Nije svaki menadžer projekta preduzetnik, ali svi preduzetnici moraju biti menadžeri projekata ako žele da im posao uspe. Bilo da se radi o razvoju novog proizvoda ili osiguranju investicija, takvim procesima bi trebalo upravljati kao i bilo kojim drugim projektom.
Preduzetnici počinju svoj biznis sa određenom idejom, ali izazov leži u prevođenju ove ideje u profitabilan proizvod ili uslugu.
Ukoliko preduzetnik ne poseduje znanja o osnovnim veštinama upravljanja projektima manje je verovatno da će svoju ideju do kraja i realizovati, u odnosu na preduzetnika koji je odvojio vreme i završio je osnovnu obuku za upravljanja projektima.
Preduzetnik koji se nada da će stvoriti održivo poslovanje iz ideje koju ima, shvatiće da je profesionalna praksa upravljanja projektima jedna od najznačajnijih veština kojima treba ovladati.
Iako se mnogi elementi projektnog menadžmenta odnose i na startap i na velike korporacije, ipak se u malom preduzeću pristup razlikuje u odnosu na velike organizacije. Tako da je znanje upravljanja projektima podjednako, ako ne i važnije, primeniti za mala i srednja preduzeća gde su ograničeni pristup fondovima ili resursima i visok rizik od neuspeha obično češći nego kod velikih korporacija.
Po definiciji, projekti su privremeni napori koji se preduzimaju radi stvaranja jedinstvenih proizvoda, usluga ili rezultata radi zadovoljenja određene potrebe ili ideje, što je vrlo slično osnivanju novog posla.
Tek kada su ti proizvodi ili usluge spremni za prodaju ili ponudu, može se očekivati i željeni finansijski prihod. Pametan preduzetnik shvata da je otvaranje novog posla u najkraćem mogućem roku, u okviru najefikasnijeg budžeta, uz najkvalitetnije proizvode ili usluge, tajna uspešnog i održivog poslovanja.
Otvaranje novog preduzeća je slično svakom projektu jer prolazi kroz životni ciklus pretvarajući početnu ideju u krajnji proizvod ili uslugu. Preduzetnik ne bi smeo da dozvoli da tok ovog životnog ciklusa napreduje bez da se njime efikasno upravlja. Jer bi u suprotnom otvaranje novog preduzeća moglo da izmakne kontroli pa i da propadne, rizikujući tako ne samo gubitak uložene investicije već i mnogo prilika koje bi ovaj novi posao mogao da donese.
Kako u svemu tome pomaže projektni menadžment?
Prava metodologija upravljanja projektima pruža logične i tačne odgovore koje preduzetnik i zainteresovane strane žele da imaju kada se kreira novo preduzeće.
Upravljanje projektom će pružiti odgovore na pitanja:
- ZAŠTO,
- KAKO,
- KO,
- KADA,
- ŠTA,
- KOLIKO,
- i mnoga druga pitanja koja treba rešiti posebno kada ulazite u svet preduzetništva.
Ova profesionalna znanja i prakse su primenljive bez obzira da li je posao koji treba stvoriti malo, srednje preduzeće ili velika organizacija koja kreira novu poslovnu liniju. Potreba za profesionalnim upravljanjem projektima nije ograničena samo za nova pokretanja preduzeća, već će biti potrebna i kada preduzeće treba da sprovede inicijative za rast i širenje.
Osnovne veštine upravljanja projektima koje bi mogle značajno da pomognu osnivačima i vlasnicima novoosnovanih preduzeća uključuju pre svega:
- jasno definisanje ciljeva,
- postavljanje strategije,
- osmišljavanje plana i pregled akcija,
- a zatim nedeljno određivanje prioriteta i praćenje akcija do završetka.
Odakle krenuti?
Za pokretanje bilo kog posla u bilo kojoj industriji potrebno je:
I Realno postavljanje ciljeva
Preduzetnicima je lako da postave svoju najnoviju ideju. Ali nisu sve ideje dobre.
Da bi se pomoglo preduzetnicima da identifikuju izvodljive ideje od ne tako praktičnih, neophodno je realno postavljanje ciljeva kroz zdrav plan upravljanja projektima. Za preduzetnika koji je prepoznao dobru ideju i posvećen je pokretanju novog posla, sledeći korak bio bi početak pokretanja projekta odnosno poslovnog poduhvata.
Cilj ove faze je da se shvate i povežu svi detalji novog posla. Kao što su:
- povezane troškove investicije,
- kada će posao formalno započeti sa radom,
- ograničenja i pretpostavke koje bi mogle uticati na postavljanje posla,
- zatim ko će biti uključen u pokretanje novog poslovanja i
- koje su isporuke u pogledu proizvoda i usluga koji će postati dostupni kada se završi projekat.
Ove informacije bi trebalo dokumentovati. U projektnom menadžmentu, dokument koji sadrži ovakve informacije je poznat kao projektna povelja (projektni zadatak). Projektni zadatak pruža formalnu obavezu i ovlašćenje za nastavak novog poslovnog poduhvata. Projektni zadatak u smislu preduzetništva pružiće formalni odgovor na pitanje „ZAŠTO“ pokrećemo novo poslovanje.
II Planiranje poslovanja
Faza planiranja je vrlo bitna faza u stvaranju bilo kog novog posla. Ako to učinite pogrešno ili nepotpuno, to bi moglo dovesti do poslovnog neuspeha. Moglo bi odložiti stvaranje prihoda, ili dovesti do stvaranja proizvoda i usluge niskog kvaliteta. U ovoj fazi pokretanja biznisa primena metodologije upravljanja projektima kroz svoje procese i tehnike omogućava preduzetniku da bolje planira svoje novo poslovno okruženje.
Glavni cilj faze planiranja je pružanje najboljeg i najopsežnijeg akcionog plana za formulisanje posla. Od tih detalja će postati ono što je u projektnom menadžmentu poznato kao plan projekta.
III Definisati šta je potrebno da bismo pokrenuli poslovanje
Prvi korak izrade plana upravljanja projektom (poslovanjem) je da preduzetnik utvrdi šta je potrebno za stvaranje preduzeća koje će proizvoditi željene proizvode i usluge. Tehnika stvaranja strukturne raspodele rada – Work Breakdown Strukture (WBS) koristi se za razlaganje projekta na manje delove (poslove) kojima se lakše može upravljati.
Stvaranje WBS-a i određivanje prioriteta onoga što treba učiniti za nesmetan tok projekta spada u upravljanje aktivnostima (zadacima). Najbolji projekt menadžeri vešti su u pretvaranju naizgled komplikovanog projekta u upravljačke delove, odnosno manje poslove ili aktivnosti.
Kao preduzetnik, trebalo bi da usvojite i razvijete upravo ovu veštinu projekt menadžera.
Postavljanje realnih rokova i izračunavanje vremenskih okvira takođe je obavezna veština svakog ko želi da postane uspešan preduzetnik. A naravno to je jedna od glavnih i osnovnih karakteristika projektnog menadžmenta. Da biste kao preduzetnik lakše žonglirali svojim aktivnostima (zadacima) mogu vam pomoći i neki od softvera za upravljanje projektima kao što su: MS project ili Oracle Primavere P6.
Na primer, preduzetnik treba da uzme u obzir različite vrste odobrenja, dozvole, saglasnosti, marketing i brendiranje, operativne politike i procedure, odabir osoblja, potrebe za finansiranjem, dobijanje telekomunikacione i internet veze, IT infrastrukture i aplikacija, zakup poslovnog prostora i opremanje i još mnoge druge stvari koje je potrebno preduzeti za uspostavljanje posla. Drugim rečima, WBS će pomoći preduzetniku da utvrdi „ŠTA“ sve treba učiniti da bi se posao pokrenuo. Propuštanje bilo kog potrebnog elementa obima posla moglo bi biti fatalno za posao, jer bi moglo ometati njegovo pokretanje.
IV Definisati koliko će koštati osnivanje preduzeća
Izvođenje bilo koje aktivnosti detaljno navedene u projektnom planu zahteva napor da se ta aktivnost realizuje. To ukazuje da za obavljanje projektnih aktivnosti biće povezani i određeni troškovi.
Troškovi nastaju angažovanjem ljudi, mašina, materijala, podizvođača, ali postoje i drugi fiksni troškovi neophodni za obavljanje aktivnosti.
Isto tako i prilikom osnivanja novog preduzeća moraju se uzeti u obzir i direktni i indirektni troškovi. Ovo će omogućiti preduzetniku da odredi budžet za uspostavljanje novog posla, a shodno tome će odgovoriti na pitanje „KOLIKO“ će koštati osnivanje preduzeća i „KOLIKO“ je početnog novca potrebno za pokretanje posla.
Budući da bi direktni i indirektni troškovi bili povezani sa zadacima projektnog plana koji imaju datume početka i završetka, budžet za osnivanje novog preduzeća treba da se vremenski određuje kako bi se stvorio novčani tok. Ovo je veoma važno za preduzetnika koji ima ograničenja u pogledu dostupnosti sredstava. Novčani tok će vam pomoći u određivanju iznosa sredstava potrebnih za svaki mesec tokom novog poslovnog poduhvata. Pogledajte šta je sve potrebno za kreiranje budžeta projekta kako biste dobili ideju kako, na najbolji način, kreirati budžet za preduzeće.
V Obezbediti održiv posao
Kada preduzetnik želi da otvori novo preduzeće, mora shvatiti da postoje standardi kvaliteta koje bi to preduzeće trebalo da ima da bi garantovalo svoju održivost, kao i da bi obezbedilo proizvode i usluge za određenu ciljnu grupu klijenata. Neke od tih standarda kvaliteta mogu nametnuti preduzeća slične prirode. Dok neki standardi kvaliteta su postavljeni propisanim zakonima.
Recimo, od vas kao preduzetnika mogu se zahvetati minimalni kancelarijski prostor za zaposlene, ispunjavanje uslova potrebnih za bezbednost na radu, ispunjavanje uslova potrebnih za zaštitu životne sredine itd. Pored toga, preduzetnik je svestan da je za održivo poslovanje, između ostalog, potrebno imati odgovarajuću IT infrastrukturu, odgovarajuće osoblje, prave procedure i postupke.
Stoga, aktivnosti projektnog plana treba da uključe i postavljene zahteve za osiguranje kvaliteta i kontrolu kvaliteta. Preduzetnik bi trebalo da dodeli odgovornosti članovima svog tima kako bi osigurao kvalitet obavljenog posla i osigurao da je u skladu sa potrebnim standardima kvaliteta. Ako to ne učini, moglo bi doći do odlaganja dobijanja dozvola i odobrenja za pokretanje posla. Kasnije, nedostatak kvaliteta mogao bi doveti do gubitka klijenata, loše reputacije i manjeg profita. Jedan od važnih elemenata upravljanja projektima je upravo upravljanje kvalitetom na projektu.
VI Odabrati i izgraditi tim za pokretanje i vođenje posla
Preduzetnik treba da odabere i napravi najbolji tim poput projektnog tima koji će mu pomoći u uspostavljanju i održavanju novog posla. Neki od tih članova tima mogu biti drugi partneri preduzetnika, stalno zaposleni u preduzeću ili jednostavno trenutno angažovani saradnici da pomažu u osnivanju preduzeća.
Ključni izazov među odabranim saradnicima u vašem poslu je navesti ih da rade kao jedan projektni tim. Izgradnja projektnog tima mogla bi se pokazati velikim izazovom za preduzetnika. Poznato je da čim se formira grupa ljudi koja treba da radi zajedno dogoditi se oluja argumenata, ega i sukobljenih interesa. Preduzetnik kao i menadžer projekta ima dužnost da reguliše te odnose tako da se napor projektnog tima usmeri na postavljanje novog posla, a ne na sukobe i lične interese.
Preduzetnik treba da definiše uloge, odgovornosti i ovlašćenja članova svog tima.
Slično bilo kom drugom poslu, periodične ocene učinka članova tima treba da postoje kako bi se pružile povratne informacije o tome kako se mogu postići stalna poboljšanja. Posebnu pažnju treba posvetiti efikasnoj i održivoj komunikaciji među članovima tima, što je još jedan od važnih aspekata upravljanja projektima i ključna veštima svakog uspešnog projekt menadžera.
VII Ispuniti očekivanja i upravljati svojim interesnim grupama
Akteri su pojedinci koji mogu direktno ili indirektno uticati na novu poslovnu strukturu, bilo pozitivno ili negativno. To bi mogli biti budući poslovni partneri, klijenti, kupci, dobavljači, investitori i ostali koji na bilo koji način su zainteresovani za vaš posao. Preduzetnik treba da analizira uticaj i interes tih zainteresovanih strana. Treba da utvrdi najbolji način za upravljanje očekivanjima zainteresovanih strana kako bi se izbegao negativan uticaj na projekat.
Preduzetnik koji poznaje veštine upravljanja projektima znaće da kreira registar zainteresovanih strana koji će sadržati osnovne informacije kao što su:
- Osnovne podaci o zainteresovanim stranama
- Zahtevi i očekivanja zainteresovanih strana
- Potencijalni uticaji i faze poslovanja u kojima zainteresovane strane imaju najviše interesa
- Klasifikacija zainteresovanih strana – da li je zainteresovana strana interna ili eksterna u odnosu na organizaciju?
- Da li je zainteresovana strana pristalica projekta ili je otporna na njega?
Na osnovu registra zainteresovanih strana, preduzetnik će znati kako da postavi prioritete, koje informacije i na koji način treba da pruži svim zainteresovanim stranama, a da ne ugrozi svoje poslovanje.
Preduzetnik posao mora obaviti na vreme, u okviru budžeta i na zadovoljstvo kupaca. To rezultira izvanrednim performansama i dobiti za preduzeće i njegove investitore.
Velika priprema i pažljivo planiranje je suština uspeha.
Upravljanje poslovanjem i kontrola su od vitalnog značaja, a pravilno upravljanje informacijama presudno je za efikasan razvoj vašeg posla. Veličina projekta ne treba da bude faktor u proceni potrebe za primenom tehnika upravljanja projektima pri stvaranju novih preduzeća. Već, potreba za dobrom organizacijom i kontrolom je ta koja ove zahteve čini značajnim.