12 saveta za uspešno delegiranje | Project Management Srbija

12 saveta za uspešno delegiranje

12 saveta za uspešno delegiranje

12 saveta za uspešno delegiranje

Delegiranje

Na prvi pogled, delegiranje može da stvori više problema nego koristi. Međutim, efikasnim delegiranjem možete uveliko proširiti količinu posla koju možete izneti.

Kao menadžer, jednostavno ne možete sve sami postići. Da biste postigli efikasne rezultate, morate imati spremnost i poverenje da delegirate zadatke i radite sa drugima. Delegiranje je jedna od ključnih menadžerskih veština jer delotvornim delegiranjem poručujete zaposlenima da imate poverenja u njihovu sposobnost da završe posao ili projekat.

Delegiranje – jedna od ključnih menadžerskih veština

Kada napravite takav raspored posla da radite na zadacima koji su vam najveći prioritet, a ostali u timu rade na smislenim i izazovnim zadacima, onda imate recept za uspeh. Kroz efikasno delegiranje možete proširiti opseg onoga što možete postići, kao i razvijati veštine i snage tima kojim upravljate. Delegiranje je temeljni element uspešne kompanije i jedan od moćnih alata upravljanja vremenom.

Može proširiti vaš kapacitet kao menadžera. To poboljšava vašu produktivnost i povećava stopu uspešnosti vašeg tima. Ujedno i motiviše članove vašeg tima, povećava njihovu snagu i njihovo samopouzdanje.

Da biste efikasno delegirali, potrebno je da izaberite prave zadatke za delegiranje, prepoznate prave ljude kojima biste delegirali određene zadatke i delegirate na pravi način. Ovo su saveti koji vam mogu u tomr pomoći.

Delegirajte iz pravih razloga

Ignorisanje neprijatnog zadatka zato što ga ne želite, nije prikladan i dobar razlog da biste se odlučili za ga delegirate. Kao što nije ni razlog za delegiranje vaša nedovoljno dobra organizacija ili zato što se osećate nesigurno i nespremno da nešto uradite. Delegiranje bi trebalo da se desi kada je neko drugi bolje kvalifikovan za obavljanje određenog posla, kada je neko jednako kvalifikovan, ali ima više vremena od vas da se posveti određenom zadatku. Ili kada delegiranje zadatka saradniku, omogućava da se posvetite prioritetima i važnijim pitanjima koje neko drugi ne može da realizuje jednako uspešno kao vi.

12 saveta za uspešno delegiranje

Ako se na odgovarajući način koristi, delegiranje može biti moćan motivacioni i osnažujući alat u jednoj kompaniji. Ovi saveti vam mogu pomoći u tome.

Delegirajte zadatke na vreme

Potrudite se da delegirate zadatak na vreme kako biste izbegli nepotreban pritisak. Ta taj način ćete osigurati da vaš saradnik ima vremena da preuzme odgovornost za svoj rad. To omogućava osobi kojoj ste dodelili određene zadatke da napravi svoj plan rada i racionalno upravlja svojim vremenom.

Za svaki od zadataka izaberite pravu osobu

Procenite sposonosti i veštine svojih saradnika u timu i zadatak dodelite najprikladnijoj osobi za to. Članovi tima razlikuju se po obrazovanju, radnom iskustvu, toleranciji i veštinama rešavanja problema, što je sve veoma važno razmotriti pre nego što se odlučite kome ćete poveriti zadatak. Delegiranje pruža članovima tima mogućnosti da uče i razvijaju se. Oni razvijaju osećaj da im se veruje kao i osećaj poštovanja i pripadnosti. Od vas se očekuje i da podržavate svoje saradnike pružanjem dodatnih obuka, uputstava i nadzora.

Komunicirajte racionalno i korisno

Navedite razlog obavljanja zadatka kao i kako će on doprineti ciljevima kompanije ili tima. Takođe, istaknite na koji način bi delegirani zadatak mogao da koristi samoj osobi koja preuzima odgovornost za njegovu realizaciju. Nemojte zaboraviti da rutinski zadatak za vas, može biti sasvim novi izazov za vašeg saradnika.

Prenesite celokupni zadatak jednoj osobi

Prenošenje celokupnog zadatka vašem saradniku će dati osećaj odgovornosti, povećaće njegovu motivaciju, a izbeći ćete i nejasnoće koje se mogu javiti po pitanju odgovornosti. U suprotnom, različiti ljudi će imati različite ideje o tome ko, šta i na koji način treba da radi što može dovesti i do bespotrebnih konflikata u timu.

Postavite jasne ciljeve i očekivanja

Budite jasni i konkretni o onome što se očekuje. Postavite jasne ciljeve i očekivanja. Podelite sa svojim saradnicima sve informacije koje imate u vezi sa postavljenim zadatkom kako biste im olakšali mogućnost realizacije i postizanje uspeha. Budite spremni da prihvatite zasluge vaših saradnika za uspešno realizovan zadatak.

Prenesite odgovornost i ovlašćenja

Stvorite takve uslove i atmosferu da vaš saradnik ima odgovarajuću odgovornost i ovlašćenja za zadatak koji mu je delegiran. Dozvolite mu da obavlja zadatak na način koji sam odabere i nemojte se mešati sve dok su rezultati onakvi kakvi se očekuju. Budite spremni da prihvatite ideje svog saradnika o načinu ispunjenju zadatka. Drugim rečima, budite fleksibilni.

Da biste uspešno delegirali, morate biti spremni da se odreknete potpune kontrole.

Realnost je da se većina delegiranih zadataka može obavljati na različite načine i ne treba ih obavljati svaki put na isti način. Delegiranje može omogućiti članovima tima da budu kreativni, da na probleme gledaju na novi način ili da primene inovativan pristup. Važno je, međutim, da se sa saradnikom koji je preuzeo odgovornost dogovorite o željenom ishodu, kao i o vremenskom roku za obavljanje zadatka. To bi značilo da treba definisati željeni rezultat ali ne i postupak koji se mora koristiti za realizaciju zadatka.

Dajte podršku, smernice i uputstva

Obezbedite vašem timu resurse koji će im biti potrebni da bi dovršili zadatak ili uspešno upravljali projektom. Ti resursi mogu biti: ljudi sa kojima treba da sarađuju na projektu, ključne informacije u vezi posla koji treba da obave. Proverite da li vaš tim ima dovoljno vremena, opreme i drugih resursa potrebnih za ispunjenje izazova. Za kreativnog i produktivnog zaposlenog ništa više ne frustrira nego da nema potrebne resurse ili ovlašćenja za sprovođenje plana koji je napravljen.

Interesujte se za napredak delegiranog zadatka

Zatražite da budete obaveštavani o samom toku zadatka, a po potrebi pružite pomoć. Pazite da ne budete nametljivi jer tako stvarate sliku da ne verujete svojim saradnicima. Budite otvoreni za komunikaciju, konsultacije i redovne sastanke posebno kada su u pitaju veliki zadaci i velike odgovornosti. To će vam pružiti i stalne povratne informacije, koje je svakako potrebno da imate. Lakše je ispraviti greške ili preusmeriti tim pre nego što je zadatak završen.

 Ako niste zadovoljni napretkom, nemojte odmah da preuzimate projekat

Umesto toga, nastavite da radite sa svojim saradnicima i budite sigurni da su dobili sve potrebne informacije i obaveštenja vezano za zadatak kao i da oni razumeju da je projekat njihova odgovornost. Dajte im savete o načinima poboljšanja. To će osigurati odgovornost i pouzdanost vašeg tima.

 Ocenite i prepoznajte performanse

Rezultate vrednujte više od metoda. Analizirajte razlog nedovoljnih performansi za poboljšanja i prepoznajte uspehe što je pre moguće.

Proslavite sa svojim timom uspešno realizovan zadatak

Svi vole da budu prepoznati zbog dobrog rada i doprinosa zajedničkim ciljevima. Ovo prepoznavanje ne mora biti dramatično, dovoljno je uputiti „hvala“ osobi koja je prihvatila vaš delegirani zadatak. Što više budete umeli da pohvalite i nagradite članove tima za uspešnu realizaciju kao i da jasno iskažete zadovoljstvo njihovim radom, to je verovatnije da će vam tim ponovo pomoći u budućnosti.

Ako sledite ove korake, imate velike šanse da stvorite uspešan tim koji bolje reaguje na delegiranje. Neki zaposleni mogu napredovati do tačke samoodređenja, gde preuzimaju inicijativu da urade ono što treba učiniti. To je delegiranje koje doprinosi celokupnom uspehu kompanije.