekata mogu imati tendenciju da ih preterano koriste. To rade identifikujući aktivnosti i druge manje značajne ciljeve kao ključne tačke. Ova učestalost upotrebe može da učini da su ključne tačke za sastanke uobičajne i zapravo mogu uzrokovati da članovi tima postanu manje motivisani.

Zato je potrebno vrlo oprezno definisati ključne tačke.

Obavezno ograničite ključne tačke projekta na ciljeve koji se mogu smatrati spojevima na kritičnom putu i važnim rezultatima. Za potrebe izveštavanja, korisno je stvoriti razlog da imate u svom planu milestone-ove najmanje jednom u svakom ciklusu izveštavanja.

Kolika je važnost imenovanja ključnih tačaka?

Ključne tačke treba da opišu dati trenutak. Mogu se predstaviti recimo ovako:

  • Faza ispitivanja završena
  • Odobren zahtev
  • Ugovor potpisan

Mnogi menadžeri projekata odlučuju da numerišu svoje korake radi lakše reference. U redu je upotreba M1, M2 i tako dalje, kako bi bilo jasno na šta mislite. Međutim, jasna struktura imenovanja postaje sve važnija kako se povećava broj ključih tačaka, pa razmislite kako ćete to uraditi ako vaš projekat traje nekoliko meseci.

Kako komunicirati kontrolne tačke u upravljanju projektima?

Da biste bili sigurni da su svi u vašem timu na istoj strani vezano za ključne tačke u upravljanju projektima, dobra je ideja da napravite centralnu sliku, poput grafikona, koji možete dati svom timu ili prikazati na pogodnoj lokaciji u vašoj kancelariji. Svaki član vašeg tima mora shvatiti važnost blagovremenog ispunjavanja ključnih događaja. Ako nisu u stanju da to prepoznaju, onda je to pitanje koje treba odmah rešiti.

Ako vaš tim ne može da ispuni rokove, trebalo bi da se održi sastanak zašto se to dogodilo i šta možete učiniti da povećate produktivnost u budućnosti.

Jedan od pogodnih načina da prezentujete ključne događaje vašeg projekta je pomoću prikaz Gantt Chart. Ovaj prikaz možemo napraviti ručno ili automatski u nekom softveru pa je to još jedna u nizu predosti koju MS Project nudi,

Gantt dijagram je grafički prikaz svih aktivnosti, podfaza i faza projekta, kao i njihovih međusobnih odnosa (veza) u realnom vremenu. Gantt dijagram prikazuje vaš raspored projekata i pomaže u održavanju produktivnosti vašeg tima. Daje prikaz svih aktivnosti koje je potrebno obaviti, vreme za koje se očekujete da će svaka aktivost trajati i odnos između različitih aktivnosti osiguravajući da posao bude završen efikasno i po planu.

U prikazu Gantt Chart aktivosti su predstavljene trakama, a milestone-ovi su prikazane kao dijamanti (rombovi).

Milestone u MS Projectu

Ključne tačke mogu biti korisne kada kreirate izveštaj za klijenta, sponzora ili pretpostavljenog. U mnogim profesionalnim situacijama, verovatno ćete morati redovno da pripremate izveštaje o napretku, kako biste sponzorima ili nadređenima pokazali kako napredujete sa projektom.

Ključne tačke bi trebalo da vam pruže sve detalje kako biste na najbolji način predočili sve tražene informacije o napredovanju projekta.