Uvođenje ISO standarda – korak po korak
U današnjem konkurentnom poslovnom okruženju kvalitet, efikasnost i usklađenost sa međunarodnim standardima nisu samo prednosti, već nužnost. ISO standardi mogu značajno poboljšati poslovne procese, povećati poverenje klijenata i osigurati dugoročnu održivost na tržištu.
Postoji teza, da će u budućnosti na svetskom tržište moći da istupe samo kompanije koje poseduju svest o značaju ISO standarda. Kompanije koje uspešno implementiraju ISO standard i prate efikasnost kao i mogučnosti za poboljšanje, postaće uzor ostalim kompanijama kao i sinonim za dobru praksu i svestranost u poslovanju. No, kako uspešno sprovesti ovaj proces?
U ovom blogu vodićemo te kroz sve korake potrebne za implementaciju ISO standarda, pružićemo ti korisne savete i pokazati kako ovaj poduhvat možeš sprovesti na najučinkovitiji način od početka do kraja.
Sta je to standard i koji je njegov značaj?
Standard je dokument u kome se definišu pravila koja treba poštovati, smernice ili karakteristike za aktivnosti ili njihove rezultate (proizvod ili usluga mogu biti taj rezutat) radi postizanja optimalnog nivoa uređenosti u kompaniji koji nužno zahteva današnji način života i rada.
Standardi u velikoj meri imaju pozitivan uticaj na većinu aspekata naših života. Mi taj uticaj olako shvatamo, naviki smo i prihvatili da to tako treba da bude. Oni obezbeđuju željene karakterisitike proizvoda i usluga kao što su kvalitet, pozitivno delovanje na životnu sredinu, bezbednost, pouzdanost, efikasnost i zamenljivost.
Kada su proizvodi i usluge u skladu sa našim očekivanjima, mi to uzimamo zdravo za gotovo i nismo ni svesni uloge standarda. Međutim, ako standardi ne bi postojali, to bismo veoma brzo primetili. Svako odstupanje od kvaliteta na koji smo navikli, dovelo bi do smanjenja satisfakcije i potreba za uživanjem određenih proizvoda. Smetalo bi nam što su proizvodi lošeg kvaliteta, što nisu odgovarajući, odnosno nekompatibilni sa opremom koju već posedujemo ili su nepouzdani i opasni.
Kada proizvodi, sistemi, mašine i uređaji rade dobro i bezbedno to je uglavnom zato što ispunjavaju zahteve standard. Kada se sledeći put odlučiš da isprobaš neki novi brend i on te ostavi bez reči zbog svojih karakteristika, pouzdanosti i kvaliteta, obavezno se zapitaj da li bi zadovoljstvo bilo jednako da ta kompanija nije primenila standarde u svom radu i proizvodnji. Sama reč standard podrazumeva neki nivo koji je postavljen, ispod tog nivoa ni jedna ozbiljna kompanija ne bi smela da usmerava svoje poslovanje.
Korak 1: Razumevanje ISO standarda i njihovih prednosti
Prvi korak ka implementaciji ISO standarda jeste razumevanje šta oni predstavljaju i koje su njihove koristi za tvoje poslovanje. U zavisnosti od konkretne branše i vrste proizvoda i usluga, postoje standardi koji nisu primenljivi u tvojoj sferi i oni koji to jesu, ovi drugi mogu u drastićnoj meri poboljšati tvoje poslovanje i proizvodnju . ISO (Međunarodna organizacija za standardizaciju) razvija standarde koji pomažu organizacijama da poboljšaju kvalitet proizvoda i usluga, povećaju bezbednost, smanje troškove i povećaju zadovoljstvo kupaca konzumacijom proizvoda.
ISO standardi su razvijeni kako bi organizacijama omogućili bolju kontrolu nad poslovnim procesima, poboljšali efikasnost i osigurali visok nivo kvaliteta. Neki od najznačajnijih standarda su:
- ISO 9001 – Sistem menadžmenta kvalitetom, osmišljen za poboljšanje zadovoljstva kupaca kroz optimizaciju procesa i stalno unapređenje kvaliteta proizvoda i usluga. ISO 9001 predstavlja široko primenljiv standard koji se može primeniti u različitim vrstama industrija i u različitim organizacijama, počevši od proizvodnje do uslužnih delatnosti.
- ISO 14001 – Sistem menadžmenta zaštite životne sredine, koji pomaže organizacijama da minimiziraju negativan uticaj na okolinu i poboljšaju ekološku efikasnost. Standardi vrste ISO 9000 I ISO 14000 stekli su svetsku reputaciju kao generički standardi sistema menadžmenta, to dalje znači da se mogu primeniti u svim organizacijama, nezavisno od njihih karakteristika, veličine, finalnog proizvoda ili usluga. Mogu se primeniti dakle na bilo koji sektor i bilo koju organizaciju u okviru tog sektora, bez obzira da li se radi o poslovnoj organizaciji, da li je u pitanju javno preduzeće ili pak državna ustanova. Više o ovom standardu klikom na link ISO 14001 – zaštita životne sredine
- ISO 27001 – Sistem menadžmenta bezbednošću informacija, namenjen zaštiti osetljivih podataka od pretnji i neovlašćenog pristupa. Ovaj standard je usmeren ka tome da u fizičkom i tehničkom smislu obezbedi IT infrastrukturu i zaštiti osetljive informacije, njihovo korišćenje i zloupotrebu. Standard ISO 27001 sadrži sledeće mere zaštite: tehničke ( pravo pristupa, lozinke), administrativne ( procedure, pravilnici), fizičke ( video nadzor, zaštita prostorije).
- ISO 45001 – Sistem menadžementa bezbednošću i zdravljem na radu, koji smanjuje rizike povreda i poboljšava sigurnost radnog okruženja. Interes svakog društva, kompanija kao i pojednca unutar njih jeste da omogući najviši nivo bezbednosti, kako bi se neželjene posledice, profesionalne bolesti i povrede svele na minimum. U svakoj organizaciji treba da postoji radno okruženje u kome se svi radnici osećaju bezbedno i u kome mogu sa zadovoljstvom obavljati svoja zaduženja bez straha da mogu biti izloženi događajima koji mogu ugroziti njihov život i zdravlje. Više o ovom standardu klikom na link ISO 45001 – zaštita na radu i bezbednost radnika
- ISO 50001 – Sistem menadžmenta energijom, usmeren na optimizaciju potrošnje energije i smanjenje operativnih troškova. Standardom su postavljeni okviri za namerno kontrolisanje potrošnje energije i poboljšanje energetske efikasnosti. Ovaj standard je izuzetno važan zbog nedostatka energije i zaštite životne sredine, kao i velikih klimatskih promena koje su direktno prouzrokovane neracionalnom potrošnjom energije.
Prema istraživanju iz 2022. godine, preko 1.2 miliona organizacija širom sveta ima ISO 9001 sertifikat, dok je broj firmi sa ISO 14001 sertifikatom premašio 400.000.
Ovi brojevi govore u prilog tome da standardizacija donosi konkretne koristi i poboljšava poslovne performance kompanijama koje ulože u njihovu immlementaciju i praćenje.
Identifikuj koji standard(i) su najrelevantniji za tvoje poslovanje i definiši ključne ciljeve implementacije. Mnoge kompanije uvođenje standard u svoje poslovanje posmatraju kao nepotrebni trošak, jer immplementacija podrazumeva troškove za edukaciju zaposlenih, kao i za praćenje toka i stalno unapređenje procesa, zaposlenih i same firme.
Korak 2: Angažovanje menadžmenta i zaposlenih
Uspešna implementacija ISO standarda zavisi od podrške menadžmenta i zaposlenih. Važno je da rukovodstvo jasno komunicira prednosti standardizacije i osigura potrebne resurse za sprovođenje procesa. Menadžment preduzeća koje uvodi ISO standarde mora neprestano da stoji na raspolaganju, i u ovom bitnom projektu za svaku kompaniju neprestano pruža podršku uvođenju sistema.
Preporučujemo sledeće korake:
- Organizuj sastanke kako bi tvoj tim bio informisan o ISO standardima.
- Objasni koristi i potencijalne izazove zaposlenima.
- Odredi osobu ili tim odgovoran za implementaciju standarda.
- Osiguraj neophodne obuke i treninge svim osobama koje učestvuju u standardizaciji kompanije.
Kada su svi u kompaniji informisani i angažovani, proces će teći mnogo lakše i brže.
Korak 3: Analiza trenutnog stanja i identifikacija praznina
Pre nego što započneš sa implementacijom, potrebno je sprovesti detaljnu analizu trenutnih poslovnih procesa. To uključuje:
- Pregled postojećih politika, procedura i dokumenata u tvojoj firmi.
- Upoređivanje trenutne prakse sa zahtevima standarda, da odrediš gde si i koliko trebaš da promeniš svoju praksu i način dosadašnjeg rada da bi ispunio uslove .
- Identifikaciju praznina i oblasti koje treba poboljšati.
- Definisanje akcionog plana za brzo i efikasno popunjavanje tih praznina.
Ovaj korak je ključan jer omogućava da se ISO standard ne uvodi nasumično, već planski i strateški, što omogućava i manje troškove samog uvođenja.
Korak 4: Razvoj i implementacija potrebnih procedura
Nakon identifikacije praznina, sledeći korak je razvoj i implementacija neophodnih procedura i politika koje su usklađene sa ISO standardom. Ovo uključuje:
- Kreiranje novih dokumenata i reviziju postojećih.
- Uvođenje kontrolnih mehanizama za praćenje kvaliteta i usklađenosti,nakon implementacije je neophodno kontinuirano praćenje procesa.
- Definisanje odgovornosti i nadležnosti u okviru organizacije, sa jasnim zaduženjima svakog pojedinca .
- Implementaciju sistema praćenja i evaluacije procesa.
Strukturisana dokumentacija i precizne smernice omogućavaju lakše sprovođenje i nadzor nad implementacijom standard u svakoj fazi.
Korak 5: Obuka i podizanje svesti zaposlenih
Jedan od najvažnijih faktora za uspešnu implementaciju ISO standarda je edukacija zaposlenih. Obezbedi obuke koje će im pomoći da razumeju zahteve standarda i nauče kako da ih primene u svakodnevnom radu. Zaposleni moraju da znaju značaj uvođenja konkretnog standard u poslovanje, da bi mogli više i ozbiljnije da se posvete samom procesu uvođenja.
Preporučujemo:
- Organizovanje radionica i seminara.
- Kreiranje internih priručnika i vodiča.
- Kontinuiranu komunikaciju o poboljšanjima i novim procedurama.
Uključivanjem zaposlenih u proces, povećavaš njihovu motivaciju i osiguravaš dugoročnu uspešnost implementacije. Potrudi se da edukuješ svoje zaposlene koliko je uvođenje standarda bitno za savladavanje konkurencije, dobijanje tendera i povećanje zarade tvoje kompanije.
Korak 6: Interna provera i priprema za sertifikaciju
Pre nego što podneseš zahtev za sertifikaciju, potrebno je sprovesti internu proveru kako bi bilo gotovo sigurno da su svi procesi usklađeni sa standardom. To uključuje:
- Proveru dokumentacije i evidencija.
- Simulaciju audita.
- Ispravljanje eventualnih nedostataka.
- Konsultacije sa eksternim stručnjacima ako je potrebno.
Tek nakon što postoji sigurnost da su svi zahtevi ISO standarda ispunjeni, možeš podneti zahtev za sertifikaciju tvoje kompanije.
Korak 7: Sertifikacija i kontinuirano unapređenje
Nakon uspešnog audita, tvoja organizacija dobija ISO sertifikat, ali posao tu ne prestaje. Standardizacija nije jednokratni proces, već kontinuirano poboljšavanje. Potrebno je redovno:
- Održavati interne provere.
- Pratiti efikasnost sistema.
- Ažurirati dokumentaciju prema novim zahtevima jer živimo u dinamičnom okruženju.
- Implementirati inovacije i poboljšanja sistema.
ISO sertifikacija je moćan alat za rast i razvoj, ali njena prava vrednost dolazi iz dosledne primene i stalne optimizacije, prepoznavanje mogućnosti za nadogradnju.
Zanimljivosti o ISO standardima
ISO 9001 standard koristi se u više od 170 zemalja širom sveta.
Japan je među prvima usvojio ISO 14001 zbog svog visokog standarda ekološke odgovornosti.
ISO 27001 postaje sve popularniji zbog rasta sajber pretnji, a globalna tržišna vrednost sertifikovanih kompanija premašuje 5 milijardi dolara.
Započnite proces odmah!
Implementacija ISO standarda može zvučati kao izazovan proces, ali uz pravi pristup i stručnu podršku, možeš ga uspešno sprovesti i unaprediti poslovanje. Nemoj da čekaš – sada je pravo vreme da preduzmeš prvi korak!
Ako ti je potrebna pomoć u procesu implementacije, kontaktiraj nas danas i saznaj kako možemo doprineti tvom uspehu. Tvoja budućnost počinje sada – iskoristi priliku i osiguraj svoje mesto na tržištu kroz sertifikaciju! Nemoj prepustiti velike poslove konkurenciji, samo zato što nemaš sertifikat! Sve je više javnih nabavki koje kao preduslov zahtevaju posedovanje ISO sertifikata. Zašto da gubiš tendere i veliku zaradu, mi ćemo ti pomoći u tome!
Za samo 20 dana možeš imati svoj sertifikat.
Sve o uvođenju ISO standarda i na koji ti načim možemo pomoći da ih uvedeš i da se uspešno sertifikuješ možeš pročitati ovde: