Događa se kako velikim tako i malim projektima da u nekom trenutku svog životnog ciklusa skrenu sa pravog puta i krenu u pogrešnom smeru. Više je različitih razloga koji mogu dovesti do toga.
Ponekad je razlog loša organizacija, loša procena trajanja projektnih aktivnosti ili loša procena resursa. Razlog može biti i neiskustvo članova projektnog tima, član projektnog tima koji ne može da uravnoteži svoje opterećenje ili odluka o budžetu koja dovodi do toga da imamo manje resursa nego što je optimalno potrebno za uspešnu realizaciju projekta.
Razlozi mogu biti stvarno različiti, ali rezultat je isti – projekat će kasnitit ili će budžet biti prekoračen.
U određenom smislu, nije toliko ni važno zašto je projekat krenuo u pogrešnom pravcu, ali definitivno je važno kako ćemo ga vratitit na pravi put.
Da biste se vratili na pravi put, zamislite preostali posao kao novi projekat. Razvijte revidirani plan projekta, najavite svoj plan organizaciji i pomno pratite svoj učinak. Ono što pomaže da projekat završimo u planiranom roku i ispoštujemo planirani budžet je svakako poznavanje prave metodologije o kojoj smo pisali u ovom uputstvu za upravljanje projektima. Jedino uz pravu metodologiju upravljanja projektima znaćete koji su sve elementi potrebni da svoj projekat dobro isplanirate a kasnije pratite i kontrolišete i naravno na kraju uspešno završite.
Sledeći saveti vam mogu pomoći da vratite projekat na pravi put bez obzira na njegovu veličinu i kompleksnost.
I – Prepoznajte znakove ranog upozorenja i delujte brzo
Problemi koji se mogu desiti na projektu se ne rešavaju magičnim štapićem. Što se ranije u toku trajanja životnog ciklusu projekta suočite sa ovim problemima, imaćete više opcija za njihovo rešavanje.
Da biste imali opcije za rešavanje problema na projektu potrebno je da tokom životnog ciklusa projekta redovno ažurirate status projekta. Ohrabrite svoj tim da predvidi preostali posao, uzimajući u obzir sve promene plana projekta kako bi se potencijalno klizanje što pre identifikovalo.
A da biste ovo postigli, koristite proverene softvere za upravljanje projektima poput MS Project-a ili Oracle Primavere P6. Softver će vašem timu pomoći da u realnom vremenu vidi i zna gde se projekat nalazi u svakom trenutku, kao i koje su njihove odgovornosti kao članova tima prema projektnim aktivnostima.
Ovo pomaže da svi imaju jasnu i identičnu sliku o toku i realizaciji projekta. Znaćete, u realnom vremenu, kada će se vaš projekat završiti, koliko će trajati i koliko će koštati. Ako je došlo do bilo kakvih odstupanja u odnosu na plan po pitanju trajanja projekta ili budžeta, znaćete kolika su ta odstupanja i na kojim projektnima aktivnostima i resursima su se odstupanja javila. Kada znate u svakom trenutku šta se dešava sa vašim projektom, imaćete vremena da preduzmete odovarajuće akcije i reagujete.
II – Otkrijte pravi razlog odstupanja realizacije u odnosu na plan
Ne žurite sa rešenjem problema bez prethodnog utvrđivanja razloga. Odvojite vreme da sagledate i razumete osnovni uzrok problema. Svako ishitreno reagovanje može doneti više štete nego koristi. Razgovarajte sa svojim timom jer otvorena i transparentna komunikacija u timu sigurno je dobar put ka uspešnoj realizaciji projekta. Pokušajte da sagledate i iz ugla vaših saradnika zašto je nešto krenulo loše na projektu i poslušajte i njihove ideje za rešenje nastalog problema.
Zalaganje vašeg tima za bilo koji novi plan koji će projekat gurati napred biće presudni doprinos uspehu projekta.
III – Ponovo pregledajte prvobitni plan projekta
Ne zaboravite zašto uopšte pokrećete projekat. Setite se projektnog zadatka, definisanih ciljeva i osnovne svrhe rada. Lako je usredsrediti se na one aktivnosti koje su potrebne da se ispoštuje rok završetka, ali treba biti svestan i eventualnih posledica takvih akcija na ukupan ishod projekta. Možda ćete uspeti da postignete taj rok angažovanjem dodatnih resursa na projektu, ali ako ovaj plan uništava ukupan budžet, to nije pravi put.
Odlučnost da projekat završite na vreme je za svako divljenje i poštovanje, ali ako vam onemogući ispunjavanje drugih obaveza, to može biti katastrofalno za vašu organizaciju. Uvek pregledajte finansije i svoje resurse u odnosu na ukupan poslovni plan. A zatim donesite odluku šta je najbolje učiniti.
IV – Pregledajte svoje resurse i veze između projektnih aktivnosti
Kada se pojave problemi sa kašnjenjem, lako je dodati nove ljude na već haotični projekat i proširiti tim. Ovakva reakcija, međutim, ne daje uvek odličan rezultat, posebno ukoliko angažujemo nedovoljno iskusne ljude ili dovodimo potpuno nove saradnike u već formiran tim.
Umesto toga, kada vaš projekat kasni, razmotrite neke od sledećih opcija da biste svoj projekat vratili na pravi put jer često mogu biti korisnije od jednostavnog dodavanja ljudi.
A te opcije su:
- Angažujte prave i kompetentne ljude za obavljanje pravih aktivnosti. Možda ćete morati da izvršite ponovno delegiranje i preraspodelu posla, ali pravi ljudi na pravom mestu vode ka sigurnom uspehu.
- Proverite da li možete da napravite novo raspoređivanje, odnosno planiranje aktivnosti i veza između njih. Na primer umesto postojeće veze Finish-to-Start, kada su aktivnosti redno vezane, promeniti vezu u Start-to-Start gde će aktivnosti krenuti u isto vreme i paralelno se odvijati. Na ovaj način dobićete na vremenu.
- Da biste skratili trajanje projekta, potrebno je skratiti trajanje aktivnosti na kritičnom putu. Utvrdite koji su to iskusni članovi tima koje sa nekritičnih aktivnosti možete prebaciti i angažovati za obavljanje aktivnosti na kritičnom putu.
- Ako je neophodno, kao opcija je i ubacivanje prekovremenog rada kako bi se skratilo trajanje aktivnosti.
Ovo je često prva misao kada raspored kasni. Naravno ne treba da bude praksa i nije jedino rešenje za ovakve situacije, već ga treba iskoristiti onda kada je zaista neophodno. Prekovremeni rad, ukoliko mu se često pribegava, neće doneti uvek viši nivo produktivnosti. Umesto toga, članovi tima mogu vremenom postati demotivisani, umorni a njihova produktivnost će se smanjiti što naravno neće imati pozitivnog uticaja na projekat.
Fokusirajte se na sposobnost, a ne na dostupnost. Dodajte resurse sa pravim iskustvom i veštinama kako bi mogli da daju svoj maksimum na poslovima gde su angažovani.
V – Potražite nova rešenja
Pogledajte obim projekta i postavite pitanje:
- Da li je planirano nešto što ne treba da bude ovde?
- Da li su u planu prisutne i neke aktivnosti ili isporuke koje bi mogle biti odbačene ili umanjene, a da se ispune prvobitni zahtevi?
Pri ponovnom planiranju ili ponovnom određivanju prioriteta, budite oprezni jer je moguće da ćete žrtvovati kvalitet radi efikasnosti. Vreme se često može uštedeti brisanjem nekih aktivnosti, npr. testiranja i validacije. Čak se i troškovi mogu smanjiti na ovaj način jer zapravo se smanjuje obim projekta, ali uvek imajte na umu kvalitet. Nemojte dozvoliti da na kraju projekta on postane još skuplji zbog nekih neracionalno donešenih odluka.
Pregledajte planirane isporuke i aktivnosti i uklonite nebitne stvari.
VI – Razgovarajte sa klijentom
Jasno je da niko od nas ne voli da deli svoje nevolje sa klijentima. Međutim, ako je komunikacija zdrava, vaš klijent će sarađivati sa vama u cilju da se pronađe najbolje rešenje na obostrano zadovoljstvo. Pokrenite dijalog i razvijte izvodljiv plan. Započnite tako što ćete sa klijentom promeniti delove plana, poput rasporeda aktivnosti ili dogovorenih faza. Možda ćete postići dogovor da produžite rok završetka projekta, ali ipak pružite klijentu ključne izlaze projekta i kvalitet kakav očekuje.
VII – Pregledajte radne procese
Vrlo često mnoge stvari radimo po nekim ustaljenim navikama i procesima. To znači da smo možda skloni da nastavimo da radimo i na haotičnom projektu na isti način kao i uvek, jer smo na to navikli. Ali kada smo svesni da se projekat muči i da nešto nije u redu, vreme je da pronađemo novi pristup. Kreativniji i bolji. Uvek treba razgovarati sa svojim timom. Ti razgovori vam mogu pomoći da prepoznate neefikasnost i uska grla, a zajedno sa timom možete smisliti pametnije načine za obavljanje posla.
VIII – Nastavite da upravljate timom
Upravljanje timom je mnogo lakše kada sve ide kako treba. Ali iskustvo se stiče i u ne tako komfornim situacijama. Zato kao menadžer projekta, nastavite da razgovarate sa timom i pobrinite se da svima bude jasno šta se od njih očekuje. Uloge i odgovornosti su nešto što se definiše još u projektnom zadatku, pre početka samog projekta i što svako od članova tima treba jasno da zna.
Moral takođe može da pati kada stvari pođu krivim putem jer članovi tima osećaju da nisu isporučili ono što se od njih očekuje, takođe se mogu obeshrabriti ako misle da su deo potencijalno neuspešnog poduhvata. Dakle, ne zaboravite da razgovarate sa ljudima, da pohvalite kada je nešto dobro i da otvoreno pričate o problemima i njihovom rašavanju. Proverite sopstveno ponašanje. Vođenje ličnim primerom je najvažnije kada su teška vremena.
IX – Napravite plan upravljanja rizikom
Kada razvijete revidirani plan projekta, velika je verovatnoća da ćete imati dodatne projektne aktivnosti koje treba obaviti, nove članove tima koji treba da uključite i gust raspored. Iako ćete možda moći da razvijete plan koji ima šanse da ispuni svoje ciljeve, plan će najverovatnije imati rizike. Tačnije, potpuno je sigurno da na svakom projektu vrebaju pretnje, odnosno rizici.
Identifikujte, analizirajte i planirajte rizike na projektu kako biste umanjili negativan uticaj tih rizika. Za one rizike kojim ćete se proaktivno baviti, uradite sledeće:
- Pokušajte da smanjite verovatnoću da se oni pojave
- Razviti planove za nepredviđene slučajeve, u slučaju da se dese
- Neprestano ažurirajte svoj plan upravljanja rizikom u toku realizacije projekta
- Pažljivo pratite i kontrolišite performanse do kraja projekta
Uverite se da vaš projekat ponovo ne skreće sa puta tako što ćete uraditi sledeće:
- Često pratite performanse i upoređujte stvarnu realizaciju na terenu sa ugovorenom realizacijom.
- Izveštavajte zainteresovane strane o svom tekućem napretku
- Odmah rešite sve probleme koji se pojave
I na kraju da biste što uspešnije izbegli da vaš projekat uopšte skrene sa pravog puta i eventualno doživi neuspeh, u samom startu povedite računa o sledećim stvarima:
- Mnogi projekti propadaju zbog lošeg planiranja
Ciljevi, zahtevi projekta i glavne prekretnice trebalo bi biti jasno merljivi i koncizno opisani. Ne samo da bi se sve zainteresovane strane složile oko zahteva, već da bi i svi članovi tima tačno razumeli svoje uloge i odgovornosti na projektu.
- Mnogi projekti nailaze na poteškoće zbog nedostatka komunikacije
Imajte na umu da nedostatak komunikacije može značiti mnogo stvari:
- Ne komuniciranje omiljenom metodom zainteresovanih strana (telefon u odnosu na e-mail),
- Nerazumevanje dubine ili širine postavljenih zateva (analiza zainteresovanih strana)
- Ne identifikovanje značaja komunikacije sa pojedinačnim zainteresovanim stranama (uticaj zainteresovanih strana)
Svaka od ovih zamki može dovesti do neuspeha projekta. Uloga menadžera projekta je da obezbedi pružanje prave poruke u pravo vreme pravim ljudima.
- Projekti doživljavaju neuspeh ako ne dokumentujete sva dešavanja na projektu
Obično svi projekti treba da dokumentuju granice opsega, troškova, rasporeda i kvaliteta. Opet, ova ograničenja moraju da uključuju ono na šta se projekat odnosi, kao i ono što projekat isključuje. Ovo je puna definicija osnovnog stanja projekta.
- Nedosledni, retki i nedovoljno detaljni izveštaji o statusu mogu ukazivati na to da je projekat u nevolji
Izveštaji o statusu projekta treba dosledno da ukazuju na stvarno stanje projekta u odnosu na planirane troškove i raspored. Odstupanja u pojedinačnim pokazateljima ili rastući trend tokom vremena treba da podstaknu menadžera projekta da sprovede dalje analize rizika i napore za ublažavanje kako bi se projekat vratio na planirani nivo.
- Nefunkcionalan projektni tim
Pokretač za probleme u upravljanju projektima je nepovezani tim. Sukobi ličnosti, problemi sa poverenjem ili stalne promene članova projektnog tima mogu odvesti projekat u propast. Podrazumeva se da je upravljanje projektom u osnovi vođstva. Zato upravljanje komunikacijom, upravljanje resursima i stakeholderima na projektu je još jedna važna veština i sposobnost svakog dobrog menadžera projekta.
Upravljanje projektima je izazov, a prepoznavanje specifičnih znakova da sa projektom nešto nije u redu je veština koju možete steći i razviti primenom prave metodologije upravljanja projektima.