Primavera P6 – kartica Notebook
Notebook u Primaveri P6 se koristi za dodeljivanje specifičnih karakteristika projektnim aktivnostima. Teme za napomene (Notebook) su dostupne na sledećim nivoima:
Ovo je odličan način da se zabeleže događaji nastali tokom životnog ciklusa projekta. Kako se dešavaju neizbežne promene obima, promene rokova i tokova posla, Notebook se može koristiti za čuvanje zapisa povezanih sa promenama u vezi konkretnih projektnih aktivnosti.
Kartici Notebook se pristupa u donjem odeljku sa detaljima.
Slika 1
Oblast Notebook-a je podeljena na dva dela:
- Notebook Topic – oblast liste tema koje su dodeljene projektnoj aktivnosti, sa leve strane i
- Odgovarajuće informacije o temi Notebook-a, sa desne strane.
Ove dve oblasti su podeljene pokretnom vertikalnom trakom kao što je prikazano na gornjoj slici. Da biste videli dostupne teme, kliknite na dugme Add koje se nalazi u donjem levom uglu ekrana.
U prozoru koji se tom prilikom otvara možemo da skrolujemo nadole i vidimo sve teme Notebook-a koje su kreirane u sistemu. Teme Notebook-a mogu se smatrati naslovima predmeta. Može postojati onoliko tema koliko vam je zaista potrebno i koje su povezane sa bilo kojom ili svim aktivnostima u okviru rasporeda, kao što je prikazano na donjoj slici.
Slika 2
Ako ne možemo da pronađemo temu Notebook-a koja ima odgovarajući naslov za naš predmet, sami možemo dodati potrebne teme na sledeći način. Iz menija Admin na vrhu ekrana potrebno je izabrati Admin Categories a zatim Notebook Topics.
Slika 3
U ovom dijalogu možemo dodati teme pomoću dugmeta Add, birajući da li će se tema videti u prikazu EPS, Project, WBS ili Activities, ali takođe možemo formirati i potpuno nove teme Notebook-a koje mogu biti prikazane na istim ovim nivoima kao što je prikazano na gornjoj slici.
Primer dodavanja beleški o promenama projektne aktivnosti
Ako želimo da unesemo izmene vezane za određenu aktivnost, mogli bismo da izaberemo Changes kao temu Notebook-a i unesemo naše objašnjenje za te promene, kao što je prikazano na donjoj slici.
Slika 5
Nakon što smo izabrali temu našeg Notebook-a, kliknemo na dugme za izmenu – Modify, koje se nalazi na desnoj strani i unesemo odgovarajuće podatke, kao na donjoj slici.
Možemo da prilagodimo font, da napravimo liste, dodamo slike, tabele kao i da koristimo hyperlinkove. Takođe, možemo da kopiramo i nalepimo informacije napomenama.
Međutim, pošto neki dokumenti sadrže složeno formatiranje ili velike količine podataka i slika, to može izazvati probleme sa performansama kada otvorimo projekat. Preporučljivo je da stvari uvek budu jednostavne u oblasti beležnice, kao što je prikazano na donjoj slici.
Nakon dodavanja napomene kartica Notebook za konkretnu aktivnost izgledaće kao na slici.
Tema Change je samo jedna od tema Notebook-a koju možemo koristiti u Primaveri P6 . Pored ove teme postoje i brojne druge teme gde možemo zabeležiti ključne informacije za konkretnu projektnu aktivnost.
Neke od tema su:
- Lessons Learned – naučene lekcije
- Anticipated Problems – očekivani problem
- Corrective Actions – korektivne mere
- Scope – obim….
- Objectives – ciljevi
- Sponsor Feedback – povratna informacija od sponzora
- Constraints – ograničenja projekta
- …
Na primer, tema Lessons Learned je jedna od veoma korisnih za svaki budući projekat i svakog ko želi da se ozbiljno i profesionalno bavi upravljanjem projektima.
Naravno znamo, da dokazano najbolja metodologija za upravljanje projektima jasno kaže da je dokumentovanje naučenih lekcija obaveza projekt menadžera. Dakle, jako bitan zaključak svakog projekta. Naučene lekcije pomažu svim budućim projekt menadžerima da uče na tuđim greškama i da koriste dobru praksu koju su uspostavili prethodni projekt menadžeri. Skraćuje, odnosno ubrzava proces stvaranja kvalitetnih projekt menadžera. Ima za cilj unapređenje samog procesa upravljanja projektima na nivou cele kompanije.
Beleške mogu pružiti odličan istorijski zapis o napretku projekata. Dobar su način za snimanje:
- crteža,
- beleški,
- poruka,
- izveštaja o nepovoljnim vremenskim prilikama,
- računa i
- drugih dokaza o ukupnom učinku projekta.
U zavisnosti od vaše industrije, ovaj tip detaljnog praćenja dokumenata može se koristiti za buduće projekte i unapređenje samog procesa u vašoj kompaniji. Notebook vam nudi mogućnost da pratite sve probleme i izazove u vezi sa projektom, kao i da čuvate dodatne informacije u vezi sa projektnim aktivnostima.
Često se dešavaju nepredviđene situacije tokom životnog ciklusa projekta, a mogućnost da se te promene dokumentuju i čuvaju, kao i da se prenesu projektnom timu može biti od neprocenjive vrednosti za uspeh projekta.
Ponekad ove beleške mogu da istaknu probleme koji se možda ne pojavljuju rutinski u zakazanim aktivnostima. Problemi mogu biti povezani sa dekompozicijom posla (WBS), projektnim aktivnostima ili čak resursima. Kao što smo već videli, Primavera P6 obezbeđuje skup standardnih tema za Notebook, ali Vam daje mogućnost da sami dodate teme u skladu sa zahtevima projekta.
Ovo je jedna od oblasti koju detaljno obrađujemo na našoj